Прийом на роботу за сумісництвом в програмі "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0)
Зверніть увагу! Починаючи з релізу 3.0.18 в конфігурації "1С: Зарплата і управління персоналом 8" (редакція 3.0) підтримується новий інтерфейс "Таксі".
Поряд з інтерфейсом "Таксі" зберігається і колишній інтерфейс "1С: Підприємство 8". Користувач може вибирати вид інтерфейсу в налаштуваннях програми.
Дана стаття написана в інтерфейсі "Таксі".
При реєстрації прийому на роботу за сумісництвом слід звернути увагу на такі особливості:
1. Вид зайнятості в довіднику Співробітники може набувати таких значень:
- Зовнішнє сумісництво - якщо приймається на роботу співробітник вже працює за основним місцем роботи в іншого роботодавця;
- Внутрішнє сумісництво - якщо співробітник вже працює за основним місцем роботи у даного роботодавця.
2. При прийомі співробітника на роботу за внутрішнім сумісництвом особливу увагу слід звернути на правильне введення даних в довідники Фізичні особи та Співробітники. У довіднику Співробітники для внутрішнього сумісника створюється новий елемент, при цьому в довіднику Фізичні особи створювати новий елемент не слід. При реєстрації прийому необхідно вибрати вже наявний в довіднику Фізичні особи елемент, який був введений при реєстрації прийому за основним місцем роботи.
3. Графік роботи сумісника. Для сумісників встановлюється графік роботи неповного робочого часу .
приклад
З 02.02.2015 в ТОВ "ТФ-Мега" на посаду касира в структурний підрозділ "Адміністрація" приймається Іванова А.А. для роботи на умовах внутрішнього сумісництва. Співробітниця приймається на 0,5 ставки касира. Розмір окладу для цілої ставки становить 20 000 руб. у місяць. Іванова А.А. Працює за графіком неповного робочого часу (20-ти годинний робочий тиждень: з понеділка по п'ятницю з 4 робочих години) з нормою за іншим графіком - п'ятиденка.
Для реєстрації нового співробітника в інформаційній базі відкрийте довідник Сотрудники.
- Розділ Кадри - Співробітники.
- Натисніть на кнопку Створити.
- В поле Організація вкажіть організацію (або її відокремлений підрозділ), прийом на роботу в яку реєструється з довідника Організації (розділ Налаштування - Підприємство - Організації) (рис. 1).
- В поле ПІБ вкажіть прізвище, ім'я, по батькові співробітника (в нашому прикладі - Іванова Анна Андріївна). Якщо в довіднику Фізичні особи (розділ Кадри - Див. Також - Фізичні особи) вже зареєстрована фізична особа з подібними даними (ПІБ), то для нового співробітника автоматично пропонується використовувати дані цієї фізичної особи в діалозі Знайдений чоловік зі схожою назвою, натиснувши на кнопку Так , це той, хто мені потрібен (наприклад, при прийомі на роботу за внутрішнім сумісництвом). Якщо дані по співробітнику раніше не були зареєстровані в програмі, а в діалозі показаний однофамілець, натисніть на кнопку Ні, це інша людина (наприклад, при прийомі на роботу за зовнішнім сумісництвом). У разі внутрішнього сумісництва створювати новий елемент в довіднику Фізичні особи не потрібно. Він був уже створений при прийомі співробітника на основне місце роботи, тому оберіть команду Так, це той, хто мені потрібен (рис. 1). Якщо для нового співробітника використовуються дані фізичної особи, раніше зареєстрованого в довіднику Фізичні особи, і був здійснений вибір фізичної особи по кнопці Так, це той, хто мені потрібен, то основні особисті дані співробітника заповнюються автоматично (дана інформація була вже введена при прийомі співробітника по основним місцем роботи).
Мал. 1
5. Заповніть основні особисті дані співробітника: дату народження, стать, ІПН, СНІЛС, якщо ці дані раніше не були зареєстровані.
