19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Кредит круглосуточно
Кредит является довольно популярным экономическим термином, который употребляют в своей речи люди разного возраста, пола, вероисповедания, социального положения и так далее. Слово это имеет разные значения,

Перевод диплома
Приветствую всех читателей моего блога. Как и обещал, начинаю вновь публиковать интересные и актуальные статьи о сфере ЖКХ. Наиболее актуальная тема последних дней – это уборка снега на дворовой

Фильмы в качестве 2020
Пока страна ждёт фильм «Купала» – амбициозный проект Национальной киностудии о судьбе народного поэта, – мы встретились с его автором Владимиром Янковским. Режиссёр и актёр из знаменитой

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Бухгалтерський аутсорсинг: вигода і проблеми

  1. Суть і поняття бухгалтерського аутсорсингу
  2. Основні плюси і мінуси аутсорсингу в бухгалтерській діяльності
  3. Бухгалтери на аутсорсингу самі вирішують всі проблеми - ми ж отримуємо результат
  4. Ціни і особливості ціноутворення на бухгалтерський аутсорсинг
  5. Як оцінити рівень економії при переході на аутсорсинг
  6. 7 питань, які важливо задати аутсорсингової компанії до того, як укласти з нею договір
  7. Який договір кращий укладати на надання бухгалтерських послуг з аутсорсером?
  8. Особливу увагу приділіть преамбулі документа
  9. 5 важливих моментів у договорі аутсорсингу бухгалтерських послуг
  10. Як проходять податкові перевірки при бухгалтерському аутсорсингу
  11. Інформація про авторів та компаніях

Бухгалтерський аутсорсинг з різним ступенем успіху застосовується комерсантами, незалежно від форми бізнесу. Давайте поговоримо про його грамотному використанні і підводні камені, до яких потрібно підготуватися перед початком. З ким укласти договір і що не забути в ньому прописати? Відповіді читайте нижче.

У цій статті ви прочитаєте:

  • Що таке бухгалтерський аутсорсинг
  • Види бухгалтерського аутсорсингу
  • Які питання задавати аутсорсингової компанії
  • Що необхідно обов'язково прописати в договорі на надання послуги

Бухгалтерський аутсорсинг - одна з кращих бухгалтерських послуг для компаній малого і середнього бізнесу. Однак не всі підприємства сьогодні психологічно готові використовувати послуги бухгалтерського аутсорсингу. Спробуємо розібратися, в чому проблема і як її подолати.

ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:

Суть і поняття бухгалтерського аутсорсингу

У російському законодавстві в принципі немає такого поняття як бухгалтерський аутсорсинг. Сам термін запозичили з англійської мови (від «outsourcing»), що в буквальному перекладі означає «використання чужих ресурсів».

Під аутсорсингом відділу бухгалтерії варто розуміти ведення бухгалтерського обліку та супровід всіх операцій, пов'язаних зі звітністю за межами компанії аутсорсером, тобто компанією, яка бере на себе всі зобов'язання по веденню бухгалтерського обліку. Такий вид діяльності має певні відміну від бухгалтерського супроводу, яке надає зовнішній виконавець і головна відмінність в юридичній організаційної самостійності. Аутсорсер бере на себе всі фінансові функції, виконує їх щодня, також він може брати на себе функції процесу управління підконтрольних підприємству нижчих інстанцій.

Якщо бухгалтерські послуги мають часто епізодичний характер, то бухгалтерський аутсорсинг пов'язаний з розробкою стратегічного плану для роботи на перспективу. Як правило, це пов'язано з глобальною перебудовою всіх процесів бізнесу, які є, будуть в компанії. Експерти та аналітики багато в чому не згодні з тим, наскільки серйозною буде така перебудова процесів бізнесу всередині компанії і за її межами. Але багато хто згоден з тим, що правильна настройка взаємодії всіх бізнес-процесів, документообігу на підприємстві є важливою складовою, яка проводиться за допомогою аутсорсингу. Це не сервісна послуга, у компанії може бути кілька постачальників, а аутсорсер у неї завжди буде тільки один.

