- Послідовність оформлення касових операцій
- Надходження грошей в касу
- Видача грошових коштів
- Касова книга
- ліміт каси
Касові операції - це дії, зав'язані з витратою або прийомом готівки підприємствами. Регулює регламент ведення касових операцій Вказівка Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У. Пересування грошових коштів супроводжується касової документації.
Послідовність оформлення касових операцій
Прийом або видача готівки роблять виключно в день написання відповідного ордера або відомості. Винятком є видача заробітної плати. Заповнюються бланки чорнилом темного кольору (чорним або синім). Касова документація повинна бути затвержено штампом підприємства, підписами касира або відповідальної особи і головного бухгалтера. Помилки в документації забороняються.
Важливо! Виправлення в документації проводять шляхом закреслення лінією неправильної інформації і написанням вірних даних. Виправлення підтверджується підписом касира з зазначенням ПІБ.
Допускається варіант ведення касової документації керівником. В даному випадку підпис на бланках ставить він. Якщо на підприємстві існує штат касирів, то документація підтверджується підписом головного касира.
Надходження грошей в касу
Прийом готівки проводиться складанням ПКО. У бланку вказується контрагент, сума і підстава зарахування грошових коштів. Суммовой коефіцієнт прописується цифрами і в буквеної варіації. Правильність інформації підтверджують підписи бухгалтера і касира з відбитком штампа підприємства.
Порядок ведення касових операцій на підприємстві зобов'язує касира при прийомі готівки контролювати такі пункти:
- Збіг суми, прописаної в ПКО фактичного присутності банкнот;
- Присутність документації, показаних в бланку ордера;
- Підтвердження операції підписами і штампом.
При зарахуванні цінностей в касу, матеріально-відповідальна особа зобов'язана перерахувати поштучно або полистно гроші. При цьому здає банкноти і монети повинен простежити за маніпуляціями касира, проконтролировав його дії. Звіривши всі дані ордера і суму, касир засвідчує операцію підписом і штампом підприємства. Ведення касових операцій регламентує обов'язкову видачу квитанції особі, що вносила гроші.
Якщо на підприємстві застосовують ККТ або БСО, то дозволяється складання єдиного ПКО на повну суму рухів за день. Причиною створення прибуткового ордера служать чеки, корінці касової стрічки.
Видача грошових коштів
Правила ведення обліку касових операцій свідчать, що витрата коштів супроводжується:
- Видатковим касовим ордером;
- Відомістю.
У бланку необхідно вказати кому, на якій підставі і скільки видається грошей. Бланк підтверджується підписами касира, бухгалтера і відбитком фірми. До РКО повинні приєднуватися документи, що свідчать мета видачі готівки. На документації повинна бути підпис начальника або уповноваженої особи, що дозволяє відпуск грошових коштів.
Порядок ведення каси стверджує, що відпустка зарплати може виконуватися за зарплатними відомостями. В такому випадку до відомості пишеться РКО на загальну суму, але ПІБ і інформація документів, що посвідчують особу, не вказуються. Термін видачі зарплати не повинен бути більше 5 днів, з огляду на дату отримання банкнот в банку.
Як зобов'язує правильне ведення касових операцій, навпаки кожного прізвища працівника, який отримує заробітну плату, обов'язкова наявність підпису про отримання розрахунку. Якщо хтось з робітників не встиг забрати гроші в п'ятиденний термін, то навпаки його рядки з ПІБ ставлять позначку «депоновано». Далі касир проводить такі операції:
- Перевіряє відпущену суму з депонованої;
- Ставить відповідні позначки в бланках;
- Підписує документацію в бухгалтера.
Решта фінанси підлягають поверненню в банк. На суму депонованих наличностей складається видатковий ордер, а в касовій книзі вказується запис про депонування. В РКО немає необхідності писати прізвища - досить просто вказати, що сума в ордері депонированная. Одноразова видача зарплати не вимагає складання відомості. Якщо людина отримує розрахункові, то доцільно скласти РКО.
Відпустка грошей під звіт порядок і правило ведення касових операцій дозволяє тільки після підпису директора і написання заяви підзвітною особою. Якщо підзвітний працівник не відзвітував за попередні видані гроші, то готівку йому віддавати не можна. Тільки після абсолютного розрахунку і внесення невикористаних грошей в касу можна видати наступну суму під звіт.
