Правила та порядок ведення касових операцій у ІП

1. Порядок ведення касових операцій
2. Призначення відповідальних осіб
3. касові документи
4. Правила здійснення операцій
5. Надходження коштів
6. Видача готівки
7. Зберігання коштів у касі
8. Порушення порядку ведення касових операцій

З 1 червня 2014 р діє новий порядок, згідно з яким індивідуальні підприємці мають право застосовувати спрощений порядок ведення касових операцій. Нормативне регулювання даного питання здійснюється відповідно до Вказівкою ЦБ РФ №3210-У від 11.03.2014 р «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва».

Зміст статті

Порядок ведення касових операцій

Касовими операціями вважаються будь-які готівкові розрахунки, а також будь-яке надходження готівки в касу підприємства. При цьому враховується як розрахунок з фізичними особами, так і з юридичними - будь-які, повторимося, грошові операції з готівкою .

Для каси можна виділити частину приміщення, яке повинно замикатися і опечатуватися, т. К. Несе повну матеріальну відповідальність касир відповідає за схоронність цінностей і готівки, які зберігаються в касі.

На поточний момент законодавчо визначено, що підприємець може не встановлювати ліміт залишку готівки (п. 2 Вказівки ЦБ РФ №3210-У від 11.03.2014 р).

До змісту

Призначення відповідальних осіб

Порядок ведення касових операцій передбачає, що працювати з касою повинен одна людина, наділений спеціальними повноваженнями, ознайомлений з правилами ведення документів та касовою дисципліною (під розпис).

Підприємець повинен визначити касиру його права і обов'язки, наприклад, посадовою інструкцією, і письмово ознайомити з ними працівника. У разі, якщо функціонує кілька кас, роботу з ними здійснюють кілька осіб, один же з яких буде старшим.

Таке відповідальна особа контролює роботу всіх кас і виводить залишки грошових коштів по всіх ним. Виконувати касові операції також може керівник або будь-який працівник за рішенням керівника, призначений письмовим наказом або розпорядженням. З особою, яка виконує касові операції, обов'язково повинен укладатися договір про повну матеріальну відповідальність (в іншому випадку воно не буде нести відповідальність за недостачі).

До змісту

касові документи

Спрощений порядок ведення касових операцій для ІП передбачає, що в разі здійснення ним обліку доходів або доходів і витрат або фізичних показників відповідно до вимог НК РФ, касові документи можна не формувати (за винятком розрахунково-платіжних або платіжних відомостей , Які оформляти обов'язково).

Однак ведення касового обліку, безумовно, не заборонено, і підприємець може використовувати уніфіковані форми для документування операцій з готівкою, якщо хоче підвищити контроль за грошовими коштами .

У касовому обліку застосовуються такі документи встановленої форми:

• касова книга;
• прибуткові касові ордери (ПКО); видаткові касові ордери (ВКО);
• книга обліку виданих та прийнятих касиром грошових коштів;
• розрахунково-платіжна відомість;
• платіжна відомість.

Правила здійснення операцій

Підприємець самостійно забезпечує збереження грошових коштів і при зберіганні їх в касі, і при транспортуванні в банк. Відповідальність за ведення касової документації лежить на касира, але контроль ведення операцій здійснюють керівник і старший (головний) бухгалтер підприємства .

Касові операції можуть проводитися з застосуванням технічних засобів (Для оформлення документації, перерахунку готівки і так далі). Відповідно до першого пункту статті 2 Федерального закону від 22 травня 2003 року № 54-ФЗ, продаж товарів або послуг за готівковий розрахунок (а також при оплаті пластиковими банківськими картами) повинна здійснюватися із застосуванням контрольно-касової техніки, яка внесена до Державного реєстру.

Надходження коштів

У касу готівку можуть надходити від приватних осіб - споживачів (оплата товару або послуг), від співробітників (відшкодування збитків або повернення позик), від продажу майна або обладнання, з банківських рахунків і так далі.

Положення про ведення касових операцій передбачає можливість (але для підприємця в більшості випадків це не є обов'язком) оформлення будь-якого надходження готівки прибутковим касовим ордером (ПКО).

Отримуючи ПКО, касир перевіряє підпис бухгалтера або керівника, відповідність зазначених сум (в тому числі і збіг цифр, вказаних числами і прописом) і переданої готівки, перераховує готівку в присутності того, хто їх передає. Якщо все в порядку, касир підписує ПКО і квитанцію до нього, при цьому ставить на квитанції відповідний штамп і передає квитанцію того, хто передав кошти.

У разі нестачі готівки (невідповідності їх зазначеної в ПКО сумі) касир повинен попросити вносить надати відсутню готівку.

Якщо той відмовляється, касир повертає всю готівку, перекреслює ПКО і передає ордер бухгалтеру або керівнику для переоформлення.

Якщо застосовуються контрольно-касові апарати, в кінці робочого дня або під час перезміни складається ПКО на загальну суму отриманої готівки на підставі даних контрольної стрічки. Точно так же окремий ПКО оформляється на кошти, які були прийняті банківським платіжним агентом або платіжним агентом. Все ПКО, отримані в один робочий день, підшиваються до відривний листу касової книги.

Видача готівки

Можливий наступний витрата коштів з каси: виплати працівникам заробітної плати та інших виплат, виплати постачальникам, видача грошей під розрахунок і так далі. Касир видає гроші з каси за видатковими касовими ордерами (РКО), виплати зарплат, стипендій та інші виплати працівникам повинні супроводжуватися розрахунково-платіжними відомостями або розрахунковими відомостями.

Тут також варто відзначити, що формувати РКО ІП зобов'язаний не завжди, а ось розрахунково-платіжні (або платіжні) відомості необхідно оформити відповідно до вимог законодавства. Касир видає готівку тільки особі, яка вказана в РКО (або відомості) після перевірки документів, що засвідчують особу.

Видаючи готівку, касир повинен перевірити на РКО підпис керівника або головного бухгалтера, відповідність сум, які зазначені цифрами і прописом, відповідність ПІБ одержувача, перевіряє також підтверджуючі документи, які вказані в РКО. Такий же порядок зберігається і при виплаті коштів за дорученням, в відомості касир повинен зробити відповідну позначку. До РКО додається засвідчена копія такої довіреності, а оригінал додається до РКО або відомості після здійснення всіх виплат.

Касир повинен перерахувати видаються готівкові, то ж в його присутності повинен зробити одержувач. У разі, якщо він цього не зробив, касир не приймає ніяких претензій по сумі виданих коштів. РКО касир підписує тільки після того, як проведена виплата.

Видача грошей під звіт здійснюється, як і описано вище, але при цьому РКО все ж оформляється на підставі письмової заяви одержувача, завіреного керівником підприємства.

Заробітна плата та інші виплати, згідно з порядком ведення операцій, здійснюються на підставі РКО і відомостей, в термін не більше п'яти робочих днів. Касир отримує необхідну суму під розпис у книзі обліку виданих та прийнятих коштів, а потім видає кожному працівнику необхідну суму під розпис у відомості. І касир, і працівник повинні перерахувати в присутності один одного видається готівка.

У разі, якщо працівник у встановлений термін не отримав виплату, касир ставить у відомості в графі навпроти його прізвища друк «депоновано» (або пише від руки) і виводить дві цифри: суму виданих коштів і залишок коштів (депонованих), які підлягають передачі в банк. На видані працівникам кошти касир складає РКО, номер і дата цього РКО повинні бути вказані в відомості.

До змісту

Зберігання коштів у касі

Основні правила ведення касових операцій передбачають відповідальність керівника за ведення таких операцій. До його основних дій щодо забезпечення схоронності відносяться:

• забезпечення ізольованості касира на час проведення касових операцій; забезпечення спеціального сейфа або шафи, яка замикається для зберігання коштів (ключ від таких сховищ повинен бути тільки у касира, дублікат - у керівника);
• перевірка ведення відповідної касової документації;
• забезпечення касира транспортом і охороною при переміщенні коштів в банк (при цьому допускається укладення договорів зі страховими і охоронними агентствами);
• недопущення зберігання в касі особистих грошових коштів і цінностей;
• щоденне опечатування каси (сейфа або сховища);
• своєчасне призначення особи, що його замінює касира, у разі неможливості для останнього виконувати свої обов'язки.

Порядком і правилами ведення касових операцій передбачається, що касові документи повинні зберігатися протягом п'яти років.

До змісту

Порушення порядку ведення касових операцій

Згідно з нормативними документами, порушеннями вважаються:

• недотримання касової дисципліни;
• розрахунок з підприємствами сумою, що перевищує сто неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
• неоприбуткування або оприбуткування не в повному обсязі готівки в касу.

Будь-яке з цих порушень передбачає адміністративний штраф від 4 до 5 тисяч рублів.

Як бачите, з одного боку, в проведенні касових операцій немає нічого складного, з іншого боку, необхідно дотримуватися всіх правил і обов'язково укласти договір про повну матеріальну відповідальність з касиром або особою, яка їх заміняє.

Порядок ведення каси: Відео