19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Дублікат трудової книжки: зразок заповнення

  1. Дублікат трудової книжки: зразок заповнення Порядок оформлення і видачі дубліката трудової книжки...
  2. Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки
  3. Надаємо інформацію про попередні місця роботи
  4. Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки
  5. Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки
  6. Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення
  7. Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки
  8. Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки
  9. Зразок оформлення дубліката трудової книжки
  10. Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки
  11. Видаємо особі дублікат трудової книжки
  12. Дублікат трудової книжки: зразок заповнення
  13. Встановлюємо факт роботи в організації
  14. Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки
  15. Надаємо інформацію про попередні місця роботи
  16. Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки
  17. Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки
  18. Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення
  19. Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки
  20. Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки
  21. Зразок оформлення дубліката трудової книжки
  22. Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки
  23. Видаємо особі дублікат трудової книжки
  24. Дублікат трудової книжки: зразок заповнення
  25. Встановлюємо факт роботи в організації
  26. Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки
  27. Надаємо інформацію про попередні місця роботи
  28. Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки
  29. Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки
  30. Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення
  31. Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки
  32. Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки
  33. Зразок оформлення дубліката трудової книжки
  34. Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки
  35. Видаємо особі дублікат трудової книжки

Дублікат трудової книжки: зразок заповнення

Порядок оформлення і видачі дубліката трудової книжки регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Хоча процедура оформлення дубліката трудової книжки чітко і детально прописана в окремому розділі Інструкції № 58, на практиці у відповідній ситуації кадровики часто припускаються помилок.

Увага! Видача дубліката трудової книжки організацією, в яку працевлаштовується працівник, - помилка.

Досить часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформляє дублікат на новому місці роботи. Втім, пунктом 5.1 Інструкції № 58, встановлено, у разі втрати трудової книжки особа повинна звернутися із заявою про оформлення та видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.

Якщо при оформленні людини на роботу з'ясовано, що вона втратила трудову книжку, кадровик повинен лише роз'яснити особі порядок оформлення дубліката та порадити їй звернутися до попереднього роботодавця.

Припустимо, що з проханням про видачу дубліката трудової книжки в організацію звернувся колишній працівник, для якого організація є останнім місцем роботи. Ваші дії ...

Встановлюємо факт роботи в організації

До оформлення дубліката необхідно переконатися, що особа, яка заявила про втрату трудової книжки, дійсно працювало в організації. Зробити це дуже легко в разі, якщо в організації ведеться алфавітна картотека (або алфавітна книга).

Увага! Алфавітну картотеку (книгу) доцільно вести в організаціях з метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників. У алфавітні картки (книги) вносяться облікові дані працівника (прізвище, ім'я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийом на роботу і звільнення (найменування структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу). Також в алфавітній картці (книзі) доцільно вказувати іншу облікову інформацію (номери особової картки та особової справи, реєстраційний номер трудової книжки по Книзі реєстрації руху трудових книжок і вкладишів до них, табельний номер тощо).

Маючи під рукою такий інформаційно-пошуковий інструмент як алфавітна картотека (книга), дуже легко визначити, чи дійсно особа працювала в організації, і швидко знайти в архіві організації всі документи, необхідні для оформлення дубліката трудової книжки (накази про прийом, переведення, звільнення; особову картку, особову справу) і наданні особі інформації про минулу трудову діяльність для отримання документів з попередніх місць роботи.

Якщо алфавітна картотека (книга) відсутня, то для встановлення факту роботи особи в організації слід звернутися в картотеки особових карток звільнених працівників. Нагадаємо, що такі картки зберігаються окремо від особистих карток осіб, які працюють в організації.

Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки

Роз'ясніть особі, що відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки, оформлений в установленому порядку, видається не пізніше 15 днів після подачі заяви, а в разі ускладнення - в інші строки.

Також особі повинно бути роз'яснено, що відповідно до пункту 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки повинна бути внесена інформація про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації і яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути завірені в установленому порядку:

  • довідки про роботу в інших організаціях;
  • копії наказів (розпоряджень) про прийом, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
  • дипломи (свідоцтва);
  • довідки про періоди одержання допомоги по безробіттю;
  • трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Особа має знати, що ця інформація є необхідною для визначення тривалості страхового стажу для призначення пенсії, так і для призначення допомоги по безробіттю або по тимчасовій непрацездатності. Особа має усвідомлювати, що відповідні документи рано чи пізно доведеться збирати, тому, якщо є час, краще зробити це відразу.

