Вибір тієї чи іншої форми для створення архіву в організації залежить від багатьох факторів, але необхідно пам'ятати, що архівні документи - це найцінніша частина документального фонду організації, що підлягає особливому контролю, обліку і зберігання. Тому у багатьох працівників кадрових служб виникають питання, пов'язані з організацією зберігання документів з кадрових питань та особовому складу.
Створення документального фонду
В кадровій службі фактично створюються дві самостійні частини документального фонду. Одна частина складається з створюються в організації і що надходять з інших організацій і структурних підрозділів оригіналів та копій документів з усіх питань діяльності організації, які присилаються для відомості; положень про відділ, його підрозділи, посадових інструкцій співробітників.
Велике місце в роботі кадрової служби також займає листування з організаціями та громадянами з різних питань, документація по розгляду адміністративних правопорушень, за перевірками стану документів, що містять персональну інформацію, в структурних підрозділах і філіях організації. Інша частина документального фонду - це особисті справи і супутні їм форми, наприклад, облікові картки, особисті листки, автобіографії та резюме, документи по атестації працівників тощо.
Документи кадрової служби на паперовій основі після завершення виконання підшиваються в справи відповідно до їх номенклатури. Справи протягом певних термінів зберігаються в шафах у відділі кадрів виходячи із загальних правил діловодства; зазвичай це 2-3 роки.
Після закінчення цього терміну справи постійного і довготривалого (понад 25 років) зберігання передаються в архів організації, а справи тимчасових термінів зберігання можуть залишатися в кадровій службі до закінчення встановлених термінів зберігання, після чого за актом виділяються для знищення. Основним документом в області встановлення термінів зберігання документів є Перелік типових управлінських документів, що утворюються в результаті діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Росархивом 06.10.2000, ред. Від 27.10.2003, далі - Перелік).
У зазначеному Переліку кадрової документації присвячено два розділи:
розділ 7 включає документацію з працевлаштування, організації праці, нормування праці, тарифікації, оплаті праці, охорони праці;
розділ 8 містить документи про роботу з кадрами: прийом, переміщення, звільнення працівників, підвищення їх кваліфікації, проведення атестації, а також нагородження.
Зазвичай під загальною категорією документів з особового складу мають на увазі лише невелику групу документів (накази по особовому складу, особові справи або особисті картки (форма Т-2), особові рахунки або відомості по нарахуванню заробітної плати, контракти, що укладаються працівником з роботодавцем).
Однак вищеназвані документи аж ніяк не охоплюють всієї тієї численної групи документів, які можуть бути з повною підставою віднесені до документів з особового складу. До таких документів в повній мірі відносяться:
документи про проходження навчання та підтверджують отриману освіту (дипломи, атестати, протоколи засідань державних екзаменаційних комісій, книги реєстрації виданих дипломів та атестатів, журнали реєстрації видачі учням золотих і срібних медалей);
документи по атестації і встановлення кваліфікації;
різні нагородні документи (нагородні листи, клопотання, висновків, списки осіб, які отримали нагороду);
документи, що підтверджують шкідливі умови виробництва;
списки працівників, які мають право на пільгову пенсію (документи: довідки, клопотання, анкети);
список (штатно-списковий склад) працівників;
списки членів керівних і виконавчих органів організації; ветеранів та учасників Великої Вітчизняної війни та інших військових дій; нагороджених державними та іншими нагородами, удостоєних державних та інших звань, премій;
а також різні форми обліку виданих документів, записи яких можуть служити підставою для підтвердження трудового стажу, освіти або пільг.
Всього до групи документів з особового складу можуть бути віднесені більш 40 видів і різновидів документів. Практично всі вони, за невеликим винятком, наведені в Переліку.
Терміни зберігання документів, зазначені в Переліку, поширюються на всі організації, незалежно від того, надходять їх документи на зберігання в державні, муніципальні архіви або ж не надходять.
Оптимальний варіант
У комерційної організації бажано організувати окреме приміщення - кімнату, на дверях якої буде табличка "Архів". Там потрібно створити спеціальні умови, зазначені в Основних правилах роботи архівів (схвалити. Рішенням колегії Росархіву від 06.02.2002): відповідні температура, рівень вологості, освітленості; забезпечити протипожежну безпеку - металеві стелажі, металеві двері, спеціальні прилади. Це було б ідеально, хоча організація не зобов'язана це робити, а тільки має право.
В даний час діє Федеральний закон від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу" (ред. 13.05.2008), також треба пам'ятати про ст. 13.20 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення. Там сказано: за незабезпечення правильного комплектування, обліку, зберігання і використання документації минулих років передбачені попередження і штраф - на посадових осіб в розмірі від 300 до 500 руб.
Порядок роботи з кадровою документацією повинен в повному обсязі відповідати вимогам поводження з конфіденційними документами.
Саме тому при створенні архіву в організації необхідно принципово вирішити питання про те, що в будь-якому випадку документи з особового складу повинні зберігатися окремо від інших документів. Оптимальним варіантом, тим більше для великої організації, було б створення спеціалізованого сховища, де зберігалися б ці документи. Але так як в більшості випадків це не відповідає реальним можливостям організації, то треба забезпечити в загальному сховищі ізольоване зберігання документів з особового складу в закритих шафах, сейфах і т.д. Тобто тут єдиним принципом є відділення (ізолювання) документів з особового складу від інших документів. Це пояснюється, перш за все, тим, що документи з особового складу носять конфіденційний характер, доступ до них повинен бути строго обмежений, а порядок допуску до цих документів визначається службою кадрів спільно зі службою режиму організації і затверджується керівництвом.
Основна технічна вимога до архіву - приміщення повинно бути ізольоване, відповідати основним вимогам протипожежної безпеки, оснащено охоронною та пожежною сигналізацією. Документи повинні зберігатися в закритих шафах, що оберігають їх від пилу, впливу сонячного світла.
В ідеалі кадрова служба фірми повинна мати як мінімум три суміжних приміщення: кімнату для працівників служби, кабінет керівника служби і приміщення, в якому розміщуються шафи і сейфи для документів, справ і картотек. Вхід в кадрову службу може бути тільки один. Для очікують прийому відвідувачів доцільно виділити додаткове приміщення за межами основних приміщень служби.
Приміщення для розміщення шаф може не мати вікон і обладнується ефективними технічними засобами пожежогасіння. Приміщення, шафи з документацією кадрової служби та комп'ютери забезпечуються охоронною сигналізацією. Вхідні двері кадрової служби повинна бути подвійною металевою, вікна захищаються гратами. Якщо кадрова служба використовує в роботі комп'ютери, то приміщення служби повинні бути обладнані засобами захисту від технічної розвідки.
Після закінчення робочого дня всі двері (в тому числі внутрішні) замикаються на надійні замки і опечатуються особистою печаткою керівника кадрової служби. Електроживлення приміщень кадрової служби відключається на центральному щиті в приміщенні охорони фірми. Ключі від дверей в опечатаному керівником служби пеналі здаються працівнику охорони під розпис у спеціальному журналі.
Відповідальність за збереження документів проведення інвентаризації несе керівник.
І. Гущина, "Кадровик. Кадрове діловодство"
Cм. також
кадровий аутсорсинг
кадровик в борг