Складати табелі обліку робочого часу обов'язкова процедура, передбачена законом РФ для компаній всіх форм власності. На багатьох підприємствах веденням цієї документації займається окрема людина, який вручну проставляє відпрацьовані години, відгули, лікарняні та відпустки. Навіть якщо штат співробітників невеликий - дідівський метод заповнення табелів забирає багато часу і веде до додаткових фінансових витрат. А якщо в компанії працює більше ста чоловік?
- Дотримання встановлених законом норм.
В першу чергу це стосується необхідності наказом призначити окремого співробітника, який буде займатися веденням табеля обліку. Проблема в тому, що при штаті понад 100 чоловік мова буде йти мінімум про чотири фахівцях, інакше постраждає якість моніторингу. Плюсуя до цього розширення ФОП для оплати послуг, організацію робочих місць. І не виключаємо людський фактор. Виходить, що дотримуватися ТК РФ з таким підходом - це працювати в мінус. - Недоцільне використання часу
Якщо компанія вирішить заощадити і ведення табелів доручить, наприклад, бухгалтеру або кадровику, то на виконання своїх безпосередніх обов'язків у них залишиться менше часу. Згодом помилки будуть фіксуватися за кількома напрямками роботи.
- штрафи
Якщо відповідальні за складання звітності будуть ігнорувати встановлені законом правила і несерйозно ставитися до необхідності заповнення табелів - це може стати приводом оштрафувати компанію. Суми невеликі (від 30 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян). Однак потрапити в чорний список перевіряючих - НЕ плюс до репутації. Здавалося б, кому потрібні внутрішні документи компанії?
Податківцям. Для перевірки актуальності відрахувань. Крім того, цей наглядовий орган буде ретельно вивчати табелі на предмет помилок, наприклад: видана зарплата співробітника, який не був на робочому місці. Організацію можуть фінансово покарати за заниження податкової бази по податку на прибуток.
Фахівцям ФСС РФ. Фонд соціального страхування може в будь-який момент запросити табелі, щоб упевнитися чи отримують співробітники покладені соціальні виплати.
Трудовий інспекції. Щоб перевірити, чи не порушуються права працівників, оплачується чи переробка та робота у святкові дні.
Закон визначає форми табелів тільки для Державних органів влади, компанії інших форм власності мають право вести облік в зручній для них формі. Тому рішенням для великих компаній є автоматизація процесу.
Табель обліку робочого часу онлайн
Плюси автоматизації процесу складання табелів в великих компаніях очевидні. Компанія Infomaximum всерйоз вивчила робочі процеси багатьох організацій і на основі практичного досвіду створила унікальний продукт CrocoTime . Ця програма обліку дозволить:
- Економити час: CrocoTime за допомогою інтеграції з кадровими системами знімає необхідність заповнювати табелі вручну. Відгули, прогули, відпустки і лікарняні будуть коректно фіксуватися програмою.
Табель обліку робочого часу CrocoTime
- Економія фінансових коштів: платити можна тільки за відпрацьований час . Цей підхід зарекомендував себе в підрозділі call-центру компанії ЗАТ ТК "Яршінторг". За словами керівника call-центру, крім скорочення фонду оплати праці, підвищилася мотивація співробітників, т.к програма зчитує кожну маніпуляцію з комп'ютером / програмами / сайтами і виключає ризик відволікань під час робочого дня.
- Виключити помилки: система чітко фіксує відхилення від графіка роботи кожного співробітника. Табель може бути запитаний у різних форматах: сумарна кількість відпрацьованих годин або час приходу і відходу підлеглих. Якщо хтось запізнився або без попередження пішов в відгул - це буде зафіксовано.
Відволікання співробітників - CrocoTime
На шляху до успіху важлива кожна дрібниця. Оптимізація навіть незначних, на перший погляд, робочих процесів - таких, як ведення табелів обліку робочого часу, знизить трудовитрати і фінансові втрати.
А якщо в компанії працює більше ста чоловік?Здавалося б, кому потрібні внутрішні документи компанії?