Увага! Інструкція № 58 не містить норм, які б зобов'язували громадян збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та надавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок.

Часто працівники взагалі відмовляються надавати документи, які підтверджують наявність попереднього стаж, мотивуючи це тим, що організації, де вони раніше працювали, відшукати неможливо, або подати трудову книжку на нове місце роботи потрібно терміново, оскільки новий роботодавець не згоден чекати, поки стаж буде повністю відновлено.

У таких випадках допустимо вносити дублікатів трудових книжок записи тільки останнє місце роботи. Однак бажано, щоб працівник власноруч засвідчив своє бажання отримати такий дублікат трудової книжки, вказавши про це в тексті заяви про видачу дубліката.

Надаємо інформацію про попередні місця роботи

Відповідно до частини сьомої пункту 5.3 Інструкції № 58 роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню в організацію. Така допомога може виражатися в наданні інформації про назви організацій, в яких раніше працювала особа, і дати прийняття і звільнення з них.

Так, наприклад, з відомостей, зазначених в особовій картці, можна дізнатися назву організації, в якій особа працювала безпосередньо перед влаштуванням на останнє місце роботи, і дату звільнення з цієї організації. За датою звільнення у відповідній організації можна легко відшукати особисту картку, оскільки ці картки формуються в справи і зберігаються з датою (роком) звільнення працівників. А за особистою карткою вже можна легко встановити дату прийняття працівника на роботу, дати перекладів (якщо такі мали місце) та номера і дати відповідних наказів.

У такій же спосіб (ланцюжком) можна встановити і назви всіх попередніх місць роботи.

Якщо на працівника велося особиста справа, відновити попередню трудову біографію ще простіше: в особистому листку по обліку кадрів відображаються не тільки назва організації і місяць і рік звільнення, але і місяць і рік прийняття до відповідної організації.

Надання особі максимальної інформації про її попередньої діяльності значно скоротить час збору необхідних документів.

Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки

Після того, як людина визначиться, чи буде він збирати довідки з попередніх місць роботи і скільки приблизно часу їй для цього знадобиться, він повинен написати заяву на ім'я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.

У заяві особа в обов'язковому порядку повинна зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, що підтверджують наявність попереднього працевлаштування, і про те, що в дублікаті буде відображено тільки такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими в кадрової служби документами з попередніх місць роботи.

Якщо особа не має бажання збирати документи про колишню трудової діяльності, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей тільки про останнє місце роботи, це також повинно бути вказано в заяві.

Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки

Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник організації і оформляє його у вигляді резолюції на заяві особи. У резолюції повинні бути визначені виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації) і дата виконання доручення. Якщо дату заздалегідь визначити неможливо (невідомий термін збору документів про минуле трудову діяльність), керівник в резолюції може вказати, наприклад: «Термін виконання - 2 робочих дня з дати надання всіх необхідних документів».

Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення

Перевірте правильність оформлення та засвідчення поданих документів (наявність дат, номерів, підписів, розшифровок підписів, відбитків печаток, відміток про завірення копії або виписки тощо).

Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника суму вартості бланка трудової книжки (п. 6.1 Інструкції № 58). Оплату слід внести в касу організації. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки служить прибутковий касовий ордер, оформлений в установленому порядку.

Цей касовий ордер є підставою для списання з під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих в бухгалтерії.

Після отримання від особи касового прибуткового ордера зробить на ньому відмітку про серію та номер бланка трудової книжки, який буде оформлений як дублікат.

Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки

Відомості про працівника записуються на титульному аркуші дубліката трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта (п. 2.11 Інструкції № 58).

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

У правому верхньому кутку титульного аркуша робиться напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо в організації є штамп з відповідним текстом, проставляється відбиток такого штампа.

Після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).

Титульний лист дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Інструкції № 58).

Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки

Правила та порядок внесення записів про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки визначений пунктом 5.2 Інструкції № 58.

