Графік відпусток на 2019 рік

1. Коли і як скласти графік відпусток на 2019 рік
2. Як оформити і затвердити графік відпусток на 2019 рік
3. Як заповнити графік відпусток на 2019 рік
4. Як внести зміни в графік відпусток на 2019 рік

Читайте інструкцію, як заповнити графік відпусток на 2019 рік. Ми розповіли, як підготуватися і в які терміни скласти графік, як внести в нього зміни. А також підготували бланк і зразок заповнення.

Коли і як скласти графік відпусток на 2019 рік

Згідно з Трудовим кодексом (ст.123) всі роботодавці зобов'язані щорічно складати і затверджувати графіки відпусток. А працівники повинні ходити у відпустку в запланований час. Організаціям, які ігнорують цю вимогу, доведеться заплатити штраф до 50 000 рублів. А посадова особа, з вини якого допущено порушення, заплатить штраф від 1 000 до 5 000 рублів.

Роботодавець повинен складати графік в чітко визначені терміни, зазначені у ст.123 ТК РФ. Не пізніше, ніж за два тижні до початку нового року керівник компанії повинен затвердити графік на наступний рік.

Що за правила і як застосовувати

Графік відпусток на 2019 рік має бути затверджений не пізніше 17 грудня 2018 року.

Процес підготовки і затвердження графіка можна розбити на кілька нескладних кроків:

1. Керівник компанії збирає побажання співробітників щодо термінів виходу у відпустку,
2. Всі дані вносяться в таблицю, в результаті виходить план-графік із зазначенням конкретних дат хоча б місяців початку відпустки кожного працівника,
3. Керівник коригує графік так, щоб дотримати права працівників, що мають пріоритетне право на вибір часу відпочинку. І в той же час не допустити збоїв у роботі компанії через відсутність відпочиваючих працівників,
4. Графік оформляється у вигляді спеціального документа, про правила оформлення ми розповімо нижче,
5. Якщо в структурі компанії створені окремі підрозділи, доцільно провести процедуру узгодження графіка з їх керівниками,
6. Готовий графік затверджується керівником компанії. А потім з ним знайомлять працівників під розпис.

Трудове законодавство не зобов'язує роботодавця враховувати побажання всіх без винятку працівників. Однак деяким категоріям працівників відпустку повинен бути наданий у зручний для них час. Свій вибір зазначені працівники повинні повідомити роботодавця у вигляді письмової заяви. До таких працівників відносяться:

• Співробітники у віці до 18 років,
• Рідні або прийомні батьки дітей-інвалідів віком до 18 років,
• Жінки, які планують йти в декретну відпустку. За їх заявою чергова оплачувана відпустка надається безпосередньо перед виходом у декрет,
• Чоловіки жінок, які перебувають у декретній відпустці,
• Зовнішні сумісники на додатковому місці роботи має право йти у відпустку одночасно з відпусткою на основній роботі,
• Усиновителі дітей у віці до 3 місяців,
• Подружжя військовослужбовців,
• Жінки, які мають двох або більше дітей віком до 12 років,
• Почесні донори.

Як бути, якщо під час складання графіка був відсутній працівник, якому належиться відпустка тривалістю в пріоритетному порядку? Зазвичай є можливість зв'язатися з працівником і почути його побажання. А коли він вийде на роботу, попросіть його написати заяву. Якщо терміни затвердження графіка не дозволяють чекати, а зв'язатися з працівником неможливо, внесіть його в графік на свій розсуд. Як тільки працівник з'явиться на робочому місці, попросіть його написати заяву про те, що він не проти піти у відпустку відповідно до складеного графіку. Якщо працівник відмовиться писати таку заяву, доведеться вносити зміни в затверджений документ.

Як оформити і затвердити графік відпусток на 2019 рік

Графік оформляється на спеціальному бланку. Його форма затверджена Постановою Гомкомстата РФ від 05.01.2004г. №1. Використовувати типовий бланк не обов'язково, але зручно, оскільки він містить всі необхідні реквізити. При необхідності в типову форму можна внести зміни, щоб адаптувати її під специфіку своєї організації. Наприклад, додати відсутні або, навпаки, прибрати зайві реквізити.

Можна розробити свій власний бланк, в ньому обов'язково повинні бути присутніми такі реквізити:

• Найменування роботодавця,
• Реквізити документа: назва, номер, дата,
• На який рік складається документ,
• Місце для резолюції керівника,
• Місце для вказівки думки профспілкового органу,
• Дані працівників: назва посади, ПІБ, табельний номер, підрозділ (при наявності),
• Планована тривалість відпусток,
• Планові дати початку відпусток,
• Фактичні дати,
• Відомості про перенесення.

Змінену типову або свою власну форму необхідно затвердити в якості додатку до облікової політики. Після того, як бланк обраний, і необхідні відомості зібрані, можна оформляти графік. Як його заповнити, ми розповімо нижче.

Готовий графік повинен затвердити керівник компанії. Можна видати окремий наказ про затвердження, але це за бажанням роботодавця. Типовий бланк Т-7 не вимагає видання окремого розпорядчого документа, оскільки відповідний реквізит є в самому бланку.

Працівників необхідно ознайомити з графіком під розпис. Можна доповнити відповідним реквізитом типовий бланк. Або прикласти до нього окремий лист з підписами працівників про ознайомлення.

