Які існують правила прошивки, нумерації сторінок журналів обліку (книга реєстрації наказів, книга обліку трудових книжок та ін.)? Які журнали і книги реєстрації необхідні кадровій службі?
На жаль, законодавство не містить чітких інструкцій і нормативних актів по прошивці документів.
Детальніше про правила кадрового діловодства читайте тут:
Але є загальні власні вимоги різних інстанцій, наприклад, загальні рекомендації по прошивці документів формату А4 можна почерпнути з Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76 і із ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа".
Про прошивці документів читайте докладніше за посиланням.
Рекомендуємо статті:
Отже, на практиці можна поступити наступним чином:
- Прошивка документів.
1. Зліва на полях (на половину вільного поля, з тим щоб зберегти читаність текстів документа при гортанні журналу) багатосторінкового документа голкою або шилом роблять три (чотири) отвори, або всі сторінки пробиваються діркопробивачем на одному рівні. Отвори роблять симетрично по висоті листа. Відстань між проколами зазвичай становить 3 см, а розташовуються вони строго по вертикальному центру аркуша (рідше використовуються два отвори).
2. Прошити документи найкраще за допомогою прошивочно голки шпагатом банківським або нитками прошивними ЛШ-210. При відсутності такої нитки можна скористатися міцної (капронової або звичайною, складеної в кілька разів) ниткою. Прошиваються документи, як правило, два рази - для надійності.
Експерт ділиться важливою інформацією про Журналі реєстрації трудових договорів: питання і відповіді в матеріалі за посиланням.
3. Кінці нитки слід випустити з центрального отвору на звороті останнього аркуша і зав'язати їх вузлом. Залишати необхідно близько 5 - 6 см вільного кінця.
- Скріплення заверительной написом. Журнал слід опечатати наклейкою з паперу з написом.
1. Наклейка з заверительной написом може мати розміри приблизно 4 на 5 - 6 см. Наклеюють лист так, щоб він закрив вузол і частина довжини ниток. Кінці ниток обов'язково повинні бути вільні. Засвідчувальний напис підписується після висихання клею. Підписує її керівник організації або уповноважена ним особа. 2. Підпис керівника має бути виразна і помітна. Підпис завірителя повинна бути скріплена печаткою організації. Друк повинна бути розташована як на наклейці з заверительной написом, так і на аркуші. Відбиток печатки, розташований як на наклейці, так і на аркуші документа, а також вузол і нитки, залиті клеєм, служать для індикації недоторканності документа.
- Нумерація аркушів.
Нумерація аркушів у справах необхідна для закріплення порядку розташування документів після прошивки (шнурівки) для забезпечення їх охорони. У журналах нумерація аркушів виконує таку ж функцію: виключать можливість додаткової вклейки або видалення листів. Необхідно пронумерувати всі листи в журналі. Треба запам'ятати, що нумеруються саме листи, а не сторінки документа. Після завершення нумерації аркушів в заверительную напис, яка розташовується в кінці журналу, в ній цифрами і прописом вказується кількість аркушів в даному журналі. Зразок: прошиті, пронумеровано, скріплено підписом
і печаткою ___ (_______________________) лист ___ Генеральний директор
ЗАТ «ЗАТ» ___________________________________ І.І. Іванов Зразок зшивання документів зазначено нижче по тексту.
Якщо журнал має тверда обкладинка, то при зшивці сторінок журналу зшивною матеріал (нитка, мотузка, джгут) виводиться з зовнішнього боку останнього аркуша перед буря, кінці зшивна матеріалу приклеюються до обкладинки палітурки і опечатуються так само як зазначено вище. Про перелік обов'язкових журналів: Єдиного переліку документів, які повинні бути у відділі кадрів, не існує: в кожній організації він свій. Однак в Трудовому кодексі названі документи, наявність яких у відділі кадрів обов'язково (наприклад, трудовий договір, графік відпусток, локальні нормативні акти). Отже, до обов'язкових журналам відділу кадрів відносяться: 1. Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, а також книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок). 2. Журнал обліку перевірок. Обов'язок ведення цього журналу встановлена ст. 16 Федерального закону від 26.12.2008 № 294-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) і муніципального контролю". В такому журналі контролюючі органи роблять запис про проведену перевірку. Типова форма журналу затверджена Наказом Мінекономрозвитку Росії від 30.04.2009 № 141. Пам'ятайте, що журнал повинен бути прошитий, пронумерований та засвідчений печаткою юридичної особи або індивідуального підприємця. 3. Журнал обліку відряджених співробітників. Облік працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає ведеться в журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає. Форма даного журналу передбачена додатком № 2 до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 11 вересня 2009 р № 739н.