Якщо до пристрою в організацію працівник вже працював і надав про це завірені в установленому порядку документи, то в графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття в організацію, який підтверджений документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, в якій організації, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

  • в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
  • в графі 3 пишеться найменування організації, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Запис в дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій же організації, про це також вноситься відповідний запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

Увага! Якщо документи містять неповні відомості про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено відповідні записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо до пристрою в організацію людина ніде не працював, або працював, але відповідних документів не надав, дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами оформлення трудових книжок працівників. А саме: розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Всі записи про роботу, заохочення та нагороди за час роботи в організації, внесені в дублікат трудової книжки, завіряються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

Видаємо особі дублікат трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець повинен на свій розсуд визначити, яким чином слід це робити.

Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну позначку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).

Дублікат трудової книжки: зразок заповнення

Порядок оформлення і видачі дубліката трудової книжки регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Хоча процедура оформлення дубліката трудової книжки чітко і детально прописана в окремому розділі Інструкції № 58, на практиці у відповідній ситуації кадровики часто припускаються помилок.

Увага! Видача дубліката трудової книжки організацією, в яку працевлаштовується працівник, - помилка.

Досить часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформляє дублікат на новому місці роботи. Втім, пунктом 5.1 Інструкції № 58, встановлено, у разі втрати трудової книжки особа повинна звернутися із заявою про оформлення та видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.

Якщо при оформленні людини на роботу з'ясовано, що вона втратила трудову книжку, кадровик повинен лише роз'яснити особі порядок оформлення дубліката та порадити їй звернутися до попереднього роботодавця.

Припустимо, що з проханням про видачу дубліката трудової книжки в організацію звернувся колишній працівник, для якого організація є останнім місцем роботи. Ваші дії ...

Встановлюємо факт роботи в організації

До оформлення дубліката необхідно переконатися, що особа, яка заявила про втрату трудової книжки, дійсно працювало в організації. Зробити це дуже легко в разі, якщо в організації ведеться алфавітна картотека (або алфавітна книга).

Увага! Алфавітну картотеку (книгу) доцільно вести в організаціях з метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників. У алфавітні картки (книги) вносяться облікові дані працівника (прізвище, ім'я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийом на роботу і звільнення (найменування структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу). Також в алфавітній картці (книзі) доцільно вказувати іншу облікову інформацію (номери особової картки та особової справи, реєстраційний номер трудової книжки по Книзі реєстрації руху трудових книжок і вкладишів до них, табельний номер тощо).

Маючи під рукою такий інформаційно-пошуковий інструмент як алфавітна картотека (книга), дуже легко визначити, чи дійсно особа працювала в організації, і швидко знайти в архіві організації всі документи, необхідні для оформлення дубліката трудової книжки (накази про прийом, переведення, звільнення; особову картку, особову справу) і наданні особі інформації про минулу трудову діяльність для отримання документів з попередніх місць роботи.

Якщо алфавітна картотека (книга) відсутня, то для встановлення факту роботи особи в організації слід звернутися в картотеки особових карток звільнених працівників. Нагадаємо, що такі картки зберігаються окремо від особистих карток осіб, які працюють в організації.

Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки

Роз'ясніть особі, що відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки, оформлений в установленому порядку, видається не пізніше 15 днів після подачі заяви, а в разі ускладнення - в інші строки.

Також особі повинно бути роз'яснено, що відповідно до пункту 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки повинна бути внесена інформація про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації і яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути завірені в установленому порядку:

  • довідки про роботу в інших організаціях;
  • копії наказів (розпоряджень) про прийом, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
  • дипломи (свідоцтва);
  • довідки про періоди одержання допомоги по безробіттю;
  • трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Особа має знати, що ця інформація є необхідною для визначення тривалості страхового стажу для призначення пенсії, так і для призначення допомоги по безробіттю або по тимчасовій непрацездатності. Особа має усвідомлювати, що відповідні документи рано чи пізно доведеться збирати, тому, якщо є час, краще зробити це відразу.

Увага! Інструкція № 58 не містить норм, які б зобов'язували громадян збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та надавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок.

Часто працівники взагалі відмовляються надавати документи, які підтверджують наявність попереднього стаж, мотивуючи це тим, що організації, де вони раніше працювали, відшукати неможливо, або подати трудову книжку на нове місце роботи потрібно терміново, оскільки новий роботодавець не згоден чекати, поки стаж буде повністю відновлено.

У таких випадках допустимо вносити дублікатів трудових книжок записи тільки останнє місце роботи. Однак бажано, щоб працівник власноруч засвідчив своє бажання отримати такий дублікат трудової книжки, вказавши про це в тексті заяви про видачу дубліката.

