19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Акт прийому-передачі справ: нюанси 2018 року

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Що потрібно зробити в першу чергу
  3. Як перевірити кадрову документацію і виправити помилки
  4. На що звернути увагу при складанні акта
  5. ПРИКЛАД
  6. Як прийняти трудові книжки

Закон не регулює прийом-передачу справ. Кожен роботодавець проводить в 2018 році її на свій розсуд з урахуванням порядку, який склався на практиці. У статті розповідається, як скласти акт прийому-передачі справ.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як скласти і оформити акт прийому-передачі справ

Добре приймати справи у попередника, який пояснить, за яких обставин оформляли кадрові документи, і допоможе скласти акт прийому передачі справ головного бухгалтера. Але нерідко в перший день роботи секретар залишається перед купою паперів один на один, тому що колишній співробітник вже звільнився. Хтось вирішує почати з аудиту. Хтось в паніці виправляє помилки в перших-ліпших документах, а потім несе відповідальність за чужі недоліки. Розповімо, як правильно прийняти справи в перший робочий день, якщо передати їх вам ніхто не може.

Що потрібно зробити в першу чергу

У перший день роботи зберіть всі наявні папки і документи по кадрам на поточний рік.

Складіть акт передачі справ з кадрового обліку на дату вашого першого робочого дня (зразок нижче).

Складіть акт передачі справ з кадрового обліку на дату вашого першого робочого дня (зразок нижче)

В акті прийому-передачі справ директором відобразіть найменування документів, період часу, який вони охоплюють, кількість, а також відомості про відсутність або пошкодження документів. Можете залишити ваші зауваження за змістом і оформленням.

Коли будете складати опис, зверніть увагу, чи правильно оформлені документи і чи містять вони інформацію, яку вимагає трудове законодавство. Обов'язково перевірте наявність всіх обов'язкових локальних актів прийому-передачі справ, встановлених Трудовим кодексом та іншими законами.

Як перевірити кадрову документацію і виправити помилки

Як говорилося вище, перевірте, чи є в кадровій службі обов'язкові документи. Перш за все, це правила внутрішнього трудового розпорядку (далі - ПВТР), трудові договори, графік відпусток, накази по особовому складу та ін. Щоб не тримати список документів в голові, скористайтеся нашим чек-листом (зразок нижче).

Перегляньте локальні акти прийому-передачі справ головного бухгалтера і зразок, які безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю співробітників. У них повинні бути підписи працівників, що вони ознайомилися зі змістом документа (Ст. 22 ТК РФ).

Складіть опис не тільки паперових, а й електронних документів, якщо в компанії прийнятий електронний документообіг. Дізнайтеся, трудяться в компанії дистанційні співробітники. Вивчіть договори з ними. У них обов'язково повинен бути прописаний дистанційний характер роботи (ст. 312.1 ТК РФ). Якщо з віддаленими співробітниками обмінюються електронними документами, перевірте наявність посиленої кваліфікованої електронного підпису.

Читайте також:

На що звернути увагу при складанні акта

Помилки в документах

Якщо ви знайшли помилки або виявили, що відсутній необхідний документ , Відзначте це в акті прийому передачі справ при зміні керівника. Не варто складати і затверджувати документи минулого датою або датою прийому першого працівника. Такими діями ви фальсіфіціруете дані. При ознайомленні з документами не зможете зібрати підписи звільнених працівників, так і діючі співробітники можуть відмовитися підписувати документ заднім числом. Тому нові документи і все виправлення в старих оформляйте поточною датою. При цьому вказуйте реальні дати початку роботи, переказів тощо. Д.

ПРИКЛАД

Компанія почала свою діяльність 13 січня 2017 року і з цього ж дня прийняла на роботу 10 осіб. Всі вони продовжують працювати. Кадровик при працевлаштуванні 3 лютого 2018 прийняла справи і виявила, що з працівниками не уклали трудові договори. Кадровик склала їх і вказала поточну дату укладення - 3 лютого 2018 року. Але в тексті договору відбила дату фактичного початку роботи співробітників - 13 грудень 2017 року.

