- Порядок ведення касових операцій в 2019 році: ліміт каси
- Касові операції в 2019 році: ліміт каси відокремлених підрозділів
- Ведення касових операцій в 2019 році: перевищення ліміту каси
- Касові операції: ліміт розрахунків готівкою
- касові правила
- Правила ведення касових операцій: хто веде касові операції
- Документальне оформлення касових операцій
- Касові операції: хто підписує документи
- прийом готівки
- Видача готівки: касова дисципліна
- Видача готівки для виплати зарплати
- Видача готівки підзвітній
- Комісія за видачу готівки від ОП і видача готівки відокремленому підрозділу
- Ведення касових операцій: видача готівки за дорученням
- Книга обліку прийнятих і виданих готівки
- Касова книга
- Касова книга відокремленого підрозділу
- Спосіб оформлення касових документів і книг
З серпня 2017 року діє новий порядок ведення касових операцій. На 2019 рік ніяких нововведень законодавцями поки не заплановано. У статті розказано, як бухгалтеру вести операції з готівкою, видавати гроші підзвіт, оформляти документи правильно, дотримуватися касову дисципліну в 2019 році.
Порядок ведення касових операцій в 2019 році: ліміт каси
Малі підприємства та ВП має право не розраховувати ліміт каси. Подібне рішення закріпіть наказом. Тоді на законних підставах ви можете зберігати скільки завгодно готівки, без обмеження. Зразок документа дивіться в нашій статті.
Завантажити безкоштовно зразок наказу на роботу без касового ліміту в 2019 році (для суб'єктів малого бізнесу)
Якщо малими ви стаєте протягом року і вирішуєте вести бізнес без ліміту, то з цього моменту ви маєте право припинити його дотримуватися. Оформіть рішення наказом.
Інакше ліміт обов'язковий. Визначає показник компанія (ІП) самостійно в наказі (дивіться зразок в статті), бажано з додатком розрахунку. При цьому рекомендується враховувати специфіку бізнесу і обсяги надходжень і видач готівки. Формули розрахунку беріть з Порядку ведення касових операцій. Способу розрахунку - два:
Спосіб 1. Виходячи з готівкової виручки;
Спосіб 2. Виходячи з наявних витрат.
Дані для розрахунку беруться довільно, на вибір компанії, за якийсь період в минулому. Звичайно, на практиці вибір розрахункового періоду доцільно якось обґрунтувати, хоча б для себе.
Якщо компанія тільки що створена, розрахунок ліміту ведіть виходячи з очікуваних доходів або витрат. При здійсненні перших операцій ви можете перерахувати встановлене значення. У компанії (ІП) є право перераховувати ліміт протягом року скільки завгодно разів. Будь-яка серйозна зміна в роботі може служити підставою для перегляду ліміту касового залишку і розрахунку нової величини.
Завантажити безкоштовно зразок документа на касовий ліміт в 2019 році
Касові операції в 2019 році: ліміт каси відокремлених підрозділів
Якщо ОП перераховує свою виручку на власний розрахунковий рахунок, не звертаючись до каси головної організації, то треба встановити для такого ОП свій власний ліміт. Брати до уваги установки по іншим підрозділам і самої «голови» в такому випадку не потрібно. Тобто у ВП буде свій показник, у головного офісу - свій.
Якщо ОП здає зароблене в касу головної організації, не використовуючи власний розрахунковий рахунок, то «головний» ліміт розраховується в цілому по організації. Тобто з урахуванням подібних ОП.
Ведення касових операцій в 2019 році: перевищення ліміту каси
За загальним правилом, якщо на вашому підприємстві встановлено ліміт каси, зберігати готівку без побоювань ви можете лише в заявлених вами межах. Тобто на кінець кожного дня у вашому розпорядженні може залишатися не більше затвердженої суми. Надлишок потрібно здавати в банк. Якщо вчасно цього не зробити і перевищення виявлять перевіряючі, можливий серйозний штраф: від 40 000 до 50 000 руб. - для фірм, від 4000 до 5000 руб. - для посадових осіб та ВП (ст. 2.4 та 15.1 КоАП РФ).