6. Далі натисніть на посилання Прийняти на роботу або на кнопку Оформити документ - Прийом на роботу (рис. 2), при цьому інформаційна система запросить підтвердження створення нового елемента в довіднику Співробітники (Співробітник ще не записаний. Записати і продовжити?). Натисніть на кнопку Так. При цьому в інформаційній базі автоматично буде (рис. 2):
- присвоєний табельний номер співробітника;
- запис про співробітника в довіднику Співробітники.
Мал. 2
7. Далі заповніть документ Прийом на роботу:
- в поле Організація вказується організація (або її відокремлений підрозділ), в яку приймається працівник, з довідника Організації (розділ Налаштування - Підприємство - Організації), якщо в інформаційній базі зареєстровано більше однієї організації (рис. 3);
- в поле Дата вкажіть дату наказу про прийом на роботу. За замовчуванням дата заповнюється поточною датою комп'ютера. згідно ст. 68 ТК РФ наказ про прийом на роботу оголошується співробітнику під розпис в триденний строк з дня фактичного початку роботи. При введенні в програму "запізнілого" документа, дата документа автоматично коригується відповідно до зазначеної в ньому датою прийому. Вона встановлюється пізніше трьох робочих днів (по виробничому календарем. Наприклад дата прийому - 30.01.2015, тоді дата наказу про прийом на роботу буде 03.02.2015);
- поле Номер неактивно для користувача. Програма автоматично присвоїть номер документу після його записи. Дата документа і його номер використовуються при формуванні друкованої форми наказу про прийом по формою № Т-1 і як реквізити наказу в особовій картці по формою № Т-2 ;
- поле Співробітник заповнюється значенням (за замовчуванням) з довідника Співробітники.
8. На закладці Головне:
- в поле Підрозділ виберіть структурний підрозділ, в яке проводиться прийом співробітника, з довідника Підрозділи (розділ Кадри - Штатний розклад - Підрозділи (якщо в настройках програми підключена можливість ведення штатного розкладу (розділ Налаштування - Кадровий облік) або розділ Налаштування - Підприємство - Підрозділи (якщо в настройках програми не підключена можливість ведення штатного розкладу);
- в поле Територія виберіть територію (з довідника Території (розділ Налаштування - Підприємство - Території), на яку приймається працівник. Дане поле з'являється, якщо в налаштуванні облікову політику організації (розділ Налаштування - Підприємство - Організації - закладка Облікова політика та інші настройки - посилання Облікова політика) в розділі Короткострокові зміни умов праці встановити прапорець Використовувати відокремлені території. Специфіка роботи деяких підприємств передбачає виконання співробітниками робіт на різних територіях (віддалені офіси або ділянки, вахтові селища, морські судна, свердловини та ін.). При цьому території можуть бути як постійні для співробітника, так змінюватися з певною періодичністю (навіть в межах робочого дня). Від території може залежати, наприклад, розрахунок страхових внесків (як додаткових, так і основних), страховий стаж для звітності в ПФР, права на відпустки, облік ПДФО для сплати в різні ИФНС, оплата праці: районний коефіцієнт, північна надбавка, надбавка за шкідливість і ін. При використанні відокремлених територій співаючи вляется можливість описати території, роботу на яких потрібно відрізняти з тією чи іншою метою. При цьому структура територій не зв'язується зі структурою підрозділів, території описують в окремому довіднику. Аналогічно картці підрозділу, в картці території вказуються її особливості, які будуть впливати на розрахунок і облік для працюючих на цій території;
- в поле Посада виберіть посаду прийнятого співробітника зі списку позицій штатного розкладу довідника Штатний розклад (розділ Кадри - Штатний розклад - Штатний розклад), якщо в настройках програми підключена можливість ведення штатного розкладу, або з довідника Посади (розділ Налаштування - Підприємство - Посади), якщо в настройках програми не підключена можливість ведення штатного розкладу;
- в поле Дата прийому вкажіть дату прийому співробітника на роботу. З вказаної дати співробітнику будуть проводитися призначені при прийомі нарахування, відраховуватися стаж. Тобто ця дата є датою, з якої співробітник фактично приступив до роботи;