Облік працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені, ведеться в журналі обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені. Форма даного журналу передбачена додатком № 3 до наказу Міністерства охорони здоров'я України від 11 вересня 2009 р № 739н. Що стосується документів з охорони праці. Важливу роль в організації роботи з охорони праці відводиться ведення обліково-звітної документації в усіх напрямках діяльності. Перш за все, це журнали реєстрації та програми проведення вступного інструктажу та первинного інструктажу на робочому місці. Види інструктажів з техніки безпеки представлені нижче по тексту. Факт проведення відповідного виду інструктажу, перевірки знань і правил охорони праці та отримання співробітником допуску до самостійної роботи зафіксуйте в журналі реєстрації інструктажу. Уніфікованої форми даних журналу не встановлено, отже, оформите дані журнали в довільній формі. При цьому, за основу можна взяти форми даних журналів наведених в Державному стандарті СРСР ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартів безпеки праці. Організація навчання безпеки праці. Загальні положення", затвердженому наказом Держстандарту СРСР від 5 листопада 1990 № 2797.
Детальніше в матеріалах Системи:
- Відповідь: Відповідь: Як організувати документообіг в кадровій службі
Порядок роботи з документами
Порядок роботи з документами в організації закріпіть на локальному рівні. основи документообігу , Як правило, закладаються в положеннях про відділи. Більш детально схему документообігу опишіть в інструкції з діловодства організації.
При цьому оборот документів в кадровій службі розглядається як складова загального документообігу організації. Порядок роботи з документами встановлено в розділі 3 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33 .
Види кадрових документів
На практиці документи, з якими працює кадрова служба, можна розділити на три групи:
Кадрова служба здійснює діловодство шляхом підготовки проектів, узгодження і видання організаційних, розпорядчих та інформаційно-довідкових документів, їх реєстрації, обліку і зберігання. Як інструмент для виконання цього завдання можна використовувати номенклатуру справ .
Організаційні та розпорядчі документи є внутрішніми документами організації.
організаційні документи
До організаційних документів, зокрема, відносяться:
розпорядчі документи
Також прочитайте про відновленні кадрового діловодства більш детально.
До розпорядчих документів відносяться:
- накази і розпорядження, в яких відображаються питання роботи з кадрами;
- документи з особового складу, що відображають рух і облік кадрів ( особові картки , особисті справи ).
Підготовка організаційних і розпорядчих документів
При підготовці організаційних і розпорядчих документів використовуйте уніфіковані документи, затверджені наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1 . При цьому допускається оформлення документів в довільній формі, так як уніфіковані форми не охоплюють всі кадрові операції (наприклад, зміна прізвища, дисциплінарне стягнення і т. Д.). Роботу з організаційними і розпорядчими документами побудуйте за схемою: підготовка проекту, узгодження, доопрацювання, візування, підписання (затвердження) керівником, передача на виконання відповідальним співробітникам. Про це сказано в пункті 3.1.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33 . Інформаційно-довідкові документи
Все інформаційно-довідкові документи можна розділити на три великі блоки.
Перший блок - входить інформаційно-довідкова документація:
- вказівки вищестоящих організацій;
- звіти про виконання завдань, акти, листи, службові записки від підлеглих організацій;
- листи, договори, акти та інші документи від інших організацій;
- заявки, скарги, пропозиції громадян.
Другий - виходить інформаційно-довідкова документація:
- відповіді на вхідні запити;
- ініціативні та інформаційні документи організації (пропозиції, заявки, листи, довідки, огляди, договори і т. п.).
Третій - внутрішня інформаційно-довідкова документація:
- внутрішнє листування (доповідні, службові, пояснювальні записки);
- інші документи (протоколи, плани, акти, звіти і т. п.).
Облік інформаційно-довідкових документів
Облік вхідної та вихідної інформаційно-довідкової документації в кадровій службі ведіть в журналах обліку що входить і вихідної кореспонденції. Обробкою вхідної кореспонденції може займатися спеціально уповноважений співробітник кадрової служби (секретар, діловод).
Документи можуть надійти в організацію поштою, факсом, електронною поштою, телеграфом, за допомогою кур'єрської доставки. Робота з вхідними документами будується за такою схемою:
- прийом;
- сортування;
- розгляд керівництвом;
- напрямок виконавцям.
Ситуація: Які накази відносяться до наказів по особовому складу, а які - до наказів по основній діяльності
До наказам з особового складу потрібно віднести накази, за допомогою яких документують трудові відносини - прийом, переклад, переміщення, звільнення, відпустки, відрядження і т. П.
Термін зберігання наказів з особового складу та додається до них документації становить 75 років. Виняток передбачено для наказів про дисциплінарні стягнення, надання чергових і навчальних відпусток, чергуваннях, короткострокових внутрішньоросійських і зарубіжних відрядженнях. Термін зберігання таких документів становить п'ять років. Про це сказано в статті 19 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 .
Решта накази віднесіть до наказів по основній діяльності. Їх необхідно зберігати в організації постійно, до її ліквідації. Про це сказано в статті 19 переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 року № 558 .
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту освіти і кадрових ресурсів охорони здоров'я Росії
2. Як провести інструктаж з охорони праці
обов'язковість інструктажу
Співробітників організації необхідно ознайомити з вимогами охорони праці і правилами техніки безпеки на робочому місці (ст. 212 і 225 ТК РФ).
Інструктаж на робочому місці - обов'язкова процедура, яку повинні проходити всі без винятку працівники ( ст. 225 ТК РФ , п. 1.1 Порядку, затвердженого постановою Мінпраці Росії від 13 січня 2003 № 1, Міносвіти Росії від 13 січня 2003 № 29 ).
Персонал повинен освоїти безпечні методи і прийоми робіт, вміти надати першу допомогу постраждалим, твердо знати, які дії на робочих місцях заборонені. При роботі з комп'ютерами потрібно дотримуватися правила і нормативи ( СанПіН 2.2.2 / 2.4.1340-03 ), Затверджені постановою Головного санітарного лікаря Росії від 3 червня 2003 № 118 .
Закріпити правила безпечної роботи і порядок ознайомлення з ними співробітників слід в інструкції з охорони праці . У деяких галузях встановлені типові інструкції з охорони праці та правил техніки безпеки. Наприклад, для співробітників паливно-енергетичного комплексу (нафтогазової галузі, нафтопродуктозабезпечення) такі типові інструкції затверджені наказом Мінпаливенерго Росії від 4 липня 1995 № 144 .
Види інструктажів з охорони праці
Інструктаж буває:
- вступний (проводите з знову прийнятими працівниками; відрядженими в електронній формі практикантами і іншими особами, які приймаються для постійної або тимчасової роботи);
- первинний (проводите перед початком самостійної роботи);
- повторний (проводите не рідше одного разу на півроку за програмами, розробленими для первинного інструктажу на робочому місці);
- позаплановий (проводите в разі будь-яких змін, наприклад, якщо з'являється нове законодавство про охорону праці або змінюються технологічні процеси і т. п.);
- цільової (проводите з співробітниками у випадках, коли їм потрібно виконати разові роботи, ліквідувати аварію, стихійне лихо або їх наслідки і т. п.).
Вступний інструктаж повинен провести фахівець з охорони праці або співробітник, на якого наказом керівника організації покладено ці обов'язки.
Первинний, повторний, позаплановий і цільовий інструктаж повинен провести безпосередній керівник співробітника (майстер, виконроб, викладач і т. Д.), Який пройшов спеціальне навчання з охорони праці.
Такі види інструктажу встановлені в пункті 2.1 Порядку, затвердженого постановою Мінпраці Росії від 13 січня 2003 № 1, Міносвіти Росії від 13 січня 2003 № 2
Журнали реєстрації інструктажу
Факт проведення відповідного виду інструктажу, перевірки знань і правил охорони праці та отримання співробітником допуску до самостійної роботи зафіксуйте в журналі реєстрації вступного інструктажу і журналі реєстрації інструктажу на робочому місці .
Відповідальність за порушення правил техніки безпеки та охорони праці
За порушення правил техніки безпеки та охорони праці (в т. Ч. За порушення порядку проведення інструктажу з техніки безпеки) передбачена дисциплінарна, адміністративна та кримінальна відповідальність ( подп. «Д» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ , ст. 5.27 КоАП РФ , ст. 143 КК РФ ).
Ніна Ковязіна
заступник директора департаменту заробітної плати, охорони праці та соціального партнерства Мінздоровсоцрозвитку Росії