Онлайн вам в касу

1. Чи не біль, а помічник
2. Як заощадити на онлайн-касах
3. Вибираємо касу: як не помилитися
4. Купити і встановити: тонкощі процесу
5. Лайфхак: як спростити роботу з новою технікою
6. Зошит не розкаже про те, про що може розповісти каса
7. FAQ - найчастіші питання про роботу з касою
8. закон недороблений
9. Big data в контрольно-касових апаратах

Налаштувати нову касу не так вже просто, але потім вона може реально допомогти вашому бізнесу

Закон про перехід на онлайн-каси наробив на ринку багато шуму: всі підприємці, від великих мереж до сільських магазинчиків, тепер повинні працювати на новому фіскальному обладнанні. Банкі.ру пояснює, як не попастися на виверти шахраїв і правильно підключити контрольно-касову техніку.

Чи не біль, а помічник

На сьогоднішній день в ФНС передається кілька сотень мільйонів чеків в день і в цілому передано вже понад 10 млрд чеків.

За задумом уряду, зміни повинні спростити контроль за продажами і обілити ринок роздрібної торгівлі. Багатьох бізнесменів закон застав зненацька: витрати на заміну техніки становили десятки тисяч рублів, за фіскальними реєстраторами шикувалися черги, а продавці не знали, як поводитися з новими касами.

Втім, якщо підійти до питання серйозно, онлайн-касу дійсно можна перетворити з головного болю в ефективного бізнес-помічника. Завдяки закону підприємець тепер може бачити статистику продажів, активність касирів, точки в цілому, мінімальну бізнес-аналітику, отримувати інтеграцію з бухгалтерськими, складськими і CRM-системами.

Як заощадити на онлайн-касах

Не секрет, що перехід на контрольно-касову техніку сильно вдарила по бізнесу, так як покупка каси обходиться мінімум в 35 тис. Рублів. Для малого та середнього бізнесу це серйозне навантаження.

На щастя, Федеральна податкова служба (ФПС) офіційно дозволила учасникам ринку контрольно-касової техніки пропонувати свою продукцію бізнесу в оренду. Вона дозволить швидше виконувати вимоги нового закону 54-ФЗ, а також отримати рішення під ключ вартістю всього близько 3 тис. Рублів на місяць.

Наприклад, компанія «Атол», виробник контрольно-касових рішень для підприємств торгівлі, ще травнем 2017 запустила «Атол Онлайн», сервіс по оренді онлайн-кас для інтернет-магазинів.

«Сервіс дозволяє реєструвати розрахунки в Інтернеті з використанням електронного засобу платежу (банківські карти, електронні платіжні гаманці), формувати фіскальні документи в касі безпосередньо в момент розрахунку і відправляти їх оператору фіскальних даних. Клієнтом «Атол Онлайн» може бути будь-яке підприємство, що приймає оплату через Інтернет: онлайн-магазини; ритейлери, які продають електронний контент; квиткові сервіси; телекомунікаційні оператори; хостингові і інші компанії », - коментує керівник бізнес-проекту« Атол Онлайн »Юлія Носова.

На жаль, взяти касу в оренду можуть лише компанії, які беруть оплату в Інтернеті. Підприємствам, що працюють в офлайні, доведеться справлятися самотужки.

Вибираємо касу: як не помилитися

На перших етапах реалізації реформи питання, яку касу вибрати, в принципі не стояло: за основним робочим елементом нової техніки - фіскальним реєстратором черзі розтягувалися на багато місяців. До середини літа ситуація стабілізувалася: уряд пообіцяв давати відстрочку, якщо власник торгової точки вже уклав договір на поставку. Ажіотаж спав.

З 1 липня 2017 року організації та індивідуальні підприємці зі спрощеною системою оподаткування зобов'язані перейти на нову систему застосування контрольно-касової техніки. Як з'ясував Банкі.ру, в гонитві за спрощенням державі вдалося серйозно ускладнити життя малому бізнесу.

Зараз ті, хто ще не встановив нове обладнання - а це в основному підприємці на ЕНВД і патентній системі оподаткування, які можуть здійснити перехід на онлайн-каси до 1 липня наступного року, - можуть спокійно вибрати найбільш комфортний для себе вид фіскальної техніки.

По-перше, потрібно звернути увагу на те, чи є обрана модель в реєстрі дозволеної техніки Федеральної податкової служби. Саме реєстр в онлайн-режимі передає дані про пробитих чеках операторам фіскальних даних, а ті передають їх в ФНС. Без цього пристрою каса не може працювати за законом, а порушників каратимуть штрафами в розмірі від 10 тис. До 30 тис. Рублів.

По-друге, варто придивитися до ціни каси: багато недобросовісні продавці в момент ажіотажного попиту намагаються спекулювати на цьому і піднімають ціни до небес. Зараз онлайн-касу можна придбати за 15-50 тис. Рублів залежно від моделі та функціоналу.

По-третє, касовий апарат краще підбирати з урахуванням специфіки та розміру бізнесу. Для стаціонарної торгівлі, ресторанів, салонів краси і т. П. Підійдуть стаціонарні каси. А ось інтернет-магазинах і кур'єрським службам краще обзавестися переносними мобільними касами. Крім того, фіскальну техніку слід перевірити на сумісність з системою обліку, на якій працює бізнес, - наприклад, якщо вся звітність компанії ведеться в 1С, потрібно уточнити у виробника, інтегрується чи їх каса з цією системою.

Купити і встановити: тонкощі процесу

Щоб каса працювала максимально правильно і ефективно, обмежитися покупкою лише фіскального апарату не вийде. Потрібно пройти кілька додаткових кроків.

1. Купити касовий апарат. Пропозицій на ринку досить багато, тому підібрати апарат відповідно до масштабу бізнесу і специфікою його роботи не складе труднощів. Знову ж таки не забуваємо, що каса обов'язково повинна бути оснащена фіскальним накопичувачем, а в коробці повинен лежати паспорт касового апарату.

2. Укласти договір з ОФД. Оператор фіскальних даних - дуже важлива ланка в новій ланцюжку «підприємець - податкова». Саме він збирає дані про видані чеках з касових апаратів і передає їх в ФНС в режимі реального часу. Список офіційно працюючих операторів є на сайті ФНС - всього їх 12. Вони надають ідентичний рівень сервісу і схожі тарифи. В середньому послуги ОФД обійдуться підприємцям в 3 тис. Рублів в рік за одну одиницю техніки. Сплативши цю суму і отримавши договір в електронному вигляді, потрібно зареєструвати касу в системі ОФД: ввести номер каси (вказано на корпусі) і фіскального накопичувача (у коробці від каси). Після реєстрації ОФД висилає параметри доступу, вони стануть в нагоді, щоб зареєструвати касу в податковій. Це наступний крок.

3. Реєстрація в ФНС. Якщо підприємець є щасливим володарем електронного підпису (яку приймає ФНС), цей етап помітно спрощується. В такому випадку все можна зробити онлайн: зайти в особистий кабінет платника податків на сайті nalog.ru і ввести необхідні дані (назва компанії, ІПН, адреса установки каси, модель і заводський номер каси, форма прийому коштів - готівковий, безготівковий розрахунок або обидва варіанти, оператор фіскальних даних, з яким укладено договір, номер фіскального накопичувача). Якщо електронного підпису немає, доведеться з'їздити в ФНС - відвезти первинне заяву на реєстрацію, заяву після фіскалізації каси і отримати реєстраційну карту каси. Або купити електронний підпис за 3 тис. Рублів на рік і спати спокійно. Ця ж підпис вам надалі стане в нагоді при взаємодії з багатьма державними органами. Після успішної реєстрації підприємець отримує карту каси з її реєстраційним номером.

4. Фіскалізація каси. Цей етап потрібен, щоб отримати від ФНС і ОФД фінальне підтвердження того, що каса працює правильно і без перебоїв буде передавати всю необхідну інформацію в податкову. Касовий апарат потрібно дістати з коробки і підключити до комп'ютера, потім встановити драйвери, які також повинні бути в комплекті з касою. Каса попросить ввести номер фіскального накопичувача і номер каси, адреса установки каси, вказати систему оподаткування і параметри доступу до оператора фіскальних даних (ті самі, які ОФД видавав при реєстрації). Якщо все пройде успішно, каса надрукує перший чек - звіт про фіскалізації. Пам'ятайте, що каса повинна мати стабільне підключення до Інтернету. Інакше фінальна реєстрація в податковій може зірватися.

