Автоматизований облік робочого часу співробітників таблиця Excel

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про автоматизований облік робочого часу співробітників читайте в статтях:
3. Ліміт для водіїв транспортних засобів
4. За якою формою ведеться табель обліку робочого часу в Excel
5. Хто веде табель обліку робочого часу в Excel
6. Чи можна вести облік робочого часу співробітників таблиця Excel без оформлення на папері
7. Електронний табель обліку робочого часу може бути підписаний наділеним на це посадовою особою:

Таблиця Excel для обліку робочого часу співробітників дозволяє автоматизувати підрахунок кількості відпрацьованих кожним співробітником робочих годин, спростити цю процедуру і значно скоротити тимчасові витрати.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Яким способом можна організувати облік робочого часу співробітників таблиця Excel

Облік робочого часу - процедура, регламентована статтею 100 ТК РФ . Щоб строго враховувати, скільки часу відпрацював кожен співробітник, організація веде спеціальний документ - табель. Залежно від специфічних особливостей виробничої діяльності, підприємство має право самостійно вибрати найбільш зручний спосіб організації праці і, відповідно, обліку робочого часу. Таких способів всього два:

• поденний - застосовується якщо організація працює по п'яти- або шестиденного робочого тижня;
• підсумований - використовується в тих випадках, коли немає можливості дотримуватися встановленої законом щоденну або щотижневу тривалість робочого часу, яка становить 8 і 40 годин відповідно.

Скачайте документи по темі:

Незалежно від способу, процес підрахунку фактично відпрацьованого кожним працівником час може бути автоматизований. Так, багатьма підприємствами для автоматизації обліку робочого часу співробітників застосовуються електронні таблиці Excel. Але, щоб врахувати всі нюанси при складанні та заповнення табеля, потрібно знати, чим відрізняються поденний і підсумований способи.

Детальніше про автоматизований облік робочого часу співробітників читайте в статтях:

Поденної і підсумований облік робочого часу співробітників таблиця Excel

При поденно обліку робота організована в одну зміну. Всі співробітники повинні приходити на роботу і йти з неї, як правило, одночасно, відпрацювавши при п'ятиденному тижні 8 годин.

Підсумований облік ведеться, як правило, при позмінної роботи, коли щоденна тривалість робочого тижня може відрізнятися від встановленої норми 40 годин. Але при такому способі встановлюється певний період зайнятості, наприклад квартал, півроку або рік. До кінця цього періоду всі переробки кожного із співробітників повинні бути компенсовані недоробками, і навпаки. Таким чином, середнє значення відпрацьованого співробітником робочого часу все одно має скласти 40 годин в тиждень. Табель обліку робочого часу в Excel допоможе проконтролювати, щоб ця умова строго дотримувалося.

Зверніть увагу! Відносно тих співробітників, які зайняті на роботах з шкідливими і небезпечними умовами праці, максимальна тривалість облікового періоду становить три місяці. Збільшення тривалості облікового періоду може бути здійснено тільки на підставі колективного договору і міжгалузевого угоди.

при заповненні табеля обліку робочого часу в Excel при підсумованому способі обліку також слід враховувати, що сумарна норма робочого часу може відрізнятися для різних категорій працівників. Так, якщо в загальному випадку щоденна тривалість робочого тижня становить 40 годин, для тих співробітників, яким ще не виповнилося 16 років, вона не може перевищувати 24 години. І, якщо для співробітника встановлено режим неповного робочого часу, норматив тривалості зменшується у відповідній пропорції. Те, яким способом буде вестися облік, має бути обумовлено в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Крім того, при підсумованому обліку робочого часу співробітників таблиця Excel можуть застосовуватися особливі правила, що обмежують допустиму тривалість робочого часу. Такі правила встановлюються галузевими угодами. Так, наприклад, галузевою угодою ( пункт 4.2 ) Щодо працівників нафтогазової галузі встановлена ​​максимальна тривалість зміни 12 годин на добу, в тому числі і для тих з них, хто працює вахтовим методом.

Довідка

Ліміт для водіїв транспортних засобів

Для водіїв транспортних засобів такий ліміт дорівнює 10 годин на добу. Це правило встановлено Наказом Мінтрансу Росії від 20.08.2004 N 15. В окремих виняткових ситуаціях тривалість робочого часу може бути підвищена до 12 годин. Для водіїв, за загальним правилом, максимальна тривалість облікового періоду становить один місяць. Але і тут є винятки, коли обліковий період може збільшуватися до трьох місяців. Але це необхідно узгодити з профспілкою організації (п.8 Наказу Мінтрансу).

У тому випадку, якщо на підприємстві вирішено вести підсумований облік робочого часу співробітників таблиця Excel або в ручному режимі, це рішення має бути оформлено наказом. Він може бути складений у довільній формі. Порядок і вид обліку може бути також регламентовано локальним нормативним актом роботодавця - Положенням про підсумованого обліку робочого часу.

Якщо до цього на підприємстві використовувався поденний спосіб обліку, з працівниками необхідно буде укласти додаткові угоди до трудових договорів.

За якою формою ведеться табель обліку робочого часу в Excel

Для обліку робочого часу в комерційних організаціях використовуються типові форми, розроблені наказом Мінстату України від 5 січня 2004 № 1. У тому випадку, коли для облік робочого часу співробітників використовується таблиця Excel, застосовується уніфікована форма № Т-13, її зразок представлений нижче.

Таблиця обліку робочого часу співробітників, скачати Excel можна тут .

Зверніть увагу! Підприємство може, при необхідності, самостійно розробити і затвердити бланк табеля робочого часу спрощений Excel з урахуванням своєї виробничої специфіки. Це доцільно, наприклад, для тих випадків, коли в якості літерних позначень використовується обмежена кількість кодів.

Табель обліку робочого часу в Excel, розроблений за формою № Т-13, містить колонки, в яких відображається така інформація:

• порядковий номер;
• прізвище співробітника, його ініціали та його посада;
• табельний номер, який присвоюється працівнику при прийомі на роботу;
• позначки про явки та неявки на роботу по кожному календарному дню відповідно до встановлених літерними кодами ;
• кількість робочих годин, відпрацьованих в першій і другій половині місяця і підсумкова сума за весь календарний місяць;
• кількість днів відсутності на робочому місці з зазначенням коду причини і кількості робочих годин;
• кількість вихідних і неробочих святкових днів в поточному місяці;
• дані для нарахування заробітної плати за видами і напрямами витрат;
• код оплати;
• кореспондуючий рахунок відповідно до кількості відпрацьованих годин і видом кодування відсутності на робочому місці.

Облік робочого часу співробітників таблиця Excel дозволяє здійснювати всі необхідні розрахунки в автоматичному режимі, при цьому потрібно вибрати, які саме відомості будуть відображатися в цьому документі. У табелі можна вести облік одним з двох способів:

реєструвати в табелі тільки ті випадки, коли співробітник з якоїсь причини робочому місці не з'явився або був відсутній нетривалий час;

Хто веде табель обліку робочого часу в Excel

Згідно ст. 91 ТК РФ, саме роботодавець повинен організувати і вести облік фактично відпрацьованого кожним співробітником робочого часу. Цей обов'язок делегується роботодавцем призначеного їм відповідальній особі згідно з наказом. Цю обов'язок також необхідно обумовити в посадовій інструкції співробітника або його трудовому договорі. Ця функція може також бути включена до Положення про структурний підрозділ, оскільки доцільно, щоб на великому підприємстві облік вівся окремо, по кожному такому підрозділу.

На підприємстві в невеликій штатною чисельністю облік робочого часу співробітників в таблиці Excel може вести представник кадрової служби або бухгалтерії, а також секретар керівника.

У будь-якому випадку, доступ до табелю обліку робочого часу в Excel повинен бути санкціонованим і обмеженим.

Чи можна вести облік робочого часу співробітників таблиця Excel без оформлення на папері

Табель обліку робочого часу в Excel відноситься до документів первинного бухгалтерського обліку, на підставі якого проводиться розрахунок заробітної плати співробітників. Документи первинного обліку допускається оформляти як в паперовому, так і в електронному вигляді.

Зверніть увагу! Якщо підприємство переходить на ведення облікових документів в електронних цифрових форматах, це, згідно зі ст. 8 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, має бути обумовлено в акті про облікову політику організації.

Табель обліку робочого часу в Excel повинен бути завірений електронним цифровим підписом. Тільки в цьому випадку він може бути визнаний еквівалентним документом, оформленим на паперовому носії та підписаному власноруч. Тільки у виняткових випадках, коли це спеціально обмовляється федеральними законами або прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами, цей вид документів ведеться на паперових носіях. Обов'язком підприємства в таких випадках є виготовлення копій паперових табелів обліку робочого часу в тих випадках, коли документи при перевірці можуть зажадати державні органи.

Довідка

Електронний табель обліку робочого часу може бути підписаний наділеним на це посадовою особою:

1. простий електронним підписом;
2. посиленою некваліфікованої електронним підписом;
3. посиленою кваліфікованої електронним підписом.

Тому, для ведення табеля обліку робочого часу в Excel керівнику структурного підрозділу і співробітника кадрової служби потрібно буде оформити електронну кваліфіковану підпис.