Основні правила ведення касових операцій дозволяють провести відпустку грошей за дорученням. Операція проходить в кілька етапів:
- Контроль достовірності довіреності;
- Звірка даних в бланку;
- Відпустка фінансів під підпис;
- Вказівка РКО в книзі.
Касир зобов'язаний ревізувати ПІБ, написану в довіреності з інформацією в документах, що посвідчують особу. Якщо таких видач проводиться кілька в день, то в відомості напроти прізвища адресата ставиться відмітка «за дорученням».
Бланк довіреності прикріплюється до касових документів. Якщо одержувач повинен забрати гроші за дорученням не на одному підприємстві, то робиться копія бланка і прикріплюється до РКО.
Касова книга
Порядок ведення і облік касових операцій зобов'язує реєструвати всі ПКО та ВКО в касовій книзі, яка пишеться касиром в день пересування матеріалів в касі. На кожній сторінці вказується залишок готівки на початок дня, реєструються ПКО та ВКО або відомості. В кінці підбивається підсумок оборотів протягом дня в касі, підтверджується залишок готівки на кінець дня.
Важливо! Касова книга повинна бути прошита з зазначенням нумерації кожної сторінки, а в кінці затвержено підписами начальника та бухгалтера, штампом об'єднання з підтвердженням числа сторінок в документі.
Перевірка каси здійснюється щодня. Після звірки записів у книзі, касир ставить свій підпис. Цим він підтверджує наявність зазначеної в кінці дня суми в сейфі на заощадженні. Після складання звітної сторінки за день, свій підпис залишає головний бухгалтер чи директор, якщо посада бухгалтера в штаті відсутній.
Наявність касової книги обов'язково на всіх підприємствах і організаціях. Бізнесмени, які проводять облік доходів і витрат в матеріальних показниках, розписувати книгу не повинні.
Вказівка про порядок ведення касових операцій дозволяє два варіанти заповнення касової книги:
- На папері;
- В електронній версії.
Паперовий варіант відрізняється заповненням документації від руки. В даному випадку можливе використання комп'ютера. Роздруковані, написані від руки бланки затверджуються особистими підписами і відбитком підприємства. Виправлення в таких бланках допустимі, але повинні мати підписи і ПІБ исправителей. Попередні позначення при цьому повинні легко читатися.
Правила ведення касових операцій дозволяють ведення касової книги в електронній версії. У подібному випадку організація повинна володіти електронним підписом і печаткою, стежити за цілісністю який має відповідальна особа. Фірма зобов'язана забезпечити все для збереження електронного підпису і печатки. Помилки в електронній касовій книзі неприпустимі. Це один-єдиний мінус електронної версії книги.
ліміт каси
Берегти не має кордонів число наличностей забороняється. Порядок ведення касових операцій зобов'язує визначати ліміт каси. Ліміт каси - це сума, котру можна зберігати в сейфі на кінець дня. Визначати обмеження наличностей обов'язково для підприємств і організацій. Відповідно нововведень в законодавстві з 2017 року ліміт каси необов'язковий для ІП і підприємств малого бізнесу. Також це нововведення дозволяє встановлювати ліміт двома способами:
- Виходячи з обсягу надходжень в касу;
- Виходячи з обсягу видачі готівки.
Ліміт підприємства встановлюють самостійно, використавши розрахунок. Про затвердження ліміту каси складається указ, підписаний директором. Касир повинен строго стежити за тим, щоб встановлений ліміт не порушувався - всі зайві гроші повинні здаватися в банк. За порушення ліміту каси загрожують штрафи.
Обраний спосіб розрахунку ліміту каси потрібно обґрунтувати. Наприклад, вказати, що надходження грошей за день перевищує їх видачу. Вказівка причини вибору способу розрахунку ліміту підтверджують у відповідному указі директора підприємства.
Важливо! За порушення ліміту каси загрожує штраф в сумі від 40000 до 50000 рублів для організації та 4000 - 5000 рублів відповідальної особи.
При перевірці підприємства інспектори в першу чергу звертають увагу на касову книгу. Якщо з'ясується, що був перевищений ліміт каси, то штрафу не уникнути. Щоб не потрапити під штрафні санкції потрібно дотримуватися ліміту каси, стежити за правильністю заповнення касових документів та дотримуватися регламентів роботи каси.