Управління персоналом в «Леруа Мерлен»: спрощення та автоматизація

Управління кадрами в такій великій компанії-рітейлері, як «Леруа Мерлен» неможливо без сучасної та ефективної системи автоматизації HR-процесів. Про проект впровадження такої системи в компанії і про його результати розповідає Олена Івашкевич, директор з адміністрування персоналу, оплату праці, компенсацій та пільг «Леруа Мерлен».

LEROY MERLIN (в Росії «Леруа Мерлен») - міжнародна компанія- ритейлер , Що спеціалізується на продажу товарів для будівництва, обробки і облаштування будинку, дачі та саду. Компанія була заснована в 1923 році у Франції, і сьогодні посідає перше місце в Європі по товарообігу. Перший магазин «Леруа Мерлен» в Росії відкрив свої двері для покупців в 2004 році в м Митищі, МО.

- Олено, розкажіть, за яким принципом ви обирали систему автоматизації для величезної мережі?

- Коли в 2005 році компанія серйозно задумалася про автоматизацію кадрових процесів, ми провели тендер, вивчивши різні пропозиції. Крім функціональності і вартісних характеристик, оцінювали рішення з точки зору супроводу і підтримки законодавчих оновлень, тому що прекрасно знали, як часто у нас в країні змінюється звітність. Законодавство в меншій мірі, а звітність і форми - це щорічно. Налаштовувати кожен раз систему в ручному режимі з урахуванням постійних змін дуже трудомісткий. Виходячи з цих міркувань, ми вибрали рішення Бос-кадровик. Зараз це завдання повністю вирішується для нас силами вендора: ми просто ставимо надсилаються оновлення, тестуємо і продовжуємо розраховувати зарплату, готувати і здавати звітність.

До впровадження системи ми збирали дані зі звичайних офісних додатків Word і Excel. Всю цю різнорідну інформацію фахівці компанії-розробника зібрали воєдино, систематизували і інтегрували в систему. Протягом деякого часу ми продовжували вручну підправляти дані, доробляли, дивилися, і у нас сформувалася маленька база. А далі, з 2006 року, магазини почали самостійно працювати в системі, вводити в неї інформацію про своїх співробітників і формувати необхідні кадрові звіти.

Спочатку ми вважали зарплату і в системі, і паралельно продовжували розрахунок силами аутсорсингу. А потім порівнювали два результату і аналізували помилки. Результати показали, що помилки в основному були на боці аутсорсера, БОС-Кадровик вважав правильно. І вже звітність за 2006 рік ми здавали за даними, які отримували з системи.

Система кадрового обліку персоналу і управління кадровими процесами «Бос-кадровик» експлуатується в російському представництві компанії «Леруа Мерлен» з 2005 року. Спочатку були автоматизовано облік кадрів і розрахунок зарплати. Зараз автоматизований контур управління персоналом на базі цієї системи обслуговує близько 66 роздрібних магазинів компанії зі складами і центральним офісом в 28 регіонах нашої країни. В системі ведеться кадровий облік по 23 тис. Співробітників компанії силами всього 200 HR-фахівців.

- Чи складно було інтегрувати систему в процес cи компанії?

- Досить легко. У нас бухгалтерський облік йде в сторонньої програмою, і дані в кадрову систему ми передаємо в лічені секунди, для цього є всі настройки. Те ж саме по внутрішньому порталу та іншим нашим системам - всю інформацію по співробітниках ми також передаємо з кадрової системи і забираємо назад з доповненнями.

- Зараз багато великі рітейлери намагаються автоматизувати процес рекрутингу. Що ви робите в цьому напрямку?

