Табель обліку робочого часу (форма Т-12): коди для стандартних і нестандартних ситуацій

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Які коди використовується для заповнення табеля обліку робочого часу
3. Попередньо потрібно:
4. Понаднормова робота при підсумованому обліку
5. Поєднання в табелі не відзначається, а відпрацьований час сумісника враховуйте і відбивайте окремо
6. Понаднормова робота у відрядженні
7. Робота у вихідний або свято у відрядженні
8. донорські дні
9. Свята в період щорічної відпустки
10. Обов'язковий медогляд і перерви для годування дитини
11. Коди табеля обліку робочого часу, які стануть в нагоді в нестандартній ситуації

У статті даються рекомендації по вибору форми табеля обліку робочого часу і розповідається про коди, які використовуються для заповнення табеля форми Т-12.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Вибираємо форму табеля обліку робочого часу

Комерційні організації застосовують одну з типових форм № Т-12, № Т-13 (постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1). Або розробляють форму табеля самостійно. Бюджетні організації використовують форму 0504421 цього документа (наказ Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р № 52Н).

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма № Т-12). Ця форма дозволяє одночасно контролювати дотримання режиму робочого часу і вести облік виплат працівникам. Якщо в компанії облік робочого часу і розрахунки з персоналом з оплати праці ведуться окремо, можна заповнювати тільки розділ 1 «Облік робочого часу». У цьому випадку він вважається самостійним документом. Розділ 2 «Розрахунок з персоналом по оплаті праці» при цьому оформляти не потрібно.

Зразок форми Т-12 представлений нижче:

Завантажити бланк форми Т-12 можна по засланні .

Які коди використовується для заповнення табеля обліку робочого часу

прогул

Час прогулу в табелі обліку робочого часу відзначають літерним кодом «ПР» або цифровим «24». Але такий код можна проставити тільки після того, як роботодавець видасть наказ про дисциплінарне стягнення.

Довідка

Попередньо потрібно:

1. оформити акт про відсутність працівника і фіксувати в табелі все робочі дні, коли він не з'являвся на роботі, кодом «НН» ( «30»), що означає неявку з нез'ясованих причин;
2. скласти доповідну записку, що співробітника немає на місці, на ім'я керівника організації;
3. запросити у працівника письмові пояснення, з яких причин він був відсутній на роботі;
4. видати наказ про дисциплінарне стягнення аж до звільнення.

Якщо працівник був відсутній на роботі частина дня і роботодавець визнав причини неповажними, зафіксуйте в табелі і часткову явку, і прогул. Проставте два коду: «Я» ( «01») з кількістю відпрацьованих годин і «ПР» ( «24») без вказівки годин. За підсумками місяця співробітник отримає зарплату пропорційно часу, який фактично відпрацював.

Коли застосуєте до співробітника покарання за прогул, змініть код «НН» ( «30») на код «ПР» ( «24»). Це можна зробити двома способами.

Внесіть виправлення в раніше оформлений табель, якщо в ньому є місце. Закреслюйте код «НН» ( «30») однією рисою, а зверху, поруч або знизу поставте код «ПР» ( «24»). Зробіть напис «виправлено», вкажіть П.І.Б. і підписи осіб, які підписали документ, поставте дату, коли внесли виправлення.

Оформіть коригувальний табель. У ньому повинні бути спеціальні реквізити: порядковий номер внесеної коригування та її дата. Тобто в формі табеля потрібно передбачити рядок «Виправлення № __ від" __ "________».

Понаднормова робота при підсумованому обліку

Роботу, яку співробітник виконує з ініціативи роботодавця понад нормальне число робочих годин за обліковий період, визнають понаднормової (ч. Перша ст. 99 ТК РФ). При підсумованому обліку є два види годин понаднормової роботи.

