Компенсація за невикористану відпустку без звільнення

1. У будь випадках компенсація за відпустку надається без звільнення?
2. Як розраховується компенсація за відпустку без звільнення в 2019 році?
3. Податкові наслідки виплати компенсації за відпустку без звільнення
4. Заміна відпустки грошовою компенсацією
5. Як правильно скласти заяву на компенсацію невикористаної відпустки?
6. підсумки

В яких випадках компенсація за відпустку надається без звільнення?

Як розраховується компенсація за відпустку без звільнення в 2019 році?

Податкові наслідки виплати компенсації за відпустку без звільнення

Заміна відпустки грошовою компенсацією

Як правильно скласти заяву на компенсацію невикористаної відпустки?

підсумки

У будь випадках компенсація за відпустку надається без звільнення?

За Трудовим кодексом кожному співробітнику, який встиг пропрацювати в компанії 1 рік, за наявності не менше 28 днів оплачуваної відпустки щороку. Але практично мало хто з працівників, особливо в середніх і великих фірмах, встигає за рік відгуляти все 28 днів. Причин може бути безліч: не було бажання, не відпустив керівник у зв'язку з високим завантаженням і т. Д. Для всіх можливих причин наслідки однакові.

Ст. 126 ТК РФ дозволяє компанії замість днів відпустки, які працівник не хоче використовувати, виплатити йому грошову компенсацію.

ВАЖЛИВО! У ст. 126 ТК РФ закріплено право керівництва фірми, а не обов'язок, тому підсумкове рішення з питання в будь-якому випадку залишиться за організацією.

Однак не завжди компанія має право піти назустріч працівнику, який хоче отримати гроші взамін певних днів відпустки. ТК РФ встановлює спеціальний перелік осіб, яким повинен бути обов'язково наданий саме відпустку, а не замінює його компенсація. До таких осіб належать (ст. 126 ТК РФ):

• вагітні жінки;
• неповнолітні (які не досягли 18 років);
• особи, які працюють в умовах, що вважаються шкідливими або небезпечними,
• співробітники, які зазнали впливу радіації в результаті аварії на Чорнобильській АЕС (лист Мінпраці РФ від 26.03.2014 № 13-7 / В-234).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Для осіб, які працюють у шкідливих та небезпечних умовах, встановлено один виняток: замінити грошовою виплатою можна тільки мінімум додаткової відпустки, який становить 7 днів. Значить, якщо, наприклад, співробітник має право за законодавством на 10 днів додаткової відпустки, то тільки замість 3 днів такої відпустки можна виплатити гроші.

Якщо працівник не підпадає ні під одну з перерахованих категорій, то компанія може на його прохання замінити відпустку грошовою виплатою.

Але тут важливо наступне: можна виплатити гроші тільки замість тих днів, які перевищують 28 днів відпустки, що покладається співробітнику в рік. Дане правило застосовується до відпустки за кожен рік окремо. Невідгуляні частини відпусток за різні роки в розмірі не більше 28 днів не сумуються з метою розрахунку компенсації.

Схожої з зазначеним вище є ситуація, коли співробітник вирішив звільнитися, не відгулявши до кінця покладений йому відпустку. Чи може він в такому випадку прогнозувати компенсацію?

Про це докладніше див. В статті «Розрахунок компенсації за невикористану відпустку по ТК РФ» .

приклад

Співробітник протягом 2018 роки не скористався відпусткою, в нього залишилося 28 невідгуляні днів. У 2019 повторилася аналогічна ситуація. Ні за 2018 й, ні за 2019 рік сукупна кількість днів відпустки у працівника не перевищила (в розрахунку окремо за кожен рік) 28 днів. Тому розраховувати на заміну відпустки 2018-2019 років на грошову виплату співробітник не може.

Виникає питання: в яких же випадках тоді можна вимагати компенсацію за відпустку, що залишився від минулих років роботи у фірмі? Тільки в тому випадку, якщо співробітник має право на подовжений або додаткову відпустку (наприклад, працюючі інваліди та ін.).

ВАЖЛИВО! Навіть якщо компанія-роботодавець не зобов'язана надавати збільшений відпустку співробітнику в силу прямих вимог ТК РФ, вона має право зробити це самостійно, закріпивши таку відпустку в локальному НПА (наприклад, після досягнення якого-небудь кількості років стажу роботи в фірмі відпустку співробітника збільшується на деякий кількість днів).

Як розраховується компенсація за відпустку без звільнення в 2019 році?

ТК РФ не вказує, який конкретно розмір компенсації фірма повинна виплатити працівникові за кожен день невідгуляні відпустки, але встановлює методики розрахунку.

Як і у випадку з оплатою днів, що залишилися відпустки при звільненні в нашій ситуації, якщо співробітник не покидає компанію, компенсація розраховується також на підставі даних про заробіток фахівця в середньому за 1 робочий день:

Кнеотг.отп. = Кзам.дн .. × СРЗП,

де:

Кнеотг.отп. - розмір грошової компенсації;

Кзам.дн .. - кількість відпускних днів, замість яких будуть виплачені гроші;

СРЗП - середня заробітна плата співробітника за 1 робочий день.

Найбільші труднощі на практиці викликає розрахунок з метою даної компенсації середнього заробітку працівника в день. Він визначається за формулою:

СРЗП = ЗПначісл. / Куч.дн.,

де:

ЗПначісл. - сукупний розмір виплат (зарплата, премії і т. Д.), Які роботодавець нарахував працівнику за аналізований період;

Куч.дн. - кількість днів (календарних), які приймаються в розрахунок при обчисленні середньої заробітної плати співробітника за 1 робочий день.

При цьому кількість днів, які беруть участь в розрахунку середньоденної зарплати співробітника, наприклад, за 2019 рік, по-різному розраховується для повного і неповного місяців роботи:

• якщо місяці відпрацьовані повністю, то Куч.дн. приймається рівною кількості місяців роботи, помноженому на 29,3 (середня кількість календарних днів у місяці);
• якщо деякі місяці 2019 року відпрацьовані в повному обсязі, то вони приймаються в пропорції (відношення кількості днів у місяці, протягом яких працівник фактично виконував свої службові обов'язки, до загальної кількості днів у такому місяці). І далі така пропорція по кожному не повністю відпрацьованому місяця множиться, як і в випадку з повним місяцем, на 29,3.

Податкові наслідки виплати компенсації за відпустку без звільнення

Грошові виплати замість невикористаних днів відпустки - це, безсумнівно, виплати, пов'язані з наявністю трудових відносин між компанією і фахівцем.

За загальним правилом все виплати роботодавця працівникові підлягають оподаткуванню ПДФО. НК РФ містить спеціальні виключення в цій частині: перелік виплат, не оподатковуваних ПДФО. Розглянуті компенсації в їх числі не називаються. Отже, нарахувати ПДФО доведеться (абз. 6, 7 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Крім того, у сумі компенсацій працюючим співробітникам за невикористані дні відпустки слід нарахувати і відповідну суму страхових внесків (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 закону № 125-ФЗ).

А ось з податком на прибуток ситуація дещо ліпша: у витратах величину такої компенсації врахувати можна, оскільки це передбачено п. 8 ст. 255 НК РФ. Однак при цьому потрібно враховувати, що у витратах якомога враховувати тільки частина щорічної оплачуваної відпустки, що перевищує 28 календарних днів (листи Мінфіну РФ від 24.01.2014 № 03-03-07 / 2516, від 01.11.2013 № 03-03-06 / 1 / 46713).

Заміна відпустки грошовою компенсацією

Поряд з розумінням методики обчислення розміру грошової компенсації замість відпустки, а також податкових наслідків її виплати компанія повинна чітко уявляти, які основні кроки потрібно зробити, щоб таку компенсацію співробітнику виплатити.

Часто працівники отгулівают залишився відпустку і відразу після нього звільняються.

Про це подібно см. В ст. «Як правильно оформити відпустку з наступним звільненням?» .

Для початку необхідно, щоб співробітник звернувся до роботодавця з відповідною заявою.

Після того як заяву буде отримано, керівництво компанії має прийняти рішення: надавати компенсацію чи ні.

Якщо було вирішено замінити невикористану відпустку певною грошовою сумою, то далі організації слід сформувати відповідний наказ у довільній формі.

ВАЖЛИВО! У такому наказі в обов'язковому порядку повинні бути вказані відомості про співробітника, кількість днів відпустки, які роботодавець збирається компенсувати грошима, а також посилання на підставу для виплати такої компенсації (відповідну заяву працівника).

Далі слід не забути відбити факт заміни невикористаних днів відпустки грошовою виплатою в особовій картці співробітника (форма № Т-2). Зокрема, в розділі VIII «Відпустка» такої картки необхідно вказати підставу (наприклад, додаткова відпустка) для надання компенсації, а також послатися на складений наказ керівника по даному співробітнику.

Після чого факт заміни відпустки грошовою виплатою потрібно зафіксувати в графіку відпусток з тим, щоб не допустити плутанини в майбутньому. У графіку в якості примітки (графа 10) потрібно вказати, скільки днів було компенсовано грошима, а також привести реквізити наказу керівника

Детальніше про те, як скласти такий графік відпусток см. В статті «Графік відпусток - бланк і зразок заповнення в 2019 році» .

Як правильно скласти заяву на компенсацію невикористаної відпустки?

У співробітника, який бажає отримати замість невикористаної відпустки певну грошову суму можуть виникнути питання, зокрема, щодо заяви на таку компенсацію. Як його скласти? Чи є якісь встановлені законом вимоги до заяви?

Ні ТК РФ, ні російське законодавство про бухгалтерський облік спеціальних вимог до заяви працівника не пред'являють. Важливо лише те, щоб така заява була написана на ім'я керівника організації. Усе інше, в тому числі форма і зміст заяви, може бути будь-яким, на розсуд співробітника.

Заповнений зразок заяви на компенсацію відпустки ви можете сказати на нашому сайті.

Завантажити заяву на компенсацію відпустки

підсумки

Таким чином, співробітникам в 2019 році важливо пам'ятати, що якщо за 2018 рік у них залишилося більше 28 невідгуляні днів відпустки, то замість цих днів можна попросити роботодавця виплатити грошову компенсацію. Роботодавцю ж потрібно знати, що виплатити таку компенсацію - його право, а не обов'язок. Крім того, деяким групам осіб (наприклад, вагітним жінкам) замінити відпустку грошовою виплатою не можна.

Важливо також розуміти, що виплата такої компенсації буде обкладатися ПДФО та страховими внесками, однак законодавець дозволяє врахувати її у витратах з податку на прибуток. Не менш важливо для роботодавця пам'ятати, як коректно розрахувати розмір такої компенсації і документально оформити її виплату (наказом керівника на підставі заяви працівника).