Надаємо інформацію про попередні місця роботи

Відповідно до частини сьомої пункту 5.3 Інструкції № 58 роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню в організацію. Така допомога може виражатися в наданні інформації про назви організацій, в яких раніше працювала особа, і дати прийняття і звільнення з них.

Так, наприклад, з відомостей, зазначених в особовій картці, можна дізнатися назву організації, в якій особа працювала безпосередньо перед влаштуванням на останнє місце роботи, і дату звільнення з цієї організації. За датою звільнення у відповідній організації можна легко відшукати особисту картку, оскільки ці картки формуються в справи і зберігаються з датою (роком) звільнення працівників. А за особистою карткою вже можна легко встановити дату прийняття працівника на роботу, дати перекладів (якщо такі мали місце) та номера і дати відповідних наказів.

У такій же спосіб (ланцюжком) можна встановити і назви всіх попередніх місць роботи.

Якщо на працівника велося особиста справа, відновити попередню трудову біографію ще простіше: в особистому листку по обліку кадрів відображаються не тільки назва організації і місяць і рік звільнення, але і місяць і рік прийняття до відповідної організації.

Надання особі максимальної інформації про її попередньої діяльності значно скоротить час збору необхідних документів.

Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки

Після того, як людина визначиться, чи буде він збирати довідки з попередніх місць роботи і скільки приблизно часу їй для цього знадобиться, він повинен написати заяву на ім'я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.

У заяві особа в обов'язковому порядку повинна зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, що підтверджують наявність попереднього працевлаштування, і про те, що в дублікаті буде відображено тільки такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими в кадрової служби документами з попередніх місць роботи.

Якщо особа не має бажання збирати документи про колишню трудової діяльності, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей тільки про останнє місце роботи, це також повинно бути вказано в заяві.

Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки

Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник організації і оформляє його у вигляді резолюції на заяві особи. У резолюції повинні бути визначені виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації) і дата виконання доручення. Якщо дату заздалегідь визначити неможливо (невідомий термін збору документів про минуле трудову діяльність), керівник в резолюції може вказати, наприклад: «Термін виконання - 2 робочих дня з дати надання всіх необхідних документів».

Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення

Перевірте правильність оформлення та засвідчення поданих документів (наявність дат, номерів, підписів, розшифровок підписів, відбитків печаток, відміток про завірення копії або виписки тощо).

Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника суму вартості бланка трудової книжки (п. 6.1 Інструкції № 58). Оплату слід внести в касу організації. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки служить прибутковий касовий ордер, оформлений в установленому порядку.

Цей касовий ордер є підставою для списання з під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих в бухгалтерії.

Після отримання від особи касового прибуткового ордера зробить на ньому відмітку про серію та номер бланка трудової книжки, який буде оформлений як дублікат.

Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки

Відомості про працівника записуються на титульному аркуші дубліката трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта (п. 2.11 Інструкції № 58).

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

У правому верхньому кутку титульного аркуша робиться напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо в організації є штамп з відповідним текстом, проставляється відбиток такого штампа.

Після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).

Титульний лист дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Інструкції № 58).

Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки

Правила та порядок внесення записів про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки визначений пунктом 5.2 Інструкції № 58.

Якщо до пристрою в організацію працівник вже працював і надав про це завірені в установленому порядку документи, то в графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття в організацію, який підтверджений документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, в якій організації, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

  • в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
  • в графі 3 пишеться найменування організації, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Запис в дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій же організації, про це також вноситься відповідний запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

Увага! Якщо документи містять неповні відомості про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено відповідні записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо до пристрою в організацію людина ніде не працював, або працював, але відповідних документів не надав, дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами оформлення трудових книжок працівників. А саме: розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Всі записи про роботу, заохочення та нагороди за час роботи в організації, внесені в дублікат трудової книжки, завіряються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

Видаємо особі дублікат трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець повинен на свій розсуд визначити, яким чином слід це робити.

Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну позначку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).

Дублікат трудової книжки: зразок заповнення

Порядок оформлення і видачі дубліката трудової книжки регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.

Хоча процедура оформлення дубліката трудової книжки чітко і детально прописана в окремому розділі Інструкції № 58, на практиці у відповідній ситуації кадровики часто припускаються помилок.

Увага! Видача дубліката трудової книжки організацією, в яку працевлаштовується працівник, - помилка.

