Всі організації незалежно від форм власності зобов'язані зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського і податкового обліку, а також бухгалтерську і податкову звітність протягом термінів, встановлюваних відповідно до законодавства РФ про архівну справу, але не менше п'яти років.
Термін зберігання бухгалтерських, податкових та кадрових документів
Для визначення конкретних термінів зберігання тих чи інших документів застосовується Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Росархивом від 06.10.2000 (далі - Перелік). У графі 3 таблиці Переліку наведені терміни зберігання документів, які поширюються на всі організації. При цьому не має значення, передають вони документи на зберігання в державні, муніципальні архіви або зберігають самостійно.
За термінами зберігання всі бухгалтерські документи можна умовно розділити на два види:
- документи з тимчасовим терміном зберігання (наприклад, 1 рік, 5 років, 75 років);
- документи, які повинні зберігатися постійно.
Розрахунок терміну їх зберігання проводиться з 1 січня року, який слідує за роком закінчення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, закінчених діловодством у 2004 році, починається з 1 січня 2005 року.
Згідно ст. 17 Федерального закону від 21.11.1996 N 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» організація повинна зберігати первинні бухгалтерські документи не менше п'яти років.
Відповідно до Переліку встановлено такі терміни зберігання бухгалтерських документів:
- звітів по податках: річних - постійно; квартальних - 5 років; місячних - 1 рік;
- бухгалтерських звітів і балансів організацій: зведених річних - постійно; річних - постійно; квартальних - 5 років; місячних - 1 рік;
- первинних документів і додатків до них, які зафіксували факт здійснення господарської операції і були підставою для бухгалтерських записів (касових, банківських документів, корінців банківських чекових книжок, ордерів, табелів, повідомлень банків і переказні вимог, актів про прийом, здавання і списання майна і матеріалів , квитанцій, корінців до них, рахунків-фактур, накладних, авансових звітів та ін.) - 5 років; синтетичних, аналітичних, матеріальних рахунків бухгалтерського обліку - 5 років;
- бухгалтерських облікових регістрів (головної книги, журналів-ордерів, розроблювальні таблиць і ін.) - 5 років; оборотних відомостей - 5 років; переліків осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, - до заміни новими; зразків підписів матеріально відповідальних осіб - до відпадання потреби; книг, журналів, карток обліку цінних паперів - постійно, договорів, контрактів, угод (кредитних, господарських, операційних) - 5 років, основних засобів (будівель, споруд) - 5 років, розрахунків з організаціями - 5 років, прибутково-видаткових касових документів (рахунків, платіжних доручень) - 5 років, підзвітних осіб - 5 років, виконавчих листів - 5 років, депонованої заробітної плати - 5 років, довіреностей - 5 років.
Контрольні касові стрічки, книги касира-операціоніста та інші документи, що підтверджують проведення грошових розрахунків з населенням, повинні зберігатися протягом термінів, встановлених для зберігання первинних облікових документів, але не менше п'яти років.
Згідно з пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ платники податків зобов'язані забезпечувати схоронність даних бухгалтерського та податкового обліку, а також інших документів, які необхідні для розрахунку і сплати податків, протягом чотирьох років. Крім того, протягом цього терміну необхідно зберігати документи, які підтверджують отримані доходи, вироблені витрати і сплачені податки.
Термін зберігання кадрової документації становить 75 років. До неї відносяться такі документи, як:
- накази, розпорядження керівника про прийом, звільнення, переміщення працівників, надання їм тривалих відпусток;
- особисті справи, особові картки працівників (у тому числі тимчасових працівників); особові рахунки або розрахункові відомості по нарахуванню заробітної плати;
- табелі та наряди працівників шкідливих професій;
- трудові договори (контракти) або трудові угоди, які не ввійшли до складу особових справ.
Організація зберігання і знищення документів
Організація може доручити ведення власного архіву спеціалізованої організації (приватному чи державному архіву). Для цього необхідно укласти спеціальний договір зберігання. У ньому вказується термін, протягом якого архів зобов'язується зберігати документи.
