- Касова книга як основний документ касира
- Правила ведення касової книги
- Як вірно оформити аркуші касової книги
- Які дані відображаються у рядках і графах
- Заповнення форми 0310004
- Останні зміни в законодавстві. Порядок ведення касових операцій
- Заява підзвітних осіб для додаткового контролю над витратами організації
- Особливості ведення касової дисципліни індивідуальними підприємцями
- Види відповідальності за порушення касової дисципліни
В даний час жодне підприємство, яке здійснює операції з готівкою, не може обійтися без такого відділу бухгалтерії, як каса, незалежно від форми установи та системи оподаткування. У свою чергу, для цього також необхідно правильне оформлення касової книги. Про неї і піде мова далі.
Касова книга як основний документ касира
Ведення операцій по касі здійснюється працівником організації відповідно до наказу та посадовими інструкціями. У маленьких фірмах це може бути керівник, але найчастіше в цій ролі виступає касир. З ним укладається обов'язково договір про матеріальну відповідальність. На великих підприємствах касирів може бути кілька, в цьому випадку вони підпорядковуються головному касирові.
Основним документом, який підтверджує прийом і витрачання грошових коштів, є касова книга (форма 0310004). Вона складається з переліку прибуткових (ПКО) і витратних (РКО) ордерів по касі встановленої форми, а також містить у собі інформацію про залишок готівки на початок і кінець дня. Самі ордера підшиваються до звіту касира (документ форми № КО-3).
Касова книга і звіт касира є основними документами в бухгалтерському обліку для ведення рахунки 50.
У Постанові РФ №88 від 18 серпня 1998 року про затвердження спеціальних форм первинних документів дані зразки форм ПКО № 0310001, РКО №0310002 та форми 0310004 касової книги.
Касова книга обов'язково повинна бути прошнурована, пронумерована, засвідчена печаткою організації, а також підписами керівника та головного бухгалтера.
Правила ведення касової книги
При оформленні касових документів раніше не допускалися виправлення і помарки. Тепер же з 1 червня 2014 року виправлення можливі в деяких формах, але вони повинні містити в собі дату, підписи і ПІБ осіб, які виявили помилку.
Все ПКО підписуються головним бухгалтером і працівником, який виконує обов'язки касира, з проставленням печатки (при її наявності) в квитанції, а РКО, крім перерахованих вище осіб, підлягають підписанню ще й керівником організації.
Касова книга, правила заповнення якої повинні неухильно дотримуватися, перевіряється в кінці кожного робочого дня головним бухгалтером шляхом контролю оформлення касових документів і їх вірного рознесення на рахунки бухгалтерського обліку. Якщо все оформлено правильно, головний бухгалтер проставляє свій підпис там, де це необхідно.
На підставі даних про залишки касової книги працівник, що виконує обов'язки касира, звіряє залишок готівки, що залишилися в сейфі. Якщо ніякого руху грошей за день не було, то і записувати нічого не потрібно.
КО-4 (касова книга) заповнюється протягом календарного року, після чого на початку наступного року заводять нову. Одна запис в касовій книзі - це окремий, підписаний і оформлений документ.
Як вірно оформити аркуші касової книги
Першим аркушем касової книги є титульний аркуш, який містить в собі повне найменування організації і рік її формування.
Далі слід лист, який складається з 2-х частин: звіту касира і вкладного листка. Тут слід звернути увагу на оформлення полів.
Які дані відображаються у рядках і графах
У графі «Каса за» обов'язково повинна стояти дата складання документа, а в графі «Лист» - його порядковий номер.
Поле «Номер документа» містить в собі номер ПКО та ВКО, у кожного з них нумерація ведеться окремо.
В окремих рядках буде вказівка на те, від кого отримані і кому видано кошти, а також вказані номери кореспондуючих рахунків з 50 рахунком.
Заповнення форми 0310004
Касова книга, зразок заповнення якої вимагає особливої уважності, не може становити труднощів для бухгалтера. Заповнюється вона за допомогою бланка КО-4, який містить в собі всі необхідні графи і рядки.
Заповнювати касову книгу можна трьома що не суперечать закону способами: електронно, за допомогою комп'ютера і спеціальних програм, а також вручну. У другому випадку програма в кінці дня формує два однакових за складом документа - це Вкладний лист і Звіт касира. Їх нумерація повинна бути послідовною, в порядку збільшення і починатися заново щороку.
