Кадрове діловодство - в 2019 році, покрокова інструкція, з нуля, для чайників, графік змінності, законодавча база, основи ведення, документи 1С для організації, наказ, перепідготовка та аутсорсинг, аудит, дистанційно

1. Головні деталі в контролі на папері
2. З якою метою здійснюється
3. Законодавча база
4. обов'язкові документи
5. Нормативні акти
6. Етапи організації кадрового діловодства з нуля
7. Як ведеться облік
8. додаткові моменти
9. Штатний розпис і відпустки
10. оформлення співробітників
11. Рекомендації щодо порядку
12. Часто задавані питання

Для документального оформлення всіх кадрових операцій в організації необхідні певні знання і вміння.

Діловодство на підприємстві регулюється самостійно розробленої і затвердженої директором інструкцією. Вона є внутрішнім нормативним актом і обов'язкове для дотримання всіма співробітниками господарюючого суб'єкта. Розробляє і контролює її виконання відділ кадрів.

Законодавство вимагає складання безлічі документів, що закріплюють всі сторони трудових відносин співробітника з роботодавцем.

Досвідчені і початківці кадровики повинні підвищувати кваліфікацію. На допомогу їм створені інтернет-сайти, на яких представлені теоретичні курси кадрового діловодства.

Кадрові паперу відображають діяльність персоналу, підтверджують стаж співробітників, який грає першорядну роль при нарахуванні пенсії. Керівництво відповідає за документальний фонд підприємства.

Головні деталі в контролі на папері

Грамотна організація кадрового обліку вимагає знання нормативної бази, відстеження її змін, орієнтації в формах використовуваних документів.

З якою метою здійснюється

Порядок ведення кадрового обліку регламентується законодавством. На великих підприємствах з великим штатом співробітників, як правило, формується кадрова служба. Її працівники оформляють відповідні документи відповідно до вимог нормативної бази РФ.

Папери можуть мати уніфіковану форму або розроблятися на підприємстві і затверджуватися в локальних актах.

Кадрове діловодство - це діяльність, спрямована на розробку і ведення документів, пов'язаних з обліком персоналу, робочого часу, розрахунків по оплаті праці.

Кадрові питання включають в себе наступні позиції:

• оформлення прийому на роботу;
• внутрішнє переміщення працівників;
• звільнення;
• регулювання відносин між керівником і співробітниками;
• організація трудового процесу;
• інші.

Правильна організація кадрового обліку сприяє вирішенню ряду завдань.

Його основні цілі представлені в таблиці:

Обліково-контрольне прийом, облік, звільнення персоналу. Планово-регулятивне підбір, переміщення, адаптація працівників. Звітно-аналітичне

• вивчення співробітників, оцінка їх праці;
• аналітична робота;
• складання звітів.

Координаційно-інформаційне

• підготовка, навчання, перепідготовка персоналу;
• прийом працівників у службових і особистих питань;
• обробка письмових звернень трудящих;
• архівна та довідкова діяльність.

Організаційно-методичне

• документування роботи співробітників;
• робота з персоналом підрозділів;
• кадрове планування і керівництво.

Документальне

• ведення особових справ, трудових книжок;
• складання наказів, паперів для персоніфікованого обліку;
• оформлення лікарняних, пенсійних посвідчень і т. д.

У Москві та інших великих регіонах РФ організації, що мають окремі підрозділи, можуть вести кадровий облік онлайн. Для цього розроблені відповідні програми, що дозволяють проводити обмін документами в електронному вигляді.

Система кадрового діловодства

Законодавча база

Законодавчі основи кадрового діловодства містяться в ТК РФ.

Ця діяльність регулюється цілою низкою нормативно-правових актів:

• Вказівки щодо заповнення та застосування первинних документів з обліку та оплати праці (постанова Держкомстату № 1 від 05.01.04);
• уніфіковані документи і вимоги до їх складання (постанова Держстандарту № 65-ст від 03.03.03);
• Типова інструкція з діловодства для федеральних органів виконавчої влади (наказ Мінкультури РФ № 536 від 08.11.05);
• Правила роботи архівів (рішення Колегії Росархіву від 06.02.02);
• Правила діловодства для ФОІВ (постанова Уряду РФ № 477 від 15.06.09);
• Закон про інформацію, її захисту та інформаційних технологіях № 149-ФЗ від 27.07.06;
• Закон про розгляд звернень російських громадян № 59-ФЗ від 02.05.06;
• Закон про державну мову РФ № 53-ФЗ від 01.06.05;
• Закон про архівну справу № 125-ФЗ від 22..10.04;
• Закон про комерційну таємницю № 98-ФЗ від 29.07.04;
• Наказ про трудові книжки № 117н від 22.12.03;
• Постанова про прийняття інструкції щодо заповнення трудових № 69 від 10.10.03;
• Постанова про трудові книжки № 225 від 16.04.03;
• інструкції Генштабу збройних сил РФ.

