- З матеріалів цієї статті ви дізнаєтеся:
- Переваги кадрового аутсорсингу
- Мінуси кадрового аутсорсингу
- Поширені помилки при переході на кадровий аутсорсинг
Кадровий аутсорсинг - це не просто вигідна форма співпраці. Це можливість знизити витрати на діловодство, прискорити бізнес-процеси, звільнити співробітників від рутинної роботи і приділити увагу ключовим напрямкам розвитку. Передача функцій кадрового відділу сторонньої компанії дозволяє роботодавцю не відволікатися на другорядні завдання. У цьому матеріалі розберемо плюси і мінуси кадрового аутсорсингу.
З матеріалів цієї статті ви дізнаєтеся:
Що таке кадровий аутсорсинг і навіщо він потрібен?
Аутсорсинг передбачає передачу неключових функцій компанії зовнішнім виконавцям, які спеціалізуються в цій галузі. Це своєрідна форма співпраці, різновид кооперування організацій. Передаватися можуть виробничі або бізнес функції, бухгалтерський облік, реклама і PR, діловодство і так далі.
Організація-виконавець в такому випадку підтримує безперебійну роботу деяких систем інфраструктури компанії і займається їх обслуговування. Найчастіше це більш рентабельно і ефективно. У роботодавця з'являється можливість звільнити робочі місця і приділити увагу ключовим напрямкам бізнесу, не відволікаючись на другорядні завдання.
Кадровий аутсорсинг має на увазі передачу функцій HR-відділу сторонньої організації. Сучасні умови швидкого розвитку бізнесу вимагають оперативного вирішення подібних питань. Разом з тим, зміст повноцінної служби персоналу вимагає великих вкладень. Для невеликих країнах, що розвиваються фірм це дуже затратно. Деякі керівники, замість того, щоб найняти окремого спеціаліста, доручають роботу кадровика секретарю або бухгалтеру, що неодмінно позначається на її якості. Виходом із ситуації стала передача необхідних повсякденних функцій в "віддалений" відділ по роботі з персоналом. Аутсорсингові компанії, оснащені необхідною технікою і мають повний штат фахівців (юристів, економістів, бухгалтерів і так далі), як правило, з успіхом виконують ці функції.
Серед найбільш часто передаються функцій можна виділити:
- Підбір персоналу та прийом на роботу
Багато компаній передають відбір кадрів і оформлення працевлаштування стороннім фахівцям, які проявляють більше уваги до нюансів в силу свого досвіду і професіоналізму. Деякі керівники довіряють їм навіть процеси звільнення, особливо при виникненні конфліктних ситуацій. Професійний юрист, діючи в інтересах фірми, зможе вирішити питання без порушення трудового законодавства. - Розробка посадових інструкцій і складання трудових договорів
Роботодавцю не завжди вигідно мати в штаті фахівця, що відслідковує зміни в трудовому законодавстві. Найефективніше доручити розробку багатьох службових документів професіоналам, постійно стежить за нововведеннями і змінами в законі. - Ведення штатного розкладу і складання графіка відпусток
Багато організацій не займаються розробкою штатного розкладу, тобто воно не є обов'язковим нормативним актом організації. Проте, його наявність значно спрощує прийом нових працівників і нарахування їм заробітної плати. Те ж стосується графіка відпусток: у його складанні часто допускаються порушення, що загрожує покаранням для роботодавця. Оформлення цих документів надзвичайно трудомісткий, що робить доцільним передачу даної функції на аутсорсинг. - Ведення трудових книжок
Заповнення трудової книжки, основного документа про стаж і трудової діяльності, вимагає дотримання всіх норм законодавства . Це робота здається простою тільки на перший погляд, так далі в ній виявляється безліч "підводних каменів", помітити які може тільки фахівець. - Розробка правил внутрішнього трудового розкладу
Цей документ також повинен повністю відповідати Трудовому кодексу і не суперечити йому, що ускладнює його розробку. Крім того, Правила не повинні погіршувати становище працівника. Наявність в штаті співробітника, що спеціалізується на трудовому законодавстві не завжди доцільно. Тому розробку документа часто віддають на аутсорсинг.
Переваги кадрового аутсорсингу
Будь-яка форма віддаленого співробітництва, безумовно, має свої плюси і мінуси. Проте, багато роботодавців, зацікавлені в раціональному підході до здійснення бізнес-процесів, успішно впроваджують подібні інструменти. Потенціал кадрового аутсорсингу зумовлений низкою його очевидних переваг:
Професіоналізм виконавців. Фахівці аутсорсингових компаній щодня вирішують складні вузькоспеціалізовані завдання. Як правило, вони володіють колосальним досвідом роботи і є висококваліфікованими фахівцями.
Мінімальні терміни виконання робіт. Виконавець, якому передаються функції кадрового відділу, гарантує виконання завдань в чітко обумовлені договором строки. Ризик втрати часу зводиться до мінімуму.
Відповідність розміру штату завданням компанії. Багато роботодавців стикалися з ситуацією, коли компанії необхідний додатковий співробітник, але його тимчасовий прийом на роботу абсолютно недоцільний. Перевага кадрового аутсорсингу в тому, що необхідний фахівець надається на час, позбавляючи керівника від безглуздого «роздування» штату.
Скорочення витрат. Віддалений «відділ кадрів» дозволяє значно скоротити витрати. Роботодавець звільняється від необхідності нараховувати заробітну плату, розраховувати страхові внески та перераховувати їх до бюджету, організовувати робочі місця. Крім того, виконавець відповідає за ризик збитків, викликаних простроченням виконання доручених завдань.
Пріоритетність ключових функцій. Передаючи частину функцій, роботодавець отримує можливість зосередитися на ключових напрямках бізнесу або нових проектах, перенаправляти фінансові потоки, зайнятися розвитком персоналу.
Наявність незацікавленої третьої сторони. Компанія-виконавець часто виступає нейтральною стороною при вирішенні конфліктів між роботодавцем і підлеглим. Професійні юристи допоможуть з'ясувати причини конфлікту, вирішити його і не допустити подібного в майбутньому. При цьому проблема буде вирішена в рамках чинного законодавства.
Мінуси кадрового аутсорсингу
Незважаючи на зростаючу популярність, кадровий аутсорсинг, як будь-який інструмент, має свої недоліки. Перед тим як прийняти рішення про передачі частини функцій сторонній фірмі , Керівник повинен врахувати всі можливі ризики:
Ризик низького рівня підготовки співробітників. Вибір аутсорсингової компанії - дуже відповідальне рішення. Хороший виконавець має досвід в даній сфері, вміє вирішувати нестандартні ситуації і має бездоганну репутацій. В іншому випадку, можна зіткнутися з непрофесіоналізмом його працівників, що неприпустимо в сфері роботи з персоналом. Крім того, у виконавця повинна бути страховка професійної відповідальності. Це говорить про його надійність.
Ризик порушення конфіденційності. Стороннім виконавцям часто передаються завдання розробки і оформлення службових документів компанії. Якщо підрядник виявляється недобросовісним, може виникнути ризик розголошення конфіденційної інформації та комерційної таємниці.
Відстань співробітників. У деяких випадках суб'єктивна оцінка ситуації може відігравати позитивну роль. Незалежні експерти віддалені від співробітників компанії і не можуть бути повністю обізнані про хід справ і існуючі проблеми.
Поверхневе уявлення про процеси виробництва. Незважаючи на те, що віддалений "відділ кадрів" складається з професіоналів в сфері роботи з персоналом, цим фахівцям часто важко вникнути в специфіку діяльності компанії. Це стосується, в першу чергу, процесів виробництва. Вивчення наймача займе певний час. До цього моменту подання виконавця про багатьох процесах може бути поверхневим.
Поширені помилки при переході на кадровий аутсорсинг
При переході на кадровий аутсорсинг важливо не допустити поширених помилок. Це особливо актуально для роботодавців, які ніколи не використовували цей інструмент і мають про нього лише загальне уявлення. Успіх багато в чому визначає вибір підрядника. Необхідно вивчити відгуки та рекомендації, упевнитися в гарній репутації виконавця, чітко сформулювати умови співпраці.
Що стосується типових помилок, серед них можна виділити:
Необгрунтований вибір підрядника
При виборі виконавця важливо пам'ятати про те, що це один з основних факторів, що визначають успіх. Багато компаній не співвідносять свої потреби з послугами, пропонованими виконавцями, покладаючись лише на хорошу репутацію останніх. Спершу необхідно вивчити поточний стан, визначити вимоги до аутсорсеру і вибрати виконавця, максимально відповідає потребам організації. Важливо передбачити можливість зростання обсягу робіт в зв'язку з розширенням компанії. Виконавець завжди повинен володіти резервним запасом ресурсів.
Різкий перехід на кадровий аутсорсинг
На жаль, багато роботодавців, прийнявши рішення про передачу функцій і уклавши договір з виконавцем, прагнуть провести швидку реорганізацію своїх структурних підрозділів. Як наслідок, співробітники не встигають пристосуватися до нового формату роботи. Не слід очікувати миттєвого скорочення витрат і поспішати звільнити власних фахівців. Позитивний результат досягається за рахунок спільних зусиль роботодавця і аутсорсера. Примусово прискорювати процес переходу не завжди доцільно.
Надмірне прагнення до економії
Найчастіше у виборі підрядника одним з визначальних фактором є вартість його послуг. Вибираючи виконавця з низькими цінами, роботодавець ризикує отримати низьку якість роботи недостатньо кваліфікованих фахівців. Перехід на кадровий аутсорсинг обгрунтований тільки в тому випадку, якщо проведено ретельний аналіз поточного стану компанії, а можливе скорочення витрат прораховано об'єктивно.
Неуважне ставлення до відповідальності сторін
Укладаючи договір з виконавцем, необхідно приділити особливу увагу пункту «Відповідальність сторін». Саме він дозволить вирішити всі виникаючі суперечки і визначити правомірність претензій. Зони і межі відповідальності необхідно визначити максимально чітко. Важливо також врахувати можливі форс-мажорні і нестандартні ситуації.
Рекомендуємо матеріали по темі: