- Форма подорожнього листа з 1 березня 2017 року: зміни
- Як вести облік подорожніх листів і ПММ
- Чи потрібно унормувати витрати на ПММ
Документом, що підтверджує витрати ПММ, є подорожній лист або «лист обліку ПММ» як часто його називають співробітники компанії. З нашої статті ви дізнаєтеся, які вимоги потрібно врахувати, якщо компанія вирішила не використовувати типову форму, як вести облік подорожніх листів і ПММ, а також відповімо на спірне питання щодо нормування витрат на пально-мастильні матеріали.
Форма подорожнього листа з 1 березня 2017 року: зміни
З 1 березня 2017 року форму подорожнього листа зміниться у зв'язку з набранням чинності наказом Мінтранспорту Росії від 18 січня 2017 р № 17:
- з'явиться додатковий обов'язковий реквізит - дата і час проведення передрейсового контролю;
- більше не потрібно ставити печатку або штамп компанії / ІП на бланку.
Таким чином, з 1 березня форма подорожнього листа буде включати в себе 6 обов'язкових реквізитів:
- найменування та номер подорожнього листа;
- відомості про термін дії подорожнього листа (якщо компанія виписує шляхові листи щодня, то ставиться дата, протягом якої шляховий лист можна використовувати, якщо ж шляховий лист видається на період, то - дата початку і закінчення терміну дії подорожнього листа);
- відомості про власника (власника) транспортного засобу;
- відомості про транспортний засіб;
- відомості про водія;
- дата і час проведення передрейсового контролю технічного стану транспортного засобу (повинні проставлятися контролером технічного стану транспортних засобів).
Нагадуємо, що типові форми подорожніх листів затверджені Постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 №78:
- шляховий лист легкового автомобіля (форма 3);
- шляховий лист легкового таксі (форма 4);
- дорожній лист вантажного автомобіля (форми 4-с, 4-п);
- шляховий листа автобуса (форми 6, 6 спец.) та ін.
Дані бланки обов'язкові для застосування тільки автотранспортними підприємствами. Решта ж компанії має право не тільки зробити вибір між типовою формою і своїм власним, а й виписувати дорожній лист на будь-який термін, що не перевищує 1 місяця (лист Мінфіну Росії від 30.11.2012 №03-03-07 / 51).
Радимо почитати:
Зразок бланка подорожнього листа, розробленого компанією самостійно, може виглядати наступним чином:
Як вести облік подорожніх листів і ПММ
Для обліку подорожніх листів призначений «Журнал обліку руху подорожніх листів» (форма 8). Як і у випадку з дорожніми листами, компанії, які не належать до автотранспортним підприємствам, має право самостійно зробити вибір щодо використання уніфікованої форми.
У журнал необхідно вносити відомості по всім виданим дорожніми листами в хронологічному порядку. По завершенні його ведення листи прошиваються, скріплюються печаткою і підписом керівника.
Як правило, журнал оформляється термін на 1 рік.
Облік шляхових листів в бухгалтерії покладається на співробітника відповідно до його посадовою інструкцією.
Згідно ПБУ 5/01 облік ПММ в бухгалтерському обліку ведеться за фактичною вартістю. ПММ можуть бути прийняті до обліку на підставі:
- товарною накладною (форма ТОРГ-12);
- чеків ККМ (в чеку повинні бути вказані марка ПММ, кількість літрів і сума).
В даний час компанії вважають за краще використовувати паливні картки. Це зручно і практично, так як не потрібно постійно видавати кошти під звіт на купівлю ПММ.
В кінці місяця організація-продавець ПММ заповнює весь пакет документів, починаючи з товарною накладною і закінчуючи розшифровкою отриманого ПММ усіма паливними картами.
Списати ПММ можна як по середній собівартості, так і за методом ФІФО (за собівартістю перших запасів за часом придбання).
У податковому обліку витрати компанії на утримання службового транспорту (витрати на ПММ) відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ).
Для того, щоб підтвердити економічну обґрунтованість витрат на ПММ і їх зв'язок з діяльністю, спрямованою на отримання доходу, необхідно заповнювати в дорожньому листі маршрут слідування транспортного засобу (лист УФНС Росії по м Москві від 07.07.2008 №20-12 / 064123.2). В іншому випадку, компанії доведеться доводити правомірність включення витрат на ПММ в податкову базу по податку на прибуток в суді.
Чи потрібно унормувати витрати на ПММ
Питання нормування ПММ є спірним. З одного боку, в НК РФ немає обмеження по сумі витрат на ПММ. З іншого боку, лист УФНС Росії по м Москві від 30.12.2009 № 16-15 / 139308 вказує на те, що компанії при визначенні витрат на обслуговування транспортних засобів повинні враховувати «Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті» (затв. розпорядженням Мінтрансу Росії від 14.03.2008 № АМ-23-р з урахуванням змін на 14.07.2015).
Мінфін Росії в листі від 27.01.2014 № 03-03-06 / 1/2875 вказує на те, що «при визначенні обгрунтованості зроблених витрат на придбання палива для службового автомобіля платник податків має право враховувати Норми витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті».
Повертаючись до вимог НК РФ (ст. 252), хочемо зазначити, що компанія може встановити норми витрати ПММ самостійно, грунтуючись на даних заводу-виробника транспортного засобу.
Але не забувайте, що витрата ПММ залежить і від таких факторів як: умови використання транспортного засобу та його технічний стан. Так, витрата ПММ в Москві і Санкт-Петербурзі через затори значно вище в порівнянні з іншими містами РФ.
Технічний стан транспортного засобу залежить від терміну та інтенсивності експлуатації.
Для того, щоб обґрунтувати завищені норми списання ПММ рекомендуємо підготувати наступні документи:
- акти контрольного обміру витрати палива;
- висновок центру технічного обслуговування і ін.