19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Led лампа т8
Если дома затевается ремонт или просто сгорела обычная лампа накаливания, можно попробовать заменить ее популярными сегодня светодиодными лампами. Такой вариант не только более экономно расходует электричество,

Интернет магазин мебели
Многим жильцам многоквартирных домов знакома проблема заноса мебели, возникающая из-за чрезмерно узких лестниц и небольших лестничных площадок, совсем для этого не приспособленных. И они согласятся, что

Клипсы Pandora
Меня всегда восхищает как реклама может забивать людям голову.  Мышление покупателей изобилует  стереотипами, один из которых: если  большинство это носит — значит, это модно и красиво.  Казалось бы,

Палубная (террасная) доска фасад ДПК под ключ украинская компания WoodPlast
В загородном строительстве для открытых площадок сегодня активно применяется террасная доска. Монтаж террасной доски может быть выполнен своими руками, т. к. конструкционно этот материал ничем не отличается

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Моментальное решение по кредиту
Так что, еще только приступая к процедуре кредитования, настраивайтесь на серьезный лад. Ведь вам предстоит принять на себя определенные обязательства по потребительскому кредиту, за нарушение которых

Кухню
Угловые кухни — наиболее рациональная мебельОбладатели маленькой кухни часто мучаются вопросом, какую мебель выбрать и как создать такой дизайн кухонного пространства, чтобы помещение не выглядело

Женская обувь Tommy Hilfiger
Женская обувь Tommy Hilfiger Footwear 2018 для стильных леди, привыкших к комфорту Фирменные вещи оригинального производства говорят окружающим о статусе своего хозяина, его вкусе и финансовом положении.

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Делопроизводство - хранение документов

Опубликовано: 24.08.2018

видео Делопроизводство - хранение документов

В соответствии с рекомендациями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренной 27 апреля 1988 г. коллегией Главархива СССР, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Службы, занимающиеся документационным обеспечением управления, в различных организациях могут отличаться по названиям: служба делопроизводства, канцелярия, управление делами, общий отдел, организационный отдел и т.д. Несмотря на разницу в названиях, все службы делопроизводства объединяет общность задач. Основными задачами службы делопроизводства является внедрение единого порядка работы с документами в организации, ее филиалах и структурных подразделениях (в том числе с электронными документами) в соответствии с действующими нормативами, совершенствование форм и методов работы с документами. В состав службы делопроизводства могут включаться другие структурные подразделения: экспедиция, секретариат, курьерская служба, группа регистрации и контроля, протокольная группа, копировально-множительное бюро, архив и др.


Делопроизводство и архивное хранение документов

Основа организации труда работников службы делопроизводства — четкое определение и разграничение присущих ей функций между подразделениями внутри службы делопроизводства и исполнителями, иными словами для организации документооборота. Разделение функций отражается в организационно-правовых документах — в положении о службе делопроизводства и ее подразделениях (если они существуют) и должностных инструкциях работников службы делопроизводства. Положение о службе делопроизводства разрабатывает руководитель службы или структурного подразделения внутри службы и утверждает руководитель организации. В свою очередь, Положение о структурном подразделении службы делопроизводства (например, об экспедиции, секретариате, курьерской службе, группе регистрации и контроля, протокольной группе, копировально-множительном бюро, архиве и т.д.) разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем службы делопроизводства. Утверждает его руководитель службы делопроизводства.

Положение о службе ДОУ или ее структурном подразделении обычно состоит из следующих разделов: общие положения, основные задачи, функции, обязанности, права, взаимоотношения и связи, организация работы, ответственность. Положение визи- руется руководителем службы персонала, юридическим отделом организации, а также заместителем руководителя организации, курирующим работу службы ДОУ. Примерное положение о службе ДОУ приведено в приложении 1. Отдельно по той же схеме разрабатывается положение о руководителе службы ДОУ и положение о руководителе структурного подразделения в составе службы ДОУ. Примерное положение о руководителе службы ДОУ приведено в приложении 2. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия его эффективной работы.

Должностная инструкция разрабатывается для каждого работника службы ДОУ на основе должностных инструкций для отдельных категорий работников с учетом требований действующих нормативных актов. В соответствии с рекомендациями ГСДОУ должностная инструкция работника службы делопроизводства может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы. В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника, например: основная задача делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов; порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций; например, регистрация документов может слагаться из таких работ: заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д. В разделе «Обязанности работника» указываются особенности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации; предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.); требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. В разделе «Права работника» определяются права работника в ходе реализации порученных ему функций и выполнения обя- занностей. В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовывают- ся и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника должностной инструкцией. Примерные должностные инструкции работников службы ДОУ приведены в приложениях 3–7. Должностные инструкции утверждает руководитель службы ДОУ.

По мере необходимости, обычно раз в два-три года, должностная инструкция пересматривается и корректируется в соответствии с изменившимися условиями работы и квалификацией исполнителя. В службе ДОУ должны работать специалисты с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ согласно ст.

57 Трудового кодекса Российской Федерации необходимо устанавливать в соответствии со штатным расписанием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с возможными изменениями трудового законодательства (недаром древние китайцы называли Россию страной долгих ожиданий и стремительных перемен), все-таки рекомендуем определять наименования должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что Классификатор предлагает богатый выбор — разнообразные наименования должностей сотрудников служб ДОУ представлены в следующих трех категориях:

1) руководители (административный секретарь, ответственный секретарь коллегии, управляющий делами, заведующий архивом, заведующий канцелярией, заведующий копировально- множительным бюро, заведующий экспедицией, заведующий машинописным бюро, начальник отдела по защите информации);

2) специалисты (документовед, инженер (специалист, техник) по защите информации, инспектор, инспектор-делопроизводитель, инспектор по кадрам, инспектор по контролю за исполнением поручений);

3) другие служащие (архивариус, делопроизводитель, секретарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор). Первая ступень карьеры специалиста в сфере документационного обеспечения управления — это делопроизводитель, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, экспедитор или архивариус.

Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы.

Специалисты с высшим образованием могут начать свое продвижение по службе с должности секретаря руководителя или документоведа. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы в сфере документационного обеспечения управления или увеличение объема профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации. К примеру, выпускник вуза, получивший диплом по специальности «Документоведение», после трех лет работы в должности документоведа может претендовать на должность документоведа 2-й категории, а еще через три года работы — на должность документоведа 1-й категории. Требования, предъявляемые к руководителям структурных подразделений, занимающихся ДОУ, также определяются Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Однако на практике руководи- тели организаций при приеме на работу работников службы ДОУ нередко руководствуются соображениями, отличающимися от требований Квалификационного справочника. В одних организациях эти требования более строгие, в других — менее. Нередко руководители организации «компенсируют» вновь принятому работнику низкую зарплату звучным названием должности.

Например, единственный в организации экспедитор (работник, осуществляющий прием и обработку входящих и исходящих документов), даже если у него в подчинении нет ни одного сотрудника, может именоваться в приказе о приеме на работу, в трудовом договоре и в трудовой книжке «заведующим экспедицией». Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить документационное обеспечение своей организации можно только подготовленному специалисту, все чаще стремятся сформировать службу ДОУ из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоретическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.

Сотруднику службы документационного обеспечения управления необходимо знать требования нормативных документов, регламентирующих процессы работы с документами, в первую очередь несколько устаревшей, но все еще действующей Государственной системы документационного обеспечения управления, одобрен- ной коллегией Главархива СССР 25 мая 1988 г. Кроме того, от сотрудников службы делопроизводства сейчас требуется уверенное знание на уровне опытного пользователя определенного набора компьютерных программ: операционной системы, принятой к применению в данной организации, т. е. базовой программы, под управлением которой работает остальное программное обеспечение (как правило, это операционная система Microsoft Windows); текстовых редакторов (в подавляющем большинстве организаций используется программа Microsoft Word различных версий); электронных таблиц (Microsoft Excel); системы управления базами данных (Access, 1C, FoxPro и т.д.); коммуникационных программ для обмена электронными сообщениями и доступа в Интернет (Internet Explorer, Outlook и др.); перевода графических файлов в текстовые инаоборот (OCR— оптическое распознавание символов и др.), использующихся для перевода традиционных бумажных документов в электронный вид и ввода документов в базы данных с помощью сканера; электронных словарей и программ-переводчиков, которые применяются, если у организации есть партнеры за рубежом или в организации работают с информационно-справочной документацией на иностранном языке.

Источник: funnycong.ru

01-03-2013

rss