Відповідно до ч. 3 ст. 91 ТК РФ всі роботодавці повинні вести облік робочого часу співробітників. Для відображення даних про відпрацьований і (або) невідпрацьованому часу, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму роботи застосовується табель обліку робочого часу. У деяких організаціях обов'язки з ведення або перевірці табеля доводиться виконувати бухгалтеру. Тому йому важливо знати вимоги до порядку оформлення даного документа. Крім того, саме на підставі табеля відбувається розрахунок і нарахування заробітної плати.
Навіщо потрібен табель обліку робочого часу
Будь-які витрати організації повинні бути обгрунтовані, документально підтверджені і зроблені для діяльності, спрямованої на отримання доходу 1 . Витрати на оплату праці визнаються документально підтвердженими, якщо у організації є первинні документи, форми яких затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1, зокрема табель обліку робочого часу (форма № Т-12 або Т-13).
Згідно п. 1 Постанови Уряду РФ від 08.07.1997 № 835 «Про первинних облікових документах» розробку та затвердження альбомів уніфікованих форм первинної облікової документації та їх електронних версій здійснює Держкомстат РФ. Далі ці форми узгоджуються з Мінфіном РФ і Мінекономрозвитку РФ. Це означає, що самостійно розробити форму табеля можна.
При необхідності організація може внести в уніфіковані форми додаткові реквізити або зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значущості показників, включення вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки потрібної інформації. Скоротити уніфіковані форми первинних облікових документів не можна 2 .
Уніфіковані форми по обліку робочого часу і розрахунків з персоналом по оплаті праці застосовують юридичні особи всіх організаційно-правових форм і форм власності, крім бюджетних установ. Бюджетні установи повинні застосовувати Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма 0504421 по ОКУД), затв. Наказом Мінфіну РФ від 10.02.2006 № 25н «Про затвердження Інструкції по бюджетному обліку».
Таким чином, оскільки витрати по заробітній платі становлять значну питому вагу при обчисленні податку на прибуток, особливе значення має застосовувана форма табеля.
Згідно ст. 132 ТК РФ заробітна плата кожного працівника залежить також від кількості затраченої праці, а при почасових формах оплати заробітна плата безпосередньо пов'язана з кількістю відпрацьованого часу. Тому облік робочих днів (годин), днів відпустки, простою, годин понаднормової роботи, днів відрядження і т. Д. Не тільки дисциплінує співробітників, але і грає важливу роль при нарахуванні заробітної плати.
Також табель може допомогти при підтвердженні статусу податкового резидента РФ 3 ; при підрахунку доходу співробітників, проїзд яких до місця роботи організовує роботодавець 4 , І в інших ситуаціях.
Як заповнювати табель
Традиційно облік робочого часу ведеться в табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу. Однак Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 допускає реєстрацію в табелі обліку робочого часу тільки, наприклад, неявок, запізнень, понаднормових годин і т. Д. Якщо ж відхилень від графіка роботи немає, то в табель заносяться лише підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половину місяця.
Зверніть увагу!
Табель обліку робочого часу - це первинний обліковий документ, і виправлення в ньому повинні бути підтверджені підписами тих же осіб, які підписали табель, із зазначенням дати внесення виправлень.
При заповненні табеля необхідно керуватися умовними позначеннями - літерними (форма № Т-13) або цифровими (форма № Т-12) кодами, список яких наводиться в уніфікованій формі табеля.
Серед найбільш частих помилок при оформленні табеля форми № Т-13 - невірне застосування літерного коду.
Наприклад, якщо співробітник знаходиться у відпустці, то в табелі обліку робочого часу цей період позначається кодом «ВІД». В даному випадку відзначати вихідні дні необов'язково, оскільки вони входять в поняття «календарні дні відпустки». А ось неробочі святкові дні, що припадають на період відпочинку, потрібно відзначити кодом «В», так як вони не включаються в щорічну відпустку 5 .
Для відображення відрядження працівника необхідно використовувати в табелі код «К».
У тому випадку, коли невідома причина відсутності співробітника на робочому місці, проставляється «НН». В уточненому табелі на цього працівника пропуск через хворобу (при наявності листка тимчасової непрацездатності) відзначається кодом «Б», а прогул, тобто відсутність на роботі без виправдувальних документів, - кодом «ПР».
Час, коли працівник перебував на підвищенні кваліфікації з відривом від роботи, позначається кодом «ПК».
