Як заповнити і вести табель обліку робочого часу в 2019 році

1. Форма і призначення облікового документа по Трудовому Кодексу РФ
2. Штрафи: хто несе відповідальність
3. Способи заповнення табеля трудового часу
4. Титульний аркуш
5. Правильний зразок: як оформити документ
6. Складання та оформлення звіту в бюджетних структурах
7. Як заповнити електронний аналог
8. Відео: Як заповнити табель обліку робочого часу
9. Розшифровка умовних позначень і кодів: «нічні», вихід замість відгулу тощо.
10. Основні помилки
11. Як має враховуватися суміщення посад
12. Правило використання різних форм табеля
13. Як повинен складатися звіт: регламент
14. Відповідальність за ведення і твердження
15. Як вести облік часу
16. «Відрядний» облік: як враховувати робочі години, якщо співробітник у відрядженні
17. Як довго може зберігатися документ, в т.ч. на шкідливих підприємствах

Облік робочого часу ведеться за допомогою табеля. За цим документом можна визначити кількість відпрацьованих годин, нормативи робочого часу, заповнити бухгалтерську документацію. Стаття 91 ТК РФ зобов'язує роботодавців заводити на кожного співробітника такий документ і заповнювати його в міру роботи. Існує інструкція заповнення та зразки табеля обліку на 2019 рік.

Форма і призначення облікового документа по Трудовому Кодексу РФ

Табель необхідний для фіксування робочих годин співробітника. Розрізняють дві уніфіковані форми облікового документа: Т12 і Т13. Також допускається розробка власних форм в межах компанії. Це основа для нарахування заробітної плати.

Застосовуються для обліку часу, фактично відпрацьованого і (або) невідпрацьованого кожним працівником організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку оплати праці, а також для складання статистичної звітності з праці.

Основні функції табеля:

1. Щоденний облік відпрацьованого часу. Контроль за дотриманням вимог чинного трудового права.
2. Фіксування даних про робочий час кожного трудящого.

Відповідно до кількості робочих годин нараховується заробітна плата і складається звіт для відділу статистики.

Штрафи: хто несе відповідальність

За відсутність цього документа підприємство може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. У такій ситуації відповідального посадовцю загрожує звільнення.

Якщо на підприємстві не виділили час, щоб оформити табель, трудова інспекція призначить штраф 10 000 р. Якщо табель заповнений, можуть враховуватися помилки. Некоректний документ підлягає виправленню.

За порушення регламенту заповнення призначають штраф в сумі до 50 000 р. Можливо також адміністративне покарання. Цей захід примушує підприємство простояти без роботи до 90 днів.

Способи заповнення табеля трудового часу

Присутність або відсутність на робочому місці кожного штатного працівника фіксується методом суцільний реєстрації. Такий підхід використовується, якщо кількість відпрацьованих годин у різні дні відрізняється.

Приклад використання методу суцільної реєстрації

Якщо кількість робочих днів незмінно, то застосовується другий метод. За допомогою цього підходу можна реєструвати відхилення: неявки, понаднормова робота, запізнення.

Облік робочого часу поряд із запізненнями, нез'явленнями і понаднормові годинами

Титульний аркуш

Вид і зміст титульного листа не залежить від форми табеля. Якщо використовується форма Т-13, частина реквізитів може заповнюватися автоматично. Наприклад, ПІБ співробітника, його посаду, табельний номер і інші відомості.

Така інформація підставляється автоматично за умови заповнення табеля за допомогою спеціалізованих програм на ПК.

Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми N Т-12, застосовуються і при заповненні табеля за формою N Т-13.

На титульному аркуші є перелік умовних позначень. Це загальноприйняті коди, які використовуються при заповненні всіх форм табеля обліку.

На титульному аркуші потрібно заповнити відомості про компанії, структурному підрозділі

Правильний зразок: як оформити документ

Розглянутий обліковий документ готується в одному примірнику. Використовується для ведення бізнесу, в тому числі ВП.

Після закінчення місяця табель підписують керівники всіх рівнів (головний і начальник відділу або сектору), а також відповідальний працівник-кадровик. Після оформлення табель направляється в бухгалтерію.

Використовується на підприємствах, які є приватною власністю

Складання та оформлення звіту в бюджетних структурах

На державних підприємствах / установах використовують форму 0504421. Це документ, де фіксуються відхилення у використанні робочих годин. Формується за два дні до настання періоду обліку. Всі відхилення в кінці місяця потрібно підсумовувати і передати в бухгалтерію.

Табель обліку використання робочого часу застосовується в бюджетних організаціях

Як заповнити електронний аналог

Табель може складатися в інтерфейсі спеціалізованої програми. Найпростіший варіант - таблиця Excel. Також існують інтегровані рішення на базі інформаційної системи підприємства.

Заповнюється звіт автоматично на основі даних про роботу. Таку форму табеля легше коригувати.

Облік робочого часу можна автоматизувати частково за допомогою формул

Відео: Як заповнити табель обліку робочого часу

Заповнюємо документ при відрядній оплаті праці працівника: інструкція

Відрядна система передбачає нарахування оплати праці в залежності від обсягу виконаної роботи. Для цього ведеться табель обліку робочого часу і облік вироблення по кожному співробітнику.

Особливості обліку при відрядній оплаті:

1. Праця може вимірюватися в годинах. Наприклад, робота вчителів, викладачів, водіїв та ін. У такій ситуації в табелі вказують час роботи.
2. В інших випадках ставиться відмітка «Я» або «01». Останній рядок документа не заповнюється.
3. Святкові дні оплачуються окремо. Розмір виплати описується в колективному договорі.

Розшифровка умовних позначень і кодів: «нічні», вихід замість відгулу тощо.

Застосовуються кодові позначення, встановлені Держкомстатом РФ за формою Т12. Розшифровка описана на титульному аркуші зразка.

• Я - робота в денний час;
• В - робота в свята і вихідні;
• Н - нічна зміна;
• РВ - присутність на робочому місці в вихідний день;
• З - понаднормова робота;
• Б - дні тимчасової втрати працездатності (лікарняний лист);
• К - дні у відрядженні;
• ВІД - дні планової відпустки;
• ОЗ - відпустка за свій рахунок;
• У - відпустка на навчання в навчальному закладі;
• НН або ЗО - відсутність на роботі з невідомих причин;
• ПР - прогули. Не плутати з отгулом, який можна стверджувати з керівництвом офіційно.

При необхідності, коли недостатньо зазначених вище кодів, допускається розробка на підприємстві додаткових позначень.

Основні помилки

Табель необхідно заповнювати з урахуванням законних вимог. Помилки та неточності виключені. Найбільш часто зустрічаються такі похибки:

1. Чи не вказана посада співробітника. Недостатньо вказати тільки ПІБ, потрібно обов'язково занести в графу найменування займаної позиції в компанії.
2. Вихідний або святковий день помилково позначений як робочий.
3. Некоректна тривалість передсвяткового дня. Такий робочий день зазвичай скорочений. Необхідно замість 8 годин відзначати 7.

Як має враховуватися суміщення посад

Облік часу працівника-сумісника має деякі особливості. Відзначається фактичний час відпрацювання. Протяжність роботи за день відзначається в табелі Т12 в рядку внизу, в графах 4 і 6, або в Т13 під 2 і 4 рядках. При внутрішньому сумісництво час роботи відображається окремо по кожній займаної працівником посади.

Стандартна форма для заповнення табеля обліку роботи відрядженого

Відпрацьований час відряджених фіксується в табелі форми Т12. У графі ставиться буквене позначення «К» або цифрове «06». Відзначаються тільки дні, годинник не конкретизуються.

Правило використання різних форм табеля

На підставі ст. 7 і 9, компанія, що займається комерційною діяльністю, може розробляти додаткові форми фіксації робочого часу, більш прийнятні для специфіки підприємства. Бюджетні організації вважають за краще такі форми табельного обліку:

1. Табель для розрахунку зарплати (Ф №0504421).
2. Облік, призначений для подальшої автоматичної обробки інформації (Ф №0301008).

Форми Т12 і Т13 мають ідентичні реквізити згідно з інструкцією зі складання табельної обліку.

Як повинен складатися звіт: регламент

Документ заповнюється наступним чином:

1. Вгорі заповнюється найменування підприємства або установи, а також відділу або сектору (якщо є необхідність).
2. Заповнюється точна дата складання документа і його номер.
3. У графу «Звітний період» заносяться дані за всі дні даного терміну.
4. У 1 розділі ставиться порядковий номер.
5. 2 і 3 графи заповнюються відомостями про штатних співробітників на підставі їх особистих карток.
6. В 4 і 6 колонки вносяться коди, відповідні затратам часу, відпрацьованого за кожен робочий день облікового періоду.
7. 5 і 7 графи призначені для отримання проміжних результатів за півмісяця: осередок вгорі заповнюється кількістю фактичних робочих днів, внизу - відпрацьовані години. Це дозволяє зробити попередній аналіз.
8. Графи з 8 по 17 заповнюються після закінчення місяця.
9. Число відпрацьованих днів і годин заноситься в 14 і 16 графи.
10. Причина можливої ​​неявки відзначається відповідним кодом в 15 графі.
11. 17 графа служить для відображення кількості неробочих днів (вихідних і свят).
12. Наступні графи (друга частина табеля) з 1 по 55 графу заповнюють бухгалтерські працівники.

Відповідальність за ведення і твердження

У зв'язку з відсутністю чітких вимог з табельної обліку, на підприємстві встановлюється власний порядок ведення кадрової документації. На прийняття рішення впливають різні фактори: фінансові, кадрові та організаційні можливості компанії.

За вимогами ч.4 ст.91 ТК РФ, ведення табелю покладається на роботодавця. Це означає, що керівництво має право призначити конкретного співробітника для ведення цієї форми обліку.

Обов'язки фіксуються в посадовій інструкції або в трудовому контракті на підставі виданого керівником наказу. Такі дії регламентуються в ст.8, 57, 91 ТК РФ.

Зразок наказу про призначення відповідальних за ведення табеля обліку робочого часу

Якщо чисельність штату в організації становить від 1 до 5 чоловік, окрема посада по веденню табеля не передбачено. Не завжди доцільно доручати обов'язки табельщика одному зі співробітників. Це вимагає підвищення кваліфікації і зайвих витрат. Як правило, на невеликому підприємстві табель веде сам керівник. Якщо організація налічує понад 30 осіб, облік відпрацьованого часу веде окремий співробітник кадрової служби. Іноді допускається суміщення обов'язків.

Відповідальність за здійснення табельного обліку іноді доручається бухгалтеру або секретарю.

Як вести облік часу

У компаніях з великою чисельністю штату застосовуються такі варіанти ведення обліку:

1. Централізоване проведення табелювання. На підприємстві виділяється кілька працівників-табельників, основні обов'язки яких полягають у проведенні табельної обліку відпрацьованого часу кожного співробітника.
2. Децентралізоване. У цьому випадку кожен підрозділ компанії має свого табельщика. Підписувати табель може начальник структурного підрозділу. Це право здійснюється за дорученням від керівника або затверджується відповідним наказом.

Специфіка роботи підприємства часто не дозволяє передавати право підпису головного керівника начальнику структурного підрозділу. Це провокує порушення трудового законодавства, яке може бути виявлено при перевірці контролюючими органами.

Рекомендація: перед делегуванням повноважень слід переконатися, що установчі документи компанії не забороняють подібну передачу. Якщо обмеження існують, право підпису залишиться за керівником головного підприємства.

«Відрядний» облік: як враховувати робочі години, якщо співробітник у відрядженні

Проконтролювати роботу співробітника, що знаходиться в іншому місті, неможливо. Однозначних вимог до обліку часу трудове право не пред'являє. У подібних випадках рекомендується самому співробітнику вести облік власного робочого часу.

Складання облікового документа - це додатковий обов'язок, яка повинна фіксуватися в посадовій інструкції. За виконання цього завдання покладається доплата.

Тут повинен спрацювати моральний аспект. Працівник повинен бути чесним і не допускати приписок робочого часу. Наскільки він правдивий, зможе визначити керівник. Оцінюються результати роботи співробітника і ступінь його ефективності.

У табелі обліку робочого часу обов'язково зазначають перебування співробітника у відрядженні

Як довго може зберігатися документ, в т.ч. на шкідливих підприємствах

На підставі п.281 Переліку документів про діяльність підприємства, табель обліку робочого часу підлягає зберіганню не менше одного року.

З іншого боку, цей документ є підставою для нарахування податків. Такі «паперу» зберігаються до чотирьох років згідно з кодексом (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ).

Крім того, табель є первинним документом для плати праці. А значить, його слід зберігати не менше п'яти років (ст.17 ФЗ «Про бухгалтерський облік»). Таким чином, табель зберігається не менше 5 років.

Якщо співробітник працює у шкідливих / небезпечних умовах, то отримує пільги при нарахуванні пенсії. Важка праця на підприємстві має ймовірні негативні наслідки для здоров'я і життя людини. Відповідно, в таких умовах табель зберігається 75 років.

Табель обліку робочого часу містить основні відомості, які використовуються для розрахунку і нарахування зарплати. Кожна графа, в яку заноситься ту чи іншу умовне позначення, повинна мати документальне підтвердження (наказ, лист тимчасової непрацездатності, різні довідки, повідомлення, посвідчення). Щоб уникнути помилок при заповненні, відповідальний за ведення облікового документа повинен бути гранично уважним, мати спеціальні знання. Грамотне ведення табеля забезпечує правильне нарахування зарплати співробітникам. Це виключає трудові спори і штрафи.