- Законодавче врегулювання ведення даного документа
- Хто відповідає за заповнення, ведення і зберігання
- Загальні правила заповнення
- Інструкція по правильному веденню
- Поширені помилки і неточності
- Правила заповнення вкладиша
- Дублікат: коли він необхідний, порядок його оформлення
- Зберігання та облік
Трудова книжка - офіційний документ, головне призначення якого полягає у відображенні трудового стажу громадянина, в тому числі загального, безперервного і спеціального.
Облік здійснюється строго по датах. У даній статті ми розглянемо основні моменти, пов'язані із заповненням, зберіганням та обліком даного документа.
Законодавче врегулювання ведення даного документа
Основними законодавчими актами, які в даний час регулюють питання зберігання, ведення та заповнення трудових книжок, є:
- Трудовий Кодекс нашої країни з усіма його змінами і поправками з моменту прийняття.
- Постанова виконавчого органу - Верховної Ради України під номером 225 «Про трудові книжки».
- Інструкція щодо заповнення трудових книжок, зазначена в постанові Уряду РФ під номером 69.
Найчастіше в перерахованих вище документах знаходять чималу кількість протиріч. Якщо і ви зіткнулися з подібною ситуацією, пам'ятайте - керуватися слід головним актом - Трудовим Кодексом.
Хто відповідає за заповнення, ведення і зберігання
Згідно з чинним російським законодавством відповідальність за питання, пов'язані з трудовими книжками в організації, лежить на плечах роботодавця. Безпосередню ж відповідальність за всі питання, пов'язані з трудовими книжками (ведення, зберігання) відповідає призначена ним особа - наприклад, директор по персоналу. Таким чином, при відсутності в організації даного співробітника усіма кадровими питаннями, в тому числі і заповненням трудових книжок, розповідає керівник.
Загальні правила заповнення
Трудова книжка - документ, який зобов'язаний мати кожен співробітник організації, що входить в штат на протязі не менше 5-ти днів і для якого це місце роботи є основним.
Оформлення трудових книжок також має здійснюватися стосовно сезонних і тимчасових працівників і тих, хто підлягає соціальному страхуванню.
Скорочення при заповненні трудової книжки не допускаються - все записи повинні бути прописані повністю. Крім того, кожен запис нумерується арабськими цифрами. Якщо необхідно проставити цифру до 10 - наприклад, 7 березня, то перед нею ставиться 0.
При прийомі кожного співробітника на роботу відповідальна особа повинна упевнитися в достовірності представленого ним документа. По-перше, на титульному розвороті трудової книжки обов'язково повинна перебувати друк - штамп першої організації, в якій працював громадянин. Без цього елемента трудова книжка вважається недійсною. Також кадровику необхідно звірити паспортні дані. При неналежному оформленні документа за рахунок працівника оформляється його дублікат.
У трудову книжку не припустимо внесення відомостей про яких би то ні було стягнення з боку керівництва. Винятком з цього правила є позначка про звільнення.
Інструкція по правильному веденню
Розглянутий нами документ має просту структуру - він містить всього три розділи: 
- відомості про громадянина;
- відомості про його трудовий шлях;
- відомості про нагородження.
Дані про співробітника розташовуються на титульному розвороті трудової книжки і являють собою інформацію про ім'я людини, його дату народження, рівні освіти і набутою професією. Прописувати перераховані вище відомості можна тільки в повністю, скорочення не допускаються.
В якості підтвердження використовуються відповідні документи - оригінал паспорта або іншого документа, що посвідчує особу та диплом про професійну освіту. Закріплюється оформлення головного листа трудової книжки печаткою організації, а також підписами працівника і кадровика.
Другий розділ трудової книжки - відомості про роботу - припускає проставлення даних про прийом співробітника на роботу, перекладах і факт звільнення. При цьому обов'язково повинна бути проставлена дата, посада та юридична назва компанії. Також всі записи супроводжуються номером відповідного документа - наприклад, наказу і штампом юридичної особи.
Зразок заповнення трудової книжки
У третьому розділі менеджером з персоналу або іншим відповідальному особою фіксуються всі досягнення працівника, отримані ним за період роботи в даній компанії. Вказується дата отримання нагороди, її найменування і номер наказу.
При закінченні будь-якого з перерахованих вище розділів за рахунок працівника оформляється так званий вкладиш до трудової книжки.
