Як зробити виписку з штатного розкладу

1. Що таке виписка з штатного розкладу?
2. Хто робить і підписує виписку з штатного розкладу?
3. Як зробити виписку з штатного розкладу?
4. Виписка з штатного розкладу для тендера
5. Зразок виписки з штатного розкладу форма Т-3
6. Як запевнити виписку з штатного розкладу?

Штатний розклад є схематичне узагальнення інформації про всю кадровій структурі конкретної організації, включаючи дані про виникнення, перейменування або скорочення посад, а також розмірі окладів, надбавок і кількості ставок. Відповідно, актуальна витяг з нього може знадобитися як самому працівникові, так і різного роду контролюючим органам щодо одного або декількох працівників, посад.

Що таке виписка з штатного розкладу?

Штатний розклад - це акт, що містить кадрові відомості про конкретний працівника (ким працює, який оклад,% надбавки). Він дозволяє забезпечити не персоніфікований облік кадрів, оскільки не містить конкретних прізвищ, а лише загальні відомості про кількість штатних одиниць і розмірі їх тарифних ставок (окладів). Окремі дані загальної зведеної таблиці містить виписка з неї. Як і исходник, вона може складатися за формою Т-3 або в довільному порядку.

• співробітнику організації (як правило, для доказової бази в суді при розгляді трудових спорів);
• для надання в податкову і трудову інспекції, пенсійний фонд РФ, ФСС в порядку відповіді на відповідні запити (наприклад, під час перевірок діяльності організації, визначенні правильності обчислення трудового (страхового) стажу, розміру посадового окладу і так далі);
• для подання в комісію з організації тендеру.

Період її дії становить не більше 1 календарного року, термін зберігання - не більше 5 років. Інформація постійно актуалізується, оскільки на будь-якому підприємстві періодично змінюється як кількість співробітників, так і розмір їх окладів.

Хто робить і підписує виписку з штатного розкладу?

Як правило, всі питання, пов'язані зі складанням і оформленням вищезазначеного документа, в установі вирішують 2 людини:

• працівник кадрового відділу. Його сфера відповідальності - це правильне написання підрозділів підприємства, найменувань професій (посад), кількості ставок;
• бухгалтер. Він відповідає за правильне відображення розмірів тарифних ставок (посадових окладів), надбавок.

Відповідно, своїм підписом кожен з цих працівників засвідчує ту частину даного документа, яка має відношення до його професійній сфері. Якщо на підприємстві діє кадровий відділ, то підпис ставить і начальник відділу кадрів, і конкретний виконавець - кадровик.

Як зробити виписку з штатного розкладу?

Її уніфікована (єдина) форма (так звана форма Т-3) затверджена наступним нормативним правовим актом - наказом Мінстату України від 05.01.2004 р № 1. Однак, роботодавець має право змінити її зміст на свій розсуд, виходячи з умов своєї роботи, або вести даний документ у довільній формі.

В цілому, для того, щоб зробити виписку, потрібно дотримуватися наступний алгоритм:

• верхня частина документа повинна містити дані роботодавця (повне та скорочене найменування). Наприклад: Товариство з обмеженою відповідальністю «Агромаш»,
  ТОВ «Агромаш»;
• Заголовок;
• точна дата, коли був зроблений документ;
• реквізити стверджує наказу. Наприклад: «Затверджено наказом № 01 від 01 червня 2018 г.»;
• період дії. Наприклад: «Набула чинності з 01 січня 2018 г.»
  Остаточний термін вказувати не слід, оскільки нормативних термінів дії штатного розкладу не встановлено;
• основна частина, яку слід зробити в точній відповідності з даними вихідного документа.
• Для її отримання працівнику необхідно заповнити заяву. Як правило, вона робиться на фірмовому бланку до 3 робочих днів (див. Статтю 62 ТК РФ). Сама процедура абсолютно безкоштовна.

Як зробити виписку з штатного розкладу без окладів?

Як вказують багато кадровики, виписка без вказівки окладу не набуває юридичної сили, оскільки суперечить нормам постанови Держкомстату № 1 від 05.01.2004 р Однак, на практиці, таке нерідко роблять.

Виписка з штатного розкладу для тендера

Тендери на участь у закупівлях товарів (робіт, послуг) проводяться для того, щоб визначити того господарюючий суб'єкт, який зможе продати товар (виконати роботу, послугу) найбільш якісно, ​​швидко і, зрозуміло, недорого.

Для того, щоб стати учасником тендеру необхідно надати пакет документів, який, серед іншого, повинен містити:

• виписку;
• завірені копії трудових книжок (трудових договорів).

Дані документи надаються для того, щоб засвідчити той факт, що даний співробітник працює на підприємстві-учасника тендеру і може зробити ту роботу (послугу), яка становить предмет тендеру.

Зразок виписки з штатного розкладу форма Т-3

Для того, щоб зробити виписку по формі Т-3 досить завантажити її типовий бланк і внести зміни відповідно до специфіки своєї організації.

Форма Т-3 містить наступні дані:

• найменування організації і номер документа;
• дата складання та термін дії исходника;
• змістовна частина, яка включає в себе 10 стовпців (їх кількість можна змінювати).

В останній частині прописують:

• назва структурного підрозділу, його код;
• посада, кваліфікація (розряд, категорія). Наприклад, педагог вищої категорії, плиточник 1 розряду;
• кількість одиниць в штаті організації (включаючи відкриті вакансії і сумісників);
• тарифна ставка (посадовий оклад) + премії та надбавки = загальна сума винагороди співробітника за працю за підсумками місяця. Оклад залежить від посади працівника, а загальна сума винагороди - від його професійних навичок і вмінь;
• примітки.

завантажити зразок

Як запевнити виписку з штатного розкладу?

Потреба в завіренні документа є в тому випадку, якщо він призначається для використання в зовнішньому документообігу підприємства (суди, сторонні організації). Для запевнення упорядника необхідно:

• написати фразу «Копія вірна» або «Мабуть»;
• вказати свої ПІБ та посаду з розшифровкою;
• розписатися і поставити «мокрий» відбиток печатки.

При наявності двох і більше сторінок, завіряється кожна з них.
Таким чином, проаналізований універсальний документ дозволяє максимально швидко і інформативно отримати відомості про кадрову ситуацію на підприємстві в цілому і трудової функції кожного окремого працівника зокрема.

Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста