Для можливості отримання матеріальних цінностей з одного боку угоди в іншу нерідко досить буде і товарною накладною. Однак умови поставки нерідко змушують формувати окремий передавальний документ, який здатний підтвердити не тільки факт переміщення продукції і фінансових коштів, але і якісні характеристики відвантажених цінностей.
У таких ситуаціях необхідно формувати акт прийому-передачі товару, який дозволяє фіксувати всі істотні для сторін нюанси.
Область застосування
Здійснення прийому продукції відбувається виключно за накладною, яка формується за формою Торг-12 . Документ має на увазі під собою той факт, що весь зазначений товар поставлений, і в повній мірі відповідає відображеному в документації числу.
Одночасно з цим, можуть виникати ситуації, коли фактичне число отриманої продукції відрізняється від того, що зазначено в договорі або ж прийшов зовсім не той товар, який необхідний. А буває і так, що вантаж бракований.
Для можливості пред'явлення претензій безпосередньому постачальнику, всі наявні факти слід зафіксувати в належному образі, а саме, сформувавши акт прийому-передачі з відображенням усіх наявних невідповідностей.
Деякі різновиди продукції (наприклад, обладнання ) Завжди підлягають передачі за актом через те, що це вимагає сам процес їх отримання, а саме:
- візуальний огляд;
- підтвердження працездатності і так далі.
Якщо ж продукція відправлена з метою подальшого зберігання, то акт підлягає формуванню виключно для опису поточного стану здаються цінностей, а також визначення умов утримання і призначення уповноважених відповідальних осіб.
Підписуючи угоду щодо майбутньої поставки, сторони мають повне право додати пункт про обов'язкове формування документа про отримання продукції в період її фактичного прийняття.
зразок заповнення
Розглянутий документ продукції стандартно додається до угоди поставки в якості невід'ємної частини. Типова форма акта повинна включати в себе такі відомості, як:
- Назва документу;
- час і місце складання документа;
- відомості щодо сторін угоди з обов'язковими реквізитами, повними адресами і контактами;
- повні ініціали уповноважених осіб, включаючи їх паспортні дані, і на якій підставі вони призначені представниками;
- номер і дату угоди, на підставі якого проводиться поставка;
- повний список переданих цінностей з відображенням асортименту і його обсягу;
- безпосередні характеристики продукції;
- сумарний розмір за собівартістю;
- наявність або ж відсутність дефектів товару;
- докладний перелік тих недоліків, які були виявлені;
- є претензії по завершенню процедури прийому або ж немає.
За попереднім погодженням сторін в даному документі можуть відображатися й інші важливі питання, а саме:
- умови внесення оплати продукції, що поставляється партії продукції (мається на увазі повна оплата або ж часткова передоплата, здійснені обчислення по завершенню прийняття продукції);
- період завершення обчислень товарної продукції, а також конкретних позицій в окремих актах.
Додатково необхідно пам'ятати про те, що допускати будь-які помилки в документі неприпустимо.
формування
У зв'язку з тим, що даний акт є двостороннім документом, в ньому обов'язково повинні бути відображені підписи уповноважених осіб не тільки постачальника продукції, а й одержувача, в чиї обов'язки входить візування передавального документа.
У свою чергу підтвердженням може виступати:
- нотаріально завірена довіреність, яка надана робочому безпосереднім керівництвом компанії;
- Наказ з питання призначення на посаду з наявністю прав діяти від імені компанії;
- нотаріально завірене доручення, якщо мова йде про фізичних осіб, які представляють одну зі сторін угоди.
Для можливості документального оформлення факту отримання товару за підписаним договором необхідно буде:
- Завантажити зразок акта прийому-передачі товару та привести його до чіткого відповідності з передбаченими умовами поставки (прибрати зайві відомості, доповнити його відсутніми пунктами, які передбачені угодою і так далі).
- У зв'язку з тим, що прийом продукції здійснюється в більшості випадків в складських умовах, підготовлений документ необхідно буде роздрукувати в декількох примірниках для подальшого ручного відображення всіх необхідних відомостей.
- Здійснити всі необхідні заходи, які полягають в візуальному огляді, перерахунку, зважуванні (якщо в цьому є необхідність), звірці позицій і так далі. Перелік заходів безпосередньо залежить від різновиду товару і особливостей передбачених процедур прийому або ж передачі.
- При наявності будь-яких дефектів необхідно в обов'язковому порядку їх зафіксувати, причому в присутності законних представників сторони постачальника. Вони підлягають відображенню списком в акті.
- В обов'язковому порядку формулюється суть претензій. У тому випадку якщо вони відсутні - необхідно це підтверджувати в письмовій формі: «претензій не маємо».
- Далі слід узгодити текст даної документації, а після здійснити перевірку достовірності зазначених відомостей.
- В обов'язковому порядку необхідно скріпити розглянутий документ підписами сторін і відповідними печатками.
Документи для скачування (безкоштовно)
Необхідно пам'ятати про один важливий нюанс: допускати будь-які неточності, помарки або помилки в передавальної документації неприпустимі. При виявленні будь-якої помилки, документ обов'язково підлягає негайному переоформленню, перш ніж він буде підписаний сторонами.
Розглянутий акт, який здатний підтвердити факт отримання продукції з будь-якими порушеннями або ж наріканнями, є підставою для формування претензійного листа на юридичну адресу безпосереднього реалізатора з вимогою заміни партії вантажу фінансової компенсації.
Що стосується відправки неякісної партії продукції безпосередньому постачальнику, то вона здійснюється за складеним актом повернення (що формується за формою Торг-2) з обов'язковим відображенням причини зворотного відвантаження і докладним описом всіх виявлених недоліків.
У тому випадку якщо продукція була загублена або ж пошкоджена в процесі транспортування, питання щодо відшкодування збитків повинен бути вирішене на підставі підписаної угоди - передбачено в ньому відшкодування збитків в подібних ситуаціях або ж немає.
особливості складання
Раніше була розглянуті варіанти формування передавальної документації в ситуації з прямою відвантаженням від реалізації споживачеві, в безпосередньому регіоні однієї зі сторін. Якщо в період доставки необхідної продукції було задіяно третя особа, то воно автоматично відноситься до зацікавленій стороні.
Документацію на передачу продукції, яка знаходиться на зберіганні в складському приміщенні сторонньої компанії, необхідно сформувати акт мінімум в трьох примірниках, а саме:
- для безпосереднього постачальника;
- для споживача, який виступає замовником;
- для власника складського приміщення.
Інші додаткові копії можуть бути задіяні фірмами, які виступають в ролі безпосереднього перевізника або ж охоронними організаціями, які були найняті на підставі підписаної угоди і так далі.
На окрему увагу заслуговує питання щодо здачі товарів з метою відповідального зберігання. У такій ситуації як розглянутого акту формується документ за уніфікованою формою МХ-1, який в обов'язковому порядку підлягає формуванню обома сторонами:
- власником продукції;
- представниками приймаючої компанії.
Якщо говорити про заснування для приміщення продукції на сторонній склад по праву вважається угода про відповідальне зберігання, в якому відображається число і собівартість товару, що передається, сумарної кількості поставок та інших важливих умов.
Законодавство РФ не передбачає будь-яких вимог до необхідності наявності розглянутого акту, за умови, що сторони мають сформованої накладної на продукцію. Паралельно з цим, розглянутий документ при виникненні різних суперечок і подальших їх дозволів в судовому органі має юридичну силу.
Відмова від формування
Якщо в процесі реалізації продукції формується накладна, то розглянутий документ оформляти немає необхідності. Дійсно, допускається можливість не оформляти подібний акт щодо прийому-передачі продукцію.
Одночасно з цим необхідно розуміти, що даний акт є свого роду єдиною документацією, в якій відображені всі без винятку характеристики продукції, включаючи і наявні дефекти.
Паралельно всі подібні відомості повинні бути скріплені підписами уповноважених представників компанії і відповідними печатками. Іншими словами, завдяки подібній документації боку можуть мирним шляхом врегулювати різні спірні ситуації. Причому зі звичайною накладною цей варіант найімовірніше буде розглядатися в судовому порядку.
Що таке акт прийому-передачі і для чого він потрібен? Подробиці - на даному відео.
Що таке акт прийому-передачі і для чого він потрібен?