Табель обліку робочого часу - зразок заповнення і правила ведення

1. Для чого потрібен?
2. уніфікована форма
3. Що містить у собі документ?
4. методи обліку
5. тонкощі заповнення
6. дні хвороби
7. Відлучка з роботи по вирішенню
8. відпустка
9. Переробка фахівців з ненормованим робочим днем
10. Вихід на неповний час
11. підсумований облік
12. Відрядження
13. терміни зберігання

Табель обліку робочого часу - базисний документ для визначення трудового стажу і величини заробітної плати будь-якого працівника.

Знаючи кілька простих правил заповнення, орієнтуватися в позначеннях буде легше.

Для чого потрібен?

Чи можна на підприємстві обходитися без табеля? Навіщо взагалі враховувати час?

ТК РФ в статті 91 приводить визначення робочого часу , Тобто того, яке кожен співробітник витратив на працю, згідно з трудовим договором.

Оскільки тривалість праці та відпочинку регламентована законодавством, у роботодавця виникає обов'язок фіксувати і документувати робочий час у встановленій законом формі.

Крім цієї функції, табель виконує і інші ключові завдання:

1. для всього без винятку чисельного складу табель відображає інформацію про явки та причини відсутності співробітників на підприємстві;
2. на основі цього документа визначається стаж і характер виконуваної роботи за професією і розряду;
3. містяться дані про режим роботи і його відхилення від нормальної тривалості для кожного конкретного працівника;
4. підтверджує перед податковими органами витрати організації на оплату праці;
5. виконуються функції джерела аналітичних даних. Наприклад, може бути аналіз дотримання гарантій працюючим в частині реалізації їх права на відпочинок.

Табель обліку робочого часу заснований на первинному спостереженні і стоїть першим в ланцюжку цілого ряду організаційно-розпорядчих документів підприємства. Використовується він як в якості доказів витрат організації на оплату праці, так і в якості доказів присутності будь-якого працівника на робочому місці.

уніфікована форма

Для бюджетних установ та державних підприємств у 2015 році прийнята форма ф.0504421 (Наказ МФ РФ №52н від 30.03.2015г.).

У комерційних підприємствах і організаціях в якості регістрів обліку робочого часу на підставі розпорядження Держкомстату (Постанова №1 від 05.01.2004 року) з 2004 року і по теперішній час використовуються уніфіковані форми:

• Т-13 - застосовується для автоматизованих турнікетів і прохідних або електронних систем контролю присутності;
• Т-12 - з можливістю розрахунку зарплати при спрощеному обліку.

Кодування часу присутності або відсутності в них аналогічна. Використовуються одні й ті ж цифрові і літерні шифри:

• Звичайний час їхньої роботи позначається символів «Я» або «01» з числовим зазначенням тривалості роботи в годинах;
• понаднормової часу відповідають шифри «С» або «04», і годинник переробки;
• для відображення чергової відпустки - «ВІД» і «09»;
• Неявка в дні хвороби - «Б» і «19».

У наведеному вище розпорядженні Держкомстату містяться вказівки щодо застосування документа, де розшифровані всі тонкощі заповнення.

Складають документ в єдиному екземплярі.

Завантажити зразок табеля обліку робочого часу форми Т-12 можна тут , А форми Т-13 - тут .

Що містить у собі документ?

Самі умовні позначення шукати ніде не потрібно. Форма табеля містить необхідні довідники буквених і цифрових кодів. Крім них, на першій сторінці містяться обов'язкові для будь-якого первинного облікового документа реквізити:

У розділі обліку робочого часу наводяться дані по днях для кожного працюючого, включеного в табель. Для ідентифікації працівника вказуються його прізвище, ініціали, посаду, табельний номер.

Під шифрами позначення днів роботи або відпочинку проставляють час в годинах, фактично витрачений на щоденне виконання службових обов'язків.

Підсумкова частина підсумовує аналітичні дані за дві половини місяця і за весь місяць в цілому. Відображається кількість явок і неявок по кожній з причин в годиннику.

Завіряється табель підписами відповідальних осіб; наводяться розшифровки підписів, дати підписання і посади заповнюють і перевіряючих табель. Якщо на підприємстві ведення табеля покладено на певний особа (у складі кадрової служби, наприклад), то щоденний обов'язок стежити за зайнятістю працівників, з'ясовувати тривалість роботи і характер відхилень - прерогатива цього працівника. Правильність заповнення контролює керівник підрозділу, звіряючись, при необхідності, з даними електронних турнікетів або інших систем стеження за присутністю працівників. Але, найчастіше, самі керівники підрозділів ведуть облік явок і відсутності своїх підлеглих за графіком, звіряючи з фахівцями кадрової служби наявність наказів про відпустки, відрядження, перекладах, відстороненість і прогули.

Наступні розділи табеля заповнюються бухгалтерією при нарахуванні зарплати.

методи обліку

Незалежно від режимів роботи, на підприємстві може застосовуватися один з методів відображення робочого часу:

• суцільна реєстрація;
• реєстрація відхилень.

Якщо тривалість робочого дня незмінна, простіше фіксувати тільки відхилення (переробки або неявки). Якщо існує необхідність підсумованого обліку часу при постійних відхиленнях від норми в зв'язку з характером роботи, застосовують «суцільний» метод. Це дозволить не допускати переробок окремих співробітників і врахувати в наступних графіках робочого часу інтенсивність залучення персоналу протягом року.

Наприклад, служба охорони працює за графіком «з восьми до восьми», при такому графіку в табелі у охоронця Прохорова В.В., заступив у ранкову зміну з 1 серпня 2016 року зазначено:

1. - «Я» 12 (робота з 8 ранку до 20 вечора);
2. - «Я / Н» 2/2 (2 звичайних години з 20 до 22, потім 2 нічних години з 22 до 24);
3. - «Я / Н» 1/7 (7 нічних годин з 00 до 7 ранку, потім 1 звичайний годину з 7 до 8);
4. - "У вихідний);
5. - «Я» 12 і так далі.

тонкощі заповнення

В процесі роботи періодично виникають питання, як правильно відобразити нестандартні ситуації. Ось кілька прикладів:

дні хвороби

Дні непрацездатності, в тому числі збіглися з вихідними і святами, потрібно відзначати кодом «Б», якщо лікарняний оплачується, і «Т», якщо не оплачується. Якщо працівниці виписаний лікарняний по догляду за дочкою або з
Ином на 19 днів, то 15 перших днів відзначаються «Б» і 4 дня «Т».

Якщо лікарняний оформлений у відпустці, то після пред'явлення табель можна виправити:

• «НН» (нез'ясованих причину невиходу після відпустки) або «В» (вихідний) - на
• «ВІД» (продовження відпустки);
• «ВІД» на «Б» (за дні хвороби).

Зміни потрібно завірити тими ж особами, що підписали табель спочатку, ситуацію описати: «виправленому з ... на ... вірити».

Якщо співробітник захворів, відпрацювавши частину часу, потрібно вибрати, чи ставити йому зміну в цей день, або відзначати лікарняний. Допускається, що дата відкриття листка непрацездатності може бути відзначена, як робочий день.

Відлучка з роботи по вирішенню

Для працівника, який відпросився піти з роботи раніше покладеного часу, потрібно поставити годинник фактичного знаходження на роботі, наприклад, 5 годин. Три години відсутності потрібно довести заявою на ім'я керівника, в табелі вони не відображаються і не оплачуються.

відпустка

Існує кілька кодів для позначення різних видів відпусток. Чергова оплачувана «ВІД», додатковий «за свій рахунок» «ДО». Бухгалтерії має бути ясно, виробляти оплату за відпустку чи ні, якщо дні оплачувані, повинен бути відповідний наказ.

Ті ж правила відносяться до відпусток для мам і для працюючих студентів-заочників. «Р», «У» - оплачуються, «ОЖ» і «УД» - немає.

Переробка фахівців з ненормованим робочим днем

Оскільки така переробка компенсується днями відпустки (за статтями 104 і 119 ТК РФ), відзначати її в табелі не потрібно.

Вихід на неповний час

Для мам, які перебувають у відпустці по догляду за малюками, одночасно відзначають коди «ОЖ» і «Я» до відпрацьованого часу (4 години, наприклад). Якщо жінка побажає продовжити відпустку, це її право.

підсумований облік

при підсумованого обліку робочого часу в табелі для ковзних графіків роботи не відображають понаднормові години, тому що за підсумками року може виявитися, що вихідних працівнику надано достатньо. На час заміни напарників під час відпусток або хвороб графік буде більш щільним, зате в наступні періоди роботодавець повинен надати дні відпочинку додатково.

Для працівників, чия зміна почалася в одну календарну дату, а закінчилася в іншу, години роботи розносять на обидві ці дати. Якщо зміна припала на святковий день, потрібно ввести код «РВ», а для загальноприйнятих вихідних таке правило не діє, «РВ» в суботу і неділю не ставиться, це або «Я», якщо день явочний, або «В», якщо вихідний.

Відрядження

переробки в відрядженнях не оплачуються, а зарплата нараховується за середнім заробітком, тому ТК РФ (статті 129,167) передбачає тільки код «К». Виняток - одноденні відрядження, коли працівник встиг відпрацювати певну кількість часу на робочому місці.

терміни зберігання

Оскільки табель призначається як об'єкт інформації для різних користувачів, виходячи з максимальних вимог до зберігання, його потрібно зберігати (Повних років, після завершення звітного року):

• 5 років, якщо працівники працювали в нормальних умовах;
• 50 років, якщо в ньому містилися дані про зайнятих на шкідливих і небезпечних роботах.

Зберігається табель в бухгалтерії, разом з розрахунковою відомістю.

У складанні табеля немає нічого складного - документ організований таким чином, щоб в стислому вигляді містити максимум корисної інформації. Однак, не варто нехтувати ретельністю заповнення; помилки виконавця можуть вплинути на доходи працівників і додаткові витрати підприємства.

Дорогі читачі, інформація в статті могла втратити свою актуальність. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами:

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!