Адміністративно управлінський персонал хто відноситься в МФЦ. Адміністративний персонал - це необхідна ланка в діловій ланцюга. II. Посадові обов'язки

1. Загальні адміністративні титули
2. секретар
3. I. Загальні положення
4. Оператор ПК
5. Адміністратор
6. Обов'язки менеджера адміністрування
7. II. Посадові обов'язки
8. Знайти школи, які пропонують ці популярні програми
9. Документація і спеціальні обов'язки

Адміністративний персонал - поняття узагальнене, різними роботодавцями сприймається по-своєму. Для одних це не більше ніж допоміжний персонал, а для інших - єдина можливість утримувати офіс в порядку, навіть в таких дрібницях, як наявність паперу в принтері. Більш того, адміністративні співробітники будуть затребувані завжди, незалежно від будь-яких обставин. Але, звичайно, кількість таких фахівців буде залежати виключно від розмірів підприємства і його сфери діяльності.

Адміністративна робота - це широка категорія. Адміністративні співробітники - це ті, хто надає підтримку компанії. Ця підтримка може включати в себе загальне керівництво офісом, відповіді на телефони, спілкування з клієнтами, допомога роботодавцю, канцелярську роботу або цілий ряд інших завдань.

Оскільки адміністрування є такою широкою категорією, існує багато різних адміністративних найменувань. Деякі з цих назв, такі як «адміністративний помічник» і «адміністратор програми», відносяться до робіт з дуже схожими обов'язками. Однак деякі назви посад описують дуже різні типи робочих місць.

Найбільш затребуваними в Бєлгороді адміністративними працівниками є: секретар, оператор ПК та адміністратор.

Як правило, посада секретаря або офіс-менеджера орієнтована на молодих дівчат, які починають кар'єру або є студентками. У той же час, до претендента на посаду секретаря можуть пред'являтися досить високі вимоги, наприклад, знання іноземної мови, що впливає на рівень заробітної плати.

Прочитайте нижче великий список назв адміністративних завдань і те, що означає кожен заголовок. Використовуйте цей список при пошуку роботи в адміністративній роботі. Ви також можете використовувати цей список, щоб спонукати вашого роботодавця змінити назву своєї посади відповідно до ваших обов'язками.

Загальні адміністративні титули

Нижче наведено список загальних назв адміністративних завдань, організованих за типом роботи. Нижче наводиться опис кожного типу завдання. Для отримання додаткової інформації про кожен тип роботи ознайомтеся з Бюро статистики праці. Адміністративні помічники і секретарі. Секретарі та адміністративні помічники виконують різні адміністративні та службові обов'язки. Вони можуть відповідати на дзвінки і підтримувати клієнтів, організовувати файли, готувати документи і призначати зустрічі.

секретар

Є незамінною людиною в будь-якій компанії, від якого безпосередньо залежить безперебійна робота всього офісу. В обов'язки даного адміністративного працівника входить:

• Прийом вхідних дзвінків і розподіл їх усередині офісу;
• Адміністративна підтримка нормальної життєдіяльності офісу, що має на увазі під собою закупівлю витратних матеріалів, канцелярії та продуктів;
• Проведення різних тендерів серед підрядників (переїзд або, наприклад, закупівля офісних меблів);
• Взаємодія зі сторонніми кур'єрськими службами (доставка пошти, води та ін.).

Дана робота передбачає певну кількість нюансів. Так, наприклад, секретар повинен тримати в голові досить багато різноманітної інформації і пам'ятати про всі вступники до нього повідомлення, які потрібно передати тим чи іншим співробітникам. Секретар, крім цього, повинен вміти виконувати одночасно кілька доручень, причому, для різних людей.

I. Загальні положення

Деякі компанії використовують терміни «секретарі» і «адміністративні помічники» взаємозамінні. Однак адміністративні помічники часто мають більш високу ступінь відповідальності. Крім роботи секретаря, вони можуть також брати участь в організації зустрічей і конференцій, виконанні бухгалтерських завдань і навіть управлінні бюджетом офісу.

Вони отримують платежі, фіксують фінансову інформацію і організують оплату прострочених векселів. Вони часто допомагають боржникам знайти рішення для оплати прострочених рахунків. Вони можуть також виконувати інші пов'язані з ними службові обов'язки. Ці клерки виробляють і ведуть фінансові звіти для компаній. Є також фінансові клерки, які виконують менш певні обов'язки, такі як проведення фінансових операцій і допомогу клієнтам. Вони часто потребують, принаймні, в якийсь курсової роботі або досвіді.

Оператор ПК

У багатьох областях сьогодні оператор ПК є затребуваним адміністративним співробітником. Найчастіше на цю посаду претендують жінки, причому, будь-яких обмежень за віком немає, але, з огляду на невисокі вимоги і щодо низьку заробітну плату, здобувачами є молоді дівчата без досвіду роботи.

Канцелярські працівники загального офісу Канцелярські працівники офісу виконують різні адміністративні завдання. Вони можуть відповідати на телефони, записувати файли, друкувати і зберігати документи, а також допомагати клієнтам. Вони можуть також виконувати деякі основні бухгалтерські та фінансові операції.

Інформаційні клерки Інформаційні клерки виконують різні церковні обов'язки. Вони часто збирають інформацію, щоб допомогти компанії. Це може включати пошук баз даних, вилучення файлів або ведення записів. Вони, як правило, потребують, принаймні, в деякій роботі або досвід роботи з електронними комп'ютерними програмами.

Багато роботодавців не вимагає наявності вищої освіти і яких-небудь особливих навичок при прийомі на дану посаду. Найчастіше роботодавці пропонують для здобувача навчання в процесі роботи, що може бути пов'язано зі специфікою роботи і особливостями комп'ютерної програми. У той же час, для оператора ПК не останню роль відіграє наявність таких якостей, як уважність, грамотність і посидючість.

Може також допомогти клієнтам або по телефону, або особисто. Канцелярські записи для запису матеріалів Кліщі для запису матеріалів відстежують інформацію про продукт. Вони забезпечують належну відправку товарів, відстеження вантажів і ведення інвентарю. Вони можуть виконувати деяку запис даних в офісі, але часто проводять інвентаризацію часу на складі компанії.

Ресепшн Приймачі виконують різні адміністративні завдання. Вони часто є першою точкою контакту для клієнтів і клієнтів. Цей шаблон опису вакансій адміністративного адміністратора оптимізований для публікації на онлайн-дошках оголошень або сторінках кар'єри і легко налаштовується для вашої компанії. Аналогічні посади включають адміністратор і адміністратор ділового адміністрування.

Адміністратор

Практично в будь-якій сфері послуг є потреба в адміністратора, який безпосередньо відповідає за запис і подальший прийом відвідувачів. Крім цього, адміністратор займається веденням розрахунків з клієнтами, закупівлями необхідних матеріалів для роботи, інформуванням відвідувачів про зміни, що проводяться акціях і т.п.

Обов'язки менеджера адміністрування

Планування і координація адміністративних процедур і систем та розробка способів оптимізації процесів. Оцінка ефективності роботи персоналу і забезпечення коучингу і керівництва для забезпечення максимальної ефективності. Підбір і навчання персоналу і розподіл обов'язків і службових приміщень. . Ми шукаємо досвідченого менеджера адміністрування для контролю щоденних операцій підтримки нашої компанії і планування найбільш ефективних адміністративних процедур. Ви будете керувати командою професіоналів для виконання ряду адміністративних обов'язків в різних відділах.

Досить часто на цю посаду претендують жінки, від яких роботодавець вимагає, перш за все, акуратності, відповідальності та пильності. Також адміністратор повинен відрізнятися коректністю, тактовністю і бути приємним в спілкуванні з клієнтами.

До адміністративного персоналу також відносяться: диспетчер, помічник керівника, завгосп, архіваріус і т.д. До більшості з них роботодавець не пред'являє високих вимог, оскільки жодна з них не вимагає наявності вищої освіти і серйозного досвіду роботи (виключення, безумовно, є), але і заробітня плата , Як правило, не є межею мрій. У той же час, для багатьох молодих людей це може стати відмінним стартом для майбутньої кар'єри.

II. Посадові обов'язки

Відмінний адміністратор має відмінні комунікативні та організаційні навички. Мета полягає в тому, щоб забезпечити ефективну та ефективну роботу з підтримки, щоб інші операції функціонували належним чином. Оцінювати ефективність роботи персоналу і забезпечувати коучинг і керівництво для забезпечення максимальної ефективності. Набирати і навчати персонал і розподіляти обов'язки і службові приміщення. . Адміністративні помічники надають адміністративну підтримку керівникам, менеджерам і іншим фахівцям.

До сих пір деякі підприємці вважають, що адміністративний персонал - це марна трата коштів і зайва бюрократія. Однак справедливим таке твердження може бути тільки для дуже маленьких фірм, де керівник все обов'язки бере на себе. Насправді адміністративний персонал - це важлива ланка в діловій ланцюга. Саме він організовує роботу підприємства, відповідає за його зв'язок із зовнішнім світом, за своєчасне виконання договорів, замовлень, стежить за надходженням оплат.

Помічники можуть працювати в самих різних умовах: від центрів поширення до юридичних фірм. Помічники часто працюють зі столу і використовують комп'ютер та Інтернет протягом всього дня. Тільки один диплом середньої школи необхідний, щоб стати одним з них, хоча деякі роботодавці віддають перевагу більш ранню підготовку.

Адміністративні помічники виконують канцелярські обов'язки майже в кожній галузі. Деякі адміністративні помічники, як і в юридичній галузі, можуть бути більш спеціалізованими, ніж інші. Більшість обов'язків адміністративного помічника обертаються навколо управління і поширення інформації в офісі. Зазвичай це включає в себе відповіді на телефони, прийом заміток і збереження файлів.

Навіть відсутність протягом одного офіс-менеджера, особистого помічника показує, наскільки необхідний в бізнесі адміністративний персонал. Посади, які ми назвали вище, - це основні робочі місця такого типу. Однак вони не вичерпуються лише цими видами занять. Хто відноситься до адміністративного персоналу поряд з секретарем? Діловод, співробітник колл-центру, офіс-менеджер, персональний асистент, секретар-перекладач. Помилково вважати, може виконувати будь-яка людина після короткострокових курсів. Для того щоб якісно організувати діяльність підприємства, необхідні не тільки особистісні якості, такі як дипломатичність, об'єктивність, пунктуальність.
Адміністративний персонал - це особи, які мають доступ до дуже важливої ​​інформації, від якої часто залежить функціонування всієї фірми. Отже, грамотне діловодство, швидкий друк, точність, сумлінність і організаторські здібності просто необхідні. Крім того, потрібні і спеціальні знання. В ідеалі адміністративний персонал - це працівники з вищою освітою, необов'язково профільним. Основною вимогою буде уміння поводитися з важливою інформацією і документами.

Знайти школи, які пропонують ці популярні програми

Адміністративний помічник або секретар Клерк і Генеральний офіс Служба підтримки клієнтів і колл-центрів Виконавчий помічник або секретар Офіс Технологія і введення даних Приймальник Складські послуги та управління запасами. Адміністративним помічникам в деяких відділеннях може стягуватися плата за моніторинг і облік витрат. Обов'язки можуть варіюватися від створення таблиць до звітів про витрати адміністратору офісу.

Планування заходів, таких як засідання ради директорів і обіди, також можуть бути адміністративними помічниками. Це може зажадати вивчення цін постачальників або з'ясування доступності учасників. Інші обов'язки можуть включати планування зустрічей і підготовку презентаційних матеріалів.

Офіс-менеджер, крім презентабельного зовнішнього вигляду і манер, повинен також грамотно спілкуватися з відвідувачами підприємства, адже серед них будуть і партнери, і Часом такого фахівця доручають також просування товарів або послуг компанії. У будь-якому випадку саме він координує роботу всіх служб і зв'язок з керівником. Він також відповідає і за дотримання робочого графіка, за розклад зустрічей і переговорів. Персональний асистент надає керівнику допомогу в організації відряджень по країні і за кордон. Підприємці намагаються вибрати на людину, що володіє знаннями іноземних мов, грамотного і пунктуального. Як правило, секретарями та жінки, проте, всупереч поширеній думці, не молоді, а утворені дами старше 25 років. А ось офіс-менеджером може бути і чоловік, все залежить від галузі. Додатковою перевагою буде не тільки досвід роботи, але і професійні знання з області документознавства. Як не дивно, але при всьому різноманітті грамотних і освічених фахівців, молодих випускників вузів підібрати кваліфікований адміністративний персонал - це непросте завдання. Адже важливі не тільки профільні знання, а й особистісні якості: неконфліктність, об'єктивність, уміння підкорятися і керувати, організаторські здібності.

Документація і спеціальні обов'язки

Помічники з адміністративних питань також можуть допомогти співробітникам відділу документації. Крім зберігання, організації та управління файлами, помічники можуть зажадати введення, редагування і коректури документів. Деяким асистентам, можливо, буде потрібно прийняти диктовку або записати протоколи засідань.

Адміністративні помічники в деяких областях можуть зажадати наявності великих професійних знань. Відповідно, обов'язки цих помічників можуть бути більш спеціалізованими. Наприклад, юридичні адміністративні помічники можуть потребувати глибокому розумінні юридичної термінології і процедур, в той час як медичним працівникам, можливо, необхідно добре розбиратися в роботі зі страховими компаніями і читанні медичних звітів.