Простий акт прийому-передачі майна: зразок заповнення

1. В яких випадках заповнюється акт?
2. Форма акту прийому-передачі
3. Порядок складання акту на майно
4. Як заповнюється акт на основні засоби?
5. Що робити при невідповідності?
6. Складання акта при держзакупівлях

Акт прийому-передачі майна - документ, що підтверджує фактичну передачу від однієї особи другому. Це може бути майно або матеріальна цінність.

В яких випадках заповнюється акт?

Підписують ці папери, якщо в угоді беруть участь матеріальні цінності. Наприклад, при:

• оренді майна;
• договорі купівлі-продажу;
• оформленні застави;
• інших ситуаціях.

У ньому не вказуються жодні умови і пункти угоди, а описується факт передачі і стан майна. Так що підписання бланка акта прийому-передачі майна не скасовує необхідності складання інших документів.

В цілому це підтвердження виконання угоди і зобов'язань. Відомості, які зафіксовані в документі, захищають права обох сторін. Передавальний особа впевнене в збереження майна в попередньому стані або мати підтвердження відповідності товару вимогам. А що приймає особа зможе не платити компенсацію, якщо було завдано збитків до факту передачі.

Всі суперечки в подальшому будуть засновані саме на пунктах акта. Довести наявність пошкоджень, не зазначених у договорі, навіть через суд буде практично неможливо. Тому при підписанні необхідно ретельно перевірити відповідність фактичного стану і зазначеного в документі.

Це можуть бути акти на:

• приміщення;
• товар;
• основні засоби;
• документи;
• обладнання.

Форма акту прийому-передачі

Форма цього документа не має нормативного затвердження. Так що офіційних вимог ви не знайдете. Але можете завантажити зразок акта передачі майна (передавальний акт) з нашого сайту по засланні . І по ньому розробити свій бланк з урахуванням конкретних особливостей. Є основні пункти, наявність яких є обов'язковою:

• найменування «Акт»;
• місце складання (місто);
• дата підписання документа;
• дані продавця і покупці або орендаря і орендодавця (ПІБ, відомості з паспорта, адреса);
• назва і реквізити документа підстави (купівлі-продажу, оренди, іншого);
• опис стану та обсягу майна (розмір, площа, кількість кімнат, кількість);
• згода обох сторін;
• інформація про відсутність претензій.

При укладанні акту про передачу майна фіксуються його дефекти. Документ складається в двох примірниках, на ньому поставляються друку. Один оригінал отримує продавець, а другий покупець. Зазвичай їх підколюють до самого договору.

З переліком основних реквізитів можна ознайомитися в ст.9 ФЗ «Про бухгалтерський облік». Є й особливості при заповненні (якщо мова йде про товари):

• обов'язкове відповідність дати, зазначеної в акті і фактичного відвантаження;
• вартість вказується в рублях (правила бухгалтерського і податкового обліку);
• при використанні стандартизованого бланка, у товарі, що враховується поштучно, вага не вказується.

Простий акт прийому-передачі майна або товару замінюють податкової накладної, зразок заповнення можна завантажити на офіційному сайті ФНС. Номер її ТОРГ-12. Накладна є пріоритетною у випадках покупки продукції. При зберіганні або договорі комісії використовують акт.

Порядок складання акту на майно

Форма акту прийому-передачі майна - юридичний документ. При купівлі-продажу багато хто не замислюються про необхідність підписання таких договорів. Його готують забудовники, щоб убезпечити себе. При цьому до підписання документа відповідальність лежить на продавцеві, а після переходить на покупця. Аналогічна ситуація при здачі приміщення в оренду. У цьому випадку висновок акта обов'язково. Інакше орендодавець не відшкодує збитки, завдані мешканцями. Зазвичай вказують, який проведено ремонт, наявність комунікацій (опалення, колонка, котел, телефон), телебачення, інтернету.

Необхідно з обережністю поставитися до підписання будь-яких документів, адже в акті можуть бути вказано невірне стан, за яке потім доведеться платити. Його підписують після огляду приміщення. У даній ситуації допустимо складати окремий документ або включити ці умови в договір. На практиці додатково акт підписується, коли дата основного договору і фактична передача майна відбувається пізніше, через місяць або два.

Як заповнюється акт на основні засоби?

Акт на прийом-передачу основних засобів полягає як всередині компанії між відповідальними особами, так і між організаціями. Існує єдина форма. Зразок доступний в програмах Гарант або 1С. Бланк для подібних операцій називається ОС-1б і дає можливість для передачі будь-яких товарно-матеріальних цінностей за винятком будівель, споруд.

Підписання такого документа необхідно для постановки на баланс нового основного засобу. Якщо воно раніше вже було в користуванні, то прийняття відбувається без акту, його робить передає сторона.

Бланк складається з декількох розділів. Спочатку вказується дата і номер документа. Якщо обладнання нове, то перша таблиця не заповнюється. Для тих що були в експлуатації вказується точний термін перебування в користуванні і фактичної роботи або простою. Наступний розділ заповнює приймаюча сторона. Тут відображають вартість з урахуванням додаткових витрат у вигляді транспортування, монтажу і термін корисного використання. Підписання відбувається комісією, після чого все передається в бухгалтерію для постановки на облік і закладу карток.

Що робити при невідповідності?

Акт прийому-передачі має на увазі, що обидві сторони задоволені. Але акт буває не завжди. Тому часом необхідний зразок акта про недостачу товару при прийманні. Якщо є розбіжності за кількістю та якістю продукції використовують форму ТОРГ-2. Вони актуальні як для внутрішньої бухгалтерії, так і для податкового обліку.

Цей документ - підстава для складання претензії до продавця. З ним можна вирушати в суд або вимагати компенсації, передбачені договором. Якщо до частини товару зауважень немає, то він в цьому акті не вказується. Відображається кількість продукції, стан товару і упаковки, наявність пломб.

Обов'язковою умовою є збір комісії. У неї входять представники продавця, покупця, компанії перевізника, особа, яка приймає товар на зберігання. У разі відсутності продавця можна притягнути людину з незалежної організації.

Складання акта при держзакупівлях

Окремим пунктом можна виділити підписання документів про приймання товарів при проведенні тендерів в рамках державного замовлення. Основним документом, який регламентує діяльність, є закон №44 ФЗ. Частина 3 ст 93 передбачає обов'язкове проведення експертизи, щоб переконатися в відповідній якості.

Вона проводиться самим замовником або за допомогою експертів і організацій на підставі додаткових контрактів. Проведення аналізу та заповнення бланка акта приймання товару за якістю і за кількістю проводиться в терміни, які зафіксовані в договорі. У разі наявності претензій з дотриманням зазначеного періоду направляється відмова від підписання з чіткою мотивацією.

Навіть в тих випадках, коли відвантаження відбувається щодня, необхідно підписувати акт приймання товару по 44-ФЗ. Зразок знайти не так просто. Так як і в цьому випадку, законодавчо закріпленого бланка немає. Тільки при самостійному прийнятті немає необхідності в окремому документі про результати експертизи.

Акт розбіжності при прийманні товару полягає в день відвантаження, зразок його при держзакупівлях в рамках 44-ФЗ аналогічний звичайним договором купівлі-продажу.