- Ми доопрацювали систему автоматизації, зробивши модуль для рекрутингу на основі базового модуля «Управління кадровими процесами» , Але тиражне функціонал був доопрацьований для власних процесів найму персоналу. Модуль для рекрутерів - це дуже корисна доопрацювання. Туди вводиться інформація про тих претендентів, які прийшли до нас на співбесіду. За підсумками інтерв'ю додаються результати співбесіди, і вони доступні на перегляд по всій Росії. Наприклад, якщо кандидат проходив співбесіду в одному магазині, а потім, не дивлячись на відмову, знову прийшов спробувати щастя в іншій «Леруа Мерлен», навіть в іншому місті, то раніше його могли б спокійно прийняти на роботу, оскільки інформація передавалася. А зараз в модуль вносяться коментарі, і рекрутер на новому місці бачить результати всіх візитів наших кандидатів. Цим інструментом користуються 80 рекрутерів по всій Росії, вони бачать позначки і коментарі один одного. Це наша власна розробка на базі БОС-Кадровика, для якої ми писали ТЗ і брали готовий продукт.

- Які ще процеси вам потрібно було автоматизувати?

- Не можу не згадати про автоматизацію централізованої обробки наказів і додаткових угод. Якщо раніше ми заходили в запис по кожному співробітнику, формували документ і відправляли його на друк, то зараз по єдиній кнопці відбувається роздруківка на всіх співробітників магазина відразу в розбивці з можливістю вибору: в алфавітному порядку або по відділах.

Плюс до всього, ми просунулися ще далі: для того, щоб лікарняні листи не заповнювати вручну, наші ІТ-фахівці нам налаштували автозаповнення, підібрали всі необхідні параметри, щоб інформація потрапляла в потрібні клітинки лікарняного листа. І для друку у нас налаштований окремий принтер під спеціальну щільність паперу для автоматичного заповнення лікарняних листів. Це дозволило звільнити HR-фахівців і фахівців з оплати праці від рутинної ручної роботи. Зараз вони вставляють в принтер пачку листків непрацездатності та на виході отримують заповнені бланки.

Точно так же у нас з відрядженнями. Якщо раніше їх вбивали вручну, а у нас величезна кількість відряджень, то зараз співробітник сам в своєму «Особистому кабінеті» заводить відрядження і інформація відразу потрапляє в систему. Бос-кадровик автоматично розсилає розрахункові листи і повідомлення про початок відпустки на електронну пошту співробітників.

- «Леруа Мерлен» в різних рейтингах фігурує як кращий роботодавець, який вміє мотивувати співробітників і досить гнучко підходить до умов роботи. Це якось відображено в системі автоматизації?

- Так. Наприклад, у нас автоматизований розрахунок заборгованості по вихідним. У компанії ми застосовуємо підсумований облік робочого часу з періодом в один рік. Співробітники наших магазинів працюють по змінах, і немає циклічних графіків - вони все більше індивідуальні і залежать від побажань працівників. До того ж співробітники часто змінюються змінами. У виробничому календарі є своя норма вихідних днів за поточний період. Але на практиці у нас вихідні накопичувалися, і ми зробили розрахунок заборгованостей по вихідним: в кінці року всім співробітникам ми виплачуємо ці гроші як за додаткові робочі зміни. Так само протягом року ми можемо моніторити борги по вихідних і навіть вважати приблизні суми доплат, щоб управляти бюджетом.

В кінці кожного місяця система сама перевіряє табелі обліку робочого часу на відповідність вимогам законодавства, звіряє дані табеля з даними з модуля «Облік кадрів», де ведуться неявки (відпустки, лікарняні) та видає розбіжності (якщо вони є). Тим самим запобігаючи введення некоректної інформації, що могло б спричинити за собою неправильний розрахунок заробітної плати. Автоматично проходить переклад всіх цих даних в той формат, який законодавчо потрібен, і на його основі йде правильний розрахунок зарплати.

- А розрахунок зарплати йде за єдиними стандартами для всіх, незалежно від регіону?

- Не тільки, тут є ряд цікавих деталей. Наприклад, у нас є райони, де існують додаткові дні відпочинку, скорочені зміни, районні коефіцієнти, північні надбавки та ін. Так само ми ведемо виробничий календар не тільки федеральний, а й регіональний, як, наприклад, у нас в Казані, Пензі, Уфі і Саратові. І, відповідно, при розрахунку зарплати Бос-кадровик це все враховує.

- IT-системи зараз фокусуються не тільки на зборі та обробці інформації, але і на аналітиці, чи використовуєте ви ці можливості?