5. Підключення каси до інтернет-магазину. Цей пункт актуальний для тих підприємців, які продають свої товари онлайн, через інтернет-магазин. Процес сильно залежить від моделі каси і програмного забезпечення, на якому воно працює.

Для розуміння наведемо приклад інтеграції з апаратом від «МодульКасси».

При включенні каса автоматично підключиться до Інтернету і з додатком «МодульКасса». Додаток попросить налаштувати обліковий запис і створить ідентифікатор точки продажів (прив'яже сайт до торговій точці). Щоб налаштувати інтернет-магазин на роботу з сервісом і фізичної касою, потрібно ввести у відповідні поля додатки вже знайомі модель каси, її заводський номер і номер фіскального накопичувача. Щоб налаштувати оплату банківськими картами, потрібно вибрати в списку, що випадає платіжну систему, якою користується інтернет-магазин, і поставити галочку в графі «Дозволити друк чеків».

Щоб перевірити, чи все працює, можна купити у самого себе тестовий товар за будь-яку суму. Якщо каса видасть паперовий чек з QR-кодом, а на пошту прийде його електронна версія - можна відкорковувати шампанське: онлайн-каса підключена.

Лайфхак: як спростити роботу з новою технікою

Скільки б законодавці не говорили про те, що онлайн-каси - це просте і логічне рішення для бізнесу, пристосуватися до роботи на новій техніці не так-то легко. Є декілька хитрощів, які спростять цей процес.

1. Почнемо з того, що ще не всі підприємці перейшли на онлайн-каси - ті, хто працює на ЕНВД і патентній системі оподаткування, потрапляють у другу хвилю реформи і зобов'язані встановити нові каси до 1 липня 2018 року. У них ще є час підготуватися і вибрати підходящий варіант фіскальної техніки. Крім того, ці ж компанії за законом мають право отримати податкове вирахування - часткову компенсацію витрат на нове обладнання. Для цього потрібно встановити касу в термін з 1 липня 2017 року по 1 липня 2018 року і подати відповідну заяву в ФНС. Розмір компенсації складе 18 тис. Рублів.

2. Багато виробників і дистриб'ютори кас почали пропонувати готове рішення - каса плюс укладення договору з ОФД. Такий коробковий продукт допомагає заощадити не тільки час на пошук і вибір відповідного оператора фіскальних даних, але і гроші: і сама каса, і послуги ОФД обійдуться в цьому випадку трохи дешевше.

3. Мабуть, найбільше проблем у зв'язку з переходом на онлайн-каси звалилося на власників інтернет-магазинів, багато з яких до вступу закону в силу могли взагалі працювати без фіскальної техніки. Власники таких магазинів дивувалися: як взагалі можна пробити чек онлайн, коли покупець оплачує покупку через сайт? Цю проблему вирішує мобільна каса - компактне обладнання з вбудованою операційною системою. Вона являє собою планшет з уже встановленим додатком для роботи каси, фіскальним принтером для друку паперових чеків, сканером і потужною батареєю. Така каса передає дані про онлайн-покупці в додаток, формує електронний чек, який відправляється покупцеві на пошту, і паперовий - для звітності. Її можна переносити з місця на місце і, наприклад, вручити кур'єрам, які будуть пробивати паперові чеки при зустрічі з покупцем.

Зошит не розкаже про те, про що може розповісти каса

4. Багато хто сприймає 54-ФЗ як серйозне випробування для малого бізнесу і чергове обтяження від держави. Насправді нові правила можуть істотно полегшити роботу підприємців і вивести бізнес на новий рівень. Страшно уявити, але деякі бізнесмени, особливо в регіонах, ведуть звітність не те що в Excel - в звичайних зошитах, які можуть загубитися, згоріти, намокнути. Проаналізувати, чому в цьому місяці виручка більше, а в іншому - менше, які позиції товару найбільш популярні, вибудувати ефективну систему управління - абсолютно неможливо. А якщо ваші продавці крадуть? Зошит про це не розповість. Онлайн-каси - це гірка, але цілюща пігулка для бізнесу, яка змусить підприємців тверезо поглянути на стан справ в їх бізнесі і вивести його на новий рівень розвитку.

5. Дані, які будуть збирати онлайн-каси, може використовувати не тільки податкова, а й сам підприємець. Адже, видаючи онлайн-чеки, компанія отримує номера телефонів і електронні адреси своїх клієнтів - золота інформація, ключ до історії покупок клієнта. Завдяки їй можна готувати індивідуальні пропозиції для клієнтів, розсилати актуальну інформацію про новинки і прив'язати до себе клієнта без всяких програм лояльності.

FAQ - найчастіші питання про роботу з касою

Інструкції - це добре, але часто в процесі роботи з новими касами виникають нештатні ситуації. Куди бігти, якщо каса зламалася? Чи потрібно закривати магазин, якщо завис Інтернет? Хто винен і що робити? Відповідаємо на найчастіші запитання про онлайн-касах.

1. Який чек тепер віддавати клієнту - паперовий або електронний? Чи зобов'язаний покупець надати телефон і адреса електронної пошти, щоб отримати чек?

Силу мають обидва види чеків. Якщо клієнт оплатив товар або послугу банківською картою на сайті, йому потрібно вислати електронний чек - на пошту або по СМС. Ці дані він, по ідеї, надає в процесі оформлення замовлення. Паперовий чек в такому випадку не потрібен.

При оплаті готівкою або карткою в офлайн-магазині паперовий чек потрібно видавати завжди, електронний - на вимогу покупця та при наявності технічної можливості це зробити. Справа в тому, що за новими правилами продавець зобов'язаний запитати покупця, чи хоче він отримати електронний чек. Якщо відповідь позитивна, то клієнт повинен надати адресу пошти або телефон, на який і приходить електронний чек. Так що надавати ці дані чи ні - вибір покупця.

2. Що буде, якщо вночі відключиться Інтернет і каса не зможе вибити чек? Чи можу я працювати далі чи варто закрити магазин, поки сигнал не відновиться?

Нічого страшного не трапиться. Дані відправляться в ФНС, як тільки відновиться зв'язок. Правда, налагодити сигнал потрібно не пізніше ніж через місяць після відключення: якщо каса не передаватиме дані в ФНС протягом 30 днів, то фіскальний накопичувач автоматично заблокується і касу можна буде викинути. Є й винятки: податкова дозволила ІП і компаніям на Крайній Півночі і в інших важкодоступних місцях, де є проблеми з Інтернетом, працювати з касою без підключення до Мережі. Список таких населених пунктів потрібно уточнити в адміністрації області або краю.

3. Як вести облік по касі?

Якщо у вас роздрібний магазин, діяти потрібно в такий спосіб (процес описаний на прикладі роботи з «МодульКассой»):

* Відкрийте зміну до першого платежу;

* Якщо потрібно забрати гроші протягом робочого дня, в меню каси виберіть «Внесення і виїмка готівки», вкажіть суму;

* Закрийте зміну і зніміть Z-звіт не пізніше ніж через 24 години після відкриття зміни.

4. Чи потрібно закривати зміну, якщо в цей день не було платежів? Чи потрібно відкривати її, якщо знаєш, що платежів сьогодні не буде?

Чи не закрити зміну - порушення, але карати за це не будуть. Краще вчинити так: зніміть Z-звіт і просто закрийте зміну при першій можливості. Якщо ви знаєте, що сьогодні платежів не буде, зміну можна не відкривати. Якщо покупець все ж з'явиться, можна запустити касу прямо при ньому. Головне, не забути закрити зміну не пізніше ніж через 24 години після початку її роботи.

5. Чи потрібен для онлайн-каси грошовий ящик?

Поставити грошовий ящик можна, але це необов'язково. Податкова не оштрафує, якщо тримати гроші в сейфі або в ящику столу, але з грошовим ящиком зручніше і безпечніше.

6. Чи потрібно вести книгу касира-операціоніста?

Ні, вести книгу касира-операціоніста більше не потрібно. Всі дані фіксуються в особистому кабінеті каси на сайті податкової або в особистому кабінеті оператора фіскальних даних. Тепер можна не зберігати паперові чеки. У будь-який момент їх можна вивантажити з особистого кабінету на сайті оператора фіскальних даних.

7. Якщо я отримую оплату за товар / послугу за вирахуванням комісії, чек потрібно вибивати на початкову вартість або на суму, яку я отримую в результаті?

Чек завжди потрібно вибивати на суму, сплачену клієнтом.

Якщо оплату через розрахунковий рахунок здійснює фізична особа, потрібно обов'язково провести операцію через онлайн-касу і видати чек. При розрахунку між юридичними особами онлайн-каса не потрібна.

8. Чи потрібно після закриття зміни забирати гроші з каси і везти їх в банк?

Ранее после здачі Z-Звіту Дійсно нужно Було забрати всі гроші з каси, відвезті їх в банк самому або Передат інкасатору. Тепер ця процедура не обов'язкова. Ви можете зберігати гроші хоч цілий місяць в касі або сейфі, а можете встановити внутрішній ліміт готівки і віддавати «зайві» гроші в банк.

Щоб передати готівку в банк, оформіть видатковий касовий ордер на суму виручки, відвезіть їх в банк самі або через інкасатора. Якщо банк видав вам корпоративну карту, можна вносити гроші з каси на неї. Для цього теж потрібно оформити касовий ордер. Ордери потрібні для звіту перед податковою, тому не втрачайте їх і підшивається в касову книгу.

закон недороблений

У серпні 2017 року Мінфін надав роз'яснення з приводу чеків при безготівкових розрахунках. У міністерстві пояснили, що підприємці можуть не використовувати онлайн-каси при розрахунках, які не потрапляли під дію закону в попередній редакції. Фактично це означає, що зараз чеки потрібно пробивати тільки при розрахунках готівкою або картами.

Електронні гаманці, «Клієнт - банк» і квитанції - це електронні засоби платежу. Для таких розрахунків в законі виявилася відстрочка до 1 липня 2018 року.

На думку юриста судово-аналітичного відділу Heads Consulting Олександра Єлізарова, з цього пояснення не зовсім ясно, наскільки імперативно дане розпорядження, тобто чи може чек бути виданий за бажанням сторони.

«Що стосується будь-якого збою при русі електронних грошових коштів чек був одним із доказів виконаної операції. Проте, оскільки дана система відносно нова, виразна судова практика поки не склалася, як не склалася і чітка законодавча регламентація з даного питання. Багатьом користувачам неясно, коли необхідно використовувати онлайн-касу (наприклад, у випадку з інтернет-магазинами), а коли без чека можна обійтися. Дані невизначеності і породжують правові спори, які підлягають вирішенню як в досудовому, так і в судовому порядку », - підкреслює Єлізаров.

Big data в контрольно-касових апаратах

Про перспективи та можливості big data заявляють практично всі ОФД. Інформація про покупках в магазинах, відображена в чеках, - це, по суті, «остання миля» аналітики споживчого поведінки громадян. Щомісяця - терабайти даних, що надходять в ФНС (один чек важить близько 2-5 Кб). Колосальна статистика про ситуацію в різних регіонах і в цілому по країні.

Оператори фіскальних даних отримують і обробляють цю інформацію повністю в знеособленому агрегованому вигляді, тобто там немає ніяких персональних даних громадян. У ОФД є лише можливість агрегувати таку інформацію за різними параметрами. Проте саме можливість агрегування даних дозволяє вирішувати, зокрема, наболіле питання про класифікацію товарних позицій в чеках.

«Сьогодні ми бачимо, що один і той же товар в чеках має часом понад тисячу різних найменувань. Наприклад, при аналізі чеків тільки за один день позиція «хліб білий» має 330 найменувань. У їх числі зустрічаються навіть такі, як «хліб білий дешево сердито 380 г». Позиція «сірники» - 510 найменувань. Зустрічаються такі назви, як «Сірники« Колумб »40мм, 20шт», BOYSCOUT не гаснуть від вітру і влаг »,« Сірники Спецназ 20 шт. БЕЗ РЕKЛАМИ ». Позиція «сіль харчова» - 132 найменування. Цей товар хтось навіть називає таким чином: «165 253 Сіль харчова виварювальна йод'ё ер 1'у'рЁ / яр'р». Позиція «пакет майка» - 2 378 найменувань. У числі назв товару - «пакет майка (покупайка) Сім'я (28 * 50 * 13мкм)», «[ЧОпл] пакет майка Виноград на жовтому / на синьому (уп25)», - розповідає генеральний директор компанії «Платформа ОФД» Олексій Барів.

«Нові можливості ОФД по обробці даних відкривають і нові ринки. Цей потенціал ще не так сильно вивчений, але очевидно, що ефект буде в зв'язці з різними сервісами і напрямками, яким зараз дає поштовх цифровизация економіки країни », - робить висновок барів.

Наталія Стрельцова, Banki.ru, Максим Митуса, керівник проекту «МодульКасса», для Banki.ru