Реєстрація та зберігання документів. Подивіться, як прийнято реєструвати документи в компанії. Якщо це роблять в електронній формі, не полінуйтеся завести журнали реєстрації в паперовому вигляді та обов'язково передбачте в них графу для підписів працівників. При перевірці інспекції праці журнал допоможе довести, що документ дійсно існує, його які не склали заднім числом і видали співробітникові. Адже кадровик веде журнали реєстрації послідовно з початку року, прошиває і нумерує.

Щоб зрозуміти, як зберігається кадрова документація, перевірте номенклатуру справ. Якщо вона відсутня, це сигнал, що систему зберігання не продумали і не організували належним чином. Тому, після того як приймете справи, обов'язково розробіть номенклатуру справ, забезпечте збереження всіх кадрових документів, щоб захистити їх від втрати і пошкоджень. Тим більше така вимога встановлює закон (Закон від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ).

Як прийняти трудові книжки

Спочатку перевірте, оформили чи наказ, яким керівник призначає вас відповідальним за ведення трудових книжок. Якщо цього не зробили, підготуйте наказ і підпишіть його у керівника організації. Зробіть це, навіть якщо обов'язок працювати з трудовими книжками прописали у вашій посадової інструкції. Потім приступайте до прийому трудових книжок працівників.

Подивіться, де зберігаються трудові книжки. Це повинен бути вогнетривкий сейф. Звірте кількість книжок зі списком працівників організації, а також з'ясуйте, чи внесені всі необхідні записи на поточну дату. Виконану роботу зручно оформити окремим актом прийому-передачі особових справ (зразок нижче). У ньому вкажіть П.І.Б. власника трудової книжки, її серію та номер, а також ваші коментарі про відсутність, пошкодженні, зміст і оформленні документа .

власника трудової книжки, її серію та номер, а також ваші коментарі про відсутність, пошкодженні, зміст і оформленні   документа

Перевірте книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. У ній реєструють трудові книжки, які вперше оформили в організації або отримали від співробітників при прийомі на роботу. Книга повинна мати тверду обкладинку, бути пронумерована і прошнурована, завірена підписом керівника організації та скріплена сургучною печаткою або опломбована.

Акт прийому-передачі справ і посади складають, якщо йде, наприклад, керівник відділу, який завідує документами і речами, зникнення яких спричинить великі неприємності для організації. Це можуть бути друку, трудові книжки працівників, конфіденційні документи і т. Д. Якщо потрібно передати справи між рядовими працівниками, то, складати акт чи ні, вирішується індивідуально.

Для організації прийому-передачі справ у організації спеціальним наказом створює комісію (зразок нижче). Комісія складає акт передачі справ при звільненні працівника. Суворої форми цього документа немає, тут дан один з варіантів оформлення (зразок нижче). Члени комісії не тільки передадуть справи іншого співробітника, але і будуть свідками того, що він їх прийняв і несе за них відповідальність. Якщо працівник захворів, то справи зазвичай приймає його заступник.

Якщо працівник захворів, то справи зазвичай приймає його заступник

Зразок. Наказ про створення комісії і встановлення порядку прийому-передачі справ

Наказ про створення комісії і встановлення порядку прийому-передачі справ

Зразок. Акт прийому-передачі справ, документів, матеріальних цінностей

Якщо вас турбує етична сторона питання, то хвилюватися не потрібно: ви не вторгаєтеся в особистий простір іншої людини і не торкаєтеся особистих речей. Комп'ютер, стіл, шафа з документами, сейф - майно не хворого працівника, а роботодавця, і розташовані вони на території роботодавця.

Завжди передбачайте ймовірність того, що хтось із співробітників завтра може не прийти на роботу. Підготуйте кілька примірників ключів від сейфа - вони повинні зберігатися у конкретних співробітників. Не можна допустити ситуацію, коли організація позбавляється друку через те, що та лежить в сейфі, а ключ від нього знаходиться тільки в однієї людини і він носить його з собою, а з сьогоднішнього дня цей співробітник у відпустці або захворів.

Читайте також: