Нещодавно змінила роботу і на новому місці зіткнулася з такою ситуацією: написані працівниками заяви взагалі не візуються керівником організації. Він просто викликає мене до себе і каже, що потрібно зробити: наприклад, при позитивному вирішенні питання - скласти наказ на підставі заяви, трудовий договір, додаткова угода, ну і т. Д. Якщо ж керівник не хоче задовольняти прохання співробітника, то він просто повідомляє мені своє рішення і доручає довести його до співробітника. Ось я і стала сумніватися, чи обов'язкова віза керівника на заявах співробітників?
Читайте також:
Причина ваших сумнівів цілком зрозуміла, адже якщо уважно вивчити норми чинного Трудового кодексу РФ (далі - ТК РФ), то в них жодної згадки про візу керівника на заявах працівників не знайти. Немає в цьому нормативному акті і положень, що стосуються роботи з заявами працівників з різних кадрових питань. І це не дивно. Цілями трудового законодавства є встановлення державних гарантій трудових прав і свобод громадян, створення сприятливих умов праці, захист прав та інтересів працівників і роботодавців. Цілі визначають завдання трудового законодавства, серед яких створення необхідних правових умов для досягнення оптимального узгодження інтересів сторін трудових відносин, інтересів держави, а також правове регулювання трудових відносин та інших безпосередньо пов'язаних з ними відносин. Тобто виходить, що трудове законодавство на даний момент практично не регулює питання, що стосуються кадрового діловодства.
Так, для всіх документів, що вимагають виконання, обов'язкова реєстрація - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28). Після реєстрації заяву передається керівнику організації або іншому уповноваженому представнику роботодавця для вирішення питання по суті.
А тепер давайте все-таки визначимося, що ж розуміється під візою керівника і коректно взагалі застосовувати в наведеній ситуації термін «віза»?
Керівник організації не візує документи - він їх затверджує або підписує. А на заявах працівників керівник робить запис, в якій відбивається суть прийнятого ним рішення. Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003) такого роду вказівка, або« віза »- як ви її називаєте, іменується резолюцією.
На відміну від резолюції віза узгодження може проставлятися керівниками структурних підрозділів, їх заступниками, головними фахівцями, юристами та іншими працівниками до моменту прийняття остаточного рішення керівником організації. Така віза висловлює згоду або незгоду перерахованих вище осіб з вмістом документа.
Отже, термін «віза» до ситуації, що розглядається відношення не має, тому нижче розглянемо правила щодо оформлення резолюції керівника організації, про яку і йде мова в вашій ситуації.
Згідно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 резолюція, проставлена на документі відповідним посадовою особою, включає в себе прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату.
Заява працівника про надання відпустки без збереження заробітної плати з резолюцією керівника (фрагмент)
збільшити зображення
Вимоги до резолюції керівника були викладені в Типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 № 536 ; далі - Інструкція ).
Наша довідка
Резолюція - напис на документі, зроблений керівником організації або іншою уповноваженою особою, яка містить прізвище, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату.
Так, у випадках, коли доручення дається двом або декільком особам, рівним за посадою, основним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першим. Йому надається право скликання співвиконавців і координації їх роботи. Основний виконавець і співвиконавець вправі давати доручення у вигляді резолюцій особам, безпосередньо їм підлеглих (п. 2.6.15 інструкції ).
І незважаючи на те що Інструкція втратила силу (в даний час діє постанову Уряду РФ від 15.06.2009 № 477 «Про затвердження Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади» ), Та й поширювалася вона тільки на федеральні органи виконавчої влади, деякі її вимоги можна застосовувати в своїй роботі, наприклад, прописавши їх у локальному акті роботодавця.
Резолюція керівника також може бути адресована іншому працівникові, якому таким чином делегується право щодо прийняття рішення і який вже сам буде мати право визначати виконавця (виконавців) документа. Наприклад, якщо питаннями трудових відносин згідно з посадовою інструкцією (трудовим договором) займається заступник керівника з персоналу, а заява написана на ім'я керівника організації, то останній має право адресувати заяву своєму заступнику по персоналу.
Резолюція повинна бути написана розбірливо, бажано без скорочень.
Повертаючись до заяв працівників з різних кадрових питань, слід зазначити, що трудове законодавство виділяє ситуації, в яких роботодавець зобов'язаний задовольнити прохання працівника, виражену в його заяві, і ситуації, в яких те чи інше питання має вирішуватися за згодою сторін трудового договору.
ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
Якщо на заяві немає (або дуже мало) вільного місця, можна оформити резолюцію на окремому аркуші паперу, але з обов'язковим зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься
За даним критерієм можна виділити дві групи письмових заяв працівників.
Група 1. Заяви працівників, які потребують угоди сторін трудового договору (випадки, коли роботодавець може, але не зобов'язаний задовольнити прохання працівника).
Якщо для роботодавця прохання працівника - привід для прийняття управлінського рішення, то резолюція на заяві - це вирішення питання по суті. Фактичне згода роботодавця задовольнити прохання працівника (наприклад підписання наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати у зв'язку з сімейними обставинами) робить на перший погляд резолюцію непотрібною. Однак постає запитання: на підставі чого був підготовлений такий наказ? Хто прийняв дане управлінське рішення? А якщо керівник прийняв позитивне рішення за заявою працівника, але виконано воно не було в силу якихось обставин, хто тоді буде нести відповідальність за невиконання розпорядження? Виконавця-то, виходить, взагалі немає. Щоб не було такого роду питань, рекомендуємо все-таки не нехтувати вимогами ГОСТ Р 6.30-2003 про наявність резолюції на заяві працівника.
Група 2. Заяви працівників, коли за законом вони мають відповідне право вимоги, фактично не залежить від волі і рішення роботодавця (його представника).
У подібних ситуаціях на перший погляд резолюція роботодавця взагалі ні на що не впливає, т. К. Він зобов'язаний задовольнити прохання працівника в силу закону.
Наша довідка
Випадки звернення працівника до роботодавця з письмовою заявою, що вимагає угоди сторін трудового договору, передбачені ТК РФ:
Випадок звернення Стаття Доповнення персональних даних оціночного характеру заявою, що виражає точку зору працівника Частина 1 ст. 89 Заміна частини щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів, грошовою компенсацією Частина 1 ст. 126 Використання відпустки з подальшим звільненням Частина 2 ст. 127 Використання відпустки без збереження заробітної плати, тривалість якого визначається за угодою між працівником і роботодавцем Частина 1 ст. 128 Отримання заробітної плати в негрошовій формі, що не суперечить законодавству і міжнародним договорам, відповідно до колективного договору та трудового договору Частина 2 ст. 131 Заміна видачі за встановленими нормами молока або інших рівноцінних харчових продуктів компенсаційною виплатою у відповідному розмірі Частина 1 ст. 222 Використання одного додаткового вихідного дня в місяць без збереження заробітної плати жінками, які працюють в сільській місцевості Частина 2 ст. 262 Приєднання до щорічної оплачуваної відпустки (або використання окремо повністю або частинами) додаткової відпустки без збереження заробітної плати, встановленого колективним договором особами, які здійснюють догляд за дітьми Стаття 263
завантажити таблицю
Але давайте подивимося на цю ситуацію з іншого боку. Припустимо, керівник дав вам усну вказівку про підготовку, скажімо, копій документів за заявою працівника. Ви про це вказівка забули, і в підсумку працівник свої документи у встановлений строк не отримав. А якщо керівник попросив вас передати документ іншому виконавцю, а виконавець його взагалі втратив? Як потім шукати винних що найголовніше, в порушенні прав працівника? А якщо уявити, що керівник прийняв неправомірне рішення про відмову працівникові в задоволенні його прохання? Де це буде зафіксовано? Виходить, що ніде. Точно так же, як ніде не буде вказана особа, відповідальна за виконання рішення керівника. І при наявності спору з працівником або при перевірці кадрової роботи у вашій організації «крайнім» виявиться не хто інший, як кадровик. Значить, і тут резолюція просто необхідна не тільки в ваших інтересах, а й в інтересах працівників, заяви яких можуть залишитися без відповіді.
Наша довідка
Випадки звернення працівника до роботодавця з письмовою заявою, коли у працівника є відповідне право вимоги, фактично не залежить від волі і рішення роботодавця, передбачені ТК РФ:
Cлучай звернення Стаття ТК РФ Отримання копій документів, пов'язаних з роботою Стаття 62 Попередження роботодавця про звільнення за власним бажанням Частини 1 і 3 ст. 80 Отримання документів, пов'язаних з роботою, в останній день роботи при звільненні за власним бажанням Частина 5 ст. 80 Перенесення щорічної оплачуваної відпустки на інший термін, узгоджений з працівником, у випадках, якщо працівнику своєчасно не була проведена оплата за час щорічної оплачуваної відпустки або працівник був попереджений про час початку цієї відпустки пізніше ніж за 2 тижні до його початку Частина 2 ст. 124 Використання відпустки без збереження заробітної плати певної тривалості:
- учасниками Великої Вітчизняної війни;
- працюючими пенсіонерами по старості (за віком);
- батьками та подружжям військовослужбовців, загиблих або померлих внаслідок поранення, контузії або каліцтва, отриманих при виконанні обов'язків військової служби, або внаслідок захворювання, пов'язаного з проходженням військової служби;
- працюють інвалідами;
- працівниками у випадках народження дитини, реєстрації шлюбу, смерті близьких родичів;
- в інших випадках, передбачених ТК РФ, іншими федеральними законами або колективним договором Частина 2 ст. 128 Продовження терміну дії строкового трудового договору до закінчення вагітності Частина 2 ст. 261 Використання чотирьох додаткових оплачуваних вихідних днів на місяць особами, які здійснюють догляд за дітьми-інвалідами Частина 1 ст. 262 Використання додаткового вихідного дня без збереження заробітної плати одним з батьків, які працюють в районах Крайньої Півночі або прирівняних до них місцевостях, які мають дитину у віці до 16 років Стаття 319 Безкоштовне перерахування роботодавцем на рахунок профспілкової організації членських профспілкових внесків із заробітної плати працівників, які є членами профспілкової організації Частина 5 ст. 377
завантажити таблицю
Отже, трудове законодавство не регулює питання кадрового діловодства і питання оформлення заяв працівників в тому числі. Дотримуватися вимог державних стандартів у зв'язку з їх рекомендаційним характером ви не зобов'язані. Але для того, щоб не допускати порушень трудового законодавства, і зокрема прав працівників, питання кадрового діловодства повинні бути врегульовані. Врегулювати їх слід на локальному рівні, наприклад в інструкції з кадрового діловодства, де потрібно чітко прописати всі питання проходження документів, в т. Ч. І порядок роботи з заявами працівників, у повній відповідності до вимог саме вашої організації.
резюме
Вказівка керівника організації на заяві працівника, що містить суть прийнятого ним рішення, іменується резолюцією. Порядок роботи з заявами працівників слід закріпити в локальному нормативному акті (інструкції з кадрового діловодства).
Ось я і стала сумніватися, чи обов'язкова віза керівника на заявах співробітників?А тепер давайте все-таки визначимося, що ж розуміється під візою керівника і коректно взагалі застосовувати в наведеній ситуації термін «віза»?
Однак постає запитання: на підставі чого був підготовлений такий наказ?
Хто прийняв дане управлінське рішення?
А якщо керівник прийняв позитивне рішення за заявою працівника, але виконано воно не було в силу якихось обставин, хто тоді буде нести відповідальність за невиконання розпорядження?
А якщо керівник попросив вас передати документ іншому виконавцю, а виконавець його взагалі втратив?
Як потім шукати винних що найголовніше, в порушенні прав працівника?
А якщо уявити, що керівник прийняв неправомірне рішення про відмову працівникові в задоволенні його прохання?
Де це буде зафіксовано?