Із загального правила є два винятки:
Виняток 1. Звичайною дисципліною в частині ліміту можна знехтувати в період видачі зарплати, посібників, соцвиплат, стипендій та інших сум з зарплатного фонду. Залишати в касі кошти для цих цілей дозволяється протягом п'яти робочих днів, після чого понадлімітну готівку віднесіть в банк.
Виняток 2. Накопичення грошей надміру допустимо по вихідних і святкових днях, в які буває задіяна каса. У перший робочий день, позначений у вашому наказі для здачі сверхліміта в банк, інкасуючий зайве.
Касові операції: ліміт розрахунків готівкою
Ліміту готівки в касі у вас може не бути, якщо ви є представником малого бізнесу і скористалися відповідною пільгою. А ось інший вартісної «бар'єр» - за готівковими розрахунками з контрагентами - дотримуватися повинні все. Навіть компанії- «малюки». Цей ліміт в 2019 році, як і за минулі роки, дорівнює 100 тис. Руб. в рамках одного договору (п. 6 Вказівки Банку Росії від 07.10.2013 № 3073-У).
Наприклад, компанія закуповує у іншої юрособи або ВП у рамках одного договору матеріальні цінності вартістю 125 тис. Руб. Оплачувати покупку планується частинами. Значить, сукупна сума всіх платежів онлайн за договором може бути 100 тис. Руб. або менше - на вибір платника. Максимально можливий залишок - 25 тис. Руб. - повинен бути перерахований офлайн - по безналу.
Відносно готівкових розрахунків з фізособами такого незручного обмеження немає.
касові правила
Касова дисципліна передбачає, що встановлені правила повинні дотримуватися всякий раз в роботі з готівкою. Не повинно залишатися неоформлених випадків надходження грошей в компанію (ІП) або, навпаки, їх витрачання. Далі ми розповімо, на що слід звертати увагу в 2019 році в загальному випадку і по деяких конкретних випадків.
Правила ведення касових операцій: хто веде касові операції
За готівку відповідає працівник, обраний керівником організації (ІП). Касовий облік може здійснювати і сам керівник (ІП).
Якщо касирів в штаті кілька, серед них потрібно вибрати одного старшого, поклавши на нього відповідні робочі функції. В цьому випадку добре оформити дві посадові інструкції - під посаду звичайного і під посаду старшого касира - для розрізнення сфери відповідальності. Пропишіть структуру касового підрозділу в своєму локальному акті. Наприклад, в положенні про касові операції в 2019 році.
Документальне оформлення касових операцій
На прийом «живих» грошей потрібно оформити ПКО (форма № КО-1), на їх витрачання - РКО (форма № КО-2). Створення цих документів поставлено всім організаціям. А ось громадяни, що займаються підприємництвом, має право їх не складати. Відповідно, комерсанту не знадобиться і журнал для реєстрації ордерів.
Коли гроші приймаються з використанням ККТ або БСО, на всі проведені за зміну операції дозволяється оформляти один зведений ПКО. У ньому буде загальна сума готівки за відпрацьований період. Зведений ПКО створюється на підставі контрольної стрічки ККМ, корінців БСО і т. Д. Те ж саме правило діє і відносно РКО.
Наводимо приклади заповнення ПКО та ВКО на 2019 рік.
Завантажити приклад заповнення прибуткового касового ордера 2019
Завантажити приклад заповнення видаткового касового ордера 2019
Касові операції: хто підписує документи
Порядок ведення касових операцій в 2019 році передбачає, що касові документи візує головбух або бухгалтер. А при їх відсутності - керівник. Також потрібна віза касира. Крім того, цей фахівець зазвичай оснащується печаткою (штампом). Наприклад, це може бути печатку з назвою компанії, її ІПН і словом «Отримано». Касир ставить відбиток, тим самим підтверджуючи, що все зроблено.
Зауважимо, що якщо «грошовий» ділянку повністю веде директор і всю необхідну документацію оформляє цілком він же, то і підписи потрібні тільки його.
прийом готівки
Ми вже навели вище приклад заповнення ПКО. Саме за цією формою приймаються в касу готівку.
Обов'язки касира:
- перевірити на ПКО підпис головного бухгалтера або бухгалтера (при їх відсутності - підпис керівника), звіривши її з наявним зразком;
- переконатися, що сума цифрами і прописом відповідають один одному;
- переглянути і в залежності від ситуації отримати від вносителя коштів документи, зазначені в ПКО;
- перерахувати вносяться гроші полістний, поштучним способом. Перераховувати купюри потрібно в присутності вносителя, щоб він міг спостерігати за всім процесом;
- звірити суму в ПКО з фактично отриманої та, якщо все сходиться, підписати ПКО, поставити печатку / штамп на квитанції до ПКО і віддати цю квитанцію особі, яка внесла готівку.
Видача готівки: касова дисципліна
Приклад заповнення РКО знайдете вище. Саме по ньому відбувається видача коштів з каси. Обов'язки касира за цим документом:
- перевірити підпис головного бухгалтера або бухгалтера (при їх відсутності - підпис керівника), звіривши її з наявним зразком;
- переконатися, що сума цифрами і прописом відповідають один одному;
- переглянути і в залежності від ситуації отримати від вносителя коштів документи, зазначені в РКО;
- ідентифікувати одержувача по паспорту (іншого документа, що посвідчує особу) - видача грошей особі, зазначеному в РКО, заборонена;
- підготувати запитувану суму;
- передати одержувачу ордер для підписання;
- перерахувати підготовлені гроші полістний, поштучним способом. Перераховувати купюри потрібно в присутності вносителя, щоб він міг спостерігати за всім процесом;
- безпосередньо видати гроші і підписати РКО.
Видача готівки для виплати зарплати
Для видачі зарплати спочатку готується розрахунково-платіжна або платіжна відомість (форми № Т-49 і № Т-53 відповідно). У цьому документі повинен бути зазначений термін видачі зарплати готівкою, певний керівником. Термін не може перевищувати 5 робочих днів, включаючи день отримання грошей в банку.
Кожен співробітник обов'язково повинен розписатися у відомості.
Далі складається єдиний РКО - на фактично виплачену суму. Зробити це потрібно в останній день виплати зарплати або достроково, якщо всю зарплату вже роздали. В такому РКО не потрібно вказувати ні конкретних прізвищ одержувачів, ні реквізитів документів, що засвідчують особу.
Якщо в останній день видачі зарплати когось зі співробітників не розрахували, касир навпроти його прізвища та ініціалів робить запис «депоновано». Або для цього можна використовувати відповідний штамп. Подальші обов'язки касира:
- підрахувати загальну видану суму і ту, яку треба депонувати;
- записати результати в відомість;
- звіритися з підсумком, зазначеним у відомості;
- підписати відомість і віддати її на візування головному бухгалтеру або бухгалтеру (при їх відсутності - керівнику).
Якщо мова йде про якусь разову операції (наприклад, це можуть бути виплати звільняється співробітнику), то можна цілком обійтися без відомості, а видати гроші відразу по РКО в звичайному порядку.
Видача готівки підзвітній
До 19 серпня 2017 роки гроші в підзвіт можна було видавати тільки за заявою від імені підзвітної особи в довільній формі. Обов'язково в такому заяві повинні фігурувати необхідна сума і термін, на який запрошуються гроші. На підставі даного документа, підписаного керівником, вже складається РКО.
Після 19 серпня ви можете як і раніше оформляти заяву від співробітника. Або перейти на новий варіант: просто видавати відповідний наказ керівника. Форма - також довільна.