Такий спосіб вирішення проблем, пов'язаних з бухгалтерським супроводом підприємства, як залучення позаштатного бухгалтера не відноситься до бухгалтерського аутсорсингу. У ролі постачальника послуг виступає фізична особа, що не має ставного механізму роботи та інфраструктури, необхідної для кваліфікованого підтримання взаємодії з усіма бізнес-процесами, які відбуваються на підприємстві. У будь-якому випадку послуги компанії, що займається аутсорсингом професійно, будуть більш ефективними і мають великі переваги.

Основні види бухгалтерського аутсорсингу

види послуг

зміст операції

Обробка і супровід господарських операцій в 1С

Послуги з ведення розрахунків з постачальниками і потенційними покупцями

Обробка первинних бухгалтерської документації, оформлення первинних документів, що виставляються споживачами або замовникам послуг, в т.ч.счетов, накладних, актів виконаних робіт; обробка рахунків-фактур, отриманих від постачальників товарів або послуг (замовників) і виставлених споживачами (замовникам); оформлення книги покупок і продажів - щомісяця.

Послуги з ведення розрахункових та касових операцій

Оформлення первинних касової документації (прибуткових і видаткових касових ордерів); ведення касових книг

Послуги з розрахунку зарплати

Підготовка основної інформації про співробітників (оформлення особистих карток, наказів, типових трудовихдоговоров); розрахунок зарплати, складання розрахункових, платіжних відомостей, декларацій до податкової інспекції; розрахунки за внесками в позабюджетні фонди; заповнення кожен квартал розрахунків за внесками в позабюджетні фонди, оформлення звітів, здача розрахунок податку на доходи фізичних осіб, здача фін.отчетності за довідкою ПДФО в російські податкові органи, довідки про доходи фізичної особи; ведення персоніфікованого обліку в державному Пенсійному фонді.

Підготовка, оформлення і здача фінансової звітності

Послуги щодо заповнення звітності

Складання пакету фінансової звітності

надання звітності

Надання основного пакету документів в ИФНС, позабюджетні фонди, статистичне управління; надання інших послуг відповідно до двостороннім договором

Аналіз і відстежування заборгованостей за основними контрагентами

Аналіз товарних залишків на складах

Аналіз обліку основних активів підприємства

Послуги з ведення фінансового обліку майна

Оформлення бухгалтерських регістрів, використовуваних для фін.учета майна; документальне оформлення інвентаризації майна і основних фінансових зобов'язань; розрахунок амортизаційних витрат за основними засобами (ОС) і нематеріальних активів, переданих в експлуатацію; облік надходжень, руху та вибуття ОС

Усні консультації по бух. (Податкового) обліку

Кур'єрська доставка документів від / до клієнта документів

Обробка основних операцій ЗЕД

Оформлення результатів проведеної інвентаризації

Перевірка правильних даних по оформленню первинної фінансової документації

Проходження перевірок за звітний період

Сортування та систематизація основних документів

Складання калькуляції з діловодства

Списання ОМ по лад. роботам

Внесення змін в попередні періоди з подальшою здачею основний звітності

Виїзд фахівця консалтингової компанії виконавця до замовника

Виписка первинної фінансової документації

Письмові консультації по бух. та податкового обліку

консультації

Консультації фахівця з поточних питань і по веденню бух. обліку та оподаткування, представлення та захист інтересів замовника послуг в податкових органах і суднових інстанціях

Навчання та інструктаж персоналу по бух. питань

Оптимізація бухгалтерського Борота документів

Підготовка основних документів для відшкодування ПДВ

Підготовка основних документів для подачі в банк по оформленню кредиту

Прогноз податкових зобов'язань

Проходження основних перевірок за попередні періоди

Здача звітності в електронному форматі

Складання фінансової звітності по внутрішніх показниками

Складання наказів про облікову політику комерційного підприємства

Зберігання основної документації клієнта в боксах

Податкове планування, розробка схем і детальне супровід

Формування платіжних доручень в інтернет-банкінгу

Ведення податкового обліку

Розробка облікової політики для цілей обліку по податкових питань; розрахунок основних податків, здача декларацій податкової інспекції, розрахунок податків і подача інформації в податкові органи; виконання періодичних звірок з податковими органами і позабюджетними фондами.