обов'язкові документи

ТК РФ зобов'язує організації мати свою законодавчу базу, що включає ряд обов'язкових локальних нормативних документів.

До них відносяться:

Основний установчий документ. У ньому прописана правова форма підприємства, засновники, сфера діяльності, порядок прийому і звільнення керівника, його повноваження. Багато внутрішні нормативні акти компанії складаються на підставі положень Статуту. Правила розпорядку праці (далі - Правила)

• Наявність документа передбачають ст. 189, 190 ТК РФ. Він встановлює порядок прийому на роботу та звільнення співробітників, права, обов'язки сторін угоди, режими праці та відпочинку, систему заохочень та стягнень, інші питання щодо трудових відносин на підприємстві.
• Правила стверджує директор. При наявності в організації профспілки, враховується його думки з приводу прийняття документа. В організаціях, де персонал працює ненормований робочий день, повинен існувати Перелік відповідних посад і професій. Він оформляється у вигляді додатку до Правил.

Стаття 189. Дисципліна праці і трудовий розпорядок

Інструкція про захист персональних даних

• Згідно ст. 87 ТК РФ в ній встановлені вимоги, обов'язкові для виконання при обробці персональних даних про працівників, забезпечення їх захисту, використання, зберігання.
• Персональної вважається інформація про окремо взятому трудівника, потрібна роботодавцю для трудових відносин. Працівники повинні бути ознайомлені з документами, що визначають порядок обробки їх даних.

Стаття 87. Зберігання і використання персональних даних працівників

Положення про охорону праці

Воно знаходиться у відділі кадрів. Кожного працівника ознайомлюють з документом. На підприємствах з кількістю працівників понад 50 осіб має бути присутня посаду спеціаліста з охорони праці. Графік змінності Застосовується в компаніях зі змінним графіком праці. Документ є терміновим і діє певний період на розсуд роботодавця. Папери з нормування праці В них відображаються необхідні тимчасові витрати на виготовлення продукції (виконання робіт) одним співробітником або групою і встановлення на їх основі трудових норм. Склад кадрової документації підприємства

Нормативні акти

Після прийняття керівника, встановлюється кількість посад, необхідних для нормальної роботи організації. З урахуванням отриманих цифр, виробничого циклу і інших особливостей діяльності підприємства готується штатний розклад .

Для оформлення документа зазвичай використовують бланк уніфікованої форми. Завантажити зразок безкоштовно можна з інтернету. Роботодавець має право коригувати розклад на свій розсуд.

Завантажити приклад штатного розкладу форми Т-3 в word

У документі посади перераховуються в ієрархічному порядку: починаючи з директора і закінчуючи допоміжним персоналом. Для кожної з них вказується число одиниць за штатом, оклад і надбавки.

На наступному етапі формується робочий розклад. Воно являє собою графіки роботи для всіх співробітників. При наявності змін, створюються докладні графіки змінності. У документі коротко описуються вимоги до зовнішнього вигляду працівників, поведінки, розпорядку дня і т. Д.

Далі розробляється форма трудового договору. При цьому повинні враховуватися основні норми ТК РФ і внутрішніх нормативних документів компанії. Трудова угода зазвичай становить юрист організації або залучений зі сторони.

Документ повинен включати наступні позиції:

• відомості про юрособу: назва, адреса, телефон, ПІБ та посада керівника;
• дані паспорта співробітника;
• посаду співробітника, типи договору (постійний або строковий) і робочого місця (основний або додатковий);
• перелік основних обов'язків з посиланням на інструкцію до даної посади;
• відомості про оплату праці, доплати, пільги, надання відпусток;
• робочий графік, оплата переробки;
• причини для припинення дії договору та інші умови;
• підписи і реквізити сторін, печатка підприємства.

Для перевірки і оптимізації роботи кадровиків керівництво може провести внутрішній або незалежний аудит. Це сприяє зменшенню ризику адміністративних покарань, суперечок і скарг з боку персоналу.

