19.08.2016, 15:37:31
Войти Зарегистрироваться
Авторизация на сайте

Ваш логин:

Ваш пароль:

Забыли пароль?

Навигация
Новости
Поход в Холодный Яр

Если вы ищете, чем заняться в выходные, любите походы и природу Украины, то вероятно вам понравится поход. Поход в Холодный Яр, если точнее. Холодный

Увлекательный тур пешком по Карпатам

Украина самая большая страна Европы с неплохой инфраструктурой и разнообразием ландшафта. Здесь действительно есть, что посмотреть, от памятников славянской старины до изумительных природных красот.

Бизнес план кредитного потребительского
Финансовый рынок нашей страны довольно развит, что в общем-то характерно для государств всего мира с развитыми или развивающимися экономики. Но потребности в финансовых услугах все равно, в значительной

Бизнес онлайн от сбербанка
Услуга Сбербанк бизнес онлайн от Сбербанка России – это новая, уникальная и, несомненно удобная возможность для предпринимателей и юридических лиц управлять своими счетами в банке, а также проводить необходимые

Кредит круглосуточно
Кредит является довольно популярным экономическим термином, который употребляют в своей речи люди разного возраста, пола, вероисповедания, социального положения и так далее. Слово это имеет разные значения,

Перевод диплома
Приветствую всех читателей моего блога. Как и обещал, начинаю вновь публиковать интересные и актуальные статьи о сфере ЖКХ. Наиболее актуальная тема последних дней – это уборка снега на дворовой

Фильмы в качестве 2020
Пока страна ждёт фильм «Купала» – амбициозный проект Национальной киностудии о судьбе народного поэта, – мы встретились с его автором Владимиром Янковским. Режиссёр и актёр из знаменитой

Тамада или ведущий на свадьбу
Не стоит, наверно, говорить, что все празднования и свадьбы без тамады просто не могут существовать о приоре. И ведущий на корпоратив тоже обязателен. Кто с этим не согласен, то пусть побывает хоть на

Домашний интернет
Современный человек, априори, не может прожить без интернета. Это и работа и учеба и развлечение и общение. Хотя подключить интернет сегодня и не проблема, но качество подключения, как и дальнейшее предоставление

Система dwh
Неуклонный рост производительности производственных и управленческих процессов напрямую связан с широким внедрением информационных технологий. Существенную роль в данном процессе играет система dwh, внедрение

Архив новостей
Реклама
Календарь событий
Right Left

Правила та особливості етикету ділового листування

20 Лютий 2012 Євген Нєдєлін переглядів:

Євген Нєдєлін

Час відповіді на лист
персональне звернення
вираз вдячності
Позитивне завершення листа
Підпис та контактна інформація

Ця стаття - результати моїх спостережень за тим, які аспекти створюють хороше враження від ділового листа.

От буває ж так, отримуєш відповідь на свій лист і відразу внутрішньо приймаєш рішення: з цими хлопцями я хочу і буду спілкуватися далі, а ось з цими - хочеться відразу розпрощатися. У вас таке бувало? У мене так. Остання така практика у мене трапилася зовсім недавно: я вела переписку з різними компаніями на предмет підбору мовних курсів.

Нижче - мої підсумовані висновки про те, що варто мати на увазі, якщо вам важливо, щоб ваше діловий лист виробляло гарне враження на адресата і викликало у нього бажання продовжувати з вами ділова взаємодія.

1. Час відповіді на лист.

Зразок ділового листа

час відповіді показує адресату, наскільки ви зацікавлені в спілкуванні і діловій взаємодії з ним.

Рада № 1: Прагніть відповідати на одержувані листи відразу. Якщо це неможливо, то протягом 3-х годин з моменту отримання. Якщо і це неможливо - протягом дня.

Якщо і цей термін з об'єктивних обставин скрутний, ознакою гарного ділового тону є відправка адресату повідомлення приблизно такого змісту: «Я одержав Вашого листа. Постараюся на нього відповісти до ... ..включітельно ».

При прийнятті рішення про пріоритетність відповідей звертайте увагу на такі позначки адресата, як Важливість / Priority і Тема / Subject. Це надійні показники того, наскільки швидким і важливим для адресата є ваша відповідь.

Пам'ятайте, що затримка з відповіддю - завжди ризик втратити клієнта. Крім того, відсутність своєчасної відповіді може утруднити роботу інших людей, пов'язаних з вами діловими відносинами.

Як не збирати без відповіді листи?

Перевірений прийом - Прочитавши лист адресата, відразу оціните, наскільки воно важливе і термінове, скільки часу ви витратите на відповідь йому. Якщо на написання відповіді вам знадобиться до 5-7 хвилин, відповідайте відразу. І тільки більш затратні за часом відповіді відкладайте «на потім».

2. Персональне звернення.

Туристичний ваучер, що починається з персонального звернення і привітання, відображає індивідуальну спрямованість листи, демонструє вашу увагу і повагу до особистості адресата.

Ситуація: ви записалися на курси іноземних мов і просите співробітника інституту вислати вам рахунок на оплату.

Порівняйте варіанти відповідей:

Доброго дня!Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті.За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1.Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем.Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання.Дякуємо.З повагою, Маша Петрова

Варіант відповіді 1 Варіант відповіді 2 Здравствуйте! Для того, щоб вислати Вам рахунок, ми повинні отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ...... Привіт, Маша! Для того, щоб вислати Вам рахунок, ми повинні отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ......

Рада № 2:

Обов'язково використовуйте в ділових листах персональне звернення.

Цінуйте індивідуальність ваших адресатів! Додавайте вашими листами персональної спрямованості, коректної доброзичливості. Виділяйтеся своїми листами з безликої маси безликих відповідей.

3. Вираз слів вдячності за звернення в компанію (за звернення до Вас).

Слова вдячності є віддзеркаленням вашої подяки клієнту / партнеру за його вибір на вашу користь / на користь вашого бізнесу.

Лист-відповідь клієнту, що починається з фрази «Спасибі за Ваш лист», демонструє клієнту, що ви його цінуєте і дорожите його вибором. Це хороший діловий тон і продуктивна ділова позиція.

Порівняйте:

Доброго дня!Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті.За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1.Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем.Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання.Дякуємо.З повагою, Маша Петрова

Варіант відповіді 1 Варіант відповіді 2 Привіт, Маша! Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ...... Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ......

Рада № 3: Дякуйте адресата за увагу і довіру, яку він надає Вам і вашому бізнесу!

Варіанти фраз вдячності на початку листа:

Дякуємо за Ваш інтерес до ...

Дякую за Ваш лист…

Спасибі, що звертаєтеся до нас ...

Спасибі, що вибрали нас ...

Спасибі, що вибрали нашу компанію ...

Ми вдячні Вам за Ваш інтерес ...

  1. Позитивне завершення листа

фінальні фрази - останнє, що залишається в полі уваги адресата при прочитанні вашого листа. Закріпіть в останніх фразах емоційно-позитивну атмосферу ділового спілкування. Створіть у адресата гарний настрій, щоб йому захотілося знову поспілкуватися з вами!

Порівняйте:

Доброго дня!Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті.За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1.Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем.Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання.Дякуємо.З повагою, Маша Петрова

Варіант відповіді 1 Варіант відповіді 2 Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. ... .. Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!

Рада № 4: Налаштуйте адресата на продовження діалогу. Проявляйте повагу! Створюйте та зміцнюйте настрій комфортного співпраці! Діліться з адресатом своїм позитивним настроєм і щирим бажанням продовжити ділове взаємодія!

Зразок ділового листа

МОЖЛИВІ фраз:

Буду радий співпраці!

Охоче ​​відповім на Ваші питання.

Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!

З надією на плідну співпрацю,

Завжди готовий допомогти і відповісти на Ваші питання.

З щирою повагою,

З повагою,

З повагою до Вас,

З повагою і надією на плідну співпрацю,

5. Підпис та блок контактної інформації.

Людині, що веде ділове листування, важливо розуміти, хто знаходиться «по той бік монітора»: ім'я та прізвище адресата, посаду, контактні координати.

Для чого це потрібно?

Ім'я та прізвище - дає можливість вести персональне спілкування.

Посада - дає адресату розуміння меж повноважень і професійної компетентності у вирішенні питань.

Координати - забезпечують можливість додаткової оперативного зв'язку в разі необхідності.

Порівняйте: який з відповідей виглядає більш професійним і викликає більшу довіру до інформації.

Доброго дня!Я пройшла попереднє тестування при зарахуванні на курси іспанської мови в вашому інституті.За результатами тестування я записана в групу PS-А2.1.Оплата мого навчання буде здійснюватися моїм працедавцем.Будь ласка, надішліть мені рахунок на оплату навчання.Дякуємо.З повагою, Маша Петрова

Варіант відповіді 1 Варіант відповіді 2 Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!

З повагою,

Привіт, Маша! Перш за все, спасибі Вам за те, що зупинили свій вибір на нашому інституті! Ми впевнені, що Ви залишитеся задоволені нашою співпрацею. Для того, щоб вислати Вам рахунок, нам необхідно отримати від вас реквізити компанії-вашого роботодавця. Надішліть їх, будь ласка, відповіддю на цей лист. Якщо у вас виникнуть запитання - будь ласка, звертайтеся!

З повагою,

Анна Іванова

Менеджер-адміністратор

Інститут іноземних мов

тел. (495) 777 77 77

моб. 777 77 77

Рада № 5: Визначте зміст блоку персональної контактної інформації. Внесіть цю інформацію в автоматичні настройки. Закінчуйте цим блоком кожне ваш лист до клієнтів і ділових партнерів. Прикрасьте ваш лист надійним індикатором хорошого ділового тону і професіоналізму.

Отже, ось п'ять коротких практичних порад щодо етикету ділового листування і створення гарного враження у адресата.

Буду рада бачити вас на наших тренінгах по листуванню:

Статті по темі:

Тамара Воротинцева

Рейтинг публікації:
Поділитися в соціальних мережах:

У вас таке бувало?
Як не збирати без відповіді листи?
Для чого це потрібно?