Основні плюси і мінуси аутсорсингу в бухгалтерській діяльності

Плюси бухгалтерського аутсорсингу:

  • Прозора діяльність підвищує інвестиційну привабливість компанії;
  • Всі підрозділи перетворюються в злагоджений механізм, який працює за певною схемою;
  • Керівництву немає необхідності приділяти багато часу трудомістким процесам, вести постійний облік;
  • При розрахунку зарплати співробітникам забезпечується високий рівень конфіденційності;
  • При оформленні угод є можливість постійно отримувати кваліфіковану консультацію фахівця;
  • Кваліфікована юридична підтримка, супровід при податкових спорах;
  • Не потрібно постійно міняти бухгалтера, так як бухгалтерський супровід здійснює група фахівців;
  • При отриманні методичної, технічної підтримки з боку аутсорсеров керівництво компанії може самостійно перейти на новий облік діяльності компанії.

Серед основних мінусів можна виділити наступні:

  • Існує ризик розголошення інформації з головної бухгалтерської звітності і документації, тому, працюючи з аутсорсингової компанією, необхідно обов'язково укладати договір про конфіденційність або передбачити це в одному з пункті двосторонньої угоди, під час його підписання;
  • Можливе зниження оперативності бухгалтерського обліку, особливо якщо компанія велика.
  • Претензії податкових перевірок до первинних документів. Як би не була налагоджена робота аутсорсингової компанії за інформацію по первинним документам відповідальність несе замовник;
  • Не враховуються індивідуальні особливості специфіки галузі народного господарства, в якій працює компанія замовника.

Варто відзначити, що найчастіше фінансовий аутсорсинг виконує свої функції формально. Бувають випадки, коли аутсорсери не вникають в суть взаємини між своїм клієнтом і його інвестором, можуть не братися до уваги амбіції, стратегії, характер діяльності компанії. Компанія-аутсорсер не повинна враховувати корпоративний дух, вникати в особливості клієнта, в специфіку його бізнесу і це теж можна віднести до основних мінусів в діяльності аутсорсингових компаній.

Бухгалтери на аутсорсингу самі вирішують всі проблеми - ми ж отримуємо результат

Роман Маячкін, директор компанії «Абсолют-інжиніринг», Нижній Новгород

За договором аутсорсингу бухгалтерських послуг наша компанія працює на протязі п'ять років. Головний плюс в тому, що ми платимо гроші і не вникаємо в суть бухгалтерської звітності. Аутсорсери вирішують всі проблеми самостійно, а ми отримуємо готовий результат. Така форма роботи економить суттєві фінансові ресурси, так як не потрібно витрачати їх на утримання бухгалтерії.

Під економією ми розуміємо витрати на заробітну плату, обов'язкові соціальні гарантії, обслуговування і покупку спеціальної офісної техніки, програмного забезпечення, канцелярських товарів. Якщо порахувати такі амортизаційні витрати, то сума виявиться значною. Наші витрати на місяць складають на сьогодні 15000 руб., За підрахунками, штатний фахівець, тобто, якщо найняти бухгалтера на постійній основі, буде коштувати як мінімум 30000 руб. в місяць, а це в 2 рази більше. Причому, звільнені робочі місця, при бажанні, можна здавати в оренду, а це ще додатковий дохід.

Ви напевно помітили, як часто змінюється законодавство, а це значить, що штатного бухгалтера необхідно постійно спрямовувати на курси підвищення кваліфікації, а це додаткові витрати. Ще один плюс в тому, що між штатними співробітниками відділу бухгалтерії та начальством часто бувають тертя. Когось не влаштовує рівень зарплати, потрібно надавати відгули, додаткові відпустки і так далі.

У незалежного експерта не виникає ніяких питань ні по режиму роботи, ні по соціальних гарантіях. Як показує практика, бухгалтерія на аутсорсингу дозволяє вести справи якісно, ​​немає необхідності вникати в облік відділу бухгалтерії, можна займатися спокійно стратегією розвитку свого бізнесу.

Ціни і особливості ціноутворення на бухгалтерський аутсорсинг

Особливості розрахунку вартості послуг аутсорсингової компанії на сьогодні малозрозуміла процедура не тільки для клієнтів, але і для постачальників послуг. Це основний фактор, що стримує чисельність компаній, які користуються послугами аутсорсингу бухгалтерії в нашій країні. Такий підхід може стати причиною непорозуміння між постачальником послуг і клієнтом.

На сьогодні існує 5 основних моделей ціноутворення в сфері бухгалтерського аутсорсингу. Всі вони відносяться до класичних. Спробуємо розібратися в основних проблемах ціноутворення послуги аутсорсингу на вітчизняному ринку. До основних проблем можна віднести наступні:

  • Відсутність схеми для порівняння цін. Найчастіше, перед тим як приймати рішення, клієнти починають порівнювати вартість послуг консалтингової компанії з фактичним окладом головного бухгалтера за один місяць і тільки потім приймають рішення. При цьому багато хто вважає, що бухгалтерський аутсорсинг повинен бути набагато дешевше, хоча це не завжди так, оскільки на вартість послуг посередників становить обсяг виконуваних робіт, послуги з налагодження відносин з податковими службами, підбір і навчання персоналу, управління групою, що працюють за проектом. Всі ці завдання автоматично покладаються на постачальника послуг, якщо укладається договір на надання послуг аутсорсингу.
  • Неправильне формування і непрозора оцінка трудовитрат. Бухгалтерський аутсорсинг - трудомістка послуга. Її якість безпосередньо залежить від рівня професіоналізму фахівців компаній, які надають цю послугу. Причому, це не, тільки бухгалтера, а й управлінці, менеджери, маркетологи і так далі. Складність оцінки трудовитрат можна пояснити тим, що немає єдиних стандартів, які допомагають оцінити їх при аутсорсингу бухгалтерської діяльності. Саме тому, компанії, що надають таку послугу, змушені самостійно вирішувати всі проблеми, розробляють певні стандарти, складають алгоритми. Незважаючи на все це, бізнес-процес бухгалтерського аутсорсингу досить масштабна процедура, тому не завжди вдається правильно виділити фактори, які впливають на обсяг проведених робіт, кінцева вартість послуг при цьому може, як занижуватиметься, так і завищуватиметься.
  • При укладанні договору аутсорсингу складно оцінити обсяг робіт. Ще одна проблема, яка виникає при оформленні договору на послуги аутсорсингу. Не всі клієнти можуть на момент укладення договору надати всю необхідну інформацію за основними показниками діяльності компанії. Сьогодні складно припустити, як буде розвиватися бізнес компанії через 1-2 місяці, а тим більше півроку або рік. Також важливо передбачити, яка буде навантаження на відділ бухгалтерії, так як вона безпосередньо залежить від типу і кількості документів, складнощів взаємодії з податковою інспекцією, різкої зміни політики ведення бізнесу. Також можуть виникнути складності при взаєминах між клієнтом і аутсорсером. Вартість послуг бухгалтерського аутсорсингу безпосередньо залежить від рівня дисципліни замовника послуг. Він повинен своєчасно надавати всю необхідну інформацію по звітному періоду. Так як така проблема, найчастіше, з'являється в процесі роботи, то її необхідно обумовити заздалегідь до того, як укладається договір на обслуговування.

Як оцінити рівень економії при переході на аутсорсинг

Що необхідно знати для того, щоб все правильно спланувати? Для початку необхідно визначити витрати, необхідні для утримання відділу бухгалтерії компанії.

Припустимо, що заробітна плата головного бухгалтера складе 90 тисяч рублів, два бухгалтера - 65 тисяч рублів, два помічника бухгалтера - 40 тисяч рублів. Загальний фонд заробітної плати відділу бухгалтерії складе - 300 тисяч рублів. Це ще не всі витрати на утримання відділу бухгалтерії, необхідно додати так звані «зарплатні податки», які складуть приблизно 30%. Крім цих обов'язкових витрат можуть бути і інші, наприклад, вартість оренди приміщень, обслуговування комп'ютерної техніки та установки програмного забезпечення і обслуговування, підписка на пресу, обслуговування довідкової правової системи, оплата курсів підвищення кваліфікації відділу бухгалтерії. Так, витрати на відділ бухгалтерії складуть не менше 500 000 рублів місяць, іноді ця цифра набагато більше.

Припустимо, що навіть при замовленні послуг бухгалтерського аутсорсингу вам доведеться утримувати одного бухгалтера з окладом приблизно 40 000 рублів, а всі інші функції і ролі передати на віддалене обслуговування, то витрати на послуги бухгалтерського аутсорсингу при цьому складуть 250 - 350 000 рублів. При цьому економія буде приблизно 30% в місяць або 1,6-1,8 млн. Руб. за рік.

7 питань, які важливо задати аутсорсингової компанії до того, як укласти з нею договір

Питання 1. Яка програма буде використовуватися для ведення бухгалтерського обліку?

Необхідно знати, що не всі компанії використовують такі програмні продукти як «1С: Бухгалтерія підприємства» або «1С: Зарплата і управління персоналом». Деякі компанії, яка працює тривалий час на ринку цього виду послуг, використовують власне розроблені програми. Це може поставити вас в пряму залежність від них. Фахівці рекомендують укладати договори на надання послуг з тими компаніями, які працюють з поширеними програмними продуктами.

Питання 2. Як відбувається передача і збереження конфіденційності за первинними документами?

Практично всі аутсорсингові компанії використовують однакову схему передачі документів: первинна документація передається кур'єром в заздалегідь обумовлений час. Також документи можуть передаватися для сканування, а отримана копія прикріплюється до документів, які внесені в програму «1С». При такому підході до роботи працівники бухгалтерії не працюють з оригіналами, тільки з електронними копіями. Основні плюси такого підходу:

  • гарантія цілісності і збереження вихідних документів;
  • полегшує роботу під час податкових перевірок - документ простіше знайти і зробити копію;
  • бухгалтер може відразу вносити зміни, зауваження за документами в програму «1С»;
  • звіт передається клієнтам по електронній пошті, а якщо є віддалений доступ, то зауваження по первинним документам можна побачити в онлайн-режимі. Якщо документ буде продубльований, то програма його автоматично переключиться на більш актуальний і правильний.

Питання 3. Як буде забезпечуватися високий рівень сервісного обслуговування?

Всі посередники компанії, що надають послуги аутсорсингу, обіцяють дотримуватися домовленостей, хоча на практиці не завжди буває так. Не всі провайдери можуть на високому рівні автоматизувати всі бізнес-процеси.

Розглянемо на прікладі. Припустимо, вам необхідно здавати декларацію з ПДВ 25 числа кожного місяця, який слідує за кварталом, наступного за звітним. А перед вами необхідно закрити звітний період клієнту, який повинен здати звітність до 3 числа. Ні в якому разі не можна все залишати і сподіватися на бухгалтера, необхідно автоматизувати алгоритм, за яким 1 числа кожного місяця бухгалтер повинен надати декларацію клієнтам, 2-го здійснюється коригування, а 3 числа він повинен здати документи і звіти.

Щокварталу CRM-система буде нагадувати про те, що необхідно провести кілька або одну операцію. Внутрішній аудит, таким чином, також буде легше автоматизувати і контролювати, особливо якщо терміни чітко вказані.

Дуже часто клієнти надають нестандартні запити, які доводиться оперативно вирішувати за допомогою автоматизації фінансово-бухгалтерської звітності. В ручному режимі можна зробити все так, щоб все було злагоджено і чітко.

Питання 4. Як здійснюється захист і комплексна збереження даних?

База даних - досить динамічна і дуже крихка річ. З її допомогою можна легко і швидко забезпечити збереження основних відомостей, які можна реалізувати за допомогою налагодженої IT-інфраструктури.

База повинна бути захищеною за допомогою комп'ютерної системи, бажано відразу на сервері, який теж повинен бути захищений від можливих атак хакерів, різних стрибкоподібних напруг, перепадів температур.

Питання 5. Чи має провайдер виробничі майданчики в регіонах Російської Федерації?

Якщо компанії, що надають послуги бухгалтерського аутсорсингу, прагнуть до якості, збереження привабливості, то вони повинні обов'язково мати офіс за межами Москви. Працюючі в регіонах співробітники компанії надають послуги трохи дешевше, так як прагнуть до кар'єрного росту, причому ці послуги здійснюється в ідеальному співвідношенні ціна / якість.

Питання 6. Які існують механізми регулювання якості послуг, що надаються?

У штаті більшості великих бухгалтерських компаній є аудитори, які перевіряють якість послуг, що надаються, аналізуючи облікову документацію. Такий контроль не безкоштовний і розцінюється як додаткова послуга. Щоб надавати своєчасно інформацію за якістю, компанії, що надають послуги аудиторської перевірки, роблять все, щоб автоматизувати цей процес за допомогою спеціального контролюючого інструменту, званого «електронний аудитор». За певною схемою комп'ютерна програма перевіряє бухгалтерський баланс і шукає відхилення від стандарту. Якщо буде виявлено проблема контролю якості, то інформація відразу надійде фахівцям. Вони перевірять всі і внесуть виправлення.

Питання 7. Яку відповідальність несе аутсорсер?

Підписуючи договір про співпрацю, зверніть увагу на ліміти відповідальності. Наприклад, відповідальність може передбачати 1 рік договірного обслуговування з відшкодуванням збитку в разі непередбачених ситуацій. Термін може бути більш тривалим.

Чесні і порядні компанії в договорі заздалегідь вказують, що при порушенні умов контракту, збиток буде відшкодований в повному обсязі, навіть через 3 роки після закінчення терміну його дії.

Який договір кращий укладати на надання бухгалтерських послуг з аутсорсером?

Укладаючи договір на надання бухгалтерських послуг на основі аутсорсингу, необхідно знати, що такі взаємини між постачальниками послуг та споживачами мають правову основу. Згідно з цим документом чітко визначаються основні функції бухобліку, які передаються на аутсорсинг, заздалегідь обумовлюються терміни, порядки розрахунку, обов'язки і права всіх сторін. Якщо буде неправильно вестися облік, то що надають послуги компанії повинні будуть відновити весь бухгалтерський облік на підставі раніше підписаного договору. Якщо настануть форс-мажорні обставини, то договір доведеться якраз до речі.

Договір про надання бухгалтерського аутсорсингу використовує особливу конструкцію цивільно-правового договору надання послуг (відповідно до глави 39 Цивільного кодексу Російської Федерації). Так як термін «аутсорсинг» в цивільному кодексі не визначено і не використовується. Договір бухгалтерського аутсорсингу взагалі не визначений російському законодавстві.

Особливу увагу приділіть преамбулі документа

Олександр Афанасьєв, директор фінансової довідкової системи «Система Фінансовий директор», м.Москва

Для цього договору краще підійде таке формулювання - договір на надання бухгалтерських послуг. При оформленні двостороннього договору особливу увагу приділіть написання та оформлення документів, головне приводити конкретні формулювання, тоді договір буде більш конкретним і правильним. Наприклад, преамбула може бути такою:

«Сторона виконавця бере на себе зобов'язання по наданню послуг замовникові з бухгалтерського обслуговування підприємства, а саме:

  • бере на себе відповідальність за складання первинних документів, в яких відображена господарська фінансова діяльність підприємства за певний період;
  • виконавець бере на себе відповідальність готувати звіти по фінансово-господарської діяльності в певних обсягах, згідно певним вимогам, які визначені нормативними актами Російської Федерації;
  • так само виконавець зобов'язується своєчасно подавати звіти до відділу статистики, Федеральну податкову службу, іншим користувачам, згідно з двосторонньою угодою. Також виконавець повинен надавати захист інтересів замовника послуг;
  • обробляти всю необхідну інформацію, що міститься в бухгалтерському обліку;
  • надавати консультацію управлінського і фінансового характеру відповідно до податкового законодавства і так далі ».

5 важливих моментів у договорі аутсорсингу бухгалтерських послуг

1. Хто має право підписувати первинну документацію?

Передача діловодства компанії на аутсорсинг зовсім не означає, що хтось інший буде підписувати основні документи. Право підпису залишається за директором, фінансовим директором або головним бухгалтером. А так як посаду головного бухгалтера буде спрощена, керівник або фінансовий директор не завжди може бути присутнім, то можливо відсутність підпису на звітної документації. До договору про співпрацю можна прикласти список мають право підпису, протягом якого аутсорсер зобов'язаний надавати інформацію щодо готовності основних документів. Крім цього необхідно уточнювати, яким саме чином первинна документація буде передана. Це може бути кур'єрська доставка або доставка рекомендованим листом.

2. Про які непередбачених ситуаціях провайдер повинен доводити до відома керівництво компанії?

У договір важливо включити список позаштатних ситуацій, під час яких аутсорсер повинен інформувати керівництво компанії, до них можна віднести:

  • наявність документів, які порушують законодавчу базу Російської Федерації, фінансову дисципліну, наприклад, якщо були порушення під час трансфертного ціноутворення;
  • в первинній документації були виявлені помилки;
  • якщо виконавець буде виконувати деякі некоректні доручення замовника, то у нього можуть бути проблеми, наприклад, якщо керівник підприємства вимагає перерахувати до бюджету податок на прибуток дещо пізніше, то можуть бути фінансові втрати;
  • було прохання від третьої особи надати інформацію по господарської та фінансової діяльності замовника, що порушує чинні угоди і законодавство.

Ви можете захистити свої інтереси, використовуючи таке формулювання: «Якщо в перерахованих вище випадках виконавець не повідомить замовнику в письмовій формі, то це може спричинити несприятливі для нього наслідки. В цьому випадку матеріальну відповідальність несе виконавець ».

3. Як правильно сформулювати основні положення про конфіденційність?

Важливо звернути увагу на збереження комерційної таємниці . Виконавець ні в якому разі не повинен розголошувати інформацію про замовника. Необхідно обов'язково прописати максимально великий термін. Співробітники аутсорсингової компанії отримує всю інформацію по своєму клієнтові, зобов'язуються не надавати доступ до його інформації третім особам.

Порушуючи ці умови, виконавець несе відповідальність згідно з пунктом договору і до змін, внесених до спеціального розділу «Відповідальність сторін».

4. Яку інформацію необхідно закріпити в договорі аутсорсингу бухгалтерських послуг?

  • обов'язково закріпіть інформацію про нерозголошення комерційної таємниці;
  • внесіть інформацію по відшкодуванню збитків з урахуванням не тільки відповідальності за збитки, але і за недоотриманий вигоду.
  • аудсорсер повинен нести відповідальність за неякісне надання послуги; його можна визначити також кількістю штрафів, пені, фінансових стягнень з боку контролюючих та інших органів;
  • обходимо передбачити відшкодування збитків протягом 3 банківських днів з моменту нарахування штрафів і пені.

5. Як необхідно діяти у разі розірвання договору про надання послуг?

Обов'язково необхідно передбачити дострокове розірвання договору. Також важливо повідомити контрагента, якщо змінилися рядки за договором. Вкажіть точні дати, терміни.

Як проходять податкові перевірки при бухгалтерському аутсорсингу

Олександр рульку, генеральний директор компанії «1С-WiseAdvice», Москва

Найкраще виїзну податкову перевірку проводити за місцем юридичної адреси замовника послуг. Законодавство Російської Федерації дозволяє проводити бухгалтерський облік, використовуючи зовнішні ресурси, сили спеціалізованих компаній. Співробітники фіскальної податкової служби з розумінням ставляться, коли бухгалтер, основна база даних або первинні документи знаходяться не за фактичною адресою платника податків. Також важливо враховувати основні моменти, наприклад, чи готова компанія підключити до бухгалтерської перевірки аутсорсингової компанії, яка буде захищати інтереси свого клієнта згідно з підписаною угодою.

Компанія «1С-WiseAdvice» вже не перший рік працює таким чином. Ми уважно стежимо за законодавчою базою, як тільки податковий інспектор робить запит на документи, то цей запит відразу вивчають податкові юристи, компетентні фахівці і оскаржувати все, що можна оскаржити згідно з чинним законодавством.

Це відбувається завжди, так як часто вимоги податкових інспекторів не завжди правомірні. Після цього діловоди надають всі необхідні господарсько-фінансові документи, складають чергове опису і передають усі за актом ИФНС. Після цього починається компетентне юридичний супровід фінансовий перевірки податковими юристами.

Інформація про авторів та компаніях

Олександр Афанасьєв, директор фінансової довідкової системи «Система Фінансовий директор», Москва.

ФСС «Система Фінансовий директор». Сфера діяльності: готові рішення в сфері фінансів і податків для фінансових директорів (входить до медіагрупи «Актіон»). Чисельність персоналу: 50. Кількість користувачів: 15 000.

Олександр рульку, генеральний директор компанії «1С-WiseAdvice», Москва. Закінчив Фінансову академію при Уряді РФ. Будучи студентом, створив компанію з надання аудиторських і бухгалтерських послуг, в якій працює до цих пір. Уже через п'ять років після відкриття вона зайняла 5-е місце в категорії «Аутсорсинг бухгалтерського та податкового обліку» в рейтингу найбільших російських компаній, що надають послуги аутсорсингу облікових функцій (за даними «Експерт РА» за 2010 рік). Професіоналізм команди високо оцінила фірма «1С», яка в 2015 році стала контрольним акціонером компанії.

«1С-WiseAdvice». Сфера діяльності: аутсорсинг облікових функцій, розрахунку зарплати, кадрового діловодства; податкове планування та оптимізація податків; консалтинг в сфері оптимізації роботи бухгалтерських служб та ін. Чисельність персоналу: більш 100. Кількість клієнтів: понад 250 (52% - іноземні компанії).

Роман Маячкін, директор компанії «Абсолют-інжиніринг», Нижній Новгород.

«Абсолют-інжиніринг». Сфера діяльності: інжинірингові послуги. Форма організації: ТОВ. Чисельність персоналу: 60.

З ким укласти договір і що не забути в ньому прописати?
1. Яка програма буде використовуватися для ведення бухгалтерського обліку?
2. Як відбувається передача і збереження конфіденційності за первинними документами?
3. Як буде забезпечуватися високий рівень сервісного обслуговування?
4. Як здійснюється захист і комплексна збереження даних?
5. Чи має провайдер виробничі майданчики в регіонах Російської Федерації?
6. Які існують механізми регулювання якості послуг, що надаються?
7. Яку відповідальність несе аутсорсер?
Який договір кращий укладати на надання бухгалтерських послуг з аутсорсером?
1. Хто має право підписувати первинну документацію?