Крім того, з цієї ж дати дозволено видавати гроші підзвітній особі, навіть якщо за ним числяться старі борги. Тобто коли він повністю ще не відзвітував за попередні аванси. Тепер, повторимо, це не перешкода. Головне, щоб сама компанія була впевнена, що співробітник все ж відзвітує за отримані кошти. Адже без належного документального підтвердження видані кошти не можна визнати в цілях обліку обгрунтованими витратами.
Комісія за видачу готівки від ОП і видача готівки відокремленому підрозділу
Рух грошей між ОП і головною організацією оформляється ПКО або РКО - в залежності від характеру здійсненої операції.
Регламент постачання готівкою своїх ОП кожна фірма розробляє самостійно.
Ведення касових операцій: видача готівки за дорученням
Обов'язки касира, якщо хтось бажає взяти гроші з каси за довіреністю (наприклад, за хворого родича):
- порівняти ПІБ одержувача, вказане в РКО, з ПІБ довірителя з дорученням;
- зіставити ПІБ з витратного ордера і доручення з даними паспорта довірителя;
- зробити позначку «за дорученням» в розрахунково-платіжної (платіжної) відомості. Відмітка ставиться перед підписом особи, якій видаються гроші;
- залишити собі довіреність, приклавши її до ордеру (розрахунково-платіжної (платіжної) відомості).
Копія довіреності дозволяється в тому випадку, коли вона оформлена на отримання кількох виплат у різних юросіб (ІП). Копію треба завірити в порядку, встановленому організацією (ІП). Якщо кілька виплат покладається у вашій однієї організації (ІП), то оригінал можна забрати відразу. При кожній виплаті до РКО будете прикладати копію, за винятком останнього платежу - тоді прикладіть оригінал.
Книга обліку прийнятих і виданих готівки
Книга обліку за формою № КО-5 знадобиться, якщо у компанії (ІП) функціонує не одна каса, а кілька. Тоді старший касир відображає в даній книзі «переведення в готівку» своїх підопічних протягом робочого дня.
Касова книга
Книга за формою № КО-4 повинна бути у всіх компаній. Для ІП зроблена поступка - даний регістр можна не заводити.
Заповнюйте книгу, орієнтуючись на виписані за день ПКО та ВКО. Звіряючись з ними, в кінці робочого дня касир виводить в цьому обліковому реєстрі залишок готівки. Обов'язково треба переконатися, що фактично такий залишок в касі присутній. Тобто треба фізично перерахувати всю готівку. Якщо все в порядку, касир підписує заповнений лист книги.
Далі аналогічну звірку проводить головбух або бухгалтер (при їх відсутності - керівник), ставить свій підпис.
Контроль за формою № КО-4 - зона головбуха, а при його відсутності - це турбота керівника.
Касова книга відокремленого підрозділу
У кожного ОП, яке здійснює операції з готівкою, повинна бути своя КО-4. Про загальні правила заповнення даного документа ми поговорили в попередньому розділі.
Копію листа книги ОП відправляє до головної організації в порядку, встановленому самою організацією. При розробці порядку враховуйте термін складання бухгалтерської звітності, так як для заповнення бухгалтерських форм потрібні повні коректні дані по всіх дільницях роботи. У тому числі і по касі.
Спосіб оформлення касових документів і книг
Порядок ведення касових операцій в 2019 році вимагає, щоб документи по касі оформлялися стандартно - або на папері, або електронно.
Паперові доки можна оформити від руки. Або скористайтеся комп'ютером. Підписи в будь-якому випадку будуть потрібні власноручні. Виправлення (крім ПКО та ВКО) вносити можна - з проставленням дати правки, ПІБ і підпису особи, відповідальної за коригування.
А ось документи в електронному вигляді підписуються електронними підписами. І вносити будь-які виправлення в файли заборонено. Використовувані електронні носії (програми) повинні бути надійно захищені від несанкціонованого доступу, псування і втрати інформації.