Правила і нюанси ведення трудових книжок на підприємствах викладені в наступному відеоматеріалі:
Поширені помилки і неточності
До основних помилок, що допускаються співробітниками служби по персоналу при заповненні трудової книжки і подальшому внесення записів в даний документ, є:
- Неточності в імені, прізвища та по батькові особи.
- Помилки при вказівці дати - наприклад, вказівку місяці прописом, в той час як це необхідно робити арабськими цифрами.
- Неповне зазначення інформації про рівень освіти громадянина - наприклад, відсутність відомостей про отримання громадянином другого диплома.
- Відсутність даних про спеціальності працівника.
- Відсутність підписів - як самого співробітника, так і відповідальної особи за його прийом на роботу.
- Відсутність штампа організації.
- Використання друку відділу кадрів замість печатки юридичної особи.
- Плутанина в розділах трудової - наприклад, внесення даних про роботу в розділ про нагородження.
Зразок заповнення трудової книжки
Згідно з існуючими правилами закреслення для виправлення помилок ні в одному з розділів трудової книжки не допускаються. Виправити становище можна лише шляхом визнання неправильного запису недійсною і внесенням нової.
Правила заповнення вкладиша
При закінченні трудової книжки зовсім не обов'язково заводити новий документ - достатньо зробити вкладиш. Порядок його оформлення абсолютно аналогічний порядку оформлення трудової книжки. Відповідно до правил вкладиш обов'язково повинен бути вшитий , А ось яким чином це робити - в якому місці розміщувати, якими нитками користуватися - законодавство не говорить.
Незважаючи на те, що з технічної точки зору раціональніше всього вшивати вкладиш в середину трудової книжки, все ж краще зробити це в кінці документа, так як в першому випадку можливі незручності з розбивкою записів. У переважній більшості випадків для цього застосовують суворі нитки і роблять близько 4-х проколів.
У самій трудовій книжці відповідальна особа зобов'язана вказати серію і номер вкладиша і поставити відповідну печатку. Штамп можна поставити в декількох місцях - наприклад, на титульному розвороті або на внутрішній стороні обороту. Головна вимога - ставити печатку необхідно таким чином, щоб вона не перекривала собою інших написів.
Обов'язок оплати витрат за оформлення вкладиша в трудову повністю лягає на працівника. Однак в деяких випадках, наприклад, при псуванні документа не з його вини, внести грошові кошти необхідно буде винуватцю.
Дублікат: коли він необхідний, порядок його оформлення
До числа головних причин, при яких потрібна видача дубліката трудової, можна віднести її втрату і сильний знос, при якому подальше користування документом неможливо.
Згідно з існуючими правилами, в разі втрати працівником трудової книжки співробітник кадрової служби зобов'язаний протягом 15 робочих днів видати працівникові новий документ. Відлік даного терміну починається з того моменту, як відповідальна особа отримає заяву громадянина про втрату трудової книжки, де будуть вказані всі обставини, при яких сталася ця подія.
При видачі нового документа - дубліката - менеджеру з персоналу необхідно зробити позначку «Дублікат» на титульній сторінці вгорі з правого боку.
У тому випадку, якщо втрата трудової книжки відбулася до надходження людини до даної організації, і він уже мав офіційне місце роботи, то першим ділом кадровик повинен вказати трудовий стаж громадянина. При цьому працівнику як доказ свого стажу потрібно представити довідки, накази та інші документи.
Зберігання та облік
Трудова відноситься до числа документів суворої звітності, тому порядок їх зберігання та обліку чітко встановлений на законодавчому рівні.
Так, відповідно до одного з постанов Уряду Росії в кожної компанії обов'язково повинні бути присутніми книги з обліку трудових книжок. Перша з них носить назву прибутково-видаткової і призначена для ведення контролю бланків і вкладишів розглянутого кадрового документа. Друга - книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. В обох випадках потрібне дотримання певних правил з ведення подібного роду документів - нумерації кожного листа, прошивки, завірення підписом відповідальної особи (як правило, керівника організації), скріплення відповідною печаткою або пломбування.
При ігноруванні керівництвом юридичної особи вимоги щодо ведення книг обліку і зберігання трудових книжок їм загрожує покарання у вигляді адміністративного штрафу, величина якого коливається від 1000 до 50 000 рублів.