Пояснювальна записка про запізнення на роботу

1. Що таке пояснювальна записка?
2. Поважні причини при запізненні на роботу
3. Як правильно скласти пояснювальну записку про запізнення на роботу?
4. Зразок пояснювальної записки
5. Відмова працівника від складання пояснювальної записки за запізнення на роботу
6. Складання акта про відмову працівника в поданні пояснювальній
7. Питання та відповіді

Навіть найточніший механізм іноді дає збій, навіть найбільш пунктуальний працівник може запізнитися в силу непередбачених обставин. Наскільки важливо дотримуватися свої посадові обов'язки, настільки ж потрібно бути впевненим, що ваші права не порушуються діями роботодавця. Запізнення на роботу - це, в першу чергу, дисциплінарний проступок, а ось причини, що призвели до його, можуть бути поважними і не дуже. Які аргументи можна привести в своє виправдання, як правильно складається пояснювальна записка про запізнення на роботу і які заходи дисциплінарного впливу можуть бути застосовані до працівників, розповімо далі.

Що таке пояснювальна записка?

Пояснювальна записка про запізнення на роботу - це офіційний документ, який може бути затребуваний роботодавцем, як в усному, так і в письмовому вигляді, від працівника, який вчинив дисциплінарний проступок, про причини, що пояснюють його відсутність на робочому місці.

Цікавий факт: в разі судового розгляду чітко поділяються поняття «робоче місце» і «місце роботи». При цьому істотне значення при складанні трудового договору, а також визначальним для суду, буде саме «місце роботи».

Пояснювальна записка несе в собі функції виховного та регулюючого характеру. З одного боку це підвищення рівня відповідальності працівника по відношенню до виконання своїх посадових обов'язків, з іншого - облік дотримання вимог до режиму робочого часу, встановленого на підприємстві.

Для початку необхідно уточнити, що запізненням вважається відсутність працівника на робочому місці менше чотирьох годин, затримка понад установлений строк може бути розцінена роботодавцем, як прогул . Визначення тяжкості вчиненого проступку законодавством віддано в руки роботодавцю, який сам має право вирішувати про поважність причин.

Важливо: згідно ст.193 ТК РФ на складання пояснювальної записки працівникові дається два робочих дня, наступних за днем, коли роботодавцем було зафіксовано запізнення співробітника на робоче місце. Навіть якщо спізнився відразу відмовився скласти вищевказаний документ, то до складання акта про відмову повинно пройти не менше двох робочих днів.

Такий висновок зроблений з аналізу судової практики останніх років, коли були випадки скасування дисциплінарного стягнення, оскільки наказ було винесено в той же день, коли співробітник спізнився на роботу. З точки зору суду, відмова надати письмове пояснення з зазначенням причин відсутності на робочому місці в той же день, може бути викликаний емоційним станом працівника в зв'язку з особистими переживаннями, а також негативною реакцією роботодавця. Тому законодавством передбачено певний термін, що дає можливість працівникові зібратися з думками, а також надати необхідні документи.

Поважні причини при запізненні на роботу

У ТК РФ закріплено ряд обставин, поважність яких не може бути оскаржена роботодавцем. Так, до поважних причин запізнення на роботу відносяться зазначені в таблиці нижче.

№ статті Трудового Кодексу РФ

пояснення ст.170 Виконання державних і громадських обов'язків за дорученням посадових осіб. ст.186 Здача крові і подальше медичне обстеження (повинно підтверджуватися довідками медичної організації). ст.414

Участь у страйку.

На жаль, законодавством не визначені чіткі критерії визначення поважності інших причин, що призвели до запізнення на робоче місце. Оцінити ступінь важливості обставин має право або роботодавець при розборі всередині трудового колективу, або суд при наявності трудового спору. Хоча можна стверджувати, що є ряд причин, поважність яких не ставиться під сумнів:

• смерть, або хвороба близького родича, коли працівник дізнався про це безпосередньо перед початком робочого дня і в силу важкого емоційного стану не мав можливості попередити роботодавця про свою затримку;
• тимчасове різке погіршення стану здоров'я самого працівника;
• стихійні лиха, які спричинили неможливість працівникові вчасно дістатися до місця роботи;
• побутові аварії, при яких працівнику було важко покинути місце проживання (прорив труб, заклинювання вхідних дверей, пожежа та ін.);
• залучення співробітниками поліції в якості понятого для вчинення процесуальних дій, а також при складанні протоколу про адміністративне правопорушення. До цього ряду можна також віднести дорожньо-транспортні пригоди, особливо що сталося не з вини працівника;
• запізнення на увазі затримки рейсового транспорту.

