- Що передбачає дана посада
- Вимоги до даного фахівця
- Посадові обов'язки
- Що вказувати в резюме
- Особливості роботи офіс менеджера
- Будівельні компанії
- Страхові компанії
Будь-яке офісне простір, в якому є керівник і хоча б кілька найманих співробітників, має на увазі наявність якоїсь організуючою сили, яка забезпечує безперебійну роботу офісу і його нормальне функціонування. Такою силою є наявність в штаті офіс-менеджера.
Що передбачає дана посада
Ця посада передбачає організацію роботи всіх інших співробітників, включаючи керівника, а також взаємодія з зовнішнім світом від імені компанії за допомогою ділової переписки, телефонних переговорів і прийому відвідувачів.
У невеликих організаціях офіс-менеджер часто поєднує в собі функції бухгалтера по первинної документації і кадрового працівника. У великих компаніях в його підпорядкуванні можуть перебувати секретаріат, водії і адміністративний персонал.
Така велика кількість обов'язків формує певний набір необхідних особистісних якостей потенційного претендента на цю посаду. Основні з них - це комунікабельність, відповідальність, старанність, оперативність, організаторські здібності і пунктуальність.
Вимоги до даного фахівця
завантажити зразок посадової інструкції офіс менеджера.
До них необхідні також певні специфічні навички, які випливають зі списку обов'язків: впевнене володіння персональним комп'ютером і робота з офісною технікою, грамотна усна мова і навички ділового листування, знання діловодства. У разі необхідності до списку вимог можуть бути додані знання іноземних мов, бухгалтерського обліку, трудового законодавства і т.д.
Посадові обов'язки
Список покладених обов'язків може бути вельми і вельми обширний і залежить завжди від вимог конкретної організації.
Із загального переліку обов'язків можна виділити ті, які включаються в посадову інструкцію практично завжди:
- Обробка вхідної та вихідної кореспонденції, ведення ділової переписки, перерозподіл всередині організації вхідних документів за призначенням;
- Діловодство, контроль документообігу, відстеження термінів договорів і угод;
- Ведення телефонних переговорів, прийом вхідних дзвінків;
- Прийом відвідувачів - клієнтів, контрагентів, партнерів, контролюючих органів;
- Забезпечення офісу необхідними речами: канцелярське приладдя, меблі, оргтехніка. Сюди ж можна віднести відстеження виникаючих неполадок і поломок, своєчасний виклик відповідних майстрів;
- Складання графіка роботи офісу, облік робочого часу , Складання і ведення робочого графіка керівника;
- Організація відряджень співробітників, логістика перевезених вантажів;
- Організація заходів - нарад, конференцій, корпоративів;
- Ведення клієнтської бази;
- Ведення протоколів зборів і нарад.
Крім іншого на офіс-менеджера також можуть бути покладені обов'язки з ведення сайту, організації реклами, замовлення сувенірної та поліграфічної продукції, поширення інформаційних матеріалів про компанію і т.д.
Про цю професію розказано в наступному відеосюжеті:
Що вказувати в резюме
Таким чином, при складанні резюме на вакансію офіс-менеджера необхідно вказати наявність наведених вище особистісних якостей і спеціальних навичок, а також відштовхуватися від конкретних вимог роботодавця, зазначених в описі вакансії, так як вони можуть істотно варіюватися в порівнянні зі стандартними вимогами.
Більшість вакансій доступні тільки при наявності диплома про вищу освіту, хоча конкретна спеціальність як правило не принципова, освіта може бути економічним, юридичним, лінгвістичним, філологічним, психологічним або будь-яким іншим, відповідним напрямку роботи. Крім цього роботодавець часто вказує наявність фотографії здобувача як обов'язкова умова прийому резюме до розгляду. Це пов'язано з тим, що офіс-менеджер стане обличчям компанії, і більшості роботодавців небайдуже, як воно буде виглядати.
Особливості роботи офіс менеджера
агентства нерухомості
Оскільки робота в агентстві нерухомості багато в чому пов'язана з нарощуванням клієнтської бази, а також ретельним опрацюванням юридичної бази угод, робота офіс-менеджера безпосередньо пов'язана з цими особливостями.
Може знадобитися розміщення рекламної інформації, замовлення сувенірної продукції, дзвінки до діючих або потенційних клієнтів, роз'яснення послідовності дій з оформлення нерухомості, в тому числі в державних органах, банках, у нотаріусів.
Будівельні компанії
Робота, пов'язана з будівництвом, надає великий обсяг закупівель будівельних матеріалів, логістику їх перевезень, лізинг важкої техніки, прийом на тимчасову або сезонну роботу додаткових співробітників по строковим договором , В тому числі іноземних громадян. Певна частина цих обов'язків, залежно від розміру компанії, може бути покладено і на офіс-менеджера. 
Страхові компанії
Додаткова специфіка страхових компаній часто додає до обов'язків офіс-менеджера облік продуктивності співробітників, дзвінки клієнтської бази, напрямок комерційних пропозицій і розрахункових документів, підготовку договорів страхування, замовлення поліграфічної та рекламної продукції.
Так чи інакше, але практично в будь-якій сфері роботи організації від офіс-менеджера потрібна робота з її клієнтами. Це може бути і просто прийом відвідувачів, і спрямування їх до потрібного фахівця, і самостійна робота з клієнтом в рамках своїх повноважень, і залучення нових клієнтів, і активні продажі при необхідності. У всіх цих випадках досвід взаємодії з людьми, вміння заручитися підтримкою, а також навички переконання просто необхідні для роботи на цій посаді.
Додатково слід зазначити, що необхідно чітко розуміти відмінності в посадах секретаря і офіс-менеджера, оскільки, як випливає з усього вищесказаного, посадові обов'язки офіс-менеджера часто можуть включати в себе також і секретарську роботу, але в цілому набагато ширше, і поєднання цих посад відбувається тільки в тих випадках, коли штат організації досить невеликий, а обсяг обов'язків не забезпечує завантаженості двох штатних одиниць зі схожими функціями.
Про курси підготовки і одержуваних навичках за даною професією дивіться в наступному відеосюжеті: