Комерційний директор часто їздить у відрядження. Метою можуть бути і важливі переговори зі стратегічним партнером, і участь в конференції або тренінгу. На відміну від туристичної подорожі, в діловій поїздці немає місця випадковостям і пригод. Як правильно підготуватися до відрядження і провести її? 
Станіслав Романенко,
неза ісімий бізнес -тренер
У цій статті ви прочитаєте:
Що взяти у відрядження
Як уникнути труднощів в діловій поїздці
П'ять важливих пунктів, які зроблять поїздку ефективно
Що взяти у відрядження, коли подорож обіцяє бути стратегічно важливим, далеким і дуже напруженим? Ділові поїздки - це одна з ключових складових способу життя кожного керівника.
Я знаю, що таке робоче відрядження керівника на власному досвіді. Моя робота пов'язана з постійними переміщеннями по світу. Життя проходить в літаках, поїздах і готелях, вдома буваю не більш п'яти днів на місяць. У квітні цього року я зробив 15 перельотів і переїздів по Росії і за кордоном. Щоб ділова поїздка проходила без проблем, потрібно дотримуватися кількох правил і знати особливості індустрії подорожей.
На основі свого досвіду бізнес-мандрівника я виробив практичні прийоми для тих, хто вирушає в ділову поїздку. Можу з упевненістю сказати, що відрядження керівника будується за принципом п'яти «П» мандрівника. П'ять «П» - це планування, підготовка, проїзд, проживання; а все, що не вкладається в ці категорії, входить в розділ «інше».
Планування - найважливіший елемент, який забезпечує успіх ділової поїздки керівника. Цей етап передбачає узгодження логістики з клієнтами і партнерами, пошук в інтернеті можливих варіантів переїзду (перельоту) і проживання (рисунок 1). При плануванні поїздок я керуюся найважливішим принципом: все має бути в радість, а не в тягар. Ділова людина, який не встиг відновитися після відрядження, переносить втому і на бізнес, що може негативно відбитися на переговорах або участі в заходах; все це, природно, знизить результативність поїздки. Тому я намагаюся дістатися до кінцевого пункту в день, що передує тренінгу, і використовую вільний час, щоб прогулятися по місту, оглянути визначні пам'ятки, скуштувати страви місцевої кухні. Це одночасно і відпочинок, і хороший спосіб підвищити ефективність роботи: в голову приходять непогані ідеї про те, з чого починати спілкування з аудиторією або місцевими партнерами.
Зазвичай відрядження керівника триває два-три тижні, протягом яких я, наприклад, проводжу кілька тренінгів в різних містах, - виходить бізнес-тур. Тому велике значення має стикування всіх рейсів. Графік відряджень складається за два-три місяці до їх початку. Якщо заходів багато, при розподілі тренінгів я орієнтуюся на близькість розташування місць їх проведення або на зручність пересування між ними. Перед тим як поставити подія в графік, з'ясовую, чи зможу спокійно дістатися до наступного пункту призначення до 23 годин. Якщо це неможливо, прошу клієнта або провайдера змістити дати або в крайньому випадку зрушити час початку тренінгу - з 9:00 на 11:00 або 12.00.
Планування перельотів починаю з перегляду системи онлайн-пошуку авіаквитків Skyscanner. Це найбільший ресурс, на якому зібрана інформація від авіаперевізників і з інших спеціалізованих сайтів з продажу квитків по всьому світу. Отримані за запитом варіанти від віртуальних квиткових кас зазвичай трохи дорожче через доплат і агентських комісій, тому можна зайти безпосередньо на сайт потрібної авіакомпанії: іноді там пропонуються більш вигідні ціни, ніж в Skyscanner.
Квитки здобуваю сам і вношу їх вартість в кошторис витрат. Виняток становлять випадки, коли провайдер або клієнт наполягають, щоб переліт був здійснений по купленим ними квитками.
Ті, хто часто літає, можуть взяти участь у будь-якої бонусної програми. Я регулярно використовую лише одну - від «Аерофлоту»: бонусні милі накопичуються не тільки при здійсненні польотів, але і при оплаті товарів і послуг за допомогою кредитної картки. На те, щоб розібратися з іншими програмами окремих авіакомпаній і авіаальянсів, просто немає часу, хоча мої колеги часто використовують можливість отримати бонуси та привілеї від перевізників.
