Система електронного документообігу

Одним з найцінніших ресурсів кожної людини в сучасному суспільстві є час. Це актуально і для всіх організацій. Бути першим, випереджати конкурентів, встигати більше - запорука успішної діяльності, стабільного розвитку, високого прибутку.

Розвиток комп'ютерної техніки і технологій дозволяє скорочувати час на рутинні процеси, зменшує кількість ручної праці, зменшує ризики системних помилок.

Електронна інформація активно впроваджується в повсякденне життя.

На державному рівні приймаються рішення про скорочення обороту документів в звичному вигляді, на паперовому носії.

У системах, що автоматизують документообіг, електронні:

• Рахунок-фактура;
• листок непрацездатності (лікарняний лист);
• розрахунковий листок нарахованої заробітної плати;
• податкові декларації;
• форми за реєстраційними дій з онлайн кас;
• онлайн ветеринарні сертифікати в електронній системі ФГІС Меркурій,

і багато іншого - стають звичною частиною діяльності організацій за умови, що вони використовують спеціалізовані системи.

Зв'язатися з фахівцем

Розвиток ЕДО в Росії відноситься до останнього десятиріччя XX століття. Перші системи були самописні і розроблялися під вимоги конкретних замовників. Згодом на ринку з'явилася достатня кількість професійних програм типу електронний документообіг.

Проте багато організацій продовжують вести свої справи по-старому, розкриваючи величезна кількість документів на папері, втрачаючи час і гроші на підписання, узгодження, звірки різних видів інформації.

Не всі власники бізнесу надають серйозного значення якісному управлінню руху ділових паперів в організації. У пріоритет виносяться питання збільшення продажів, скорочення витрат. Така позиція не приносить суттєвих проблем лише на підприємствах з мінімальним числом співробітників, кореспондентів і ділових партнерів. Але при розширенні бізнесу без налагодженої системи електронного документообігу ефективність всіх робіт буде істотно знижуватися.

У сучасному світі кожна організація стикається з необхідністю:

• якісного, безпечного, швидкого руху, обробки та зберігання внутрішніх документів з метою ведення бухгалтерського, податкового та управлінського обліків;
• швидкого реагування на вимоги і пропозиції з зовнішніх джерел - комерційні пропозиції, скарги клієнтів, податкові вимоги;
• інформування співробітників організації про нові регламенти роботи, загальорганізаційних змін.

Всі ці завдання вирішує система ЕДО.

Система електронного документообігу - перш за все прогресивний спосіб ведення справ без руху документів в паперовому вигляді. Це спосіб вироблення єдиного внутрішньокорпоративного способу реєстрації, руху, делегування, контролю виконання, зберігання різних видів документів.

Для цих процесів використовується як локальна мережа організації, так і Інтернет.

Наявність конфіденційної інформації вимагає захисту таких документів.

Типи систем електронного документообігу

Залежно від цілей і завдання використання система документообігу в електронному вигляді буває:

1. виробничої;
2. управлінської;
3. архівної;
4. кадрової;
5. бухгалтерської;
6. складський;
7. технічної;
8. податкової;
9. і так далі.

Вище перераховані не всі типи електронних систем обліку документів, тому що це програмне забезпечення розвивається в паралелі з бізнесом і може доопрацьовуватися під потреби конкретного підприємства з різних сфер діяльності.

Окремий різновид, про яку не згадано вище, - це конфіденційна система документообігу, що застосовується, переважно, на секретних об'єктах (державна оборонна промисловість, військові слідчі органи, кредитно-фінансові установи, державні органи). Вона відрізняються від інших систем підвищеними заходами безпеки від несанкціонованих спроб злому і крадіжки конфіденційної інформації.

Переваги впровадження систем документообігу

Електронний документообіг дозволяє автоматизувати наступні функції:

1. створення документа в електронному вигляді;
2. створення картки документа з його атрибутними ознаками;
3. можливість формування тексту за шаблоном з використанням значень змінних з картки документа;
4. пошук документів;
5. формування електронних документів, в першу чергу листів, довідок, на фірмовому бланку організації;
6. зберігання документів в різних форматах;
7. створення маршрутів руху документа і контроль його руху;
8. первинна і вторинні реєстрації документів;
9. класифікація документів;
10. контрольні дії - відправка нагадувань і повідомлень;
11. узгодження документів;
12. створення звітів про рух документів;
13. контроль виконання документів.

Функції і завдання систем документообігу

Найбільш часто використовуються в таких системах такі функції систем електронного документообігу:

1. зберігання документів;
2. пошук документів;
3. підтримка діловодства;
4. контроль виконання документів:
5. складання маршрутів документів;
6. повідомлення працівників про появу нового документа;
7. контроль термінів виконання;
8. формування аналітичних звітів, наприклад, звітів про зайнятість підлеглих, виконання робіт за документами і про прострочених дорученнях.

Навіщо потрібен електронний документообіг? Економічний ефект від впровадження системи

Все більше сучасних підприємств приймають рішення про необхідність впровадження і експлуатації електронного документообігу, тому що рішення даного класу дозволяють їм домогтися колосальних результатів в бізнесі. Системний облік документів в електронному вигляді дозволяє:

• З системою документообігу ви зможете економити час

Використання системи документообігу скоротить тимчасові витрати співробітників на пошуки необхідного їм паперового документа, тому що всі файли будуть централізовано і, що важливо, впорядковано, зберігатиметься в єдиній базі.

• Ефективно використовувати фізичне простір підприємства

Величезні архівні стелажі повільно, але вірно йдуть в минуле. Отже, вивільнені простір можна застосовувати більш ефективно. Наприклад, організувати кімнату відпочинку, що вкрай позитивно позначиться на лояльності співробітників до компанії. У системах електронного документообігу зберігаються архіви, електронний вигляд яких дозволяє займати не багато фізичного простору (за винятком комп'ютерної техніки).

• скоротити витрати

Крім того, що з використанням ЕДО персонал буде працювати більш ефективно і продуктивно, також з'явиться можливість заощадити на витратах, які офіс щомісяця несе при використанні документів на паперовому носії (витрати на папір, придбання, обслуговування друкарської техніки). Залежно від специфіки діяльності юридичної особи, на це можуть йти як десятки, так і сотні тисяч рублів на місяць.

Також скорочується витрата на поштові та кур'єрські послуги, марки і конверти, адже більшу частину документів, які потребують відправці, можна відправити прямо з програми.

• За рахунок електронного документообігу можна збільшити прозорість внутрішніх процесів

Менеджмент і керівники підрозділів компанії при використанні систем ЕДО будуть забезпечені постійним оперативним доступом до повної картини руху паперів всередині компанії. У програмі легко визначити, на якій стадії узгодження знаходиться той чи інший договір або заявка, а також наскільки швидко протікають процеси узгодження і доопрацювання робочих матеріалів. Така система роботи надасть керівництву і ключовим менеджерам можливість приймати обгрунтовані стратегічні рішення, що стосуються подальшого розвитку фірми.

• Бути мобільними з системою документообігу

Електронний документообіг надають своїм користувачам повноцінну функцію віддаленого доступу до інформації. Таким чином, кожен співробітник, що знаходиться за межами офісу, зможе в будь-який момент отримати доступ до матеріалів за певним файлу або його статусу.

• Підвищити безпеку конфіденційних даних

Тому що система електронного обігу документів створює резервні копії всіх даних, які зберігаються в ній. Це гарантує, що підприємство не залишиться без критичних для його бізнесу документів через збої в обладнанні та інших форс-мажорних ситуацій.

• Електронний документообіг дозволяє збільшити лояльність співробітників

Завдяки звільненню від рутинних завдань, пов'язаних з системою обліку, руху і зберігання документів в організації.

Розрізняють якісний і кількісний ефект від впровадження електронного документообігу.

До якісних показників відносяться: зростання продуктивності праці співробітників, збільшення швидкості руху, узгодження і виконання документів.

До кількісних показників відносять економію часу на роботу з документами (формування типових документів, реєстрація, відправка виконавцям), а також скорочення витрат на канцелярські товари, витратні матеріали, архівна справа.

Позитивний ефект від впровадження ЕДО буде тим вище, чим вищий відсоток працівників організації буде залучений в процес роботи з системою ЕДО.

Як система електронного обігу документів НВІС допомагає бізнесу?

Ми пропонуємо Вам послуги з впровадження, налаштування і доопрацювання програмного забезпечення НВІС, призначеного для організації електронної звітності та документообігу в компаніях різного масштабу і будь-який сфери діяльності.

НВІС має низку переваг, які роблять сферу застосування даного програмного забезпечення досить широкою. Впровадження електронного документообігу дозволить використовувати такі функції програми:

• підтримка обміну документацією не тільки всередині організації, але і з зовнішніми контрагентами, партнерами і постачальниками, що дозволяє в рази скоротити витрати на кур'єрські служби та інші поштові витрати, а також знизити час підписання документа до мінімуму;
• прискорення процедури укладання угод, від яких залежить прибуток компанії;
• інтеграція з різними обліковими системами, які вже використовуються в компанії, і простий експорт документації з них;
• доступ з мобільних пристроїв (смартфон, планшет), тому будь-який співробітник може отримати доступ (при наявності відповідних прав) до необхідних йому документів незалежно від свого місця розташування і часу;
• ергономічність системи, інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс програми, можливість знайти необхідний документ за все в 1-2 кліка;
• високий ступінь захисту конфіденційної інформації, в тому числі, в момент відправки значущою конфіденційної документації зовнішнім партнерам.

Впровадження електронного документообігу: секрети успіху від експертів

Просто покупка програми для управління документами організації не є гарантією вирішення всіх проблем, пов'язаних зі створенням, рухом, контролем документів.

Успішне впровадження ґрунтується на:

1. всебічної підтримки проекту керівництвом організації;
2. грамотному вирішенні організаційних питань, пов'язаних з впровадженням системи;
3. достатнім вплив керівництва організації на рядових співробітників, зазвичай приймають будь-які нововведення «в багнети»;
4. персональної зацікавленості ключових працівників в ефективній роботі системи;
5. електронний документообіг повинен впроваджуватися при дотриманні певних етапів впровадження.

Фахівці «АБТ-звітність» нададуть детальну інформацію про програмне забезпечення НВІС. Ми надаємо можливість тестової роботи в програмі. Здійснюємо впровадження системи документообігу та навчання роботи в ній Ваших співробітників.

Наші контакти >>>