Малі підприємства можуть вести всі записи на бланках вручну, не роблячи при цьому виправлень в РКО і ПКО. При веденні каси електронним способом, що стало допустимим завдяки останнім змінам в законодавстві, ніякі помилки і виправлення в документах каси не допускаються.
При заповненні форми КО-4 повністю автоматичним методом листи можна розташовувати і по горизонталі, і по вертикалі.
Структурні підрозділи, що знаходяться на окремому балансі, повинні вести свою касову книгу окремо. Всі особливості ведення касової книги структурними підрозділами організація повинна відобразити в спеціальному документі, який називається Методикою, і повідомити про нього під розпис працівників, що здійснюють ведення каси.
Останні зміни в законодавстві. Порядок ведення касових операцій
Російський Центральний Банк в своєму документі №3210-У від 11.03.2014 р затвердив зміни в порядку ведення юридичними особами касових операцій. Вони вступили в силу з 1 червня 2014 року і спростили процедуру оформлення касових документів.
У додатку до цього важливого документу міститься алгоритм самостійного розрахунку організаціями їх індивідуального ліміту каси, який проводиться за спеціальною формулою, що враховує величину надходжень грошових коштів, а також їх витрачання на різні потреби.
При цьому слід зазначити, що при наявності у юридичної особи декількох структурних підрозділів для кожного з них слід створити свій ліміт, що відрізняється за величиною. Гроші понад ліміт, що знаходяться в касі, також здаються в банк.
Заява підзвітних осіб для додаткового контролю над витратами організації
Зазначенням №3210-У також введений додатковий документ для отримання грошових коштів підзвітними особами. Ця заява, яке розробляється в довільній формі кожним господарюючим суб'єктом. Документ містить в собі такі пункти:
- термін видачі готівкових коштів (як правило, до трьох днів);
- вказівка необхідної суми цифрами і прописом в рублях і копійках;
- мети, на які буде здійснюватися витрачання грошей;
- підпис керівника як підстава для отримання готівки;
- дата і підпис працівника, відповідального за видані гроші.
Слід зазначити, що тепер єдиний прибутковий касовий ордер можна оформити не тільки згідно з сумою стрічки касового апарату, а й за даними бланків суворої звітності.
Тепер реєстр депонованих сум по обліку заробітної плати становитиме не обов'язково, хоча відображати суму невиданої заробітної плати необхідно.
Особливості ведення касової дисципліни індивідуальними підприємцями
З 1 червня 2014 року набула чинності Вказівка 3210-У, що дало можливість вести бухгалтерський облік за загальними і спрощеними правилами. Спрощена система поширюється на суб'єкти малого бізнесу та ВП (в 209-ФЗ Росії містяться визначення віднесення юридичних осіб до тієї чи іншої категорії). Відповідно до них суб'єкти малого підприємництва і індивідуальні підприємці можуть взагалі не встановлювати ліміт каси.
Касова книга для ІП, як і оформлення РКО і ПКО, тепер не є обов'язковою, особливо якщо ведеться окремий податковий облік доходів і витрат і самостійно за формулою розраховуються розрахункові показники.
Крім цього, з 1.06.2014 р стало можливо оформляти документи по касі і фізичним особам, які ведуть бухгалтерію фірми за договором, що раніше було категорично заборонено.
Види відповідальності за порушення касової дисципліни
Перевірку виконання організаціями касової дисципліни здійснює Податкова служба, причому ніякими періодами або термінами даний вид контролю не обмежений. За рік перевірити можуть стільки раз, скільки буде необхідно.
Покарання за порушення при веденні рахунку 50 містить в собі Адміністративного Кодексу Росії. У статті 15 пункті 1 даного законодавчого акту зазначено, що штраф на організацію може скласти до 50 тисяч рублів, а термін давності по таких порушень дорівнює двом місяцям.
У зв'язку з відчутними розмірами штрафних санкцій на дану ділянку бухгалтерського обліку звертають завжди особливу увагу, як і на правильність оформлення касових документів.
Таким чином, в результаті вступу в силу з 1 червня 2014 року Вказівки №3210-У, порядок ведення операцій за рахунком 50 значно спростився, особливо для індивідуальних підприємців, які тепер можуть працювати без ліміту готівки і мають право не оформляти касові документи. Для юридичних же осіб стала значним послабленням можливість вести касову книгу електронно за допомогою спеціальної підписи. В цілому даний документ сприяв удосконаленню ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.
Завантажити Бланк касової книги