- Як правильно завірити трудову книжку
- Для чого потрібна копія трудової книжки, завірена роботодавцем
- Як правильно завірити копію трудової книжки: зразок
- Виняток: робота за договором ЦПХ
- Як завірити копію трудової книжки (зразок дан нижче):
- альтернативний спосіб
- Як оптимізувати роботу
Засвідчення документів з особового складу входить в обов'язки кадровика. Дізнайтеся, як правильно завіряти оригінал і ксерокопії трудової, без яких реквізитів документи недійсні, і що змінилося після переходу на новий ГОСТ.
Скачайте корисні документи:
Як правильно завірити трудову книжку
Якщо працівник працевлаштований, оригінал трудової книжки знаходиться у відділі кадрів, де зберігається в безпечному місці - сейфі або вогнетривкій шафі. Титульний лист документа, а також записи, що мають принципове значення, в обов'язковому порядку завіряються.
Нові правила в 2019 році
Актуальні правила запевнення трудової книжки встановлює ГОСТ Р 7.0.97-2016, затверджений наказом Росстандарта №2004-ст від 8.12.2016.
Згідно з новими вимогами, що застосовуються з 1 липня 2018 року, на кожній завіреної копії слід вказувати, де зберігається оригінал трудової книжки (запис-зразок шукайте в Системі Кадри).
Читайте в «Системі Кадри»: Як оформити і завірити копію трудової книжки за новим ГОСТом
Коли завірення трудової книжки необхідно:
- При заповненні титульного аркуша. Оформляючи нову трудову книжку, насамперед заповніть титул . Внесіть відомості про працівника на підставі паспорта, диплома та інших наданих при працевлаштуванні документів. Робити це потрібно в присутності власника, який повинен ознайомитися з усіма внесеними записами під підпис. Потім титульний лист завіряється підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, і печаткою організації.
- При звільненні працівника. Після того, як в розділ «Відомості про роботу» внесені дані про припинення трудового договору, відступите один рядок вниз і в графі 3 вкажіть посаду особи, що оформила запис, а також поставте підпис з розшифровкою і печатка організації.
- При зміні прізвища, імені, по батькові або дати народження працівника. Спочатку внесіть виправлення в титульний лист. Закреслюйте колишню запис, а нову зробіть збоку в тому ж рядку, якщо є місце, або вище. Потім на внутрішній стороні обкладинки коротко опишіть внесені зміни, вкажіть реквізити документа-підстави і завірте запис печаткою організації та підписом з розшифровкою. Як виглядає зразок запевнення трудової книжки після того, як співробітниця змінила прізвище, ви дізнаєтеся у статті .
Відсутність на титульному аркуші обов'язкових реквізитів, нерозбірливе заповнення або підпис, що погано піддається розшифровці - помилки, які кадровик ні в якому разі не повинен допускати. Підписуючи титул, про всяк випадок подстрахуйтесь і замість особистого підпису розбірливим почерком впишіть своє прізвище. Дізнайтеся, які ще хитрості і підказки від експерта журналу «Кадрове справа» допоможуть правильно оформити трудову книжку нового співробітника.
Для чого потрібна копія трудової книжки, завірена роботодавцем
Оригінал трудової книжки зберігається у роботодавця аж до звільнення її власника і видається на руки тільки в одному випадку - для пред'явлення до Пенсійного фонду. У будь-якій іншій ситуації працівникові видається завірена копія трудової книжки.
Зазвичай оформлення документів, що мають відношення до особового складу організації, доручається кадровику, який повинен знати, як правильно завірити копію трудової книжки.
Копія трудової книжки може знадобитися для:
- оформлення банківського кредиту або іпотеки;
- подачі в консульство або посольство при оформленні візи;
- відновлення оригіналу трудової книжки, якщо він загублений або вкрадений.
Копія документа, призначена для звернення в офіційні інстанції, повинна відтворювати всю значиму інформацію, що міститься в оригіналі, а також його реквізити і зовнішні ознаки. Просто скопіювати сторінки за допомогою ксерокса недостатньо, їх необхідно ще й запевнити - тільки завірена за всіма правилами копія має юридичну силу. Експерт «Системи Кадри» розповість, як завірити копію трудової книжки, виписку з наказу або звіту, довідку з місця роботи та інші документи на прохання співробітника .
Заява співробітника на видачу завіреної копії трудової книжки
Зразок заяви ви можете скачати на початку статті .
Як правильно завірити копію трудової книжки: зразок
Отримавши від працівника письмову заяву, роботодавець зобов'язаний у триденний термін підготувати і видати затребувану копію (ст. 62 ТК РФ). Плата за оформлення не стягується, відмова не допускається. Навіть якщо співробітник напередодні вже оформляв таку ж копію, заявку слід задовольнити, якою б не була причина повторного звернення.
Крім того, копії документів на одного або декількох співробітників можуть запитувати і наглядові органи. Наприклад, відділ поліції, прокуратура, суд або податкова служба. Якщо в організацію надходить офіційний письмовий запит з державної інстанції, яка має право запитувати відомості про працівників, роботодавець зобов'язаний піти назустріч, навіть якщо мова йде про персональні дані.
Термін, протягом якого слід оформити і надати копії трудових книжок, зазвичай вказується в тексті запиту. Але якщо конкретних вказівок немає, уточнюйте термін в телефонному режимі або орієнтуйтеся на вимоги нормативних актів, що регулюють роботу конкретного відомства. Наприклад, копії документів на вимогу поліції слід надати протягом одного місяця з дня отримання запиту (ст. 13 Федерального закону №3-ФЗ від 7.02.2011).
Виняток: робота за договором ЦПХ
Виняток - виконавці, що працюють на підставі цивільно-правового договору. Дія статті 62 ТК РФ, як і інших положень трудового законодавства, на даний вид відносин не поширюється. Тому замовник не зобов'язаний оформляти для виконавця будь-які довідки та копії за винятком двосторонніх документів (самого договору ЦПХ, актів про прийняття виконаних робіт або наданих послуг) і довідок за формою 2-ПДФО, які організація видає в якості податкового агента (ст. 230 НК РФ).
Детальніше про нюанси цивільно-правових відносин з працівниками та хитрощі, що дозволяють оформити договір ЦПХ без штрафів і ризику перекваліфікації, читайте в статті .
Як завірити копію трудової книжки (зразок дан нижче):
Крок 1. Зробіть копії. Копіюйте все розвороти документа, на яких є записи, в тому числі - титульний лист. Якщо в трудову книжку вшитий вкладиш хоча б з одним записом, його теж скопіюйте.
Крок 2. Проставте завірчі написи. Розбірливо напишіть «Мабуть» або «Копія вірна» на кожній скопійованої сторінці. Завірте кожну напис печаткою організації та підписом кадровика або іншої посадової особи, відповідальної за кадрове діловодство. Обов'язково вкажіть повне найменування його посади і дату засвідчення в форматі «дд.мм.рррр».
Увага! Якщо роботодавець не використовує печатку, видайте співробітнику довідку-підтвердження з посиланням на норму, що наділяє юридичну особу правом, але не обов'язком мати власну печатку - статті 2 і 6 закону №82-ФЗ від 6.04.2015).
Крок 3. Напишіть, де зберігається оригінал. Якщо трудові книжки включені в номенклатуру як одна справа, вкажіть його номер, рік формування і назва організації-роботодавця.
альтернативний спосіб
Коли копія містить велику кількість сторінок, можна застосувати альтернативний спосіб завірення.
На лицьовій стороні першого або на зворотному боці останнього аркуша розбірливо напишіть «Копія», а потім все сторінки прошийте міцною ниткою і пронумеруйте. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша в блоці, опломбує густо зробіть запис «Вірно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою ___ аркушів »(вкажіть точну кількість).
Запис завіряється підписом посадової особи, уповноваженої засвідчувати копії, з поточною датою, розшифровкою та зазначенням посади. Тут же ставиться печатка організації, причому таким чином, щоб частина відбитка захоплювала пломбу. Саме такий порядок запропонований Мінфіном Росії в роз'яснювальному листі №03-02-Р3 / 39142 від 7.08.2014. Якщо все зробити правильно, у наглядових органів не буде претензій до оформлення.
Як оптимізувати роботу
Якщо регулярно доводиться запевняти десятки і сотні копій, виникає природне бажання оптимізувати роботу. Закон не забороняє користуватися готовими заверочнимі штампами, на які вже нанесені всі необхідні написи і реквізити.
Завдяки такому штампу завірення копії трудової книжки не відніме багато часу: кадровику залишається лише вписати поточну дату, назву компанії та реквізити справи, в якому зберігається оригінал документа, а потім поставити підпис і печатку.
Експерт журналу «Кадрове справа» поділиться секретами професії :
висновок
Завіряти записи в трудових книжках, а також час від часу робити копії документа для банків, посольств та інших інстанцій за запитом співробітника доводиться кожному кадровику.
Щоб ксерокопія трудової книжки вважалася дійсною, дотримуйтеся вимог нового ГОСТу, які вступили в силу з 1 липня 2018 року, і не забувайте ставити печатку, якщо роботодавець її використовує.