Головбух у відпустці: хто підписує документи

1. Факсиміле для рахунку-фактури не підійде
2. Хто підпише банківські документи
3. Податкова перевірка, коли головбух у відпустці
4. Документообіг не повинен «стати»

Головний бухгалтер, як і будь-який інший працівник, може піти у відпустку. Але «призупинити» ведення обліку на час відпустки головного бухгалтера не можна. Поки його немає, в організації йде господарська діяльність, створюються документи, які підлягають обліку в бухгалтерії, в тому числі ті, на яких обов'язково повинна стояти підпис головбуха. Хто може візувати документи, дізналися експерти «бератор».

Підпис головного бухгалтера на рахунку-фактурі обов'язкове. Причому він підписує рахунки-фактури без довіреності. А хто має право поставити свій підпис замість підпису головбуха, який перебуває у відпустці?

право підписання рахунків-фактур від імені головного бухгалтера можна передати іншим уповноваженим особам на час його відпустки. Таким уповноваженою особою може стати сам керівник організації, якщо він виконує обов'язки головного бухгалтера.

Нагадаю, що довіреність на право підписання рахунки-фактури повинна бути оформлена відповідно до статей 185, 185.1, 186 Цивільного кодексу. Довіреність від імені юридичної особи видається за підписом керівника або іншої особи, уповноваженої на це відповідно до закону та установчих документів. Довіреність може бути видана на будь-який термін. Якщо в дорученні не вказано термін її дії, вона зберігає силу протягом року з дня її видачі.

Зверніть увагу

Якщо заміщає головного бухгалтера працівнику надається право підпису банківських документів на тривалий термін, то слід заново оформити банківські картки. У них, крім зразків підписів керівника та головного бухгалтера, повинні бути зафіксовані і зразки підписів заміщають осіб.

Законодавством не заборонено, щоб рахунок-фактуру і за керівника, і за головного бухгалтера підписувала одна особа, за умови, що у нього є відповідні повноваження. Ні положення Податкового кодексу, ні Правила заповнення рахунку-фактури, затверджені постановою № 1137, не містять заборони на підписання рахунки-фактури однією людиною.

Факсиміле для рахунку-фактури не підійде

Нерідко на рахунку-фактурі ставлять не «живу», а факсимільний підпис керівника або головного бухгалтера.

Президія ВАС РФ вказав, що підписання рахунки-фактури факсимільним підписом положеннями статті 169 Податкового кодексу не передбачено, а отже, застосування податкового вирахування за таким рахунком-фактурою неправомірно. Така позиція ВАС відображена в постанові Президії ВАС РФ від 27 вересня 2011 № 4134/11. Схожі висновки містяться і в постановах арбітражних судів федеральних округів: постанови ФАС Північно-Західного округу від 22 лютого 2013 року до справи № А52-1727 / 2012 Волго-Вятського округу від 13 грудня 2013 року № А79-13124 / 2012 Московського округу від 7 березня 2014 року № Ф05-977 / 2014 з справі № А40-63139 / 13-99-194.

Так що головбух, йдучи у відпустку, не може залишити співробітникам факсиміле свого підпису для оформлення документів. Щоб у партнерів не було відмови в застосуванні відрахувань, рахунок-фактура повинен завірятися власноручними підписами посадових осіб.

Читайте також «Як правильно застосовувати факсимільну підпис»

Хто підпише банківські документи

Дуже важливе питання - підписання банківських документів. Якщо заміщає головного бухгалтера працівнику надається право підпису банківських документів на тривалий термін, то слід заново оформити банківські картки. У них, крім зразків підписів керівника та головного бухгалтера, повинні бути зафіксовані і зразки підписів заміщають осіб. Тільки тоді ці особи зможуть підписувати платіжні доручення і чеки. Право підпису заміщує особам можна надати і тимчасово, тоді до наявної картці необхідно оформити в банку тимчасові картки із зразками підписів.

Якщо у вас стоїть система «Банк-клієнт», то оформляти банківські картки для платіжних доручень не доведеться, достатньо просто передати ключі ЕЦП головного бухгалтера для підпису електронних документів. Це необхідно відобразити в наказі про передачу повноважень на час відпустки головного бухгалтера.

Податкова перевірка, коли головбух у відпустці

Якщо під час відпустки головного бухгалтера в організацію прийде податкова перевірка, то через його відсутність переносити її ніхто не буде.

А ось якщо податківці просять вас надати документи або інформацію, то ви можете в зв'язку з відпусткою головного бухгалтера клопотати про продовження строку їх подання згідно з пунктом 3 статті 93 Податкового кодексу.

Якщо до вас надійде вимога про подання документів в рамках зустрічної перевірки, відпустку головбуха може стати приводом, щоб продовжити термін надання документів та інформації відповідно до частини 5 статті 93.1 Податкового кодексу.

Читайте також «Камеральні та виїзні податкові перевірки»

Документообіг не повинен «стати»

Ну і тепер про найголовніше - про документообіг.

документообіг - це порядок оформлення, прийняття до обліку, обробки і передачі в архів документів, на підставі яких компанія веде свою діяльність, в тому числі бухгалтерський і податковий облік. Він регламентується спеціальним графіком. Від того, наскільки правильно складений графік, багато в чому залежить робота бухгалтерії. І особливо в період відпустки головного бухгалтера.

Головбух, йдучи у відпустку, зобов'язаний призначити відповідального або попередити «головного по документам», що до бухгалтерського обліку заборонено приймати документи, за якими оформлено не мали місця факти господарського життя, в тому числі що лежать в основі уявних і удаваних угод. Не можна використовувати завідомо підроблені документи - це діяння кримінально каране.

Взагалі головному бухгалтеру, навіть якщо у нього в штаті працюють досвідчені співробітники, перед відходом у відпустку варто провести детальний інструктаж щодо документів, які можна приймати до обліку в його відсутність, і угод, які не можна оформляти без нього. Документ, «минулий» під час відпустки, може загубитися у великому обсязі поточних паперів і спливти проблемою при перевірці через пару років.

Журнал «Розрахунок»

Правдивий журнал про роботу бухгалтера сьогодні. У виданні не публікуються теорії або норми законів, всі тексти - реальний досвід бухгалтерів, директорів, юристів і кадрових працівників. Цікаву статтю «для себе» в кожному номері знайде будь-який співробітник компанії.

Замовити журнал