- Нинішня версія модуля «АКП» з нашими доробками експлуатується вже років зо два. Ми ведемо облік лінійного персоналу, керівного складу та управлінців. Система дозволяє вивантажувати дані по плинності, абсентеїзм (він вважається по нашій формулі), фонду оплати праці та ін. У нас є списки довільних звітів, які наші ІТ-фахівці самі налаштовували. Кожен HR-фахівець може сам створити довільний звіт, зробити форму і його колеги в усіх магазинах країни зможуть нею користуватися.

- Як ви організували розмежування ролей доступу до такої масштабної системі?

- У модулі «Штатний розклад» працюють тільки HR-фахівці центрального офісу. Вони керують усією кадровою політикою компанії. У HR-фахівців в магазинах є неповний доступ в режимі перегляду в модуль «Розрахунок заробітної плати», дані вони вносити не можуть. Основна робота HR-фахівців відбувається в модулях «Облік Кадрів» і «Табельний Облік» - вони бачать тільки співробітників своїх магазинів.

- Фактично можна говорити, що у вас якийсь загальний кадровий центр обслуговування (ОЦВ), який знаходиться безпосередньо в центральному офісі компанії?

- Адмініструванням персоналу займаються HR-фахівці в магазинах. В режимі онлайн ці дані доступні для всіх і доступні будь-яким іншим модулям. Наприклад, HR-фахівець в магазині може провести відпустку або лікарняний лист, і він відразу буде доступний фахівця з оплати праці для розрахунку. А розрахунком заробітної плати всім двадцяти двом тисячам співробітників займається частина моєї команди з семи співробітників в центральному офісі.

- До речі, скільки по часу ви вважаєте зарплату?

- Дійсно дуже багато залежить не тільки від серверів, але і від системи. Зарплату з усією підготовкою даних і перевіркою ми вважаємо за все за півтора дня! Я вважаю, що це унікальний результат поєднання оптимізації внутрішніх процесів і їх автоматизації. В майбутньому, слідуючи нашим планам експансії в регіони, в Росії буде відкрито 150 магазинів «Леруа Мерлен», а рахувати зарплату, сподіваюся, ми все так же будемо за півтора дня.

- Якими силами підтримується платформа? Скільки співробітників її обслуговують?

- У нас є два співробітника, які супроводжують тільки Бос-кадровик, вони і розробники, і адміни. Зараз ми працюємо над розширенням штату. Важливо розуміти, що крім розробки нових модулів є ще і технічна підтримка, де теж потрібні фахівці.

- А як проходить навчання нових співробітників роботі в системі?

- У нас по кожному процесу є опис. Новий працівник не отримує доступ в реальну базу. У нього з'являється доступ тільки в навчальну базу. Там він відпрацьовує проведення різних процесів і процедур по кадрам. У нього є папка з завданнями, наприклад, що необхідно зробити, щоб прийняти співробітника на роботу. Заповнивши первинні картки по персоналу, він відразу після натискання однієї кнопки отримає весь пакет заповнених документів: трудовий договір в двох примірниках, наказ, посадову інструкцію, заяву на банківську картку і т. Д. І все це відразу роздруковується на принтері. Новий співробітник виконує всі ці операції на демоверсії в навчальній базі під керівництвом свого наставника. Крім інструкцій, в компанії є експерти по БОС-Кадровику, до яких він теж може звертатися з питаннями. Як такого іспиту в кінці навчання немає, але наставник за підсумками «випробувального терміну» підтверджує готовність нового співробітника працювати в реальній базі даних. Співробітникові відкривається доступ туди, і він приступає до роботи.

- Розкажіть, будь ласка, про результати автоматизації.

- З урахуванням трансформації нашої компанії, в найближчі 5 років планується, що в службі персоналу кожного магазину залишилися керівник і HR-фахівець, тому дуже багато функцій автоматизується і спрощується. Ми будемо давати доступ в Бос-кадровик всім керівникам в магазинах, щоб вони складали графіки з урахуванням вимог законодавства і самостійно формували табелі . Це призведе до економії 30% часу HR-фахівця. Багато функцій поступово передадуться в центральний офіс, а також ми маємо інтеграція БОС-Кадровика в Росії з програмою для управлінського обліку в Казахстані.