Етапи організації кадрового діловодства з нуля

Для формування кадрового обліку зручно використовувати наступну покрокову інструкцію:

Підготовка необхідного

Для організації кадрової служби спочатку потрібно придбати меблі, оргтехніку, канцтовари та т. Д. Обов'язково потрібно кадрова програма, наприклад, «1С: ЗУП» і довідкова правова система. Завдяки цьому працівники відділу відстежуватимуть останні зміни законодавства і отримають доступ до необхідних документів. Сейф потрібен для зберігання трудових і важливих паперів. Оформлення керівника Директор є виконавчим особою будь-якої компанії. Він підписує документацію. Для наділення його всіма повноваженнями він приймається на роботу за трудовою угодою. Видається відповідне розпорядження, яким він призначає сам себе. Призначення відповідального за кадрову роботу У невеликій компанії ці функції може виконувати керівник. Якщо діловодством займається окремий працівник, з ним оформляють трудовий договір. На його підставі готується наказ. Якщо обов'язки покладені на одного з прийнятих раніше співробітників, оформляють додаткову угоду і наказ. Складання внутрішніх актів Вони підписуються директором і зберігаються в спеціальній папці разом з наказами. До локальних документів належать папери, перераховані вище (розділ «Нормативні акти»). Документування прийому персоналу На кожного працівника слід завести папку для підшивки всіх паперів, пов'язаних з його даними і трудовою діяльністю (трудова угода, наказ про прийом, особова картка). Заповнення трудових книжок В дані документи співробітників вносяться записи про прийом, перекладах, заохочення і т.д. Роботодавець зобов'язаний завести нову книжку на працівника, який раніше ніколи не працював. Трудові та журнал їх реєстрації є у ​​відділах канцтоварів. Зберігатися дані папери повинні в сейфі.

Дана інструкція підійде і для чайників, які не мають досвіду в даному питанні.

Етапи кадрового аудиту

Як ведеться облік

Для ведення обліку потрібно правильно організувати документообіг.

Для цього необхідно зробити наступне:

• розробити внутрішню нормативну базу;
• підготувати штатний розклад для кожної одиниці штату;
• провести штатну розстановку;
• підготувати трудові угоди;
• розробити форми з особового складу;
• оформити картки Т-2;
• затвердити бланки заяв для співробітників;
• підготувати внутрішні накази.

Зразок форми Т2

Всі кадрові дії повинні підтверджуватися первинкою . Їх перелік закріплюється в нормативних актах.

додаткові моменти

Кадровий облік з нуля починається з прийому персоналу. Важливо правильно оформити на роботу претендентів, підготувати необхідну документацію.

Штатний розпис і відпустки

Одним з обов'язкових типових документів, які повинні існувати на підприємстві є штатний розклад (ф. Т-3).

Завантажити приклад форми Т-3 в excel

У ньому містяться такі дані:

• список структурних підрозділів і посад;
• кількість одиниць штату по кожній посаді;
• оклади, надбавки за посадами;
• фонд зарплати організації.

Підрозділи вказуються в документі за ступенем їх важливості для роботи організації. Усередині них посади працівників повинні приводитися також в порядку значимості. Назви посад у трудових угодах і штатному розкладі повинні збігатися.

Штатна розстановка - це форма розкладу з внесеними ПІБ працівників відповідно до займаних посад.

Графік відпусток (ф. Т-7) відображає інформацію про час надання щорічних відпусток всім працівникам. Складається на рік. Його стверджує директор за погодженням з профорганом. Документ повинен оформлятися мінімум за 2 тижні до нового року. Занесені в нього дані обов'язкові для виконання, як співробітниками, так і роботодавцями. Виняток становлять пільговики.

зразок Т7

Графік включає такі реквізити:

• назва підрозділу;
• Найменування посади;
• ПІБ і табельний номер трудівника;
• число днів відпустки;
• дати виходу у відпустку за планом і фактом;
• підставу перенесення відпустки, приблизна дата.

За 2 тижні до відпустки співробітнику повідомляють про це. Видається розпорядження, з яким співробітника ознайомлюють під розпис. У листопаді можна підготувати наказ для всіх керівників підрозділів, що зобов'язує їх здати в бухгалтерію графіки відпусток до 1 грудня. Це полегшить підготовку загального графіка.

оформлення співробітників

Повноцінна робота організації починається з набору співробітників. Заповнення вакансій супроводжується оформленням документів.

Обов'язки кадровика при прийомі співробітників полягають в наступному:

• реєстрація в спеціальному журналі заяви від здобувача;
• ознайомлення новачка до діючих інструкцій і локальними актами;
• оформлення трудової угоди і контроль підписання його сторонами;
• видача примірника договору співробітнику і проставлення відмітки про це на бланку організації;
• оформлення та реєстрація наказу в книзі обліку;
• заповнення особової картки, підшивка документів в справу (заяви, копій особистих паперів, наказу, договору);
• передача документів розраховувачеві для нарахування зарплати співробітнику.

