Доручили роботу з кадрами. З чого почати?

1. Перевіряємо документи. На себе…
2. ... на працівника ...
3. НЕ МОЖНА!
4. ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
5. ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
6. ... на компанію
7. НЕ МОЖНА!
8. ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ
9. резюме

Взагалі-то я не кадровик. Вірніше - непрофесійний кадровик. Наша перукарня відкрилася півтора роки тому, і з того моменту на мені вся її бухгалтерія. Кадрами до недавнього часу ніхто не займався, треба було на ноги ставати. Та й чим там було займатися, якщо співробітників-то на перших порах - по пальцях перерахувати. Тільки недавно штат перевалив за 40 осіб. Так ось. Нещодавно наш директор, зустрічаючись зі своїми друзями, почув, що компанію одного з них перевіряла ГИТ. Причому, кажуть, наскаржилися самі працівники. Але не в цьому суть. Порушень знайшли багато і оштрафували «мама, не горюй». Наш перелякався і велів мені терміново привести в порядок кадрові документи. На питання, чому я, він сказав, що раз я знаю, як вести бухгалтерію, то і з кадрами розберуся. Сперечатися, самі розумієте, марно. Так що ... з чого мені починати? Порадьте!

Перш за все, не переживайте! Так, ситуація непроста і роботи попереду багато, але з журналом «Все для кадровика», ми впевнені, все у вас вийде .

Що стосується питання, з чого починати роботу, то відповідь однозначна - з визначення і документального оформлення ваших повноважень по веденню кадрового діловодства . Здивовані? А адже це саме так.

Перевіряємо документи. На себе…

Відсутність в компанії спеціальної посади працівника, який би відповідав за ведення кадрового діловодства, не рідкість. Однак це не означає, що така діяльність не повинна вестися. Якщо в організації є хоча б два працівника, значить має бути і кадрове діловодство. При невеликій чисельності персоналу, як ви прекрасно розумієте, необхідності в окремому фахівця, який би цим займався, немає. Тому в такій ситуації ведення кадрового діловодства цілком обгрунтовано доручається одному з працівників компанії.

Більш докладні роз'яснення дивіться у відео:

Для цього - т. К. Ви вже не перший день працюєте в даній організації -з вами повинно бути оформлено додаткову угоду до трудового договору. Звичайно, якщо ви згодні на цю роботу. У додатковій угоді необхідно встановити обсяг і характер виконуваної додаткової роботи, термін її виконання, а також те, що ви будете мати доступ до персональних даних працівників. Зверніть увагу! Так як ця робота додаткова, то вона повинна додатково оплачуватися. Це теж слід прописати в угоді. На його підставі роботодавцю слід видати наказ про покладання на вас обов'язків по веденню кадрового діловодства.

Однак це ще не все. Однією з основних функцій працівників кадрової служби, а тепер, виходить, і вашої, є робота з трудовими книжками . Але для організації роботи з трудовими книжками недостатньо просто закріпити ведення цієї роботи за конкретним працівником. Повинен бути виданий наказ (розпорядження) роботодавця, яким би ви призначалися відповідальним за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 №225 «Про трудові книжки»).

... на працівника ...

Ваша компанія існує не перший день. Це означає, що з людьми, які у вас працюють, склалися трудові відносини. І ці відносини повинні бути належним чином оформлені. Тому наступним вашим кроком в наведенні порядку буде перевірка наявності документів, які повинні бути обов'язково оформлені на кожного працівника.

НЕ МОЖНА!

Без згоди працівника доручати йому додаткову роботу, не передбачену трудовим договором

Документ 1. Трудовий договір. Він повинен бути укладений у письмовій формі з кожним працівником компанії. Згідно із законом (ст. 57 Трудового кодексу РФ, далі - ТК РФ) трудовий договір включає необхідні відомості (про працівника і роботодавця) і умови. Обов'язковими є умови про місце роботи, трудової функції, датою початку роботи і строк договору (якщо він визначений), а також умова про оплату праці та деякі інші. Зверніть увагу!

У вас є вибір: максимально детально прописати права і обов'язки (трудову функцію) працівника в самому трудовому договорі або вказати тільки основні обов'язки і дати відсилання до посадової інструкції. В останньому випадку не забудьте її розробити, затвердити і ознайомити працівника під розпис.

Пам'ятайте, що трудовий договір -один з основних документів, який інспектори ГИТ вимагають при перевірках. А т. К. Відповідно до ТК РФ він складається в двох примірниках, один з яких передається працівнику, а інший повинен обов'язково зберігатися у роботодавця (ч. 1 ст. 67 ТК РФ), то будьте готові пояснити інспектору причину відсутності у вас даних документів.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

До тих пір, поки не призначено відповідального за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок, всю відповідальність з цих питань несе керівник організації (роботодавець)

Документ 2. Наказ про прийом на роботу. Він видається на підставі трудового договору і повинен відповідати його умов. Наказ про прийом на роботу має уніфіковану форму (форма № Т-1 і № Т-1а) (затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»).

Документ 3. Особова картка працівника. Цей документ також має уніфіковану форму (форма № Т-2) і повинен вестися на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір. Зверніть увагу! Особова картка - документ, який заповнює працівник кадрової служби, т. Е. В даному випадку - ви. Відомості в неї вносяться на підставі справжніх документів, що пред'являються працівником. Тому, якщо особисті картки працівників у вашій компанії відсутні, щоб належним чином їх оформити, доведеться попросити працівників уявити вам обов'язкові при прийомі на роботу документи. І не забудьте про необхідність отримати особистий підпис працівника після внесення всіх відомостей в особову картку.

Крім того, ви повинні мати можливість підтвердити, що кожен співробітник вашої компанії пройшов інструктаж з охорони праці та ознайомлений з локальними нормативними актами (про них ми розповімо нижче). Допоможуть в цьому спеціальні журнали.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Наприклад, Журнал реєстрації інструктажу на робочому місці.

Якщо ж все або хоча б деякі з перерахованих нами документів в організації є, вам слід провести їх оцінку на предмет відповідності трудовому законодавству і вимогам кадрового діловодства. Які можуть бути помилки і як їх правильно виправити, читайте в наших рубриках «ЩО НАПИСАНО ПЕРОМ ... або як оформити ідеальний документ» і «ПОМИЛИВСЯ? ДОПОМОЖЕМО ВИПРАВИТИ ».

Документ 4. Табель обліку робочого часу. Кожен роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого працівником. Для цього використовується Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма № Т-12). Зрозуміло, що заповнювати табелі обліку робочого часу за попередні періоди «заднім» числом не правильно. Головне, як тільки на вас буде покладено кадрове діловодство, виправте цю помилку і почніть вести цей документ.

... на компанію

Якщо уважно вивчити вимоги закону, то можна виділити п'ять обов'язкових документів, які повинні бути в кожній компанії. Це так звані локальні нормативні акти, т. Е. Акти, прийняті роботодавцем і містять норми трудового права.

створення кожного локального нормативного акту проходить обов'язкові стадії: складання тексту, оформлення, узгодження із зацікавленими посадовими особами, затвердження та впровадження в дію. Однією з найбільш серйозних помилок багатьох кадровиків є те, що працівників компанії не знайомлять з прийнятими або зміненими локальними нормативними актами.

Кожен роботодавець самостійно організовує роботу по створенню системи локальних нормативних актів. Отже, що ж це за документи?

Документ 1. Штатний розклад. Взагалі-то складання штатного розкладу - обов'язок економіста з праці, який є працівником відділу організації та оплати праці (Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, затв. Постановою Мінпраці Росії від 21.08.98 №37). Однак на практиці у роботодавця може не бути таких структурних підрозділів та фахівців, тому найчастіше розробка штатного розкладу доручається бухгалтерам, юристам і нам, кадровикам.

Штатний розклад необхідно, т. К. В Відповідно до нього визначається обов'язкове для кожного трудового договору умова про трудову функцію працівника (роботі за посадою) (ст. 57 ТК РФ).

Уніфікована форма штатного розкладу № Т-3 затверджена наказом Мінстату України від 05.01.04 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

НЕ МОЖНА!

Встановлювати правила обробки персональних даних, що суперечать ТК РФ

Документ 2. Правила внутрішнього трудового розпорядку - також один з основних локальних нормативних актів компанії. Їх завдання - відповідно до ТК РФ і іншими федеральними законами регламентувати трудові відносини у конкретного роботодавця.

ВИ ПОВИННІ ЦЕ ЗНАТИ

Штатний розклад - це локальний нормативний акт, який застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації

Структура Правил внутрішнього трудового розпорядку визначена законом (ст. 189 ТК РФ): регламентація порядку прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, заходи заохочення і стягнення та ін.