Якщо в установі вирішили самостійно їх зберігати, то необхідно розробити і прийняти відповідний внутрішній акт, який регулюватиме порядок організації зберігання документів. Наприклад, положення про зберігання документів, затвердженого наказом директора, в якому слід визначити:
- види документів, що підлягають обов'язковому зберіганню;
- структурні підрозділи, які будуть забезпечувати зберігання документів;
- порядок надходження документів на зберігання;
- терміни зберігання;
- порядок обліку та реєстрації надійшли на зберігання документів;
- заходи, що гарантують безпеку і конфіденційність містяться в них відомостей;
- порядок видачі зберігаються документів для роботи з ними;
- інші питання, що стосуються порядку зберігання документів.
Також необхідне створення відповідної архівної служби і закріплення за певним посадовою особою обов'язків по організації діяльності архіву.
Потім слід розробити положення про експертну комісію, яка буде проводити експертизу цінності документів, що утворилися в організації (п. 3.1 Вказівок * (1)). Положення затверджується керівником. Він наказом також затверджує склад експертної комісії.
До складу комісії включаються, як правило, найбільш кваліфіковані співробітники організації в кількості не менше трьох осіб. Крім того, до складу експертної комісії можна запросити архіваріуса з окружного архіву. Якщо вся робота з відбору документів для зберігання і знищення буде проходити в присутності працівника архіву, то неприємностей зі зберіганням документів в організації не буде.
В роботі комісія керується законодавством про архівну справу в РФ, законами та іншими нормативно-правовими актами суб'єктів РФ, муніципальними правовими актами про архівну справу, а також нормативними та розпорядчими документами керівного органу своєї відомчої системи, своєї організації.
При розробці положення про діяльність комісії в установі необхідно керуватися Наказом Росархіву від 19.01.1995 N 2 «Про затвердження Примірного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства».
Експертна комісія є дорадчим органом. Її рішення вступають в силу після їх затвердження керівником організації. При необхідності (якщо організація є джерелом комплектування державного або муніципального архіву) рішення комісії затверджуються після їх узгодження з відповідною архівною установою.
Основними завданнями експертної комісії є:
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і формуванні справ;
- організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;
- організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання в державний чи муніципальний архів.
Комісія має право з метою реалізації покладених на неї завдань:
- в межах своєї компетенції давати рекомендації структурним підрозділам і окремим співробітникам організації з питань розробки номенклатури справ, формування справ у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку відсутніх справ постійного терміну зберігання та з особового складу, впорядкування і оформлення документів;
- запитувати від керівників структурних підрозділів письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довготривалого зберігання, в тому числі по особовому складу, пропозиції та висновки, необхідні для визначення термінів зберігання документів;
- заслуховувати на своїх засіданнях доповіді керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до передачі на зберігання в архів, про причини втрати документів;
- запрошувати на засідання комісії в якості консультантів і експертів фахівців структурних підрозділів, представників інших організацій;
- не брати до розгляду і повертати для доопрацювання неякісно і недбало підготовлені документи.
Експертиза цінності документів в організації проводиться щорічно працівниками структурних підрозділів спільно з експертною комісією під методичним керівництвом архіву організації. При її проведенні в структурних підрозділах здійснюються відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації, виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. Документи, відібрані експертною комісією на постійне або тривале зберігання, описуються відповідно до правил роботи архівів організацій.
Експертна комісія створює номенклатуру справ з термінами зберігання документів, тобто систематизує всі наявні документи за видами і дат і складає перелік найменувань справ. Для цього необхідно розібрати документи по роках і прошити їх в хронологічному порядку. За загальним правилом оброблені первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру (наприклад, касові або банківські документи), підшиваються в окремі папки в хронологічному порядку. Сторінки в цих папках слід пронумерувати в правому верхньому куті. У справі може бути не більше 250 сторінок або воно не повинно бути товщі 4 см. Коли всі документи систематизовані і прошиті, складається їх опис, яка повинні бути затверджена керівником установи. Для зберігання документів необхідно відвести спеціальне приміщення. Документи повинні розташовуватися в архіві в замикаються шафах, що забезпечують повне збереження документів, а також оберігають їх від пилу і впливу сонячного тепла.
Щорічно на підставі номенклатури справ експертна комісія виділяє документи з простроченим терміном зберігання, які підлягають знищенню, і становить на них акти в довільній формі. Документи відбираються шляхом перегляду кожного аркуша справи.
Акти про виділення документів із закінченим терміном придатності до знищення розглядаються і затверджуються керівником організації. Після цього документи, перераховані в них, відокремлюються від інших справ і зберігаються в спеціально відведеному місці до знищення. Справи, приготовані до знищення, передаються на переробку спеціалізованої організації або знищуються самою організацією.
Якщо документи відправляються в утиль, то передача справ спеціалізованої організації оформляється приймально-здавальних актом або накладної. У них необхідно вказати дату передачі, кількість переданих справ і вага паперової макулатури.
Знищити документи, термін зберігання яких уже пройшов, можна безпосередньо в організації за допомогою паперорізальної машини. В цьому випадку експертна комісія повинна зафіксувати факт знищення застарілих документів, склавши відповідний акт. Слід зазначити, що їх знищення після закінчення періоду зберігання є правом, а не обов'язком організації (Лист Мінфіну РФ від 18.10.2005 N 03-03-04 / 2/83).
Відповідальність за порушення порядку зберігання і знищення документів
Відповідно до ст. 16 Федерального закону від 22.10.2004 N 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» (далі - Закон N 125-ФЗ) контроль за дотриманням законодавства про архівну справу в РФ здійснюють федеральні органи державної влади, в тому числі спеціально уповноважений Урядом РФ федеральний орган виконавчої влади, органи державної влади суб'єктів РФ, в тому числі уповноважені органи виконавчої влади суб'єктів РФ в галузі архівної справи, в межах своєї компетенції, визначеної законодавством РФ і законодавств ом суб'єктів РФ. Дані органи перевіряють виконання організаціями вимог законодавства в галузі архівної справи, забезпечення схоронності, комплектування та використання організаціями документів в діловодстві.
Згідно ст. 27 Закону N 125-ФЗ юридичні особи, а також посадові особи і громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в РФ, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність, встановлену законодавством РФ.
Адміністративна відповідальність в даному випадку регулюється ст. 13.20 КоАП РФ, відповідно до якої порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу:
- на громадян - у розмірі від 100 до 300 руб .;
- на посадових осіб - від 300 до 500 руб.
При здійсненні організацією двох або більше правопорушень штрафні санкції стягуються за кожне правопорушення окремо. При цьому слід враховувати, що сплата штрафу не звільняє підприємство від обов'язку усунути порушення.
Зауважимо, відсутність первинних документів, рахунків-фактур, регістрів бухгалтерського обліку в результаті неправильного їх зберігання є грубим порушенням правил обліку доходів і витрат і об'єктів оподаткування (п. 3 ст. 120 НК РФ). Такі порушення відповідно до п. 2 ст. 120 НК РФ тягнуть за собою накладення штрафу від 5 000 до 15 000 руб.
Якщо ж дане порушення призвело до заниження податкової бази, то розмір штрафу становитиме 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб.
Зазначені штрафи не накладаються на установу, якщо воно надасть докази, що документи втрачено не з вини установи, а внаслідок настання форс-мажорних ситуацій (крадіжка, пожежа, затоплення). Такими доказами можуть бути довідка з міліції про порушення кримінальної справи за фактом крадіжки документів з їх описом, довідка від пожежних і т.д. Однак слід мати на увазі, що якщо документи згоріли, а в приміщенні, в якому вони зберігалися, встановлено не було пожежна сигналізація, то форс-мажором цю ситуацію не визнають.
Аналогічно і з крадіжкою. Якщо приміщення, в якому зберігалися документи, не замикають, то штраф доведеться сплатити.
Нагадаємо, що вимагати у організації документи податківці можуть тільки за три останні роки. Тому оштрафувати її за ст. 120 НК РФ за відсутність документів за четвертий рік вони не мають права.
Відповідальність за організацію зберігання документів установи несе керівник, а за збереження первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності - ще й головний бухгалтер.
Джерело: Медіапортал «Хранитель»