При припиненні трудового договору виплата всіх сум, належних працівникові від роботодавця, провадиться в день звільнення працівника 6 . Для того щоб правильно нарахувати суми, необхідно скласти табель обліку робочого часу на даного працівника на день його звільнення.
Для прикладу заповнимо табель обліку робочого часу для нарахування заробітної плати при звільненні на Іванова Івана Івановича (табельний номер 202), який працював сторожем в ЧОП «Атлантіс» з режимом роботи доба через три по 24 години (з 8:00 до 8:00) і звільненого 22 жовтня 2006 р Правилами внутрішнього трудового розпорядку в організації для даної категорії працівників встановлено обліковий період - місяць. Згідно з графіком змінності в жовтні перші чергові добу у Іванова І.І. - з 8:00 1 жовтня до 8:00 2 жовтня.
Згідно з виробничим календарем на 2006 р норма робочого часу з 1 по 22 жовтня становить 120 годин. Фактично Іванов І.І. відпрацював в цьому місяці 144 години. Отже, 120 годин оплачуються в розмірі тарифної ставки (окладу) за відпрацьований час, а 24 години понаднормової роботи - в підвищеному розмірі (з них 2 години - в півтора разу, 22 - в подвійному 7 ).
Також необхідно сплатити роботу в нічний час (48 годин) в підвищеному розмірі, але не менше ніж 35% від тарифної ставки 8 .
На штатних працівників організації, які працюють на умовах внутрішнього сумісництва, складаються два табеля: один - для обліку робочого часу за основним місцем роботи, а другий - за сумісництвом. Причому необхідно дотримуватися норму ст. 284 ТК РФ: «Тривалість робочого часу при роботі за сумісництвом не повинна перевищувати чотирьох годин на день. У дні, коли за основним місцем роботи працівник вільний від виконання трудових обов'язків, він може працювати за сумісництвом повний робочий день (зміну). Протягом одного місяця (іншого облікового періоду) тривалість робочого часу при роботі за сумісництвом не повинна перевищувати половини місячної норми робочого часу (норми робочого часу за інший обліковий період), встановленої для відповідної категорії працівників ».
Часто виникає питання: чи треба представляти окремий табель в бухгалтерію при виплаті авансу? Оскільки згідно зі ст. 136 ТК РФ зарплату належить виплачувати два рази на місяць, а розмір авансу повинен бути не нижче тарифної ставки робітника за відпрацьований час 9 , Табель рекомендується представляти два рази: перший - для виплати авансу, а другий - для остаточного нарахування заробітної плати. Але якщо в організації табель подається до бухгалтерії тільки після закінчення місяця, то порушенням це не є і організація в такому випадку відповідальності не несе. А ось у бухгалтерії можуть виникнути проблеми в зв'язку з переплатою авансу, якщо в першій половині місяця хтось із працівників був відсутній на роботі (хворів, перебував у відпустці за свій рахунок і т. П.).
Табель складається в одному примірнику уповноваженою особою (цей обов'язок може бути закріплена в посадовій інструкції, трудовому договорі або встановлено окремим наказом по основній діяльності), підписується керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби і передається в бухгалтерію, де зберігається 1 рік 10 .
На закінчення можна сказати, що табель обліку робочого часу є одним з основних первинних документів з обліку робочого часу. Наявність в документообігу організації табеля обов'язково. Він підтверджує те, що співробітник дійсно відпрацював належну кількість часу, і служить підставою для нарахування заробітної плати. Отже, витрати по оплаті праці будуть вважатися документально підтвердженими.
1 ) П. 1 ст. 252 НК РФ
2 ) Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затв. Постановою Держкомстату РФ від 24.03.1999 № 20
3 ) Лист Мінфіну РФ від 25.08.2006 № 03-05-01-04 / 251, від 25.10.2004 № 03-05-01-04 / 56
4 ) Лист Мінфіну РФ від 30.11.2005 № 03-05-02-04 / 206
5 ) Ст. 120 ТК РФ
6 ) Ст. 140 ТК РФ
7 ) Ст. 152 ТК РФ
8 ) Ст. 154 ТК РФ; Постанова Держкомпраці СРСР № 313 і Секретаріату ВЦРПС № 14-9 від 06.08.1990 «Про оплату праці працівників охорони в нічний час»
9 ) Лист Роструда від 08.09.2006 № 1557-6; Постанова Ради Міністрів СРСР від 23.05.1957 № 566 «Про порядок виплати заробітної плати робітникам за першу половину місяця»
10 ) П. 281 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затв. Росархивом РФ 06.10.2000
Журнал "У курсі справи" №22 листопад 2006