Особливості та результати впровадження ЕДО в компаніях

1. Обмін з контрагентами (зовнішній документообіг) - 6000 руб.
2. Внутрішній документообіг - 4000 руб.

Автоматизація документообігу в організації є одним із способів підвищення ефективності бізнесу, яка досягається за рахунок підвищення:

• Швидкості обробки документації;
• Надійності зберігання файлів;
• Доступності документів;
• Точності обміну документами як усередині організації, так і з зовнішніми контрагентами.

Незважаючи на те, що впровадження документообігу вже давно перестало бути чимось особливим, деякі компанії досі не автоматизували дані процеси. Звичайно, паперовий документообіг негативно позначається на продуктивності роботи співробітників і показники діяльності підприємства в цілому. Особливо актуально впровадження електронного документообігу в компаніях з розгалуженою структурою, з великою кількістю департаментів і підрозділів, а також широкою мережею філій.

ЕДО - це автоматизація процесів руху документації всередині організації та за її межами. Для цього використовуються спеціальні програмні засоби, наприклад, НВІС: Електронний документообіг , А також електронний цифровий підпис, використання якого забезпечує легітимність документації. Для роботи з ЕЦП також потрібно ЗКЗІ і захищений носій. Все це можна придбати в центрі ЕЦП .

У яких організаціях необхідне впровадження системи електронного документообігу?

ЕДО затребуваний абсолютно будь-якою компанією, яка працює з документацією. Після імплементації такого програмного забезпечення, прискорюються процеси роботи, підвищується точність узгодження і обробки паперів.

Необхідність СЕД не залежить від величини компанії. Якщо організація невелика, тоді можна впровадити систему відразу скрізь. Якщо мова йде про велику корпорації з філіями, то починати можна поетапно: спочатку в одному підрозділі, потім - в іншому і так далі.

Для чого необхідне впровадження електронного документообігу в організації?

Після впровадження ЕДО компанія отримує такі вигоди для свого бізнесу:

• Підвищення прозорості процесів. Наприклад, кожен співробітник зможе відстежувати, де знаходиться його документ в процесі узгодження. Створювати шаблони буде набагато простіше. За рахунок автоматичного заповнення реквізитами знизиться кількість помилок з вини людського фактора;
• Постійний контроль за виконанням доручень - в системі керівники бізнесу або окремих підрозділів зможуть відстежувати стадію виконання того чи іншого доручення, тому виконавська функція зросте після впровадження ЕДО;
• Скорочення часу роботи з документами, тому що персоналу буде доступний оперативний пошук документації, відстеження статусу, швидке створення, прискорені процеси обробки і відправки. Також оптимізації тимчасових витрат сприяють автоматичні процеси формування звітів, реєстрів;
• Збільшення безпеки і конфіденційності даних. Це можливо завдяки розмежуванню прав доступу в системі. Наприклад, один співробітник може тільки переглядати, інший - редагувати. При розслідуваннях можна відстежити, хто і які вносив правки в той чи інший документ, хто і в який час отримував доступ до даних;
• Аспект безпеки дуже важливий саме зараз в період зростання кіберзлочинності і шпигунства. Витоку корпоративних даних можуть привести до негативних наслідків для бізнесу (як матеріальним, так і репутації). Використання СЕД дозволяє запобігти цьому і підвищити захищеність файлів, критичних для бізнесу;
• Підвищення здатності до навчання, швидкості адаптації до нових бізнес-процесів. Всі зміни відбуваються централізовано, не буде потрібно витрачати час на інформування кожної людини;
• Зростання корпоративного духу завдяки створенню єдиного інформаційного простору. Кожен співробітник зможе знайти колегу і взаємодіяти з ним через систему, це, в свою чергу, полегшить процес комунікації;
• Підвищення рівня адаптивності до зовнішніх змін. Наприклад, якщо буде випущений новий наказ або розпорядження, що зобов'язує організації міняти форму певних документів, в СЕД це зробити легко.

Документообіг електронний. Впровадження. З чого почати?

Перш, ніж прийняти рішення про придбання та впровадженні СЕД, необхідно прорахувати і затвердити витрати. Вони можуть бути досить великими, але швидко окупаються за рахунок оптимізації внутрішніх процесів компанії і скорочення витрат на кур'єрські та поштові служби.

Також необхідно дослідити, хто з контрагентів вже використовує ЕДО. Від цього залежить, яким буде документообіг після впровадження автоматизованої системи - повністю електронним або наполовину електронним і наполовину традиційним (паперовим).

До впровадження необхідно придбати ЕЦП. Зробити це можна в спеціалізованому центрі ЕЦП . Слід враховувати, що розрізняють три різновиди підписи, застосовуваної з ЕДО:

• проста;
• Некваліфікована (посилена);
• Кваліфікована (посилена).

Кожен документ в електронному вигляді, підписаний кваліфікованої електронним підписом, легітимний.

Операційно перехід на автоматизовану процедуру обміну документами складається з наступних етапів:

• Складання технічного завдання. На цьому етапі формулюються задачі і цілі проекту;
• Вибір системи, яка буде використана для автоматизації ДО. Тут рішення залежить від масштабу і потреб бізнесу;
• На третьому етапі необхідно описати основні бізнес-процеси компанії. Найчастіше це завдання покладається на плечі керівників відділів. Належну увагу необхідно приділити опису стандартних шляхів документації;
• Четвертий етап включає в себе оцінку вартість проекту, календарного графіка його реалізації, складання плану робіт і призначення відповідальних;
• На п'ятому етапі відбувається безпосередня реалізація проекту, тобто впровадження ІТ-рішення в ІТ-інфраструктуру підприємства;
• Шостий етап передбачає пілотне використання ЕДО, виявлення прогалин і їх усунення. Тільки після цього програма вводиться в промислову експлуатацію.

Впровадження електронного документообігу силами нашої компанії здійснюється органічно і в заздалегідь уговоренние терміни. Фахівці проведуть консультації, дадуть відповідь на всі виникаючі питання і проведуть демонстрацію.

Тарифи на ЕДО

Обмін з контрагентами (зовнішній документообіг) - 6000 руб.

• Вхідні документи не тарифікуються
• Поквартальна пакетна тарифікація вихідних документів
• Електронний підпис (на Token)
• Засоби інтеграції з зовнішніми системами, в т.ч API
• Розподіл документів по співробітникам і підрозділам
• Роумінг з усіма операторами, технологія SignedOnPage
• Повідомлення про нові документах і мобільний додаток
• Переписка / відеодзвінки по документам
• Просте узгодження документів (без налаштування маршрутів)

Ціна за один пакет 5 руб. 4,5 руб. 4 руб. 3 руб. 2,5 руб.

Внутрішній документообіг - 4000 руб.

• Доручення, накази, листи, заявки, договори і т.д.
• Узгодження документів - просте або з підписом
• Графічний редактор маршрутів документів
• «Автоветвленіе» за сумою, відповідального, підрозділу і т.д.
• Конструктор шаблонів документів і прив'язка їх до етапів процесу
• Організація нарад і планування завантаження переговорних
• Контроль виконавської дисципліни, повідомлення про завдання

Впровадження електронного документообігу - за кошторисом

Вартість залежить від складності, кількості документів і особливостей вашої облікової системи, в якій вони створюються. Для розрахунку вартості зверніться до фахівців.

Ціни вказані при наявності чинного Акаунта НВІС. При підключенні на 2 роки - знижка 5%, при підключенні на 3 роки - знижка 10%

Замовити

Залишилися питання? Хочете протестувати сучасну СЕД? Надішліть заявку нам, і наші фахівці оперативно зв'яжуться з вами!