Облік робочого часу співробітників можна вести вручну або з використанням комп'ютерних програм, наприклад таблиць Excel. В останньому випадку вся інформація вносять в електронному вигляді, а сам заповнений бланк роздруковують в кінці місяця. Читайте докладну інструкцію.
Як створити табель обліку робочого часу в Excel
Розглянемо докладно зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі готового шаблону в програмі Excel. Для цього скачайте його до себе на комп'ютер, це абсолютно безкоштовно.
Завантажити шаблон табеля обліку робочого часу в Excel >>>
Крок 1. Заповніть шапку, в ній вкажіть повне найменування організації і код за довідником ОКПО. Потім пропишіть структурний підрозділ, за яким заповнюють табель, в разі якщо заповнюєте окремо по кожному відділу.
Читайте також:
Після цього вкажіть номер табеля, дату його складання і період, на який його склали. Зазвичай це календарний місяць. Як дата складання вкажіть останнє число місяця.
Крок 2. Потім внесіть дані в основну частину:
У графі 1 вкажіть номер один по одному.
У графу 2 внесіть прізвище та ініціали працівника, його посада або спеціальність.
У графі 3 вкажіть табельний номер працівника.
У графі 4 в верхньому рядку проставляйте цифровий або літерний код витрат робочого часу на кожен день. У нижньому рядку вказуйте кількість відпрацьованих працівником годин відповідно до кодом або залиште рядок порожній.
У графі 5 проставте скільки днів і годин працівник відпрацював за кожну половину місяця - дні зверху, годинник знизу. У графі 6 вкажіть такі ж дані, але за цілий місяць. При цьому слід уважно відстежувати, щоб загальна кількість календарних днів у місяці збігалося з вказаною по кожному працівнику сумою робочих, вихідних і святкових днів.
Графи 7-9 використовуйте для зазначення відомостей для розрахунку зарплати. При цьому якщо для всіх працівників, які внесені в табель, використовують один вид оплати і загальний кореспондуючий рахунок, то заповнюють реквізити "вид оплати" і "кореспондуючий рахунок" над таблицею з графами 7-9.
У графи 10-13 внесіть інформацію про відсутність працівника на робочому місці . У Графу 10 або 12 впишіть код, який відповідає причини неявки, а в Графі 11 або 13 вкажіть кількість днів або годин. При цьому відмітки про причини відсутності працівника на робочому місці повинні бути документально підтверджені. Вносити їх можна тільки на підставі наказів, лікарняних листків, довідок про виконання державних або громадських обов'язків, і т.д.
Після заповнення табеля на всіх співробітників за весь обліковий період, роздрукуйте на принтері готовий табель з програми MS Excel.
Потім відповідальна особа, яке заповнювало табель, в нижній частині табеля зліва ставить свою посаду, особистий підпис і прізвище та ініціали. Справа ставить свою посаду, особистий підпис і прізвище та ініціали керівник підрозділу, за яким складено табель. А нижче ставить свою посаду, особистий підпис і прізвище та ініціали працівник кадрової служби.
Завантажити табель обліку робочого часу в excel >>>
Програми обліку робочого часу співробітників
Вести облік робочого часу можна за допомогою і інших спеціальних комп'ютерних програм.
Наприклад, можливість вести табель передбачена в офіційних програмах:
- 1С: Зарплата і управління персоналом;
- Правконс Онлайн;
- Зарплата, табель і кадри.
Також табель обліку робочого часу можна заповнити онлайн в безкоштовних додатках.