- в поле допитливим. термін (міс.) вкажіть кількість місяців випробувального терміну, якщо співробітник приймається на роботу з випробувальним терміном. Тривалість випробувального терміну вводиться в програму для вказівки в друкованій формі наказу про прийом по формою № Т-1 , Також вона доступна для аналізу в звітах по співробітниках. згідно ст. 70 ТК РФ випробувальний термін для більшості співробітників не може перевищувати трьох місяців, а для деяких категорій - не більше шести. При укладанні строкового договору на термін від 2 до 6 місяців - не більше двох тижнів. При введенні випробувального терміну більше 3 місяців (або півмісяця для термінових договорів) з'являється попередження-підказка. Тривалість випробувального терміну вводиться в програму для вказівки в друкованій формі наказу про прийом по формою № Т-1 , Також вона доступна для аналізу в звітах по співробітниках;
- в поле Графік роботи виберіть графік робочого часу працівника з довідника Графіки роботи співробітників (розділ Налаштування - Підприємство - Графіки роботи співробітників), якщо в настройках програми не підключена можливість ведення штатного розкладу). Якщо в налаштуваннях програми підключена можливість ведення штатного розкладу, то дане поле заповнюється автоматично згідно з позицією штатного розкладу, але при необхідності графік може бути змінений в документі прийому на роботу. Для сумісників слід вказати графік роботи неповного робочого часу. У разі якщо такий графік відсутній в програмі, створіть його в довіднику Графіки роботи співробітників. Докладніше про заповнення графіків неповного робочого часу дивіться в статті Налаштування графіків для неповного робочого часу ;
- в поле Колич. ставок вкажіть кількість займаних ставок співробітником. Дане поле з'являється в документі, якщо в настройках параметрів кадрового обліку встановлено прапорець Використовується робота по неповній ставці. Даний прапорець дозволяє передбачати в штатному розкладі неповні штатні одиниці, складати графіки неповного робочого часу. Кількість ставок враховується:
- якщо співробітнику призначений графік неповного робочого часу з розрахунком норми за іншим графіком, то частка неповного робочого часу при розрахунку окладу визначається як відношення тривалості робочого тижня цих графіків. При вказівці графіка неповного робочого часу розрахунок зарплати не залежить від зазначеної кількості ставок (як в нашому прикладі);
- якщо в графіку неповного робочого часу використовується розрахунок норми по цим же графіком, то частка неповного робочого часу визначається відповідно до займаної співробітником ставки;
- поле ФОП заповнюється автоматично зі списку позицій штатного розкладу довідника Штатний розклад, якщо в настройках програми підключена можливість ведення штатного розкладу, або при заповненні табличної частини закладки Оплата праці, якщо в настройках програми не підключена можливість ведення штатного розкладу;
- в поле Вид зайнятості виберіть із запропонованого переліку вид зайнятості - Основне місце роботи, Зовнішнє сумісництво, Внутрішнє сумісництво. При цьому вид зайнятості може визначитися автоматично за тим самим які в програмі даними про інше робочому місці цієї людини. Вид зайнятості співробітника в подальшому може грати роль при оформленні відпусток, посібників, формуванні звітності. У нашому прикладі - Внутрішнє сумісництво;
- в поле Розряд (категорія) вкажіть розряд (категорію) прийнятого співробітника. Якщо під час налаштування параметрів розрахунку зарплати обрана можливість використання тарифних груп (встановлений прапорець Використовуються тарифні групи), то крім посади для співробітника може вказуватися його фактичний розряд (категорія) згідно тарифної групи, зазначеної для посади (або позиції штатного розкладу). Якщо для співробітника зазначений розряд (категорія), то він буде виводитися в друковані форми і звіти з цього співробітнику і умови оплати праці (нарахування) в цьому документі будуть заповнені з урахуванням тарифу, затвердженого цим розряду (категорії);
- натиснувши на посилання Редагувати, відкриється Форма редагування прав на відпустку. У цій формі індивідуально для кожного співробітника можна задати по кнопці Додати вид щорічної відпустки з довідника Види відпусток, а також кількість днів відпустки. За замовчуванням для кожного співробітника вказується вид відпустки - Основний, кількість днів - 28. Якщо в програмі підключена можливість ведення штатного розкладу, то форма заповнюється видами відпусток і річною кількістю днів відпустки кожного виду відповідно до позиції штатного розкладу, але можуть бути змінені безпосередньо в документі. Також в формі відбивається вид відпустки і кількість днів відпустки, зазначеного в довіднику Території.