Характерна риса - відсутність безпосередньої провини працівника в обставинах, що склалися. Але це лише найбільш поширений перелік, тому роботодавець зобов'язаний оцінювати ступінь впливу зовнішніх факторів виходячи з індивідуальної ситуації кожного працівника.

Крім цього, керівництво має право перевірити на достовірність факти, зазначені працівником, для чого може попросити його представити підтверджуючі документи. У такій якості можна використовувати: довідку про смерть родича, виписку з історії хвороби, довідку МНС або гідрометцентру, акт ЖКГ або аварійної служби, довідка органів поліції або протокол про адміністративне правопорушення, довідки ГИБДД, довідки транспортних служб та інше в залежності від ситуації.

Щоб працівник мав можливість представити необхідні докази, роботодавець може дати йому деякий час в межах допустимого, але тут слід пам'ятати, що винесення наказу про дисциплінарне стягнення можливо не пізніше одного місяця з дня порушення. Один з варіантів, який можна використовувати працівникові в якості підтвердження наведених доводів - завізувати свою пояснювальну записку в одній з вищенаведених служб, оскільки домогтися офіційної довідки іноді буває досить важко.

Як правильно скласти пояснювальну записку про запізнення на роботу?

При складанні пояснювальній про запізнення на роботу потрібно дотримуватися кількох простих правил:

1. Оформлення має відповідати вимогам до документообігу встановленим роботодавцем (структура, поля, шрифт або читається рукописний текст без виправлень).
2. Використання жаргону заборонено, слід пам'ятати, що, перш за все, це документ, тому стиль викладу повинен бути офіційно-діловим.
3. За смисловим змістом пояснювальна записка не повинна містити заяв, вимог розібратися в ситуації, висновків, які можуть вплинути на оцінку обставин.
4. Ситуація викладається коротко і по суті, без емоційного забарвлення.
5. Наведені аргументи не повинні містити брехні, наклепів, образ.
6. Переважно скласти пояснювальну від руки, щоб уникнути підробки, фальсифікації даних, відмови працівника від викладеного.
7. При бажанні пояснювальну можна скласти в двох примірниках, при цьому керівник, витребуваних документів, повинен завізувати час і дату.

Структура пояснювальної про запізнення на робоче місце, як і будь-якого офіційного документа, складається з наступних смислових блоків:

1. У «шапці» (лівому верхньому куті) вказується, на чиє ім'я адресована пояснювальна записка (посада, ПІБ). Тут же вказується ПІБ і посада особи, від імені якого складено документ.
2. Посередині зазначається назва документа «Пояснювальна», або інше, на вимогу керівництва.
3. Блок викладу суті ситуації повинен містити наступні складові: обов'язково вказується дата і час порушення, також необхідно зробити акцент на тривалість запізнення, причини затримки, вжиті заходи, що підтверджують документи (при наявності).
4. Дата, підпис, перелік додатків.

Зразок пояснювальної записки

Нижче ви знайдете типовий зразок пояснювальної записки про запізнення на роботу.

Завантажити бланк для пояснювальній при запізненні на роботу

Відмова працівника від складання пояснювальної записки за запізнення на роботу

Якщо працівник категорично відмовляється письмово пояснити причини запізнення, то роботодавцем, після закінчення двох робочих днів, може бути складений акт, в якому фіксується суть порушення, причини і безпосередньо сам відмову від складання пояснювальній. При цьому незгоду працівника з вимогою керівника про подання письмових пояснень, не впливає на застосування до нього заходів дисциплінарного впливу.

Запізнення відноситься до дисциплінарних проступків, за які працівнику може бути оголошено зауваження, догану, звільнення (якщо є достатні підстави). Тому співробітник повинен в першу чергу убезпечити себе і навести доводи на свій захист, використовуючи пояснювальну записку. Штраф за запізнення на роботу може бути застосований до працівника в якості покарання за порушення трудової дисципліни тільки тоді, коли цей захід обговорена умовами трудового договору або локальними нормативними актами підприємства. Аналогічна ситуація, з точки зору судової практики, складається і з депреміювання в разі запізнення на роботу.

згідно ч.1 ст.12 ТК РФ , Преміальні виплати - це стимулююча частина заробітної плати. Умови нарахування, часткового або повного її позбавлення обговорюються трудовим договором. Депреміювання не відноситься до заходів дисциплінарного впливу, зазначеним в ст.192 ТК РФ , Тому може бути оскаржене працівником в судовій інстанції.

Крім того обом сторонам трудового спору необхідно знати, що за одне порушення може бути винесено тільки одне дисциплінарне стягнення. Відмова від складання пояснювальній сам по собі не є проступком з боку працівника. Це суто індивідуальний вибір кожної людини викласти в письмовому вигляді свої доводи чи відмовитися від цього, тому в даному випадку подання пояснювальній при запізненні на роботу є правом, а не обов'язком працівника.

Складання акта про відмову працівника в поданні пояснювальній

Як вже було сказано вище, при відмові працівника викласти в письмовому вигляді причини запізнення, роботодавцем після закінчення двох робочих днів може бути складений відповідний акт. При цьому законодавством не визначено: хто саме повинен його скласти, форма, зміст, залучення третіх осіб. Варто звернути увагу, що при наявності на підприємстві профспілки працівників, складати даний акт необхідно в присутності представника профспілкової організації. Так, виходячи з аналогії, можна запропонувати певний зразок.

Приклад акту про відмову працівника писати пояснювальну про запізнення на роботу

Питання та відповіді

1. У мене ненормований робочий день, що встановлено умовами трудового договору. Також не обговорено час початку і закінчення робочого дня. Керівництво вимагає представити пояснювальну за фактом запізнення на роботу на дві години в ранковий час. Що мені робити?

Законодавством це питання не врегульоване повністю, але судова практика прийшла до наступних висновків. При неможливості встановити нормальну тривалість робочого часу на підприємстві повинен бути введений підсумований облік фактично відпрацьованих годин із щоденною фіксацією початку і закінчення робочого дня. В такому випадку запізнення на роботу не може розцінюватися, як дисциплінарний проступок, оскільки не встановлено робочий графік.

1. Сьогодні я і мій колега запізнилися на роботу на один і той же час. Начальник зустрів нас на робочих місцях і зажадав мене представити пояснювальну за запізнення на роботу, а моєму колезі просто виніс усне зауваження. Чи повинен я уявити пояснювальну і чи не є це дискримінацією в сфері праці?

згідно ст.2 - 3 ТК РФ , Передбачена заборона дискримінації у сфері праці та закріплення рівних можливостей за громадянами РФ. Але встановлення різних вимог, винятків, обмежень прав працівника в даній сфері дискримінацією не є, тому зажадати письмове пояснення тільки від одного працівника право, а не обов'язок керівника. Ступінь провини повинен оцінити ваш безпосередній начальник і це ніяк не впливає на реалізацію працівником своїх трудових прав.

1. Я прийшов на роботу вчасно, але виявилося, що робоча зміна тепер починається на півгодини раніше, про що я не знав. Новий графік був вивішений на дошці оголошень. Начальник цеху вимагає написати пояснювальну за запізнення на роботу, а я не згоден з тим, що в чомусь винен. Як правильно викласти свою позицію?

згідно ч.4 ст.103 ТК РФ , Працівник повинен бути під розпис ознайомлений з графіком змінності не менше, ніж за місяць до введення змін. Те, що графік знаходився у відкритому доступі, але не був доведений під письмове засвідчення працівників цеху, є порушення норм трудового права з боку роботодавця і не тягне за собою накладення дисциплінарного стягнення на працівника.

1. Сьогодні я запізнилася на роботу на цілу годину, бо проспала. Моя зарплата складається тільки з окладу, ніяких премій і бонусів нам не платять. Начальниця сказала, що оштрафує мене на частину окладу за запізнення і вимагає представити пояснювальну за запізнення на роботу. Я розумію, що причина у мене нешаноблива, але позбавляти окладу хіба справедливо?

Згідно з роз'ясненнями Роструда, роботодавець не може оштрафувати вас на частину окладу за запізнення на роботу без поважної причини. Іншими словами, діючи в рамках закону, керівництво не може винести наказ про призначення штрафу за дисциплінарний проступок. Але, згідно ст.129 ТК РФ , Ваша заробітна плата це, перш за все винагорода за фактично відпрацьований час. згідно ст.155 ТК РФ , При невиконанні встановлених нормативів з вини працівника заробітна плата розраховується пропорційно фактично відпрацьованому часу. Тобто, роботодавець має право провести перерахунок з урахуванням вашої відсутності на робочому місці, не застосовуючи при цьому заходів дисциплінарного впливу.

Пам'ятайте, що проблему пов'язану із запізненням на роботу завжди можна вирішити НЕ конфліктуючи з роботодавцем. Якщо ви будете діяти по букві закону і є виконавчим працівником, швидше за все вам не доведеться платити штраф або залишатися без преміальних через запізнення, особливо в разі, коли ви не є винуватцем ситуації. У разі проблем або підозри неправомірних дій начальства, звертайтеся до юристів, вони допоможуть вам залагодити будь-який конфлікт такого штибу.

Зінов'єва Наталія Ігорівна

Юрист колегії правового захисту. Спеціалізується на веденні справ, пов'язаних з трудовими спорами. Захист в суді, підготовка претензій та інших нормативних документів в регулюючі органи.

Залишилися питання по темі Запитайте у юриста