Автоматизація підприємства очима програміста

У цій статті я хотів би, згадуючи досвід впровадження комплексу "1С: Підприємство", проаналізувати проблеми, що вставали переді мною і колективом. Причому проблеми не стільки технічного характеру, скільки організаційного і морально-психологічного плану. І, в результаті, відповісти на два питання: перше - навіщо затівалася вся ця робота по автоматизації (адже стояли комп'ютери, бухгалтера стукали клавішами, менеджери друкували договору і рахунку); і другий - що, в результаті, отримали співробітники, керівник, підприємство в цілому. Метою моєї публікації є бажання знайти відгук фахівців і підтвердження того, що наш досвід і висновки з нього носять більш-менш загальний характер. А для керівників підприємства і служб, сподіваюся, буде цікаво познайомитися з етапами пройденого нами шляху.

Отже, працює підприємство, оснащене комп'ютерами. Здавалося б, чого ще хотіти? Подумки підійдемо до цих комп'ютерів і подивимося, що на них є, з чим працюють співробітники, і класифікуємо рівень розвитку автоматизації даної фірми.

Рівень 0) У загальному випадку на куплений комп'ютер записуються Word і Excel. Комп'ютери використовуються як друкують машинки і великі записні книжки. Тобто, в комп'ютері менеджера з продажу "лежать" типові договори, рахунки. Безперечно, це краще, ніж нічого, але чи не виникає у Вас відчуття, що заповнити рахунок від руки іноді швидше, ніж правити і друкувати на комп'ютері? Ось тому я і називаю такий стан нульовим, так як вкладені витрати окупаються з ефектом, близьким до нуля.

Рівень 1) Найбільш ініціативний співробітник або знайомий студент створює найпростіші електронні таблиці. У них вноситься інформація по відвантаженнях, боргами, кошторисами. Варіант "на Excel-е" теж має право на життя, бо так і враховувалися наші продажі протягом 2-х років. Але навіть при цьому бажано, щоб таблиці були опрацьовані фахівцем, з макрокомандами, кнопками, діалогами. Такий інструмент майже не вимагатиме глибоких знань комп'ютера, провокувати користувача на помилки, знижувати витрати часу. Проте, така інформація практично не піддається серйозній обробці (формула з сумою і найпростіший фільтр - це межа). Більш коректно її назвати відомостями.

Рівень 2) Автоматизований бухгалтерський облік. Бухгалтер навіть може говорити, що у нього "нормальна програма", правда, забуваючи, що вона - єдина, відома йому. Коли ми перебували на цьому рівні, бухгалтерія з 4-х чоловік користувалася немережевий версією програми і бухгалтери обробляли інформацію по естафеті, передаючи один одному дискету з базою. Всі ми знаємо, що завдання бухгалтерії - провести розрахунки і представити інформацію до дня сплати податків, тобто до 20 числа наступного місяця. А життя, в особі директора, вимагала щоденного обліку всіх сфер діяльності: залишки на складах, обсяг випуску, борги клієнтів, розрахунковий рахунок. І все це - на ранок сьогоднішнього дня. Тому ставлення керівників до бухгалтерської базі як до старої газеті. Тоді питання вирішувалося так: кожен функціонер вів свою ділянку щоденного обліку. Наприклад, відповідальний за склади веде свою табличку, відповідальний за розрахунки з клієнтами - свою, і т.д. Недоліки: дублювання, відсутність зв'язків навіть в рамках оперативного обліку.

В таких умовах перед керівником все відчутніше проявляються такі тенденції:

1. При, здавалося б, постійному обсязі робіт співробітники скаржаться на сильну зайнятість, що нормальною мовою означає або натяк на підвищення з / п, або на необхідність збільшення числа працівників.
2. Загальна плутанина в функціональних обов'язках і обліку інформації в наявних коштах не прагне до нуля, що здається логічним у світлі видання нових інструкцій і розпоряджень.
3. Не виходить "в момент" отримати інформацію як про поточний стан справ, так і про підсумки роботи за період. Бухгалтер щось бубонить про кінець місяця, і, як наслідок, відділ продажів веде свою інформацію, більш зрозумілу керівникові, але дублюючу бухгалтерію.
4. Цінність працівника визначається не стільки старанністю і ініціативою, скільки незамінністю його функцій. Тому що реквізити постачальника знає тільки Леночка, потрібну папку може знайти тільки Марія Іванівна, а та папка, що не знайшла, знаходиться у бухгалтера будинку.

Живе активним життям підприємство повинно прагне до Рівню 3, моє бачення якого я викладу в подальшому.

Як це було

Першим серйозним кроком було створення локальної мережі підприємства. Зроблено було не дешево, але добротно. І час показав, що до мережі більше не торкалися. Потім на сервері стали збирати нечисленні наявні таблиці. Далі пішло формування 2 рівня. Поступово таблиці стали облагораживаться, пристосовуватися до потреб співробітників. Для додання ілюзії цілісності цій купі файлів згодом я створив Інтернет-оболонку. Паралельно з цим придбали і встановили мережеву версію програми "1С: Бухгалтерія 6.0". Мені подобаються продукти компанії 1С, але, на жаль, що видається користувачеві установку не можна назвати готовою до вживання. Вийшло, що місяць пішов на освоєння програми, ще три - на приведення її в порядок і запуск, а більш-менш пристойно вона виглядала через півроку.

Таким чином, ми підійшли до стану, при якому директор заявив, що він не буде більше запитувати інформацію у підлеглих, для цього у нього на столі є комп'ютер. З цього моменту кожен знав про те, що його праця споживається іншими, і ставлення до якості і часу виконання роботи змінилося.

Другий серйозний крок - закупівля "1С: Торгівля". Це вже була цільна і пов'язана база. На її адаптацію було витрачено близько двох місяців. Але вже тепер увійшов у смак персонал вичавив з програми і програміста все, що міг. Наприклад, для створення довгого договору користувач вводив три-чотири параметри, а система генерувала його повний текст. Змусили програму відслідковувати терміни надходження платежів клієнтів. І вершиною всього стало з'єднання програми з системою електронних платежів "Клієнт-Банк", що дало можливість вже через 15 хвилин після початку дня бачити надійшли гроші і працювати з клієнтом (раніше це було можливо тільки годині о 12).

Але це потім, а спочатку чітко позначилися ось які проблеми:

• Раніше застосовувалися програми несуть в собі як цінний досвід постановки завдання для нових рішень, так і вантаж старих помилок і уявлень інформації. У нашому випадку стара величезна Excel-таблиця містила всю інформацію в розгорнутому вигляді, і користувач лазив по ній як малюк розстеленою карті;
• Різко постало питання про розподіл функцій, порядку введення, правил роботи. Неправильні дії одного відразу ж псували картину в іншого. І так аж до переходу на особистості. Але в міру того, як регламентувалися обов'язки, напруженість спадала.

З цього приводу пригадується, як проводили спеціальну нараду за правилами найменування клієнтів, як доводилося змушувати регулярно робити і складати в архів матеріальні відомості, як прийняту по телефону зі скарбів інформацію замінили факсових повідомлень на спеціальному бланку і т.д.

Черговий прорив стався під час закупівлі "1С: Бухгалтерія 7.5". При її впровадженні я поставив перед собою завдання "схрестити вужа з їжаком", а саме - роботу бухгалтерії і відділу продажів на єдиній базі. Коротко суть проблеми в тому, що, дивлячись на один і той же товар, комірник бачить його кількість на складі, а бухгалтер розділяє по партіях надходження, по рахунках обліку. Далі подивимося, як видаткова накладна списує товар. Здавалося б - примусь накладну спочатку "вибрати" більш ранню партію, потім - наступний і т.д. Тобто наступна накладна повинна продовжувати процес. Але ж так не виходить! Покажіть мені підприємство, на якому документи вводяться строго в хронологічному порядку.

Практично впровадження вилилося в розробку власного варіанту програми. За часом це зайняло близько 3-х місяців. До сих пір дивуюся спокою і впевненості головного бухгалтера (або наївною довірливості обіцянкам програміста): на початку березня ми ще не могли обробляти дані січня. Але поступово процес "пішов", і далі автоматизація бухгалтерії працювала по шляху нарощування функцій і виловлювання "проблем".

Трохи пізніше мені і менеджерам відділу збуту, було цікаво спостерігати, як поява нових співробітників - недосвідчених користувачів - створювало нові сплески проблем, причому як технічних, так і організаційних, аж до виявлення переховувалися раніше помилок обліку.

Образно я б представив процес упорядкування безладу таким графіком, як на малюнку.

У кого-то може виникнути природне запитання: "А чому б відразу не купити велику і гарну програму?". Як програміст, я пишаюся своєю програмою, а як адміністратор інформаційної системи, розумію, що впровадження готового рішення було б простіше. Але твердо переконаний, що теорія "великого стрибка" можлива тільки на невеликому підприємстві.

що отримали

Отже, головні баталії позаду. Можна налити кави в великий кухоль і подумати про результати. А ще краще запитати про це самих користувачів:

Результат 1) Звільнення від рутинної роботи.

Запольська С.М., начальник відділу збуту: "Якщо клієнт очікує виписки документів більше 10 хвилин, то ми вже вибачаємося за затримку. В той час, як вчора наш постачальник отримував у кого-то товар протягом години".

Результат 2) Точність обліку.

Бухгалтер Кашина О.Н .: "З жахом згадую стару бухгалтерію, де практично всю аналітику робили вручну. І дуже вигідно для нас те, що ми обробляємо саме первинні документи. В минулому році бували ситуації, коли відділ збуту передавав дані реалізації, потім раптом виявлялася неврахована накладна, дані у себе вони виправляли, а бухгалтер вважав податки по-старому. Друга причина зменшення помилок - неправильно введена виконавцем інформація "б'є рикошетом" по іншим, тобто не залишається непоміченою. Помилки були і будуть завжди , Питання в тому, як швидко вони виявляються і виправляються ".

Результат 3) Взаємозамінність.

У разі відсутності будь-яких його функції може виконати будь-який, і на своєму робочому місці. Особливо гостро стоїть подібне питання при звільненні працівника. Знову ж Запольська С.М .: "Я знаю, що на деяких фірмах кожен менеджер працює зі своєю клієнтурою, і інформація про клієнтів - це його комерційна таємниця. Така людина, йдучи з фірми," веде "і клієнтуру. У нас вся інформація як на долоні".

Результат 4) Хороша система нормалізує існуючий порядок:

Це вже моя думка. Я неодноразово був свідком того, як програма, будучи впровадженої людьми, згодом сама впливала на порядок їх роботи. Наприклад, в одному випадку виявилося, що невірна процедура зберігання та відпуску товарів на складі.

Результат 5) Створена база являє собою мало не матеріальне втілення роботи співробітників підприємства.

Сутько Г.А., менеджер: "Раніше, плануючи замовлення на поставки, обкладався листочками з даними про залишки, темпах продажу. Новий день починався з цієї ж процедури викладки паперів. Щось втрачалося, щось було неточним. Тепер я знаю , що мені потрібен тільки екран, і проблеми звузилися до завдання збереження бази ".

Ось так виглядають підсумки нашого бою. Може, у кого-небудь з читачів є свій досвід подібного процесу. Було б цікаво порівняти.

Ігор Дейнеко,
інженер СП "Рейтінгком", [email protected]