Аутсорсинг облікових функцій

1. Марина Макаренко, Генеральний директор Intercomp Україна
2. фактори успіху
3. Вплив кризи на використання аутсорсингу
4. Договір з аутсорсинг-провайдером - основа співробітництва

Травня 2013. Журнал Генеральний Директор, Київ, Україна.

Останнім часом все більше число українських компаній розглядають можливість передачі бухгалтерського і податкового обліку стороннім організаціям - професійним аутсорсинговим компаніям. У всьому світі ця модель реалізації непрофільних бізнес-процесів вже набула широкого поширення і завоювала популярність серед компаній різних сфер бізнесу.

Марина Макаренко, Генеральний директор Intercomp Україна

На аутсорсинг має сенс передавати повторювані транзакційні процеси. Довірити зовнішньому виконавцеві ту чи іншу бухгалтерську операцію набагато дешевше і швидше, ніж її автоматизувати.

Головне завдання, яке прагнуть вирішити клієнти, застосовуючи аутсорсинг, - зниження витрат і підвищення якості бізнес-процесів. Тому потреба в аутсорсингу облікових функцій не знижується.

Аутсорсинг облікових функцій може бути вельми необхідним на початковому етапі бізнесу, при створенні startup або виході на новий ринок. Так, при відкритті представництва або дочірньої організації, необхідність найму фахівців фінансової служби ще відсутня, а функції певною мірою вже потрібно виконувати.

Послуги аутсорсингу облікових функцій можна умовно розділити на кілька типів. Кожен з них має свій рівень популярності на нашому ринку.

Найбільш затребуваний зараз аутсорсинг бухгалтерського та податкового обліку, яка передбачає бухгалтерське обслуговування клієнта на постійній основі. Послуги даного напрямку включають виконання провайдером функцій головного бухгалтера, повне ведення бухгалтерського та податкового обліку або окремих ділянок бухобліку, підготовку річної звітності, а також надання проектних послуг з перевірки і відновлення обліку, інвентаризації товарно-матеріальних цінностей і основних засобів, розробці облікової політики та т . Д.

Головними споживачами аутсорсингу бухгалтерського і податкового обліку виступають підприємства нефінансового сектора і промислових галузей.

залишається затребуваним аутсорсинг розрахунку зарплати . Основними клієнтами і споживачами послуг з розрахунку заробітної плати є різні міжнародні компанії та їх представництва. Це в основному, але не виключно. Аутсорсинг також використовується індустріальними і виробничими компаніями зі штатом від 300 до 10000 співробітників і IT компаніями, банками, фінансовими інститутами та роздрібною торгівлею. Міжнародні компанії працюють в Україні зазвичай за схемою своєї міжнародної корпоративної HR стратегії, а саме передають розрахунки заробітної плати на аутсорсинг в усіх галузях і філіях по всьому світу. Немає причин для України бути винятком - можливо, навіть і навпаки, Україна була б ідеальним ринком аутсорсингу з розрахунку заробітної плати, якби не складності з Українським законодавством і супутньої бюрократією і паперової рутиною. Організаційно і економічно, кращий вибір для всіх компаній - це використовувати послуги з розрахунку заробітної плати, що надаються єдиним постачальником.

На сьогоднішній день, аутсорсинг заробітної плати не є широко затребуваним серед місцевих українських компаній, у яких завжди було перевагу вести всі процеси всередині компанії. Можливо, це вже історична тенденція до пірамідальної структурі, в якій історично критичні для працездатності компанії функції не передавалися на сторону і завжди залишалися в цій пірамідальній структурі. Однак, поширення кращих практик спільно зі зростаючою необхідністю оптимізації внутрішніх процесів і ефективності, підштовхнули українські компанії починати використовувати аутсорсинг заробітної плати для досягнення своїх цілей в бізнесі. Переваги аутсорсингу стають більш очевидними, що сприяє більш активному впровадженню аутсорсингових моделей в даний час.

Окремо слід відзначити збільшення попиту на комплексні аутсорсингові рішення.

Хорошим стимулом для попиту на пакетне рішення «бухгалтерія плюс кадри» послужило ускладнення законодавства і активізація держорганів при нарахуванні штрафів у разі порушення ведення облікових функцій.

Аутсорсинг бізнес-процесів будується на простому принципі: якщо при організації / веденні справи немає можливості виконати (або виконати ефективно) певний процес, то краще передати його на виконання того, хто зможе зробити краще і дешевше.

Цей загальний принцип цілком застосовний і до аутсорсингу облікових функцій. При прийнятті рішення про передачу облікових функцій на аутсорсинг будь-якої компанії доводиться зважити дві групи чинників. На першій чаші ваг - ризики, пов'язані з конфіденційністю, і стереотипи, які існують в діловому середовищі. На другий - позбавлення від непрофільних процесів, економія на персоналі, обладнанні і ПО, зниження ризиків, пов'язаних з веденням облікових функцій всередині компанії.

Існуюча думка про те, що аутсорсинг облікових функцій необхідний тільки великим компаніям, представляється нам досить спірним.

Будь-яка компанія з будь-якої галузі, що реалізує будь-які проекти (внутрішнього розвитку, інвестиційно-будівельні та інші) може бути зацікавлена ​​в аутсорсингу за умови забезпечення його ефективності.

В даний час інтерес до аутсорсингу бізнес-процесів виявляють такі компанії:

Компанії Аутсорсингові проекти Міжнародні компанії, при відкритті представництва або дочірньої організації в Україні і не мають локальної експертизи та досвіду Аутсорсинг облікових функцій.
Для даних проектів характерно використання фахівців аутсорсингової компанії для ведення бухгалтерії, включаючи розрахунок заробітної плати, а також кадрового діловодства. Великі компанії Використання окремих функцій - аутсорсинг окремих ділянок бухгалтерського обліку, управління проектами, виведення підприємства з кризи.
Для даних проектів характерно використання Загальних центрів обслуговування аутсорсинг провайдера (ОЦВ). Державні органи влади та бюджетні установи Централізація управління та реалізація цільових державних програм.
Для державних проектів характерно використання Центрів Бухгалтерського Обліку (ЦБУ) аутсорсингових компаній, які спеціалізуються на наданні послуг в області бухгалтерського і податкового обліку для бюджетних організацій.

Окремо хотілося б відзначити збільшення інтересу до аутсорсингу з боку державних організацій і бюджетних установ. Останнім часом стали надходити запрошення для участі в державних тендерах. Державні органи влади та бюджетні установи поступово приходять до ідеї аутсорсингу.

Як приклад приведу проект з використанням ЦБУ, який реалізується в Росії з 2011 року з установами, підвідомчими Департаменту Освіти р Москви і Міністерству Культури РФ - це пілотний проект Департаменту Освіти по автоматизації управлінського обліку і підвищенню якості ведення бухгалтерського та податкового обліку.

Центри Бухгалтерського Обліку (ЦБУ) обслуговують бюджетні установи різного типу: середні загальноосвітні школи, установи дошкільної освіти, центри освіти, державні архіви, музеї.

ЦБУ надають такі послуги для бюджетних установ:

• Ведення бухгалтерського і податкового обліку;
• Підготовка і здача бухгалтерської та податкової звітності;
• Розрахунок заробітньої плати;
• Юридична підтримка;
• Консультації.

Використання послуг ЦБУ обумовлено високим рівнем ведення обліку і якісним виконанням договірних зобов'язань.

фактори успіху

Мінімізувати ризики при передачі бізнес-процесів на аутсорсинг можна шляхом дотримання декількох нескладних умов.

• залученість замовника

Замовник не просто має право, а повинен брати безпосередню участь у формуванні команди проекту, переданого на аутсорсинг. Від цього багато в чому залежить ефективність досягнення цілей проекту. Логічно, якщо відповідальним за координацію всіх дій стане штатний менеджер компанії-замовника.

Дана особа має не тільки вміти виконувати адміністративні і контрольні функції, а й мати чітке уявлення про ті бізнес-процесах, які віддаються в руки фахівців аутсорсингу.

• Ясність договірних відносин

Основним документом, що регулює відносини замовника і виконавця аутсорсингової діяльності, є договір, в якому чітко прописуються всі параметри аутсорсингу.

Формалізація всіх вимог компанії-замовника, чіткість поділу обов'язків і визначення відповідальності замовника і провайдера, закріплені на рівні договору, дозволяють виключити будь-які розбіжності між компанією-замовником та аутсорсинг-провайдером.

Поширеною практикою є укладення угоди про рівень обслуговування (SLA, Service Level Agreement), в якому закріплюються обов'язкові нормативи по термінах виконання всіх робіт, формату даних, що передаються, діючі процедури, відповідальні особи, а також санкції за невиконання умов угоди.

• Постановка завдань і обмін інформацією

На початковому етапі співпраці головне - це правильна постановка завдань. Чим більше аутсорсингова компанія буде знати про компанії-замовника, її цілі і проблеми, тим більше ефективне рішення буде запропоновано. Розмита постановка завдання - вірний шлях до взаємного незадоволення. Надалі в процесі співпраці запорукою успішної роботи є регулярний обмін інформацією та спільне обговорення виникаючих проблем.

• контроль

Етап контролю є одним з найважливіших при роботі з будь-якими зовнішніми постачальниками. Пам'ятайте, що, передавши на аутсорсинг частину бізнес-процесів, ви ні в якому разі не повинні знімати з себе відповідальність за кінцевий результат. Тільки в разі дійсно грамотного контролю виконання договору можна домогтися ефективності. Так, компанія-виконавець зобов'язана регулярно подавати звіти про хід виконаних робіт. Можливі й інші механізми контролю, які ви можете розробити спільно з компанією-аутсорсером і відобразити в договорі.

• нерозголошення інформації

При використанні аутсорсингу часто виникає проблема забезпечення безпеки бізнесу. Саме тому одним з обов'язкових умов при укладенні аутсорсингового контракту є визначення конфіденційності інформації, і в разі необхідності підписується додаткова угода про нерозголошення. Щоб звести цей ризик до мінімуму, необхідно чітко прописувати ці питання в договорах: притягнути до відповідальності компанію-аутсорсера значно легше, ніж рядового співробітника, а ступінь ризику при обох варіантах практично однакова. У той же час пам'ятайте, що виконавець зацікавлений у формуванні своєї позитивної репутації, тому, швидше за все, буде надійно зберігати вашу комерційну таємницю.

Вплив кризи на використання аутсорсингу

З огляду на те, що компанії близько 3% своїх бюджетів витрачають на допоміжні функції, потенціал до стрімкого розвитку ринку аутсорсингу фінансової функції в нашій країні величезний. Зараз ринок зростає приблизно на 15-20% в рік, але впевнена, що в недалекому майбутньому ми можемо очікувати якогось стрибка. І каталізатором цих процесів свого часу стала криза, хоча в кризовий та пост-кризовий період і простежувалися дві діаметрально протилежні ключові стратегії поведінки компаній:

1. Відмова від аутсорсингу і переклад функцій «in house».

Деякі компанії вирішили виконувати непрофільні бізнес-процеси своїми силами, наприклад, відмовилися від IT-аутсорсингу, перевівши співробітників фірми-аутсорсера до себе в штат. Це дозволило забезпечити виконання додаткових IT-задач, а вартість послуг скоротилася.

При цьому компанії не відмовляються від аутсорсингу бухгалтерських послуг, так як при роботі нового бухгалтера, поки він входить в курс справи, можуть бути допущені помилки, які, в свою чергу, призведуть до відчутних штрафних санкцій з боку контролюючих органів. Компанії не відмовляються від аутсорсингу, якщо він дає ефективні результати.

2. Нарощування обсягів аутсорсингу.

Компанії, які обрали цю стратегію, передають неповних ділянки і функції, скорочуючи цілі відділи. При цьому їм вдається знайти постачальників аутсорсингових послуг, які виконують ці функції в рамках виділеного бюджету.




Договір з аутсорсинг-провайдером - основа співробітництва

Чіткість договірних відносин між замовником і аутсорсинг провайдером - одна із запорук подальшого успішного співробітництва. Формалізація всіх вимог компанії замовника, чіткість поділу обов'язків і визначення відповідальності замовника і провайдера, закріплені на рівні договору, дозволяють виключити будь-які розбіжності між компанією замовником і аутсорсинг провайдером. Поширеною практикою є укладення угоди про рівень обслуговування (SLA, Service Level Agreement), в якому закріплюються обов'язкові нормативи по термінах виконання всіх робіт, формату даних, що передаються, діючі процедури, відповідальні особи, за підсумками кожного звітного періоду прораховуються значення за ключовими показниками ефективності (KPI ), а також санкції за невиконання умов угоди. Цей документ вкрай важливий, оскільки саме він засновує фундаментальні елементи проекту: розподіл зон відповідальності, нормативи роботи, алгоритми взаємодії, а також відповідальність сторін у разі порушення умов угоди.

Зазначу основні моменти угоди SLA, на які необхідно звернути особливу увагу компаніям, які прийняли рішення про передачу функцій на аутсорсинг:

• У договорі з аутсорсингової компанією максимально докладно перерахуйте послуги, вкажіть необхідний рівень їх якості, порядок і термін здачі-прийому послуг, підстави настання відповідальності і можливі санкції.
• Вибирайте аутсорсинг-провайдера, який застрахував свою професійну відповідальність.
• Перевіряйте наявність сертифікатів, що підтверджують високий рівень організації процесів в компанії - починаючи від процесів з контролю якості та закінчуючи, але не обмежуючись, процесами щодо забезпечення IT безпеки і безперервності бізнес-процесів (найбільш затребуваними сертифікатами для сфери фінансового аутсорсингу на сьогоднішній момент є SSAE16 тип II , ISO 9000, ISO 27000).

На ринку аутсорсингу є багато великих і дрібних компаній, таким чином простежується певна спеціалізація: великі постачальники аутсорсингових послуг представлені компаніями «повного циклу», а більш дрібні вибирають «нишевую» стратегію і виробляють рішення, орієнтовані на потреби одного-двох клієнтів. Майбутнє, без сумніву, за великими компаніями «повного циклу», тому що вони надають послуги своїм клієнтам у багатьох регіонах своєї присутності і гарантують єдині стандарти роботи. Залучення в бізнес-процеси клієнтів таких компаній значно вище, ніж у їх дрібніших «побратимів».

Важливо уважно і відповідально поставитися до вибору потенційного провайдера, забезпечити необхідне двостороннє управління всіма процесами по переходу на аутсорсинг, впровадження рішення і його подальший розвиток. Якщо це буде зроблено, то аутсорсинг швидко принесе очікувані результати і буде взаємовигідним!