Досить часто виникає ситуація, коли особа, яка влаштовується на роботу, повідомляє про те, що трудову книжку втрачено, а кадровик оформляє дублікат на новому місці роботи. Втім, пунктом 5.1 Інструкції № 58, встановлено, у разі втрати трудової книжки особа повинна звернутися із заявою про оформлення та видачу дубліката до роботодавця за останнім місцем роботи.

Якщо при оформленні людини на роботу з'ясовано, що вона втратила трудову книжку, кадровик повинен лише роз'яснити особі порядок оформлення дубліката та порадити їй звернутися до попереднього роботодавця.

Припустимо, що з проханням про видачу дубліката трудової книжки в організацію звернувся колишній працівник, для якого організація є останнім місцем роботи. Ваші дії ...

Встановлюємо факт роботи в організації

До оформлення дубліката необхідно переконатися, що особа, яка заявила про втрату трудової книжки, дійсно працювало в організації. Зробити це дуже легко в разі, якщо в організації ведеться алфавітна картотека (або алфавітна книга).

Увага! Алфавітну картотеку (книгу) доцільно вести в організаціях з метою полегшення роботи з пошуку інформації про працюючих та звільнених працівників. У алфавітні картки (книги) вносяться облікові дані працівника (прізвище, ім'я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийом на роботу і звільнення (найменування структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу). Також в алфавітній картці (книзі) доцільно вказувати іншу облікову інформацію (номери особової картки та особової справи, реєстраційний номер трудової книжки по Книзі реєстрації руху трудових книжок і вкладишів до них, табельний номер тощо).

Маючи під рукою такий інформаційно-пошуковий інструмент як алфавітна картотека (книга), дуже легко визначити, чи дійсно особа працювала в організації, і швидко знайти в архіві організації всі документи, необхідні для оформлення дубліката трудової книжки (накази про прийом, переведення, звільнення; особову картку, особову справу) і наданні особі інформації про минулу трудову діяльність для отримання документів з попередніх місць роботи.

Якщо алфавітна картотека (книга) відсутня, то для встановлення факту роботи особи в організації слід звернутися в картотеки особових карток звільнених працівників. Нагадаємо, що такі картки зберігаються окремо від особистих карток осіб, які працюють в організації.

Роз'яснюємо правила і порядок оформлення дубліката трудової книжки

Роз'ясніть особі, що відповідно до пункту 5.1 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки, оформлений в установленому порядку, видається не пізніше 15 днів після подачі заяви, а в разі ускладнення - в інші строки.

Також особі повинно бути роз'яснено, що відповідно до пункту 5.3 Інструкції № 58 до дубліката трудової книжки повинна бути внесена інформація про трудову діяльність, яка передувала роботі в останній організації і яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути завірені в установленому порядку:

  • довідки про роботу в інших організаціях;
  • копії наказів (розпоряджень) про прийом, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
  • дипломи (свідоцтва);
  • довідки про періоди одержання допомоги по безробіттю;
  • трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Особа має знати, що ця інформація є необхідною для визначення тривалості страхового стажу для призначення пенсії, так і для призначення допомоги по безробіттю або по тимчасовій непрацездатності. Особа має усвідомлювати, що відповідні документи рано чи пізно доведеться збирати, тому, якщо є час, краще зробити це відразу.

Увага! Інструкція № 58 не містить норм, які б зобов'язували громадян збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та надавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок.

Часто працівники взагалі відмовляються надавати документи, які підтверджують наявність попереднього стаж, мотивуючи це тим, що організації, де вони раніше працювали, відшукати неможливо, або подати трудову книжку на нове місце роботи потрібно терміново, оскільки новий роботодавець не згоден чекати, поки стаж буде повністю відновлено.

У таких випадках допустимо вносити дублікатів трудових книжок записи тільки останнє місце роботи. Однак бажано, щоб працівник власноруч засвідчив своє бажання отримати такий дублікат трудової книжки, вказавши про це в тексті заяви про видачу дубліката.

Надаємо інформацію про попередні місця роботи

Відповідно до частини сьомої пункту 5.3 Інструкції № 58 роботодавець зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню в організацію. Така допомога може виражатися в наданні інформації про назви організацій, в яких раніше працювала особа, і дати прийняття і звільнення з них.