Багато людей віддають перевагу наземному транспорту. Якщо відрядження передбачає переїзд на поїзді (наприклад, в регіонах Росії, де немає авіасполучення), для планування ділової поїздки використовую сайт «РЖД» (rzd.ru) або зарубіжних залізничних компаній. Останнім часом якість роботи «РЖД» значно покращився, але у цього перевізника є дві важливі особливості, про які варто знати.
По-перше, на сайті «РЖД» завжди вказується московський час відправлення поїзда і його прибуття в кінцеву точку, тоді як на сайтах авіакомпаній, як правило, дається місцевий час. У нашій великій країні це має значення, і якщо ви не хочете запізнитися на потяг о 17:00, слідуючи, скажімо, з Іркутська в Читу, то плануйте поїздку, виходячи з московського часу.
По-друге, тепер при покупці онлайн-квитків на всі російські потяги не обов'язково їх роздруковувати. Якщо на електронному квитку вказано «Пройдено електронна реєстрація», це означає, що при посадці достатньо пред'явити паспорт і провідник просто звірить ваші дані зі списком пасажирів. Однак, якщо склад формується за межами Росії (наприклад, поїзд №305 Сухумі - Москва), це правило не діє і квиток необхідно роздрукувати в одному з касових терміналів «РЖД». Крім того, роздруківка квитка може знадобитися, якщо ваша бухгалтерія вимагає звітності з наданням залізничних квитків на фірмових бланках «РЖД».
На наступному етапі я зазвичай бронюю готель. Це можна зробити на тому ж Skyscanner в розділі «Готелі», але цей ресурс не завжди пропонує актуальні дані про доступні варіанти розміщення. Тому краще скористатися одним з численних спеціалізованих сайтів для мандрівників, де можна забронювати номери в готелях, - наприклад, agoda.com, hotels.com або booking.com.
підготовка
Так що ж взяти у відрядження?
У день від'їзду або напередодні, - підготовка до поїздки, перш за все упаковка валізи. Це ціла наука, яку я освоював, запозичуючи досвід інших мандрівників і використовуючи метод проб і помилок.
Випробувавши безліч моделей сумок різних розмірів і з різних матеріалів, я зупинився на невеликій пластиковій валізі з чотирма колесами і з можливістю розширення. Корпус з жорсткого матеріалу не дозволяє речам м'яти. На відміну від багатьох мандрівників, я не беру валізу в салон літака як ручну поклажу, хоча розміри дозволяють, а віддаю перевагу здати його в багаж, як тільки приїжджаю в аеропорт. В першу чергу маю на самому низу валізи все громіздкі і важкі предмети. Туди ж укладаю одяг, яку планую надіти через кілька днів. Сорочки повертаю рулонами і здаю на прасування в пральню вже після приїзду в готель. Проміжки між великими речами заповнюю дрібними предметами гардероба. На самому верху - випрасувані штани і сорочка, які одягну в перший день відрядження. Ноутбук, портмоне і документи беру з собою в рюкзаку або портфелі; останнім користуюся все рідше: в поїздках набагато зручніше рюкзак. Норми етикету в бізнес-середовищі останнім часом помітно пом'якшуються в бік стилів business casual і casual, але все-таки модель рюкзака повинна бути діловий і суворої.
З дорожніми зборами у мене пов'язана одна курйозна історія. Кілька років тому я отримав запрошення виступити в Самарі на конференції керівників служб персоналу великої міжнародної компанії. У той період стояла аномальна спека. Мій виступ був розрахований на півдня, а прибув я, як зазвичай, днем раніше. Одягнений був у відповідності з погодою: шорти і футболка, на ногах шльопанці; акуратно упаковані костюм, сорочка і туфлі лежали у валізі. Після приїзду переконався, що речі не пом'ялися, акуратно розвісив їх на плічках і пішов гуляти по місту. Тільки вранці я з жахом виявив, що не взяв шкарпетки - жодної пари! У незнайомому місті о сьомій годині ранку, коли всі магазини ще закриті, знайти їх практично неможливо. Проте пошуки закінчилися благополучно, так що все виступ я провів зі щасливою посмішкою на обличчі, яку навіть відзначили кілька учасників в анкетах зворотного зв'язку. Щоб не потрапити в подібну ситуацію, обов'язково ретельно перевіряйте багаж, приділяючи особливу увагу дрібницям.
проїзд
При перельоті на внутрішніх лініях слід приїжджати в аеропорт за півтори години, а при вильоті за кордон - за дві години до відправлення в залежності від аеропорту і часу рейсу. Особливої уваги вимагає Домодєдово: колись найсучасніший аеропорт Росії сьогодні є одним з найбільш завантажених, тому там потрібно більше часу на передпольотний процедури. Аеропорт Шереметьєво більш комфортний, особливо його нові термінали D і E, а й він в періоди пікового навантаження - як правило, вранці і ввечері - заповнюється вщерть.
Останнім часом я віддаю перевагу добиратися до московських аеропортів на таксі. Раніше через постійні затори єдиним рішенням був Аероекспрес, але зараз дорожня ситуація помітно покращилася, і можна прогнозувати час поїздки на автомобілі.
При польотах на території ЄС або США приїжджати в аеропорт можна за годину до вильоту, якщо ви заздалегідь пройшли електронну реєстрацію та роздрукували посадковий талон. Після приїзду в аеропорт залишиться лише здати багаж і пройти огляд. Невелика культурна особливість: європейці, особливо англосакси, педантично ставляться до порядку в чергах і не терплять спроб пробратися вперед. Саме так розцінюється якого всі люди знають російське: «Вася, давай сюди, я тобі чергу зайняв!». Реакція оточуючих варіюється від несхвальної міміки до відкритого обурення.
За кордоном при виборі між таксі і поїздом до аеропорту я враховую можливі пробки і місце розташування готелю. У більшості європейських міст зазвичай не буває великих пробок, тому найчастіше замовляю таксі.
Поїзд, як відомо, найбезпечніший вид транспорту, в тому числі з точки зору кліматичних ризиків: літаки можуть не літати, а поїзди ходять за любої погоди. Крім того, в нашій країні є місця, куди можна доїхати тільки на поїзді. Треба віддати належне «РЖД»: за останній час компанія оновила значну частину пасажирських потягів. Багато вагони добре обладнані і цілком підходять для ділової поїздки. Одна з новинок - двоповерхові вагони, в яких дуже чисто і комфортно, але у них є одна несподівана для сухопутного транспорту проблема: качка на другому поверсі. Так що, якщо ви не переносите хитавицю, постарайтеся купити місця в нижньому відсіку вагона або користуйтеся традиційними одноповерховими поїздами.
В дорозі я займаюся поточними справами - наприклад, готуюся до тренінгу або працюю над матеріалом. Якщо таких справ немає, читаю журнали, дивлюся кінофільми, спостерігаю за пасажирами або розмовляю з попутниками.
У разі коли переїзд виявляється важким, потрібно відновити сили. Якщо в готелі є спа-салон, обов'язково йду на масаж, якщо його немає - використовую найбільш прості способи позбавлення від втоми: виспатися, прогулятися, побути на самоті.
У 1979 році американська авіакомпанія Texas International Airlines вперше почала нараховувати бонусні милі своїм клієнтам. Незабаром аналогічні програми ввели у себе лідери повітряних перевезень - American Airlines і British Airways. Сучасні програми дозволяють за допомогою накопичених миль оплачувати авіаквитки, підвищувати клас обслуговування, отримувати знижки у авіакомпаній-партнерів. Як правило, нараховані бонуси дійсні протягом двох-трьох років.
проживання
У ділових поїздках при виборі місця проживання проявляю консерватизм: зупиняюся в уже перевірених готелях або дотримуюся рекомендацій приймаючої сторони. Це мінімізує ризик зіткнутися з неприємностями.
При бронюванні готелів враховую ряд параметрів. Якщо офіс клієнта або місце проведення тренінгу знаходяться в межах міста, вибираю готель в центрі, якщо ж зустріч або захід відбуватимуться за межами міста, шукаю готель там же неподалік. Крім того, в готелі повинні бути комфортні номери, швидкий Wi-Fi, цілодобові послуги пральні, пристойний ресторан.
Готель бронюю заздалегідь і при заїзді завжди наполягаю, щоб мені надали номер для некурящих. До тютюну ставлюся терпимо, але в'ївся застарілий запах диму створює дискомфорт.
У діловій поїздці швидкий Wi-Fi в номері - це не приємне доповнення, а обов'язкова умова. У готелі, які не можуть надати цю послугу, намагаюся не повертатися. Зверніть увагу, що в багатьох популярних серед бізнесменів готелях, зокрема в готелях мереж Marriott і Le Meridien, доступ в інтернет оплачується окремо.
Інше (а може бути, найголовніше)
Дорожня логістика - це всього лише засіб опинитися в потрібний час в потрібному місці. Звичайно, ділова поїздка має свої цілі, але не менш важливо і спілкування, і враження від нових місць.
При плануванні поїздки я обов'язково вивчаю інформацію про місто, в якому належить провести тренінг. Спочатку читаю в «Вікіпедії» про міські пам'ятки. Якщо передбачається тривале перебування, здобуваю путівники. Віддаю перевагу довідники «Дорлінг Кіндерслі» - красиві і багато ілюстровані, зі схемами і розумними описами. Крім того, хороші гіди зараз випускають журнали «Навколо світу» і «Афіша». Я застосовую путівники не так, як це прийнято робити: читаю ту частину, в якій описується країна і місцеві особливості, дізнаюся, що варто подивитися в конкретному місті, і потім кілька годин гуляю по ньому - не по якимось маршрутами, а куди ноги занесуть. Коли повертаюся в готель, знову вивчаю путівник, читаючи про ті місця, в яких побував: так я набагато краще сприймаю інформацію про країну і місті.
Крім того, дотримуюся простого правила, яке дозволяє отримати і спілкування, і враження: питаю у місцевих. Коли їжджу у справах, зазвичай дізнаюся у клієнтів, що варто подивитися і спробувати в новому для мене місті.
За 41 рік я відвідав 40 країн і безліч регіонів Росії, але завдяки описаним принципам не тільки не втомлююся від постійних відряджень, а кожен раз з радістю збираю валізу для чергової ділової поїздки, знаючи на сто відсотків, що взяти у відрядження.
Знижуємо витрати на відрядження керівника
Ян Заєць, заступник генерального директора з розвитку корпоративного бізнесу, Travel Management Consulting
Незважаючи на розвиток телекомунікацій, сучасний бізнес важко уявити без відряджень. Оптимальний розподіл ресурсів знижує тревел-бюджет.
Перш за все розробіть регламент ділових поїздок. Він буде корисний, навіть якщо співробітники відправляються у відрядження лише кілька разів на рік. У документі слід передбачити правила перельоту (переїзду), проживання, планування тревел-бюджету. У деяких компаніях внутрішні перельоти здійснюються тільки економ-класом. Для міжнародних можна ввести таке правило: до трьох годин польоту - в економ-класі, якщо переліт більш тривалий, дозволяється купувати квитки в бізнес-клас. Часто рівень витрат залежить від посади співробітника. Топ-менеджери можуть літати преміум-класом і зупинятися в п'ятизіркових готелях, а для менеджерів середньої ланки передбачені менш витратні варіанти. Можливий і інший підхід: встановлювати обмеження на бюджет поїздки і на цій основі підбирати варіанти переїзду і проживання.
Не шкодуйте часу на аналіз бюджету ділових поїздок. Це дозволяє виявити неефективні рішення в організації відряджень і оптимізувати витрати. Один з наших клієнтів втрачав гроші на те, що відрядження в його компанії часто переносилися, а умови повернення квитків передбачали штрафні санкції.
При плануванні поїздок користуйтеся простими правилами (малюнок 2), які дозволять заощадити.
Інформація про автора і компанії
Станіслав Романенко закінчив Воронезький державний університет, Московську міжнародну вищу школу бізнесу «МІРБІС», а також спільну магістратуру Копенгагенської школи бізнесу (Copenhagen Business School) і Орхуського університету (Aarhus University) в Данії. Асоційований тренер компаній Centеr for Creative Leadership, Bridge, PwC. Відвідав 40 країн. Серед клієнтів: AR Carton, BNP Paribas, Bonduelle, Cetelem, Microsoft, Nestle, Roche, Skype, Tetra Pak.
Офіційний сайт - www.lead2innovate.ru
Як правильно підготуватися до відрядження і провести її?