- Поточне і архівне зберігання документів
- Організація поточного зберігання документів
- Проблеми поточного зберігання документів
- Номенклатура справ в поточному зберіганні документів
Перед кожним секретарем регулярно стоїть питання про необхідність організації поточного зберігання документів до моменту їх передачі в архів. Про те, як це правильно зробити і при цьому уникнути проблем - читайте в статті.
У цій статті докладно розглянуті такі питання, як:
- поточне і архівне зберігання документів;
- організація поточного зберігання документів;
- проблеми поточного зберігання документів;
- номенклатура справ в поточному зберіганні документів.
Чим більше організація, тим більша кількість документів регламентують її роботу. І часто недосвідчені секретарі у всьому цьому розмаїтті паперів починають плутатися. Щоб не робити подібних помилок, рекомендуємо вам ознайомитися з організацією поточного зберігання документів.
Поточне і архівне зберігання документів
Поточне зберігання справ має на увазі зберігання ділових паперів, рішення за якими ще не були прийняті або перебувають на стадії виконання. Наприклад, якщо виданий наказ про направлення працівника у відрядження, а вона ще не завершена, то наказ буде зберігатися до тих пір, поки відряджений працівник не надасть звіт та іншу документацію. Після того, як звіт по відрядженні буде надано (разом з авансовим звітом і виправдувальними документами, якщо такі є), то всі документи підшиваються в одну справу разом з наказом і відправляються на архівне зберігання. Природно документи перед передачею в архів потрібно буде перевірити, щоб переконатися в правильності їх оформлення, проте загальної суті процедури це не змінює: як тільки закінчиться термін виконання документа, його можна відправляти в архів (можливо нетривале зберігання виконаних документів, які очікують оформлення в справу).
Визначення термінів зберігання документів
Поточне і архівне зберігання документів також відрізняються і в організації роботи з ними. Якщо архівне зберігання має на увазі лише тривале зберігання (в окремих випадках паперу витягують з архіву), експертизу цінності і подальше знищення, то поточне зберігання має на увазі внесення змін і очікування резолюції. Всі документи з поточного зберігання поступово переходять в архів, проте в зворотному напрямку вони не переміщаються. Також документи поточного зберігання ні в якому разі не можна знищувати.
Організація поточного зберігання документів
Організація поточного зберігання документів має на увазі: 
- зберігання документів в процесі їх виконання;
- зберігання виконаних документів.
Іншими словами, під поточним зберіганням мається на увазі процес, здійснюваний протягом практичного використання документів до експертизи цінності і передачі документів на архівне зберігання.
Організація поточного зберігання документів має на увазі, що під час виконання документація знаходиться у виконавця, для чого заводяться спеціальні папки з написами типу: "На виконанні", "Терміново", "Для колегії", "На відправку", "На узгодження", "На підпис "і т.д. На кожній теці вказують прізвище виконавця і його телефон. Після закінчення робочого дня папки прибирають в сейф, шафа або стіл. Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення в справу.
Передача документів на зберігання в архів організації
Виконані документи повинні формуватися в справи відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього закладу і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.
Проблеми поточного зберігання документів
Говорячи про зберігання документів, необхідно відзначити, що організація їх зберігання повинна забезпечувати збереження документів і справ та зручність їх використання. По суті ви повинні піклуватися про документах також, як це б зробили в архіві організації. Однак, зважаючи на відсутність архівних умов, забезпечення належної безпеки є однією з проблем поточного зберігання документів.
Проблеми поточного зберігання документів також пов'язані з їх безпекою. Адже не кожен співробітник (виконавець) може мати на своєму робочому місці сейф або хоча б закриваються ящики. Тому на ділі виявляється, що до документації може отримати доступ будь-який бажаючий.
Також ділові папери, що знаходяться на поточному зберіганні, дуже легко втратити. Як правило, відбувається це на стадії виконання документа, коли він ще не підшитий до справи. Щоб уникнути подібних ускладнень, багато співробітників попередньо роблять копію в електронному варіанті. Такий запобіжний захід не тільки забезпечує збереження документації, а й дозволяє швидко отримати доступ до змісту ділової папери.
Номенклатура справ в поточному зберіганні документів
Як вже було сказано вище, документи, що знаходяться на виконанні, зберігаються в спеціальних папках у виконавця. Дані папки повинні містити написи: "Терміново", "На виконання" і т.д. Папки зберігаються протягом дня на столі виконавця, а після закінчення роботи прибираються в ящик столу або шафа. Папки з невиконаними документами зберігаються таким чином, щоб в разі відсутності виконавця їх можна було відразу ж передати на виконання іншого співробітника.
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання. оформлення справ
Для зберігання виконаних документів використовуються спеціальні папки. «Швидкозшивачі» застосовуються для зберігання документації з короткочасними термінами, так як в таких папках паперу розташовуються в зворотній хронологічній послідовності: більш пізні дати виявляються першими (зверху), а більш рання документація - в кінці (знизу).
Для ділових паперів тривалих і постійних термінів зберігання рекомендується використовувати папки з м'якою системою кріплення. Це дозволяє підшити всю документацію в правильному порядку.
Далі необхідно згрупувати виконані документи згідно з правилами оформлення і формування справ. Номенклатура справ використовується типова або приблизна, а також повинна застосовуватися індивідуальна номенклатура, розроблена організацією. Примітно, що для створення індивідуальної номенклатурою в якості основи використовуються типова або приблизна.
Слід зазначити, що недооформлені і незавершені справи не можна здавати в архів. В іншому випадку архіваріус поверне їх назад до відповідного підрозділу організації.