Незапланована переробка - співробітника залучають до роботи після закінчення робочого дня в екстрених випадках, наприклад при неявці змінника. Для цього роботодавець видає наказ. Годинники такої переробки відзначайте в табелі кодом «С» ( «04») і оплачуйте в підвищеному розмірі відразу за підсумками місяця, в якому була переробка, не чекаючи закінчення облікового періоду. У розрахунках за підсумками облікового періоду ці години не зважайте (ст. 104, 152 ТК РФ).

Запланована переробка - закладати в графік переробку можна, ГИТ може за це оштрафувати. Але якщо чисельність співробітників розрахували невірно, то буває, що за підсумками місяця співробітник відпрацьовує більше годин, ніж належить за виробничим календарем. В цьому випадку підсумкове кількість для розрахунку зарплати визначають за підсумками облікового періоду. Це характерні тільки для підсумованого обліку понаднормові години. У табелі їх відзначайте кодами: «Я» ( «01») - робота в денний час, «Н» ( «02») - робота в нічний час, «РВ» ( «03») - праця в свята і вихідні.

При запланованої переробці надурочними вважають годинник, відпрацьовані понад норму годин за обліковий період. Їх кількість визначають як суму всіх годин в обліковому періоді, позначених в табелі кодами «Я» ( «01»), «Н» ( «02») і «РВ» ( «03»), зменшену на норму робочого часу на цей період . Такі понаднормові години в табелі кодом «С» ( «04») не відзначають. Табельник веде облік часу, відпрацьованого співробітником за графіком і поза графіком, але не має права кваліфікувати передбачені графіком годинник як «нормальні» або «наднормативні».

У число понаднормових годин, певне розрахунковим шляхом, можуть потрапити годинник, які співробітник відпрацював у вихідні та свята. Їх оплачують не менше ніж у подвійному розмірі в тому місяці, коли працівник працював у вихідний або свято (ст. 153 ТК РФ). Рекламні в подвійному розмірі годинник не враховують під час підрахунку надурочних, за які покладена доплата за підсумками облікового періоду. Таким чином, годинник, відмічені в табелі кодом «РВ» ( «03»), хоча і входять в число відпрацьованих понад норми в цілому за обліковий період, не враховуються в кількості годин, за які нараховують доплату, оскільки їх вже оплатили в подвійному розмірі.

Рада експерта

Поєднання в табелі не відзначається, а відпрацьований час сумісника враховуйте і відбивайте окремо

Марина АБРАМОВА, адвокат, партнер і керівник практики «Трудове право» АБ «Андрій Городиський і Партнери» (Москва):

При суміщенні співробітник виконує додаткову роботу за тією ж або іншій посаді в межах робочого часу, встановленого трудовим договором (ст. 60.2 ТК РФ). Додаткову інформацію в табель вносити не потрібно, оскільки тривалість і режим робочого часу співробітника не змінюються. Доплату за роботу на умовах сумісництва нараховуйте на основі угоди про суміщення і наказу роботодавця.

Роботу за сумісництвом необхідно відобразити в табелі, так як співробітник виконує її за укладеним трудовим договором у вільний від основної роботи час. Дайте суміснику табельний номер. Відомості про відпрацьований час по кожній посаді внутрішнього сумісника відбивайте окремо.

Понаднормова робота у відрядженні

Якщо щоденна тривалість праці у відрядженні перевищує нормальну кількість робочих годин, встановлене трудовим договором, співробітник зажадає оплатити понаднормову працю. Трудовий кодекс прямо не забороняє понаднормову роботу під час відрядження, але і не встановлює, в якому розмірі її оплачувати.

Дні, коли працівник був відсутній на робочому місці через відрядження, включаючи вихідні, відзначають в табелі кодом «К» ( «06»). Відпрацьовані години при цьому не вказують (лист Мінпраці Росії від 14 лютого 2013 р № 14-2-291). Всі робочі дні оплачують за середнім заробітком без урахування кількості годин на день, які відряджений витратив на виконання службового завдання. Цей час може бути як більше його стандартного годинника роботи по графіком , Так і менше.

За бажанням працівника замість доплати за переробку у відрядженні надайте йому додатковий час відпочинку не менше часу, відпрацьованого понаднормово. Для цього видайте наказ у довільній формі (ст. 152 ТК РФ).

Разом з тим роботу в умовах, що відхиляються від нормальних, в тому числі надурочно, оплачують в підвищеному розмірі (ст. 149, 152-154 ТК РФ). Винятків з цього правила закон не передбачає. Тому, щоб уникнути суперечок з працівниками, закріпіть в локальному акті розміри і порядок оплати понаднормової роботи у відрядженні.

Відзначайте в табелі кількість годин, відпрацьованих у відрядженні понаднормово, кодом «С» або «04» на основі наказу про притягнення до понаднормової роботи та письмової згоди співробітника. Сплачуйте цей годинник виходячи із середнього заробітку, але в порядку, встановленому статтею 152 Трудового кодексу і локальним актом (ст. 167 ТК РФ, апеляційне визначення Тюменського обласного суду від 18 квітня 2012 р № 33-1500 / 2012).

Читайте також:

Робота у вихідний або свято у відрядженні

Якщо працівник у відрядженні трудився в свято або вихідний для нього за основним місцем роботи день, то в табелі проставте дві позначки. Це коди «К» ( «06») і «РВ» ( «03») (п. 5, 9 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 року № 749, лист Мінпраці Росії від 14 лютого 2013 р № 14-2-291).

Період відрядження позначте в табелі кодом «К» ( «06»), відпрацьовані години при цьому не вказуйте. Роботу у вихідний день відзначте кодом «РВ» ( «03»). Відобразити кількість відпрацьованих годин потрібно в разі, якщо роботодавець дав вказівку про тривалість роботи у відрядженні у вихідний день.

За роботу у вихідний або свято співробітнику покладена оплата в розмірі не менше подвійної частини окладу за день або годину роботи. Крім того, за цей день йому виплачують добові. Середній заробіток за цей день за співробітником не зберігається (ст. 153, 167, 168 ТК РФ).

донорські дні

Коли працівник здає кров і проходить пов'язаний з цим медогляд, він виконує державні або суспільні обов'язки (ст. 170 ТК РФ). Підтвердити причини відсутності на роботі в цьому випадку співробітник може медичною довідкою, в тому числі за формами № 401 / у або № 402 / у, затвердженим наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР від 7 серпня 1985 р № 1055.

Якщо співробітник в день здачі крові вийшов на роботу, вкажіть в табелі коди «Г» і «Я» ( «23» / «01») і кількість відпрацьованих годин. Якщо немає - поставте в табелі тільки код «Г» ( «23»). Коли надаєте працівникові за заявою додаткові дні відпочинку в зв'язку зі здачею крові, то на підставі наказу проставте в табелі код «ОВ» ( «27»). За дні здачі крові і дні відпочинку, які надали у зв'язку з цим, збережіть за працівником середній заробіток (ч. П'ята ст. 186 ТК РФ).

Якщо працівник не виходить на роботу в день медогляду, який є для нього робочим, такий день можна відзначити в табелі кодом «Г» ( «23») на основі довідки № 401 / у, навіть якщо працівника не допустили до донорства. Однак оскільки цей день на відміну від дня здачі крові не оплачують, може виникнути плутанина (ст. 186 ТК РФ). Тому краще позначте його кодом «НВ» ( «28») або затвердите для такої ситуації додатковий код.

Якщо співробітник вийшов на роботу після здачі крові, але не погодив це з роботодавцем, то розраховувати на додатковий день відпочинку він не може (лист Роструда від 19 травня 2017 р № ПГ / 09871-03-3).

Свята в період щорічної відпустки

Загальноросійські неробочі святкові дні не входять в період щорічної оплачуваної відпустки. Відпускні за ці дні не нараховують, а сам відпустку продовжують на кількість свят (ч. Перша ст. 120 ТК РФ).

Суб'єкти РФ можуть встановити додаткові свята на своїй території (ч. Перша ст. 6 ТК РФ, постанову Президії Верховного суду РФ від 21 грудня 2011 року № 20-ПВ11). Регіональні свята також не входять до числа днів відпустки, якщо місцеве законодавство не передбачає інший підхід.

