- Для чого потрібен табель обліку робочого часу?
- Організація табельного обліку робочого часу
- Електронний табель обліку робочого часу
- Зразок заповнення табеля обліку робочого часу
Одним з ключових документів кадрового делооборота є табель обліку робочого часу.
Зазначений бланк заповнюється щодо кожного робітника або службовця підприємства, з яким офіційно оформлені трудові відносини. У цьому огляді розповімо, як заповнюють цей папір, і які відомості повинні бути в неї внесені.
Для чого потрібен табель обліку робочого часу?
Цей документ є формалізованим бланком. Кожен роботодавець заповнює його за підсумками календарного місяця. У число відомостей, які необхідно внести в табель, входять:
- порядковий номер графи, яка заповнюється щодо кожного співробітника;
- особисті дані працівника, його посада або спеціальність згідно зі штатним розкладом;
- обліковий номер;
- відмітка про присутність або відсутність співробітника на робочому місці по кожному числу календарного місяця;
- сумарна кількість днів і годин, відпрацьованих громадянином за місяць і половину місяця.
На законодавчому рівні Держкомстатом затверджені дві форми табеля - № Т-12 і № Т-13. Вони заповнюються вручну або на комп'ютері. 
Зразок табеля обліку робочого часу за формою Т-12
blank-forma-T-12.docx ≈ 45 КБ
Ми не рекомендуємо вам складати документ самостійно. Зверніться до юриста!
завантажити зразок Підприємство може самостійно розробити і затвердити бланк, який відповідає вимогам виробничого процесу, однак на практиці застосовуються зазначені рекомендовані форми.
Документ складають в наступних цілях:
- контроль за дотриманням норми робочого часу, регламентованого законодавством або трудовим договором;
- отримання відомостей про фактично відпрацьований час для нарахування зарплати та інших обов'язкових виплат;
- формування статистичних даних про дотримання трудової дисципліни на підприємстві.
Щомісячний табель обліку робочого часу є важливим доказом при розгляді трудових спорів - про правильність розрахунку і нарахування заробітної плати, про застосування заходів дисциплінарного впливу за прогули і т.д. Якщо виникає необхідність, він може бути витребуваний за запитом суду для об'єктивного розгляду трудових спорів.
Зверніть увагу!
Для обліку відомостей про робочий час і заповнення подібних документів на підприємстві призначається відповідальна особа. Як правило, це входить в обов'язки фахівців кадрових служб.
За рішенням керівника ведення облікових форм може бути доручено і іншим особам (наприклад, секретар-діловод може оформляти табелі на підприємствах малого бізнесу).
Після складання щомісячного табеля він підлягає затвердженню керівником компанії.
Документ також повинні затвердити керівники структурних підрозділів, якщо це передбачено локальними актами організації. Він є підставою для нарахування виплат на кожного співробітника.
Керівництво не повинно щомісяця подавати співробітникам копії табеля, однак цей документ може бути отриманий за особистою заявою громадянина.
Організація табельного обліку робочого часу
Для правильного і об'єктивного заповнення цього паперу необхідно розташовувати первинною інформацією про явку співробітників на роботу, про причини і тривалості пропуску, періодах знаходження на лікарняному і т.д.
Якщо на підприємстві працює кілька десятків, сотень або тисяч співробітників, фахівці кадрових служб не в змозі відстежити дотримання норми робочого часу для кожного службовця.
Щоб отримати достовірну інформацію про дотримання трудової дисципліни, необхідна організація табельного обліку. Вона може здійснюватися за такими напрямами:
- вихідні відомості про явку або відсутності співробітників представляють начальники структурних підрозділів;
- на підприємстві вводиться система електронного обліку часу приходу і відходу з роботи, а реєстраційні дані через певні проміжки надходять в кадрову службу;
- кадрові фахівці отримують вихідні дані з внутрішнього документообігу - заяви працівників, накази начальства або керівників структурних підрозділів, пояснювальні, листки непрацездатності тощо
Зверніть увагу!
Як правило, принципи обліку робочого часу фіксуються в локальних трудових актах, що дозволяє уникнути виникнення спірних ситуацій.
Для своєчасного отримання відомостей про робочий час кожного співробітника в кадрову службу передаються всі накази по штату - про прийом на роботу або розірвання трудових договорів, про надання щорічних відпусток, про направлення у відрядження, про надання відгулів або неоплачуваних періодів відпочинку і т.д.
При виході на робоче місце за межами затвердженого графіка кожен співробітник пише заяву, так як на підставі табеля йому може нараховуватися підвищений розмір заробітної плати (наприклад, за роботу у вихідні або святкові дні). Якщо на підприємстві передбачений змінний графік роботи, застосовується спеціальний порядок відображення відпрацьованих днів.
В даний час форма Т-12 (облік робочого часу в ручному режимі) застосовується рідко, зазвичай компанії використовують форму Т-13.
Якщо в організації працюють кілька людей, для обліку відпрацьованого часу достатньо заповнити один лист табеля в письмовій формі. Однак з огляду на зручності електронних облікових форм в більшості випадків застосовується електронний бланк Т-13.
Електронний табель обліку робочого часу
Для заповнення форми Т-13 досить мати стандартну комп'ютерну техніку, електронний табель обліку робочого часу оформляється у вигляді таблиці.
Зразок табеля обліку часу за формою Т-13
forma-t-13-blank.xlsx ≈ 548 КБ
Ми не рекомендуємо вам складати документ самостійно. Зверніться до юриста!
завантажити зразок
Для великих підприємств доцільно використання спеціальних програмних продуктів (наприклад, 1С), так як відомості заповненого документа будуть автоматично застосовуватися фінансовим відділом і іншими підрозділами компанії.
Робота з електронним табелем обліку робочого часу дозволяє вносити відомості в режимі реального часу, що істотно спрощує підсумкове зведення звітності. У цьому випадку дані про кожного наказі, виданому керівником, щодня відображаються в електронному табелі.
За підсумками календарного місяця електронний табель роздруковується і надається начальнику підприємства для затвердження.
Зберігання табелів здійснюється кадровою службою, а періодичність їх здачі в архів визначається внутрішніми актами організації.
Для заповнення електронної форми Т-13 враховуються такі категорії календарних днів:
- робочий день відзначається символом «Я» (явка);
- регламентовані вихідні дні позначаються літерою «В»;
- якщо співробітнику на законній підставі надано відпустку, в табелі за кожен день відпочинку проставляється «ВІД»;
- при виході на роботу у вихідний день ставиться відмітка «РП»;
- при направленні у відрядження в табелі зазначається «К»;
- для направлення співробітника на курси підвищення кваліфікації встановлюється параметр «ПК»;
- періоди навчальних відпусток будуть відзначені символом «У»;
- якщо співробітник представив роботодавцю оплачувану лист непрацездатності, вказується «Б»;
- при використанні днів тимчасової непрацездатності без лікарняного листа вказується «Т».
Для відображення повних робочих днів відомості в табелі по категорії «Я» заповнюються в годиннику. Відображення відбувається по кожній половині місяця, так як з вказаною періодичністю повинна виплачуватися заробітна плата співробітникам. За підсумками місяця зазначені дані підсумовуються, і виводиться загальний показник.
З метою розрахунку заробітку в табелі за формою Т-13 передбачені графи з зазначенням кодів рахунків, кількості днів і типу нарахувань. Наприклад, використовуються такі кодові значення:
- 2000 - стандартний робочий день;
- 2300 - час знаходження на лікарняному, за який виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності;
- 2012 - період перебування у відпустці.
При заповненні форми Т-13 з використанням спеціалізованого програмного забезпечення зазначені коди будуть проставлені автоматично після обліку робочого часу за окремими категоріями.
Зверніть увагу!
Всі відомості заповнюються станом на останній календарний день чергового місяця.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу
Порядок заповнення форм Т-12 і Т-13 відрізняється несуттєво. Тому можна виділити основні обов'язкові моменти, які повинні враховувати співробітники кадрового відділу:
- в кожному табелі вказується основна інформація про підприємство - найменування, організаційно-правова форма (наприклад, ТОВ), код за ЄДРПОУ та т.д .;
- для кожного табеля вказуються його реквізити - порядковий номер документа (як правило, по числу місяця), дата складання, звітний період;
- відомості про співробітника (П.І.Б., посада, структурний підрозділ) повинні відповідати штатним розкладом;
- незважаючи на наявність рекомендованих граф в формах Т-12 і Т-13, підприємство може самостійно доповнювати зазначені таблиці, закон цього не забороняє.
Пропонуємо Вам ознайомитися зі зразком заповнення табеля обліку робочого часу.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу
forma-tabelja-ucheta-zapolnenie.xlsx ≈ 1 980 КБ
Ми не рекомендуємо вам складати документ самостійно. Зверніться до юриста!
завантажити зразок
Для правильного заповнення документа і внесення всіх відомостей варто звернутися за консультацією до наших фахівців.
Термін зберігання табеля обліку робочого часу становить не менше 5 років, але підприємство може самостійно його продовжити.
Для табелів обліку щодо шкідливих і небезпечних виробництв термін зберігання становить 75 років, оскільки ці дані можуть використовуватися для підрахунку спеціального стажу при виході на пенсію.
Якщо у вас виник конфлікт з керівником вашої організації, врегулювати його до суду допоможуть наші юристи. Вони проведуть переговори з начальством, виявлять можливі варіанти вирішення спірної ситуації, перевірять дані в табелі обліку, доб'ються внесення правок, складуть мирову угоду з урахуванням ваших інтересів, захистять ваші права у трудовій інспекції.
Для чого потрібен табель обліку робочого часу?Для чого потрібен табель обліку робочого часу?