Як заповнити графік відпусток на 2019 рік

У верхній частині бланка вкажіть найменування роботодавця. Якщо їм є організація, то впишіть її повне або коротке найменування. Якщо роботодавцем є підприємець, то вкажіть його правовий статус «Індивідуальний підприємець» і повні прізвище, ім'я та по батькові.

Під найменуванням роботодавця в типовою формою Т-7 розташоване поле для вказівки думки профспілкового органу. Його заповнюють організації, в яких створена профспілка. Невеликі компанії, в яких профспілки немає, залишають цей реквізит порожнім.

Праворуч від думки профспілкового органу розташоване поле для запису про затвердження графіка. Після складання і узгодження графік затверджується керівником компанії. Запис про затвердження робиться в самому графіку, видавати окремий розпорядчий документ не вимагається.

Нижче розташовані найменування, номі і дата складання. Це стандартні реквізити для будь-якого кадрового документа. Потім розташована основна частина у вигляді таблиці. Саме з її заповненням пов'язана велика частина питань. Вище ми розповіли, що роботодавець складає графік на підставі побажань працівників. На їх основі заповнюється таблична частина документа.

список працівників

У списку працівників вказують структурні підрозділи, найменування посад і ПІБ працівників. Найменування підрозділів вказуйте при їх наявності. У малих компаніях окремих підрозділів може не бути, тоді першу графу можна залишити порожній або прибрати з графіка. В останньому випадку змінений бланк потрібно затвердити як додаток до облікової політики.

У список включайте всіх без винятку працівників, з якими укладено трудовий договір. Осіб, які виконують роботу за цивільно-правовим договором, до списку не включайте.

Отсутвствующіх співробітників теж необхідно включати в графік. Роботодавці часто роблять помилку - не включають в документ декретниці і жінок, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною. Це невірно, адже після закінчення материнського відпустки жінка може попросити чергову відпустку, а роботодавець не має права відмовити.

Краще перед складанням графіка поцікавитися у робітниць, які перебувають відпустці по догляду за дитиною, чи планують вони скористатися правом на чергову відпустку після виходу. Якщо так, потрібно включити їх в графік на загальних підставах. Якщо робітницю не включили в графік, або вона сама спочатку відмовилася від відпустки, а потім передумала, роботодавець не має права відмовити в наданні відпустки. Співробітниці досить написати заяву про надання чергової відпустки відразу після завершення материнського.

Зовнішні сумісники включаються до графіку так само, як і основні працівники. На відміну від основного персоналу, сумісники мають право просити відпустку у зручний для себе час. Відповідно до ч.1 ст.286 ТК РФ на додатковому місці роботи відпустка надається в такий же час, як на основній роботі. Попросіть сумісника принести з основної роботи документ, що підтверджує терміни запланованої відпустки.

Якщо на момент складання графіка час відпочинку на основній роботі суміснику невідомо, вкажіть приблизні дати початку відпустки. А в графі «Примітка» вкажіть «Приблизно».

Відомості про відпустку

У графі 5 вкажіть кількість календарних днів відпустки. Вказуйте загальна кількість днів, включаючи наступні дні:

• Додаткова відпустка, гарантований трудовим законодавством. Нагадаємо, що деяким категоріям працівників трудове законодавство гарантує збільшену тривалість щорічної відпустки. Наприклад, працівникам шкідливого чи небезпечного виробництва,
• Додаткова відпустка, наданий роботодавцем (при наявності),
• Невикористані дні, якщо вони залишилися у працівника з минулого року.

У кількість днів не включаються непланові, неоплачувані і материнські відпустки, наприклад:

• Навчальна відпустка,
• Декретна відпустка і відпустка по догляду за дитиною,
• Відпустка без збереження заробітної плати.

У графі 6 вкажіть передбачувані дати початку відпочинку працівників. Є два варіанти, як їх вказати:

1. Написати точні дати (день, місяць, рік), тоді працівникам не доведеться писати заяви про надання відпусток, відпочивати вони будуть за графіком,
2. Вказати тільки місяць початку відпустки, тоді працівникам доведеться писати заяви із зазначенням конкретної дати.

А в графу 7 кадровик вносить фактичні дати, коли працівник йде відпочивати.

Трудове законодавство дозволяє ділити відпустку на частини. Нагадаємо, що хоча б одна з частин повинна тривати не менше 14 календарних днів. Якщо відпустка надається частинами, то в графіку вкажіть передбачувані дати початку кожної.

Як внести зміни в графік відпусток на 2019 рік

Для внесення змін існують графи 8 і 9. Наприклад, працівник написав заяву про перенесення відпустки. У графі 8 вкажіть документ-підставу, наприклад, заява працівника, а в графі 9 - нову передбачувану дату початку.

Зміни можуть знадобитися, якщо в компанії з'явився новий працівник. Адже на момент складання документа новачка ще не було, і відпустку для нього не заплановано. Є два варіанти дій роботодавця:

• Не вмикати нового працівника в графік, а надати йому відпустку просто на підставі заяви. Адже ні законодавство, ні типовий бланк не передбачають обов'язку внесення нових співробітників,
• Складати графік на типовому бланку, залишаючи кілька вільних рядків, призначених для новачків,
• Розробити власний бланк так, щоб була можливість додавати нових співробітників.