- Номенклатура справ кадрової служби
- Акт прийому-передачі справ кадрової служби:
- Прийом-передача трудових книжок
При зміні кадровика необхідно оформити прийом-передачу справ в кадровій службі. Правильно прийняти справи важливо, щоб не відповідати згодом за помилки попередників. Крім того, з самого початку роботи ви зарекомендуєте себе як професіонал. Розберемося, що зробити і які документи оформити при прийомі-передачі справ в кадровій службі 2017.
З цієї статті ви дізнаєтеся:
Закон не регулює прийом-передачу справ в кадровій службі. Кожен роботодавець проводить її на свій розсуд з урахуванням порядку, який склався на практиці. Прийом-передача справ в кадровій службі включає ряд етапів:
члени комісії (або єдиний кадровик) перевіряють склад, зміст і оформлення документів;
члени комісії складають акт про прийом-передачу справ.
Скачайте документи по темі:
До складу комісії з приймання-передачі справ в кадровій службі включають різних фахівців залежно від розміру і специфіки діяльності компанії. Зазвичай це заступник директора з персоналу, головний бухгалтер або бухгалтер по зарплаті, співробітники відділу кадрів або секретар.
Члени комісії з приймання-передачі справ в кадровій службі составлют список кадрових документів та локальних актів, які є в наявності. Це трудові договори, накази, особові картки, трудові книжки та інше. До обов'язкових локальних актів відносяться ПВТР, положення про захист персональних даних і так далі. З урахуванням специфіки діяльності компанії повинні бути розроблені графіки змінності, договори про повну матеріальну відповідальність.
Важливо звернути увагу, чи правильно кадрова служба оформляє справи з урахуванням правил діловодства, а також внесли чи в них правки з урахуванням змін у чинному законодавстві. Крім того, потрібно перевірити, чи правильно сформовані документи в справи відповідно до встановлених термінів зберігання.
Далі члени комісії з приймання-передачі справ в кадровій службі виявляють відсутні документи. При цьому також потрібно спиратися на терміни зберігання документів. Обчислення строку зберігання виробляють з 1 січня року, наступного за роком закінчення діловодства кадрового документа. Так, термін зберігання графіка відпусток в організації становить один рік. Графік відпусток на 2016 рік закінчує своє дію 31 грудня 2016 року. Зберігати його слід весь 2016 рік і протягом року після закінчення року його діловодства, тобто до 31 грудня 2017 року.
Номенклатура справ кадрової служби
Після того як комісія складе список документів, обов'язкових для відділу кадрів саме даної організації, проводять їх звірку. З'ясовують, які з обов'язкових документів є, а яких ні.
У цьому допоможе номенклатура справ кадрової служби в організації, тобто складений за встановленою формою перелік найменувань справ, які формуються в процесі ведення кадрового документообігу. У справи об'єднують однотипні документи, які використовують в компанії. У кадровій службі це:
- трудові договори;
- накази по особовому складу;
- облікові документи;
- особові картки;
- трудові книжки;
- документи про нагородження працівників;
- звернення співробітників і так далі.
У номенклатурі справ кадрової служби в організації обов'язково вказують терміни зберігання справ. Це дозволить кадровій службі контролювати збереження документів протягом встановлених строків. Терміни зберігання кадрових документів встановлюють такі основоположні документи:
Перелік, затверджений наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 № 558;
Перелік, затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988.
Таким чином, номенклатура справ кадрової служби в організації спрямована на вирішення двох основних завдань:
- класифікувати документи за категоріями, тобто формувати справи;
- визначати і забезпечувати дотримання термінів зберігання справ в кадровій службі.
Терміни зберігання деяких кадрових документів
Стаття Переліку, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558
Вид документа
Термін зберігання
654
Письмові повідомлення роботодавця про звільнення персоналу, які не ввійшли до складу особових справ
75 л.
