Коли людина розгортає бізнес з продажу товарів або надання послуг, йому доводиться вирішувати питання, пов'язані з пошуком і обладнанням приміщення, набором персоналу, врегулюванням адміністративних моментів з місцевими органами влади, логістикою, вибором постачальників і т.п. питаннями, які необхідно залагодити для початку функціонування бізнесу.
Мало хто задає собі питання: а що робити потім, коли вже почалася торгівля, магазини почали приносити якийсь прибуток, пішли взаєморозрахунки з постачальниками ...? І з кожним днем все менше і менше ясності, хто і кому, скільки повинен при взаєморозрахунках, який товар треба закуповувати більше, який зовсім не варто купувати. Також не зрозуміло, товар був вкрадений або це пересорт продукції по складу, а може продавець продав «подкладной» товар, який приніс з собою, і взагалі, скільки якого товару знаходиться на складі?
Ситуація виглядає приблизно так: начебто і гроші є, і магазин працює, і товар продається, але не зрозуміло скільки грошей можна вкласти в розвиток бізнесу, як рухається товар, як ведуться взаєморозрахунки з контрагентами, чи не сидить на «відкат» у постачальника продавець?
Рано чи пізно, але неминуче настає момент, коли перед власником магазинів одягу виникають питання такого характеру, оскільки гроші повинні контролюватися і враховуватися. Також дбайливий господар ставить перед собою питання: а як можна ефективніше управляти прибутком і витратами, як уберегтися від «замороженого» складу, як краще маніпулювати постачальниками? Це свою чергу, дає можливість вивільнити більшу кількість тимчасового, людського і фінансового ресурсу і направити його на розвиток роздрібної або оптової мережі компанії.
В ідеалі, подбати про рішення цих проблем ще на етапі старту магазинів, оскільки впровадження автоматизації буде проходити паралельно з ростом бізнесу, що відразу дасть позитивний результат і вбереже від втрат, які завжди пов'язані з хаотичним веденням товарообігу. І разом з тим, починати процес автоматизації управління магазинами потрібно обов'язково, і починати його ніколи не пізно, оскільки автоматизований порядок в будь-якому випадку куди краще, ніж несистематизований хаос.
Процес автоматизації торгівлі можна умовно розділити на кілька частин:
- заявка номенклатурних позицій у контрагентів і надходження товару на склад або в магазини компанії
- реєстрація продажу кожної одиниці продукції в магазинах і автоматичне списання реалізованих позицій по бухгалтерії
- інвентаризація складу або магазинів компанії, з подальшою заявкою асортименту продукції у постачальника
- формування управлінської і бухгалтерської звітності
З точки зору обладнання ці завдання можна реалізувати двома способами - за допомогою персональних комп'ютерів (ноутбуків) зі встановленою на них спеціальною програмою для торгівлі і підключеним додатковим торговим обладнанням. Альтернативним варіантом є застосування спеціалізованих касових терміналів, які призначені виключно для автоматизації процесу реєстрації продажів і миттєвої передачі даних по кожній реалізованої позиції в облікові програми.
У першому випадку робоче місце буде виглядати так: ноутбук або персональний комп'ютер з монітором, клавіатурою і мишкою. Бажано наявність встановленої ліцензійної операційної системи. На комп'ютері або ноутбуці повинна бути встановлена спеціалізована програма для торгівлі, наприклад, можна використовувати 1С управління торгівлею для України або будь-яку іншу облікову програму. До комп'ютера або ноутбука підключаються сканер штрих-кодів, торгові ваги, фіскальний або НЕ фіскальний принтер і при необхідності принтер друку етикеток, також ідеально подбати про джерело безперебійного живлення на випадок відключення електроенергії в магазині. Бажано наявність підключення до мережі інтернет.
Автоматизація магазину, побудована на спеціалізованих касових терміналах для торгівлі, буде виглядати наступним чином: касовий апарат, який має призначений для торгівлі монітор, клавіатуру, принтер для друку розрахункових документів, акумулятор для автономної роботи, як мінімум протягом двох-трьох робочих днів і порти для підключення зовнішніх пристроїв. До спеціалізованого касового терміналу підключається сканер штрих коду , Який може отримувати харчування безпосередньо від порту каси, а в разі зникнення живлення в електромережі магазину, сканер буде використовувати в якості джерела електроенергії внутрішній акумулятор каси. Також при необхідності, до каси можна підключити торгові ваги з акумулятором, які будуть передавати вага автоматично в торговий термінал.
Бухгалтерська програма може бути встановлена на комп'ютері в будь-якій точці земної кулі, а для забезпечення комунікації між касами магазинів і керуючої програмою для автоматизації торгівлі можна використовувати бездротовий інтернет 3G або GPRS, який підключається безпосередньо через LAN-порт або COM-порт спеціалізованого касового терміналу. Таким чином, можна позбутися від комп'ютерів або ноутбуків і відповідно від необхідності їх підтримки та адміністрування. Також, можна заощадити на кількості розеток, що в свою чергу призводить до економії комерційної електроенергії, яка є більш дорогою, ніж побутова.
Варто зазначити, що процедура навчання продавців на касових терміналах з системою меню абсолютно відбувається швидко. Процес продажу простий і інтуїтивно зрозумілий, оскільки це обладнання створювалося виключно для полегшення механізмів реєстрації продажів і, отже, враховує всі нюанси, які можуть виникнути при розрахунках з покупцями. У зв'язку з цим, час розгортання магазину істотно зменшується, що дає можливість максимально швидко приступити до торгівлі.
Процес роботи магазину (мережі магазинів) виглядає наступним чином: з бухгалтерської програми через інтернет або по локальній мережі база товарів потрапляє в касу. Далі сканується або продається через клавіатуру каси товар, закривається чек покупки, який протягом однієї хвилини потрапляє в бухгалтерську програму. Після цього відбувається списання зі складу (магазину) і створюються видаткові документи для бухгалтерії. Таким чином, в будь-який момент часу можна дізнатися, скільки і якого товару було продано і відповідно, скільки і яких товарних позицій має бути в магазині. Відповідно можна більш ефективно управляти прибутком, відстежувати сезонність і рентабельність бізнесу, планувати витрати, приймати рішення про збільшення товарного асортименту і розширення торгової мережі.
Для тієї чи іншої ситуації необхідно підбирати рішення виходячи з індивідуальних потреб власника і бухгалтера, конфігурації магазинів, асортименту та виду продукції, географії торгової мережі, особливостей ведення бізнесу компанії. В обох варіантах є свої сильні і слабкі сторони, однак завжди існує можливість збалансовано застосовувати різні механізми автоматизації торговельних процесів.
Наприклад, в одному випадку доцільно вибудувати автоматизацію торгівлі на комп'ютерах з підключеними до них фіскальними або НЕ фіскальними принтерами і сканерами, якщо ведення бізнесу має на увазі застосування складних бонусно-накопичувальних і дисконтних систем стимуляції продажів, або якщо цього вимагає корпоративна політика компанії торгової мережі.
В іншому випадку буде більш переважно автоматизувати магазини на спеціалізованих касових терміналах. Це може бути обумовлено важкими умовами для експлуатації торгового обладнання. Спеціалізовані касові термінали для торгівлі ідеально підходять для невеликих площ торгових приміщень, мереж кіосків з нестабільною подачею електроенергії та / або неможливістю забезпечення в них стаціонарного інтернету. Автоматизація магазину на касових апаратах ідеально підходить для магазинів прілавкового типу, магазинів самообслуговування, які не використовують гнучкі дисконтні системи, бутиків в торгових і торгово-розважальних центрах. Так чи інакше, будь-яке завдання по автоматизації має своє вірне рішення і результат від впровадження, як правило, перевершує всі очікування.
Також дбайливий господар ставить перед собою питання: а як можна ефективніше управляти прибутком і витратами, як уберегтися від «замороженого» складу, як краще маніпулювати постачальниками?