Мал. 3
9. На закладці Оплата праці (рис. 4):
- в табличній частині розділу Нарахування задається список планових нарахувань для прийнятого на роботу співробітника і значення показників для їх розрахунку. Якщо в програмі ведеться штатний розпис, то список нарахувань і їх розміри заповнюється автоматично згідно з позицією штатного розкладу, але можуть бути змінені безпосередньо в документі. Якщо не ведеться штатний розпис, тоді табличну частину розділу Нарахування заповніть вручну по кнопці
Додати. У нашому прикладі виберіть вид нарахування Оплата по окладу (по годинах), який передбачає оплату пропорційно відпрацьованим годинах. Розмір окладу слід задати як для цілої ставки (з розрахунку повного робочого часу). При розрахунку зарплати оклад буде перерахований пропорційно відпрацьованому часу щодо графіка повного робочого часу.
- в розділі Доп. тарифи, коефіцієнти можна вказати додаткові нарахування, відмінні від основної ставки (додаткові тарифні ставки, які згодом можуть використовуватися в будь-яких розрахунків для цього співробітника, наприклад, при оплаті за іншим тарифом часу ремонту автомобіля для водіїв). Якщо в програмі ведеться штатний розпис, то список доп. тарифів, коефіцієнтів і їх значення заповнюється автоматично згідно з позицією штатного розкладу, але можуть бути змінені безпосередньо в документі. Якщо не ведеться штатний розпис, тоді даний розділ заповніть вручну по кнопці Додати;
- в поле ФОП автоматично підраховується фонд оплати праці співробітника (ФОП). У нашому прикладі ФОП підраховується з урахуванням графіка роботи неповного робочого часу;
- поля Районний коеф. і Північна надбавка з'являються, якщо в картці організації, території, відокремленого підрозділу вказується, що застосовується районний коефіцієнт і північна надбавка. При необхідності районний коефіцієнт може бути змінений вручну прямо в документі. У нашому прикладі - дані поля відсутні;
- в поле Аванс виберіть спосіб розрахунку авансу із запропонованого переліку: Фіксованої сумою, Відсотком від тарифу, Розрахунком за першу половину місяця. За замовчуванням вказується Розрахунком за першу половину місяця. При виборі способу розрахунку авансу Фіксованої сумою і Відсотком від тарифу вкажіть фіксовану суму авансу або відсоток від тарифу (за замовчуванням вказується 40%);
- в поле Порядок перерахунку виберіть порядок перерахунку місячної тарифної ставки (посадового окладу) в годинну ставку для оплати понаднормових годин роботи, роботи у вихідні та святкові дні (і в інших аналогічних випадках). За замовчуванням вказується порядок перерахунку, який встановлений в настройках параметрів розрахунку зарплати (розділ Налаштування - Розрахунок зарплати).
