19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Посадові обов'язки секретаря

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Посадові обов'язки секретаря діловода

Секретар - збірне найменування різних видів посад з різним набором функціональних обов'язків. Як правило, секретарі є фахівцями, що забезпечують роботу посадової особи, органу або установи. Виходячи із зазначених завдань, формулюються і конкретні посадові обов'язки секретаря.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Під збірним терміном «секретар» може розумітися секретар керівника або іншої посадової особи, секретар-діловод, секретар судового засідання, секретар загальних зборів акціонерів або учасників товариства та інші види технічних фахівців. Під збірним терміном «секретар» може розумітися секретар керівника або іншої посадової особи, секретар-діловод, секретар судового засідання, секретар загальних зборів акціонерів або учасників товариства та інші види технічних фахівців

Будь-якій організації з потоком вихідних і вхідних документів, штатом співробітників, наявністю ієрархії керівних органів необхідний секретар . Саме він бере на себе функціонал щодо забезпечення документообігу, діяльності керівника. Залежно від розміру юридичної особи може бути створена ціла служба секретарів. Крім того, функціонал даного фахівця може поширюватися як на всю компанію в цілому, так і бути «прикріпленим» до конкретного керівника (одноосібного виконавчого органу або керівнику структурного підрозділу - управління, відділу, філії, представництва тощо).

Конкретне найменування посади відбивається в штатному розкладі компанії. Залежно від вищевказаних моментів шикуються і посадові функції. Закріплюється функціонал секретаря в посадовій інструкції. Чому важливо детально і максимально повно формулювати посадові обов'язки секретаря? Для того щоб співробітник на даній посаді розумів весь спектр своїх трудових обов'язків, щоб уникнути непорозумінь між роботодавцем і працівником, знизити ризики трудових спорів. Іноді виникає питання, чи повинен цей фахівець забезпечувати наявність в організації канцтоварів, предметів побутової хімії та інших необхідних для функціонування будь-якої компанії речей.

Відповідь тут очевидна - треба зазирнути в посадову інструкцію, де і вказані посадові обов'язки секретаря .

Зрозуміло, функціонал фахівців з різних найменуванням посад буде різним.

У Кваліфікаційний довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, затвердженому Постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 N 37, є опис посади «секретар керівника». При формуванні розділу про обов'язки опис функціоналу, даного в довіднику, можна взяти за основу. Так, якщо узагальнити, то посадові обов'язки секретаря керівника зводяться до наступних:

приймати інформацію, що надходить на ім'я керівника, а також письмові звернення до керівника співробітників компанії - службові записки, заяви, доповідні, звіти;

підготовка документів, необхідних для роботи керівника, в тому числі з використанням комп'ютерної, копіювальної та іншої офісної техніки;

відстеження своєчасного розгляду та подання структурними підрозділами та виконавцями документів, переданих їм на виконання;

перевірка правильності оформлення проектів документів, що передаються керівнику на підпис;

підготовка засідань і нарад у керівника (збір матеріалів, оповіщення співробітників про час і місце зборів, про порядок денний), оформлення протоколів нарад;

організація телефонних переговорів керівника, прийом і фіксація інформації, що надходить, організація прийому відвідувачів;

формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх збереження і передачі в архів.

Таким чином, базові посадові обов'язки секретаря керівника зводяться до організаційно-технічного забезпечення його роботи.

Якщо до перерахованих базовим обов'язків додаються інші, виходячи зі специфіки конкретної юридичної особи, то вони повинні бути також зафіксовані в чинній посадовій інструкції.

Читайте також:

Підпорядковується такий працівник безпосередньо керівнику. Для успішного виконання функціоналу, як базового, так і додаткового, даний фахівець повинен володіти певними навичками і знаннями. Наприклад, обов'язковими є знання:

організаційної структури компанії

організації діловодства та порядку документообігу

правил роботи з офісною технікою і засобами зв'язку

прикладного програмного забезпечення

ділової етики та навичок ділового спілкування

правила охорони праці, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші навички та компетенції.

Грамотний, освічений, тактовний, зібраний і компетентний секретар - знахідка для керівника. Такі фахівці не тільки істотно полегшують організацію роботи безпосереднього начальника, а й вибудовують документообіг, необхідний всієї компанії в цілому. А найчастіше секретар є «обличчям» організації, зберігачем її традицій, незамінним помічником для всіх співробітників.

Довідка

Посадові обов'язки секретаря діловода

Такий спеціаліст не «прикріплюється» до конкретного керівника, а виконує функції, необхідні для всієї компанії в цілому. Як правило, його робота зводиться до ведення документообігу організації. Узагальнено посадові обов'язки секретаря діловода можуть виглядати так:

  • реєстрація та обробка кореспонденції, напрямок потоку документів відповідно до затверджених правил і звичаями на підприємстві;
  • забезпечення реєстрації, обліку, систематизації, зберігання всієї маси документів - внутрішніх, вхідних, вихідних;
  • ведення архіву, відстеження виконання затвердженої номенклатури;
  • складання проектів документів, їх правка, організація підписання керівником;
  • робота з поштовими та кур'єрськими службами;
  • робота з виготовлення копій, сшивок, архівних описів, підготовка довідок і зведень і інші функції.

Такий набір трудових функцій може містити не тільки посаду секретар-діловод, але і секретар-референт, діловод, особистий помічник, архіваріус, фахівець по роботі з документацією та ін. Посадова інструкція конкретного співробітника конкретного підприємства може містити й інші обов'язки, які в будь-якому випадку повинні бути відображені в посадовій інструкції.

Описуючи посадові обов'язки секретаря діловода, можна за основу взяти функції, описані в Кваліфікаційний довіднику за посадами секретар-друкарка, секретар-стенографістка. Хоча в чистому вигляді такі посади вже не актуальні через розвитку комп'ютерних технологій і офісного устаткування. А деякі обов'язки секретаря в даний час можливо виконувати навіть віддалено, без постійної присутності в офісі.

Чому важливо детально і максимально повно формулювати посадові обов'язки секретаря?