Книжка трудова: актуальна інформація про документ

1. Що таке трудова книжка?
2. Коли вставляють вкладиші до трудових книги?
3. Як перевірити справжність трудової книжки?
4. Правила ведення і зберігання трудових книжок
5. В яких випадках видавати трудові книжки або копії?
6. Чи потрібні трудові книжки працівників іноземним громадянам?

Книжка трудова - документ, з яким постійно працює кадровик. Вивчіть статтю, щоб зрозуміти, які бланки дійсні на території РФ, як їх зберігати, на що звертати увагу.

З цієї статті ви дізнаєтеся

Що таке трудова книжка?

Трудова книжка - офіційний персональний документ, який містить записи про місця роботи, трудовий стаж. Її листи пронумеровані з метою запобігти виривання окремих сторінок, на яких містяться небажані записи.

Книжка трудова включає:

На території Російської Федерації діють зразки бланків, прийняті в 1938, 1973, 2003 роках. Детальніше про серіях трудових книжок читайте в «Системі Кадри» . Оновлений варіант документа почали застосовувати з січня 2004 року. Він виготовляється об'єднанням «Держзнак» за державним замовленням.

Змінена трудова книжка має засоби захисту. На неї нанесена світиться в ультрафіолеті напис «Трудова книжка» на спеціальному шві, який скріплює її сторінки. Листи виготовлені з цупкого паперу - на них містяться водяні знаки.

Довідка: реалізацію легальних примірників здійснює офіційний розповсюджувач на підставі документів на право реалізації та договору про продаж.

Книга має сіру обкладинку, на якій вибито герб Росії. Документ меншого розміру в порівнянні з попередньою книжкою трудової .

Трудові книжки разом з вкладишем видаються роботодавцем згідно з наказом по Міністерству фінансів від 22 грудня 2003 року за № 117н. Використовувані раніше бланки старого зразка не підлягають обміну, про що сказано в наказі. В даний час вони діють нарівні з новими документами. працівник компенсує вартість бланків нового зразка .

Зверніть увагу! У компанії повинна бути достатня кількість бланків і вкладишів до них. Ви не маєте права вимагати нову книжку від людини, який вперше влаштовується на роботу. Пов'язано це з тим, що купити її він не може.

В останні роки ведуться суперечки про необхідність скасування паперових книжок трудових. Спочатку перехід на електронний документообіг був запланований на 2019 рік. Але як зазначають фахівці, цього не станеться, адже багато працюючі громадяни почали діяльність до 2002 року. Інформацію про їх стаж підтверджують тільки ці документи. До того ж скасування трудових може позбавити працівників доказів у суді. Дізнайтеся, що думають кадровики про скасування трудових книжок . Редакція електронного журналу «Кадрове справа» зібрала думки про майбутні зміни.

Коли вставляють вкладиші до трудових книги?

вкладиш оформляйте в разі, якщо графи розділу повністю заповнені, при цьому потрібно внести нові відомості. На практиці частіше зустрічається ситуація, коли заповненими виявляються листи, що включають відомості про роботу. Не вносьте дані в інший розділ - такі дії кадровика розцінюються як неправомірні.

Дотримуйтеся загальних правил при оформленні вкладиша. Вони аналогічні порядку, що застосовується для заповнення книжки трудової. Спирайтеся на вказівки, що містяться в Постанові Уряду РФ від 16.04.2003 року за № 225. Вкладиш вшивається в основний документ.

Як перевірити справжність трудової книжки?

Книгу нового зразка перевірити легше, так як вона має кілька рівнів захисту. Враховуйте, що документ старого зразка підробляють найчастіше. Ретельно перевіряйте оригінальність колишніх записів і документів. Якщо немолодий працівник просить оформити нову трудову через відсутність старої , Це повинно вас насторожити.

При перевірці дотримуйтеся наступних правил:

• порівняйте дати випуску документа з його серійним номером;
• аналізуйте правильність заповнення записів;
• перевіряйте наявність підпису уповноваженої особи, друку.

Дивіться відео про те, на що потрібно звернути увагу при роботі з трудовими книжками . Спеціаліст в області трудового права розповість, які документи регламентують роботу з трудовими книжками.

Довідка: чи не приймайте трудові книжки, принесені співробітником, якщо листи мають серйозні пошкодження. Нехай він запросить оформлення дубліката в колишньої організації.

При заповненні документа, коли приймаєте працівника, дотримуйтеся правил. Експерти «Системи Кадри» склали для вас добірку 100 готових зразків ідеальних записів . Вони допоможуть уникнути помилок і питань з боку перевіряючих органів і претензій співробітників. За допомогою них ви заощадите не тільки свій час, але і уникнете спілкування з працівниками, вже покинули організацію.

Правила ведення і зберігання трудових книжок

Книжки трудові з вкладишами, в тому числі чисті екземпляри, зберігайте в організації згідно з положеннями 45 пункту нормативного акта «Правила обліку та зберігання трудових книжок». Пишіть в спеціальні сейфи, бокси з кришками, які виготовлені з металу.

Трудова книжка працівника прирівняна до документів суворої звітності. Доручайте їх заповнення, зберігання, облік начальнику кадрової служби, старшому інспектору. Офіційні особи, що несуть відповідальність, призначаються наказом, який оформляють за всіма правилами . Вони зобов'язані контролювати рух книжок, видачу дублікатів та інші операції.

В яких випадках видавати трудові книжки або копії?

Трудові книжки мають зберігатися в організації. Завжди повертайте їх на руки тільки при звільненні. Факт видачі фіксуйте в журналі , Просите співробітника розписатися в ньому.

Видавайте оригінал і в тому випадку, коли співробітник оформляє пенсію в ПФР. Якщо книга потрібна для отримання кредиту, оформлення сумісництва, пільг, субсидій, підійде ксерокопія. Завірте її розписом, поставте печатку, щоб надати юридичну силу. Спирайтеся на новий ГОСТ .

Чи потрібні трудові книжки працівників іноземним громадянам?

При прийомі на роботу осіб, які прибули з інших країн, нерідко виникають складнощі. Вони викликані підготовкою та оформленням документом. Працівники рідко надають книжки трудові , Заповнені відповідно до діючих на території РФ правилами. Враховуйте, що якщо приймається іноземний громадянин, з правової точки зору він визнається як не має книгу.

Законом не врегульовано питання про закладі документа іноземним громадянам, але роботодавці, спираючись на положення локальних актів, оформляють бланк. Вивчіть і лист Роструда №908-6-1. Воно опубліковано 15 червня 2005 року. В акті наведені роз'яснення, що стосуються даного питання

Заповнюйте особисті дані на підставі паспорта. Просіть працівника розписатися на титульному аркуші, підтвердити записані відомості. Уважно перевіряйте внесену в книгу інформацію, щоб уникнути помилок.

висновок

Книжка трудова - той документ, за який організація несе повну відповідальність. Дотримуйтеся всіх правил, що стосуються ведення, зберігання та обліку, щоб уникнути штрафів.