Мал. 4
10. На закладці Трудовий договір (рис. 5):
- в полях Договір № та від вкажіть номер и дату Укладення з співробітніком трудового договору у відповідніх полях. Номер и дата трудового договору Використовують при формуванні Друкований форм наказу про прийом по формою № Т-1 , Трудового договору та як реквізити трудового договору в особовій Картці по формою № Т-2 ;
- встановіть прапорець Строковий трудовий договір до и вкажіть дату Закінчення договору, если договір Строковий. Дата Закінчення договору відбівається в друкованій форме трудового договору. Договір может буті оформлень як на Певний (терміновий), так и невизначенності срок (безстроковій). Если в трудовому договорі НЕ зазначилися срок его Дії, то договір вважається Укладення на невизначенності рядків;
- в поле Підстава строкового договору віберіть підставу строкового договору з довідника Підстави Укладення строкового трудових договорів;
- в поле Термін укладання договору можете при необхідності вказаті срок укладання договору;
- поле Умови прийому заповнюється автоматично при заповненні поля Вид зайнятості на закладці Головне. При необхідності можна відредагуваті текстове поле;
- в полях Інші умови і Устаткування робочого місця при необхідності можна додати додаткові відомості про умови договору, пов'язані зі специфікою роботи і відповідно до правил охорони праці і техніки безпеки;
- в поле Підстава представника вкажіть при необхідності на підставі яких документів особа, яка представляє роботодавця в його відсутність або з яких-небудь інших причин, може підписувати трудовий договір (наприклад - довіреність).
Мал. 5
11. На закладці Додатково вказуються додаткові відомості (поля Дозвіл на роботу, Дозвіл на проживання, Умови надання медичної допомоги), для відображення їх в трудовому договорі, якщо приймається співробітник є іноземним громадянином або особою без громадянства. Дана закладка з'являється при прийомі на роботу іноземного громадянина (визначається статус застрахованої особи, відмінного від Громадяни РФ). У нашому прикладі - дана закладка відсутня.
12. Поля Керівник і Посада автоматично заповнюються прізвищем, ім'ям, по батькові, посади керівника організації з довідника Організації (розділ Налаштування - Підприємство - Організації - закладка Облікова політика та інші настройки - посилання Відповідальні особи) на підставі відомостей про відповідальних осіб організації і використовуються для розшифровки підписи в друкованій формі наказу.
13. Натисніть на посилання Виправити, якщо необхідно внести виправлення в документі після його проведення, але при цьому зберегти даний екземпляр документа.
14. Поле Відповідальний заповнюється за замовчуванням - значення з налаштувань поточного користувача.
15. Далі натисніть на кнопку Провести. Якщо в програмі ведеться штатний розпис (розділ Налаштування - Кадровий облік) і документ не відповідає штатним розкладом, при натисканні цієї кнопки з'являється інформаційне вікно Перевірка відповідності зі штатним розкладом з посиланнями, за якими можна перейти до штатного розпису і позиції штатного розкладу. При проведенні документ перевіряється автоматично, якщо включена відповідна настройка штатного розкладу (встановлений прапорець Автоматично виправляти помилки кадрових документів на відповідність зі штатним розкладом в налаштуванні параметрів кадрового обліку).
За кнопці Друк можна сформувати і вивести на друк наказ про прийом на роботу по формою № Т-1 (Рис. 6). Крім того по кнопці Друк можна сформувати і вивести на друк трудовий договір з працівником (звичайний) і трудовий договір при дистанційній роботі. Якщо співробітник-іноземець, то в трудовому договорі відбиваються відомості про дозвіл на роботу, про проживання, умови надання медичної допомоги. У програмі є деякі особливості формування друкованої форми наказу, які можуть бути задані в налаштуванні друкованих форм (розділ Налаштування - Налаштування друкованих форм):
- за замовчуванням при формуванні друкованої форми наказу з номера автоматично виходить тільки значна частина. Наприклад, якщо документ програми має номер ПОПБ-000256, то в друкованій формі в якості номера наказу буде виведений номер 256. Проте якщо в програмі виключена настройка Видаляти префікси організації та ІБ з номера кадрових наказів, то номер буде виведений до наказу повністю. Ця установка може бути використана і в ситуації, коли ведеться власна нестандартна нумерація наказів, і в результаті видалення префіксів номер в наказ не потрапляє зовсім;
- якщо співробітник оформляється в підрозділ, у якого є вищі підрозділи, то за замовчуванням до наказу буде виведено назву тільки самого підрозділу (кінцевого). Однак якщо в програмі увімкнено Виводити повну ієрархію підрозділів, то до наказу буде виведена вся ланцюжок підрозділів, наприклад "Управління установки і експлуатації обладнання / Відділ експлуатації ЛВС і засобів зв'язку" замість "Відділ експлуатації ЛВС і засобів зв'язку".
Також в програмі є можливість змінити вид макета друкарської форми зі збереженням змін при всіх наступних формуваннях цього макета (розділ програми Адміністрування - Друковані форми, звіти і обробки або меню Ще - Змінити макет ... форми друку документа).
Мал. 6
16. Далі при необхідності можна змінити раніше заповнені дані при прийомі співробітника на основне місце роботи натиснувши на посилання - Особисті дані, Освіта, кваліфікація, Сім'я, Трудова діяльність, Страхування, Податок на доходи, Військовий облік, Виплати, облік витрат (рис. 7 ). Докладніше про заповнення даних на співробітника за відповідними посиланнями дивіться в статті Оформлення прийому на роботу .
17. Після заповнення все необхідних даних по співробітнику натисніть на кнопку Записати і закрити.
Мал. 7
Перераховані вище дані будуть збережені і в довіднику Фізичні особи (розділ Кадри - Див. Також - Фізичні особи). Перегляд і редагування персональних даних співробітників може здійснюватися або в довіднику Співробітники або в довіднику Фізичні особи. Тобто, наприклад, особисті дані людини можна внести в картку співробітника, і вони збережуться в довіднику фізичних осіб (немає необхідності окремо відкривати довідник фізичних осіб і вводити дані в нього), і навпаки.
Для оформлення в програмі прийому на роботу всіх співробітників, які вже працюють на підприємстві на момент початку використання програми, призначений спеціальний документ Дані на початок експлуатації (розділ Кадри - Див. Також - Дані на початок експлуатації).
При великій кількості співробітників може виникнути необхідність розрізняти їх за тими чи іншими ознаками. Такий поділ зручно як для візуального сприйняття списку співробітників, так і при оформленні облікових документів або побудові аналітичних звітів тільки за певними співробітникам.
Групи співробітників описуються в довіднику групи співробітників (розділ Налаштування - Підприємство - групи співробітників). Групи співробітника також можна подивитися і відредагувати в його картці відповідне посилання (рис. 8). Більш докладно про це дивіться статті Оформлення прийому на роботу .
Мал. 8
Співробітниці призначений графік неповного робочого часу з розрахунком норми за іншим графіком (в нашому прикладі - п'ятиденка). Розрахунок окладу (по годинах) проводиться з урахуванням кількості годин за цими графіками в конкретному місяці. Призначена співробітниці при прийомі на роботу неповна ставка (0,5) не впливатиме на розрахунок окладу, вона носить лише інформаційний характер. Оклад працівниці встановлюється з розрахунку повного робочого часу - 20 000 руб.
Лютого співробітниця відпрацювала повністю, по її графіку роботи на лютий припадає 76 робочих годин. Норма робочого часу для розрахунку оплати за працю співробітниці визначається виходячи з графіка повного робочого часу, в лютому вона становить 152 години.
Сума оплати за окладом, нарахована співробітниці за лютий, становить: 20 000 руб. / 152 години * 76 годин = 10 000 руб. (Рис. 9).
Мал. 9
Записати і продовжити?