Уніфікована форма Правил внутрішнього трудового розпорядку нормативними актами не передбачена. Вони оформляються на бланку організації, в якому обов'язково зазначаються: найменування організації, місце складання документа, найменування виду документа (ПРАВИЛА) і заголовок до тексту (внутрішнього трудового розпорядку).

Правила внутрішнього трудового розпорядку зазвичай зберігаються в канцелярії і в кадровій службі. Копії документа доцільно зберігати в кожному структурному підрозділі.

Документ 3. Положення про порядок обробки персональних даних працівників. Згідно із законом кожен роботодавець повинен прийняти документ, який би встановлював порядок обробки персональних даних працівників, порядок їх передачі в межах компанії, а також закріплював права і обов'язки працівника і роботодавця в цій області (ст. 88 ТК РФ).

Як правило, таким документом є Положення про порядок обробки персональних даних працівників. Крім того, норми про персональні дані можуть міститися в Правилах внутрішнього трудового розпорядку та інших документах, розроблених роботодавцем. Так як Положення про порядок обробки персональних даних працівників є локальним нормативним актом, то розроблятися і затверджуватися воно повинно за правилами, передбаченими для розробки і затвердження локальних нормативних актів.

Зміст Положення про порядок обробки персональних даних працівників може визначатися в кожній організації самостійно. Однак необхідно враховувати, що правила, встановлені трудовим законодавством, повинні складати основну його частину. Ви ж вправі конкретизувати певні етапи роботи з персональними даними.

Положення про порядок обробки персональних даних працівників уніфікованої форми не має. Воно оформляється на бланку організації, в якому обов'язково зазначаються: найменування організації, місце складання документа, найменування виду документа (ПОЛОЖЕННЯ) і заголовок до тексту (про порядок обробки персональних даних працівників).

Документ 4. Графік відпусток . Цей документ вкрай необхідний в кожній компанії. На його підставі визначається черговість надання щорічних оплачуваних відпусток (ст. 123 ТК РФ). Графік відпусток затверджується роботодавцем з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації на кожен календарний рік, не пізніше ніж за два тижні до його настання. Порядок той же, що і для прийняття локальних нормативних актів.

Відповідальність за складання графіка відпусток несе кадрова служба, т. К. Його підписує керівник цієї служби. При складанні графіка відпусток враховуються положення трудового законодавства, специфіка діяльності організації та побажання працівників. У нашій ситуації, коли кадрова служба в організації не створена, складений графік відпусток повинен підписувати працівник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, т. Е. Ви.

Графік відпусток має уніфіковану форму (форма № Т-7) (затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати»). Він складається у формі таблиці, що складається з десяти граф, при цьому спочатку 1 заповнюються тільки графи 1-6. Інформація в інші графи вноситься протягом календарного року особою, відповідальною за ведення графіка відпусток.

Графік відпусток, як правило, зберігається в кадровій службі. Виписки з графіка відпусток передаються до відповідних структурних підрозділів.

Документ 5. Положення про оплату праці.

У законі прямо передбачено, що заробітна плата працівнику встановлюється трудовим договором відповідно до діючих у роботодавця системами оплати праці (ч. 1, 2 ст. 135 ТК РФ). Отже, десь ця система повинна бути визначена. Таким документом і є Положення про оплату праці.

резюме

Якщо вам доручили робіт у по веденню кадрового діловодства, перш за все документально це зафіксуйте. Потім проведіть аудит стану справ: перевірте, чи всі обов'язкові кадрові документи розроблені і є в наявності. Якщо так - приступайте до перевірки їх відповідності вимогам закону. Якщо необхідних документів немає - займіться їх розробкою.

З урахуванням специфіки діяльності роботодавця і окремих використовуваних їм процедур, може виникнути необхідність в їх регламентації локальними нормативними актами. Ну і, звичайно, приступаючи до роботи з кадровими документами, пам'ятайте, що всі кадрові документи повинні за своїм складом, правилами складання, оформлення, зберігання відповідати правилам, нормативам, рекомендацій, встановленим законодавством.

Ось, мабуть, всі основні ключові моменти початку роботи з кадровими документами. Зрозуміло, що це величезна, копітка робота, що вимагає глибоких знань. Про всі її тонкощі ми обов'язково будемо говорити на сторінках журналу «Все для кадровика».