Види документів з особового складу, які мають уніфіковані форми

Рекомендації щодо порядку

При побудові системи кадрового діловодства спочатку слід визначитися, які документи обов'язково повинні оформлятися, а які потрібні для конкретної сфери діяльності.

До необхідних паперів відносяться:

• розпорядження з особового складу (на прийом, переклад і т. д.);
• кадрові накази (на відпустки, премії, відрядження і т. д.);
• картки Т-2;
• трудові;
• угоди;

В інші обов'язкові паперу входять наступні:

• штатний розклад;
• становище з ОП;
• журнал реєстрації відряджень;
• правила внутрішнього розпорядку;
• інші.

Посадові інструкції та Колдоговір вести не обов'язково, проте ці документи є майже у кожного роботодавця.

Після встановлення переліку обов'язкової документації, слід вивчити статутні паперу. На їх підставі потрібно розробити інші документи. Їх перелік залежить від характеру діяльності юрособи і особливостей умов праці. Наприклад, при необхідності забезпечення працівників уніформою та ЗІЗ потрібно підготувати розпорядження про порядок і строки їх видачі, яким співробітникам вони необхідні.

Документально повинні підтверджуватися компенсації і пільги за роботу в особливих умовах: на шкідливих виробництвах, невнормовану, нічну і т. Д. Далі оформляють Положення про кадрове діловодство. У ньому відображають список необхідних для роботи організації паперів, порядок їх оформлення і зберігання.

Законодавство не зобов'язує розробляти таке Положення, однак воно суттєво полегшить роботу кадровикам. На роботу в нову організацію спочатку приймається директор, потім він набирає решта персоналу.

Складу і кількість необхідних посад відображає штатний розклад. У правилах розпорядку відображаються всі графіки роботи, вимоги до співробітників і т. Д. Типове трудову угоду розробляється на підставі норм ТК РФ.

Перед застосуванням облікових журналів їх слід підготувати: пронумерувати аркуші, прошити, скріпити печаткою. На останній лист прошивки приклеюють папірець. На ній вказують число сторінок, директор або відповідальний виконавець розписуються, ставиться печатка. На першій сторінці журналу пишуть найменування організації і дату початку його ведення.

Одним з найважливіших документів кадрового обліку є трудова книжка. Для їх ведення наказом призначається відповідальна особа, яка їх заповнює і відповідає за збереження.

Часто задавані питання

Організація кадрового обліку має певні тонкощі і нюанси:

Порядок відновлення

Процедура не відображена в законодавстві.

Зазвичай вона складається з наступних кроків:

1. Вивчення актуальних нормативів.
2. Визначення переліку необхідних документів.
3. Складання плану подальшої роботи організації.
4. Визначення відповідальних за документи осіб.
5. Формування штатного розкладу.
6. Перевірка правильності прийому співробітників, переміщень, кадрових перестановок, звільнень.
7. Визначення законності режиму праці на підприємстві.

Підприємець приймає персонал на роботу за стандартним сценарієм.

Договір укладається в кілька етапів:

• Отримання необхідніх ПАПЕРІВ.
• Оформлення заяви.
• Складання и Підписання догоди.
• Формування наказу на прийом.
• Заклад картки Т-2.
• Внесення запису до трудової.
• Свої особливості має працевлаштування громадян, які розмовляють англійською мовою.

• В даних організація кадровими питаннями може займатися сам керівник або спеціальний відділ.
• Роботодавець може передати кадровий облік на аутсорсинг. Всі питання буде вирішувати стороння спеціалізована організація.
• Складнощі з документообігом виникають, якщо організація велика, має структурні одиниці і великий обсяг документації. У цьому випадку обов'язки по передачі паперів може покладатися на кур'єра. При цьому часто представники організації-виконавця не відвідують офіс замовника, т. Е. Робота проводиться повністю дистанційно.

Всі умови праці закріплюються в угоді з працівником. У 2019 керівники даних підприємств та ВП має право відмовитися від складання локальних нормативних актів. Протягом 4 місяців з моменту втрати статусу мікропідприємства, керівництво зобов'язане оформити «традиційну» кадрову документацію.

Отже, організація на підприємстві кадрового діловодства - складна процедура. Вона вимагає детального вивчення нормативної бази та відстеження всіх змін. Грамотна побудова кадрового обліку сприяє побудові трудових відносин в рамках законодавства. Для підготовки кадровика роботодавець може скористатися послугами спеціалізованих компаній.