Так, наприклад, з відомостей, зазначених в особовій картці, можна дізнатися назву організації, в якій особа працювала безпосередньо перед влаштуванням на останнє місце роботи, і дату звільнення з цієї організації. За датою звільнення у відповідній організації можна легко відшукати особисту картку, оскільки ці картки формуються в справи і зберігаються з датою (роком) звільнення працівників. А за особистою карткою вже можна легко встановити дату прийняття працівника на роботу, дати перекладів (якщо такі мали місце) та номера і дати відповідних наказів.

У такій же спосіб (ланцюжком) можна встановити і назви всіх попередніх місць роботи.

Якщо на працівника велося особиста справа, відновити попередню трудову біографію ще простіше: в особистому листку по обліку кадрів відображаються не тільки назва організації і місяць і рік звільнення, але і місяць і рік прийняття до відповідної організації.

Надання особі максимальної інформації про її попередньої діяльності значно скоротить час збору необхідних документів.

Отримуємо заяву про видачу дубліката трудової книжки

Після того, як людина визначиться, чи буде він збирати довідки з попередніх місць роботи і скільки приблизно часу їй для цього знадобиться, він повинен написати заяву на ім'я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.

У заяві особа в обов'язковому порядку повинна зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, що підтверджують наявність попереднього працевлаштування, і про те, що в дублікаті буде відображено тільки такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими в кадрової служби документами з попередніх місць роботи.

Якщо особа не має бажання збирати документи про колишню трудової діяльності, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей тільки про останнє місце роботи, це також повинно бути вказано в заяві.

Отримуємо резолюцію керівника організації на заяві про видачу дубліката трудової книжки

Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник організації і оформляє його у вигляді резолюції на заяві особи. У резолюції повинні бути визначені виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації) і дата виконання доручення. Якщо дату заздалегідь визначити неможливо (невідомий термін збору документів про минуле трудову діяльність), керівник в резолюції може вказати, наприклад: «Термін виконання - 2 робочих дня з дати надання всіх необхідних документів».

Отримуємо документи, що підтверджують трудову діяльність, і перевіряємо правильність їх оформлення

Перевірте правильність оформлення та засвідчення поданих документів (наявність дат, номерів, підписів, розшифровок підписів, відбитків печаток, відміток про завірення копії або виписки тощо).

Стягуємо суму вартості бланка трудової книжки

При оформленні дубліката трудової книжки роботодавець стягує з працівника суму вартості бланка трудової книжки (п. 6.1 Інструкції № 58). Оплату слід внести в касу організації. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки служить прибутковий касовий ордер, оформлений в установленому порядку.

Цей касовий ордер є підставою для списання з під звіту відповідальної особи кадрової служби бланків, отриманих в бухгалтерії.

Після отримання від особи касового прибуткового ордера зробить на ньому відмітку про серію та номер бланка трудової книжки, який буде оформлений як дублікат.

Заповнюємо титульний лист дубліката трудової книжки

Відомості про працівника записуються на титульному аркуші дубліката трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта (п. 2.11 Інструкції № 58).

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

У правому верхньому кутку титульного аркуша робиться напис «Дублікат» (п. 5.1 Інструкції № 58). Якщо в організації є штамп з відповідним текстом, проставляється відбиток такого штампа.

Після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей (п. 2.12 Інструкції № 58).

Титульний лист дубліката трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Інструкції № 58).

Вносимо відомості про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки

Правила та порядок внесення записів про роботу, заохочення та нагородження до дубліката трудової книжки визначений пунктом 5.2 Інструкції № 58.

Якщо до пристрою в організацію працівник вже працював і надав про це завірені в установленому порядку документи, то в графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття в організацію, який підтверджений документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, в якій організації, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку:

  • в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
  • в графі 3 пишеться найменування організації, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.

Запис в дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу в тій же організації, про це також вноситься відповідний запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

Увага! Якщо документи містять неповні відомості про роботу в минулому, до дубліката трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є в документах.

У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено відповідні записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Якщо до пристрою в організацію людина ніде не працював, або працював, але відповідних документів не надав, дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами оформлення трудових книжок працівників. А саме: розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Всі записи про роботу, заохочення та нагороди за час роботи в організації, внесені в дублікат трудової книжки, завіряються підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

Видаємо особі дублікат трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець повинен на свій розсуд визначити, яким чином слід це робити.

Наприклад, особа може написати розписку в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну позначку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).