Період щорічної оплачуваної відпустки, в тому числі дні, на які відпустку продовжили через свята, відзначайте в табелі кодом «ВІД» ( «09»). Для неробочих святкових днів, які не входять до дні відпустки, застосовуйте код «В» ( «26»).

Обов'язковий медогляд і перерви для годування дитини

Неповнолітні та співробітники, які виконують окремі види робіт, проходять обов'язкові медогляди за рахунок роботодавця. На період огляду за співробітником зберігають місце роботи і середній заробіток (ст. 185, абз. 12 ч. Другій ст. 212 ТК РФ). Затвердженого коду, щоб позначати період, коли співробітник проходив обов'язковий медогляд, немає. Роботодавець має право ввести власний код, наприклад, «МО» ( «40»).

Якщо працівник проходив обов'язковий медогляд протягом усього робочого дня, проставте в табелі код «МО» ( «40») та 8 год. Якщо огляд зайняв, наприклад, половину робочого дня, відзначте через дріб у верхньому рядку «Я» ( «01») / «МО» ( «40») і в нижньому рядку 4 час. / 4 час.

Час перерв для годування дитини на відміну від звичайного робочого часу оплачують за середнім заробітком (ч. Четверта ст. 258 ТК РФ). Для коректного розрахунку зарплати ці перерви потрібно вказувати в табелі окремо, хоча вони і входять в робочий час.

Загальноприйнятого коду, щоб відзначати перерви для годування дитини, немає. Роботодавець має право затвердити власний код, наприклад «КР» ( «37»). Вносити відомості про перерви в табель обліку робочого часу можна двома способами:

додати в документ два рядки навпроти прізвища працівниці: у верхньому рядку проставляти код «КР» ( «37»), а в нижній - тривалість перерв;

у верхньому рядку табеля через дріб з кодом «Я» ( «01») вказувати код «КР» ( «37»), а в нижньому рядку також вносити кількість годин роботи і тривалість перерв.

Завантажити форму Т-12 табеля обліку робочого часу і навчитися його заповнювати можна в статті "Заповнюємо табель обліку робочого часу".

Коди табеля обліку робочого часу, які стануть в нагоді в нестандартній ситуації

Вид витрат часу

Документи, на основі яких вносять код в табель

код

буквений

цифровий

Явки і невиходи на роботу

Тривалість роботи в денний час

Дані пропускної системи, інформація від керівника підрозділу

Я

01

Тривалість роботи в нічний час

Дані пропускної системи, інформація від керівника підрозділу або нічної зміни

Н

02

Невихід на час виконання державних або громадських обов'язків відповідно до законодавства

Довідка за встановленою формою, наказ роботодавця про звільнення від роботи

Г

23

прогул

Акт про результати внутрішнього розслідування, наказ про застосування дисциплінарного стягнення за прогул

ПР

24

Неявка з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)

Акт про відсутність на робочому місці, доповідна записка

НН

30

Робота у вихідні, свята і понаднормово

Тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні

Наказ про залучення до роботи у вихідні, святкові та неробочі дні

РВ

03

Тривалість понаднормової роботи

Наказ про притягнення до понаднормової роботи, письмова згода працівника

З

04

Відпустки, вихідні дні

Щорічна основна оплачувана відпустка

Наказ про надання відпустки

ВІД

09

Вихідні дні та неробочі святкові дні

Вимоги закону, локальних актів

В

26

Додаткові вихідні дні (оплачувані)

Наказ про надання додаткового дня відпочинку

ОВ

27

Додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати)

Наказ про надання додаткового вихідного без збереження зарплати

НВ

28

Нормативна база

документ

Допоможе вам

Частина четверта ст. 91 ТК РФ

Зрозуміти, що роботодавець повинен вести облік часу, відпрацьованого кожним співробітником

Постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1

Уточнити, як заповнювати уніфіковані форми табеля обліку робочого часу

Читайте також: