- По-перше, потрібно визначити функціональність архіву.
- По-друге, необхідно чітко визначити, хто відповідає за архів.
- ПОРАДА
- По-третє, для правильної роботи архіву рекомендується розробити і прийняти положення (інструкцію) про...
Всі паперові документи зберігаються в спеціальному архіві компанії, для організації якого існують свої правила. Якщо компанія невелика, веденням архіву може займатися бухгалтер, але іноді через великий обсяг організація може найняти окремого архіваріуса, організувати самостійний відділ або підрозділ в складі служби діловодства.
При цьому є ряд правил, яких слід дотримуватися.
По-перше, потрібно визначити функціональність архіву.
Архів підприємства може функціонувати на правах:
- самостійного структурного підрозділу. Загальне керівництво діяльністю архіву організації при цьому покладається на її керівника, а управління повсякденною діяльністю архіву - на керівника самостійного структурного підрозділу;
- структурного підрозділу в складі служби діловодства організації. У цьому випадку керівництво покладається на керівника служби діловодства і керівника структурного підрозділу.
По-друге, необхідно чітко визначити, хто відповідає за архів.
Керівник архіву або особа, відповідальна за архів (архіваріус), призначаються на посаду і звільняються з посади наказом керівника організації.
- організація роботи архіву;
- відповідальність, в тому числі і кримінальна (наприклад, якщо документи з архіву викрадено, знищено, пошкоджено або свідомо приховані (ч. 1 ст. 325 КК РФ)), за виконання покладених на архів завдань.
Якщо в організації вводяться нові технології роботи з архівом - наприклад, електронний документооберт або електронний архів , Архіваріус повинен пройти навчання для роботи з ними.
Посада архіваріуса обов'язково повинна бути відображена в штатному розкладі організації.
Зазвичай архіваріус виконує наступні функції:
- ведення списків структурних підрозділів організації, що є джерелами комплектування архіву;
- прийом сформованих, згідно з номенклатурою справ, архівних справ від структурних підрозділів організації;
- облік і забезпечення схоронності прийнятих в архів документів;
- створення і підтримання актуального стану науково-довідкового апарату до документів архіву;
- організація інформаційного обслуговування керівників і структурних підрозділів організації щодо змісту архівних документів;
- організація використання документів за запитами структурних підрозділів організації та приватних осіб, ведення обліку та аналізу використання таких;
- участь в проведенні експертизи цінності документів, а також забезпечення комплексу організаційних і методичних заходів щодо передачі документів на постійне зберігання;
- перевірка правильності формування та оформлення справ в структурних підрозділах організацій;
- робота зі складання номенклатури справ організації і її структурних підрозділів;
- надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам організації з питань роботи з документами;
- участь в розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління всередині організації;
- участь в проведенні заходів по підвищенню кваліфікації працівників архіву.
ПОРАДА
Рекомендується скласти посадові інструкції і вказати види робіт, покладених на архіваріуса, відповідно до його основними завданнями і функціями.
По-третє, для правильної роботи архіву рекомендується розробити і прийняти положення (інструкцію) про архів організації.
завантажити зразок положення про архів
Зазвичай туди входять стандартні блоки: загальні положення, структура архіву, завдання, функції, склад документів архіву, права, взаємовідносини з іншими підрозділами і відповідальність. Це регламентовано закріпить функції архіву і відповідальність посадових осіб.
Якщо виникає необхідність виділення архіву в окремий структурний підрозділ, то вам відразу варто задуматися і про автоматизацію архіву, щоб не роздувати штат архіваріусів. Використання електронного архіву в «1С», створеного за допомогою «Скан-Архіву», навіть підприємству з оборотом більше кількох тисяч документів в місяць дозволить обмежитися одним співробітником архіву - тим, хто буде сканувати документи.
Замовте безкоштовну демонстрацію «Скан-Архіву», щоб дізнатися більше.