655
Локальні нормативні акти (положення, інструкції) про персональні дані працівників:
а) за місцем розробки і затвердження
постійно
б) в інших організаціях
3 роки
656
Особові справи (заяви, копії наказів і виписки з них, копії особистих документів, листки з обліку кадрів, анкети, атестаційні листи та ін.):
а) керівників компанії; працівників, які мають державні та інші звання, премії, нагороди, ступені і звання
постійно
б) працівників, включаючи державних цивільних і муніципальних службовців
75 л. ЕПК
657
трудові договори
75 л. ЕПК
658
особисті картки
75 л. ЕПК
661
Характеристики, резюме працівників, які не ввійшли до складу особових справ
5 л. ЕПК
Важливо: З 13 березня 2016 років змінився термін зберігання документів з особового складу, створених починаючи з 2003 року. У закон № 125-ФЗ «Про архівну справу» додали ст. 22.1 «Терміни тимчасового зберігання документів з особового складу», де закріпили новий термін зберігання таких документів з особового складу - 50 років.
Акт прийому-передачі справ кадрової служби:
Після того як комісія звірить документи з номенклатурою справ в кадровій службі, переходять до складання акта про прийом-передачі справ кадрової служби. Уніфікованої форми такого документа не встановлено, його складають у довільній формі.
У тексті акта прийому-передачі справ кадрової служби вказують, яку роботу провела комісія. Акт прийому-передачі справ у кадровій службі повинен включати:
- найменування і кількість кадрових документів і справ;
- період часу, який вони охоплюють;
- відомості про відсутність або пошкодження документів;
- зауваження з приводу змісту і оформлення документів і справ.
Зверніть увагу! Перелік окремих видів документів, наприклад трудових договорів та трудових книжок, доцільно оформити у вигляді додатків до акта.
Важливо правильно оформити підписи в акті прийому-передачі справ у кадровій службі. У ньому розписуються кадровик, який приймає документи, і працівник, який їх здає, голова комісії і її члени. Всі зазначені особи проставляють дату підписання документа. Потім акт передають на затвердження гендиректору організації.
Прийом-передача трудових книжок
При зміні кадровика особливо важливо правильно зафіксувати прийом-передачу трудових книжок. Незважаючи на розмови про їх скасування, на сьогоднішній день трудова книжка відіграє істотну роль в трудових відносинах. Вона відображає в хронологічному порядку трудову біографію співробітника, зростання його кваліфікації, просування по службі, ставлення до праці та причини звільнення . Крім того, це основний документ для розрахунку страхового стажу. Тому відмовитися від документального оформлення передачі трудових книжок ні в якому разі не можна.
Важливо: при прийомі-передачі справ в кадровій службі потрібно перевірити наявність або відсутність наказу про призначення відповідального за ведення, зберігання трудових книжок і вкладишів до них (п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р № 225). Якщо такого документа немає, його потрібно скласти і підписати у директора.
При прийомі-передачі справ в кадровій службі особливої уваги потребує Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Цю книгу ведуть в рукописному вигляді. Її неможливо відновити, оскільки книга містить підписи працівників, в тому числі тих, які вже звільнилися. Важливо зіставити записи в трудових книжках із записами в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Якщо звільнені співробітники не розписувалися в книзі, про це роблять відмітку в акті.
Як уже зазначалося, передачу трудових книжок можна зафіксувати в додатку до акту прийому-передачі кадрової документації. У ньому вказують загальну кількість, список їх власників, серії та номера трудових книжок, а також роблять відмітки про незатребуваних документах.
Якщо з яких-небудь причин повна передача документації неможлива, як мінімум, потрібно скласти акт передачі трудових книжок. Це дозволить новому кадровику зняти з себе відповідальність за втрачені або зіпсовані при попереднику трудові книжки. В цьому випадку складають акт про прийом-передачу трудових книжок. Він повинен включати такі відомості:
прізвище, ім'я та по батькові працівника-власника;
серію і номер трудової книжки (вкладиша),
загальна кількість трудових книжок і вкладишів, включаючи відмову звільненими працівниками.
Таким чином, правильно проведена процедура прийому-передачі справ у кадровій службі дасть можливість новому співробітнику відділу кадрів оцінити стан кадрових документів і зняти з себе відповідальність за помилки, які допустили в попередній період. Також це дозволить зрозуміти, чи правильно кадрова служба оформляє справи і як надалі розставити пріоритети в роботі з кадровими документами.